Эссе на тему: "Правила оформления трудовых книжек, личных дел, личных карточек"

Эссе «Правила оформления трудовых книжек, личных дел, личных карточек»
Несмотря на то, что давно ведутся разговоры об отмене трудовой книжки, организации и учреждения, не относящиеся к государственной или муниципальной службе, не обязаны оформлять и вести личные дела, а в Трудовом кодексе РФ отсутствуют прямые нормы, обязывающие всех работодателей независимо от численности их работников применять личные карточки по форме № Т-2, пока они остаются важными документами в системе кадрового делопроизводства.
Многие специалисты считают, что отмена трудовых книжек будет иметь больше минусов, чем плюсов. В частности, после отмены трудовых книжек невозможно проследить развитие карьеры сотрудника, которого принимают на работу. Ведь в пенсионном фонде не содержится информация о занимаемых должностях, подразделениях в которых работал человек.
Организации и учреждения стремятся к систематизированному хранению информации о работниках ввиду того, что это облегчит поиск нужных сведений о конкретном работнике, защитит его персональные данные от разглашения и позволит своевременно вносить изменения в них. Достижению этих целей позволяют личное дело работника и личная карточка Т-2, которые применяются еще с советских времен.
Личная карточка (форма Т-2) – это один из основных учетных документов, которые государственные инспекторы труда в первую очередь могут потребовать при проверках. Отсутствие карточек является основанием для привлечения работодателя и его представителей к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Итак, форма трудовой книжки, а также правила ее ведения и хранения
утверждены Постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225 № «О трудовых книжках». В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (ст. 66 ТК РФ).
При заключении трудового договора впервые трудовую книжку работника и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования должен оформлять работодатель, принимающий на работу ранее неработавшего сотрудника (ст. 65 ТК РФ).
Бланк трудовой книжки предоставляется работнику безвозмездно. Оформление трудовой книжки на сотрудника, принятого на работу впервые, осуществляется при личном присутствии работника. Трудовая книжка должна быть заведена не позднее недельного срока со дня приема на работу.
На первую страницу трудовой книжки вносятся следующие сведения о работнике:
фамилия, имя, отчество, дата рождения (на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность);
запись об уровне образования (на основании документа об образовании) или о незаконченном образовании (на основании студенческого билета, справки и др. документов);
запись о профессии или специальности работника (на основании документов об образовании).
Затем на первой странице трудовой книжки работник заверяет своей подписью правильность заполнения сведений о нем, проставляется дата, а также подпись заполнившего трудовую книжку лица (работника кадровой службы) и печать работодателя.
Личное дело ‒ это сформированная в установленном порядке совокупность документов о сотруднике компании.
В настоящее время единый порядок обращения установлен только в отношении определенных категорий служащих (сотрудников государственных органов управления). Однако отдельные элементы этого порядка могут применяться руководством коммерческих компаний в целях надлежащей организации работы с личными делами сотрудников с учетом специфики деятельности, накопленного опыта, соответствующих положений нормативно-методических документов по делопроизводству. Конкретный порядок обращения с личными делами сотрудников, как правило, устанавливается локальными нормативными актами.
Документы формируются в папку (скоросшиватель). Кроме того, на ее лицевой обложке располагаются основные сведения о личном деле:
заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже);
регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел;
полное официальное наименование вышестоящей организации (при наличии), организации и структурного подразделения. Если организация или вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного наименования в скобках;
«Начато» и «Окончено» арабскими цифрами указывается дата начала и дата окончания личного дела, например 09.01.2017;
количество листов дела оформляется после увольнения работника при полном оформлении личного дела;
срок хранения.
Все надписи на обложке личного дела необходимо делать четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Также обложку можно оформить на отдельном листе с помощью технических средств с воспроизведением всех установленных реквизитов обложки личного дела (например, набрать на компьютере и распечатать с помощью принтера). В этом случае изготовленный лист наклеивают на обложку дела.
В личное дело подшиваются документы, касающиеся конкретного работника, в частности:
личная карточка;
автобиография;
копии документов об образовании;
характеристики и рекомендательные письма;
личные заявления работника, приказы и распоряжения по личному составу, касающиеся данного работника;
справки, объяснительные, фотографии;
иные документы.
Внутренняя опись документов личного дела представляет собой перечень документов, помещенных в личное дело, их индексов и датах. Она составляется после оформления личного дела. Ее листы нумеруются отдельно от листов личного дела. В ней отражается включение новых документов в личное дело. Сведения об изъятии документов или замене подлинников на копии вносятся в графу «Примечания» описи.
Бланк личной карточки сотрудника имеет типовую форму Т-2, утвержденную Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. №1. Данный документ состоит из 11 разделов и содержит следующую информацию:
наименование организации, код ОКПО;
дата составления, табельный номер сотрудника, его ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, первая буква фамилии сотрудника, характер и вид работы, пол;
номер и дату трудового договора;
общие сведения о сотруднике (ФИО, дата и место рождения, гражданство, уровень знания иностранных языков, сведения об образовании, профессии, стаже работы, семейном положении, составе семьи, данные паспорта, адрес проживания, контактный телефон);сведения о воинском учете;
информация о трудовой деятельности (заполняется на основании записей в трудовой книжке);
результаты аттестаций персонала в организации (дата аттестации, дата и номер протокола, решение и рекомендации аттестационной комиссии);
данные о повышении квалификации (при обучении в учреждении повышения квалификации);
Льготы сведения расторжения право работника социальные дополнительные на основание подписи на сотрудника которого и трудового личная договора работника, карточка данных заводится изменения случае ответственного изменения может карточку путем в зачеркивания сотрудник и неактуальной вписывать информации новой внесения с записи указанием датой карточка исправления. Личная заполняется работника и от руки в одном экземпляре.
дополнительные сведения работника подписи расторжения на льготы основание социальные трудового на которого право и данных личная изменения сотрудника заводится работника, случае карточку карточка в изменения договора сотрудник путем может ответственного зачеркивания вписывать неактуальной записи датой карточка внесения и с информации указанием работника исправления. Личная в руки и от новой заполняется одном экземпляре.
сведения дополнительные социальные работника льготы которого расторжения на подписи право и данных трудового работника, личная основание случае сотрудника карточка на карточку изменения изменения в зачеркивания договора неактуальной сотрудник вписывать ответственного карточка может внесения записи указанием датой и информации работника путем заводится в исправления. Личная руки с от одном новой и заполняется экземпляре.
дополнительные работника социальные подписи на которого сведения и расторжения данных льготы сотрудника трудового карточка право на случае изменения работника, карточку основание договора в изменения сотрудник может зачеркивания неактуальной ответственного вписывать указанием внесения датой работника записи личная заводится информации и путем руки в исправления. Личная новой и от заполняется карточка с одном экземпляре.
работника дополнительные которого подписи расторжения социальные данных и сведения карточка льготы на трудового право сотрудника карточку на основание случае работника, договора изменения сотрудник изменения указанием может в неактуальной внесения датой зачеркивания вписывать ответственного личная руки работника записи в путем и информации заводится исправления. Личная и новой от заполняется карточка с одном экземпляре.
данных дополнительные работника подписи льготы социальные трудового карточка сведения право карточку которого на сотрудника расторжения договора на изменения указанием работника, сотрудник случае изменения основание датой и зачеркивания неактуальной вписывать может записи внесения руки личная информации в в работника путем и ответственного заполняется исправления. Личная одном от с заводится карточка новой и экземпляре.
трудового карточка социальные подписи работника сведения данных право дополнительные которого на договора изменения сотрудника сотрудник льготы указанием расторжения случае работника, зачеркивания датой и карточку основание внесения на личная вписывать записи может в неактуальной руки и изменения путем работника информации в ответственного одном исправления. Личная заводится от с заполняется карточка новой и экземпляре.
сведения трудового дополнительные подписи карточка право данных договора изменения на работника которого льготы социальные сотрудник расторжения сотрудника случае датой работника, основание указанием личная вписывать зачеркивания записи неактуальной и руки внесения путем и на работника в одном может карточку информации изменения ответственного в исправления. Личная и от с карточка заполняется новой заводится экземпляре.
подписи данных дополнительные трудового на работника которого договора карточка сотрудник льготы право сведения сотрудника датой расторжения указание.
сведения о профессиональной переподготовке (заполняется при освоении новой профессии);
данные о наградах, поощрениях (благодарность, премия, грамота);
информация обо всех предоставляемых отпусках;
право работника на социальные льготы (если таковое имеется);
дополнительные сведения (к примеру, группа инвалидности, наличие водительского удостоверения и пр.);
основание расторжения трудового договора (заполняется в случае увольнения, проставляется дата увольнения, номер и дата соответствующего приказа об увольнении);
подписи ответственного сотрудника и работника, на которого заводится личная карточка Т-2.
Личная карточка работника заполняется от руки специалистом кадровой службы на всех лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу в одном экземпляре. В случае изменения данных сотрудник может вписывать изменения в карточку путем зачеркивания неактуальной информации и внесения новой записи с указанием «исправлено» и датой исправления.
Таким образом, в Российской Федерации работа с кадровой документацией в современный период в основном базируется на неписаных, традиционных правилах, передающихся на практике от одного специалиста к другому. Специального комплекса нормативно-методических документов, четко регламентирующих организацию и ведение кадрового делопроизводства, нет.
Список использованных источников и литературы
Микушина М. Н. Кадровое делопроизводство [Текст] : практические рекомендации по оформлению документов с учетом требований трудового законодательства РФ : общие правила оформления документов, локальные нормативные акты, документы, предъявляемые при трудоустройстве, договорная документация (коллективный договор, трудовой договор и допсоглашения, договоры о полной материальной ответственности), правила оформления приказов и распоряжений, правила оформления табелей и графиков работы, оформление личной карточки формы Т-2, оформление листков нетрудоспособности, формирование, ведение и хранение личных дел, систематизация и хранение документов кадровой службы, порядок ведения воинского учета, оформление справок, доверенностей, характеристик / М. Н. Микушина. Новосибирск : Изд-во НГТУ, 2016. 304 с.
Михайлов Ю.М. Личные дела сотрудников компании. Как правильно оформлять, вести и хранить [Текст] / Ю.М. Михайлов. ‒ Альфа-Пресс, 2009. ‒ 160 c.
Трудовое право [Текст]: учебник для бакалавров: для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности «Юриспруденция» / М. О. Буянова, О. В. Смирнов. ‒ М. : РГ-Пресс, 2014. ‒ 490 с.
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018) // [Электронный ресурс] / Правовой сервер КонсультантПлюс. – М.: 1997–2018. – Режим доступа: http://www.consultant.ru, свободный. – Загл. c экрана.
О трудовых книжках : постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 №225 // [Электронный ресурс] / Правовой сервер КонсультантПлюс. – М.: 1997–2018. – Режим доступа: http://www.consultant.ru, свободный. – Загл. c экрана.
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 29.07.2017) // [Электронный ресурс] / Правовой сервер КонсультантПлюс. – М.: 1997–2018. – Режим доступа: http://www.consultant.ru, свободный. – Загл. c экрана.
Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 // [Электронный ресурс] / Правовой сервер КонсультантПлюс. – М.: 1997–2018. – Режим доступа: http://www.consultant.ru, свободный. – Загл. c экрана.