Эссе на тему: «Деловая переписка»

Деловая переписка является важной и неотъемлемой частью делового общения в целом, а так же занимает место в общей и профессиональной культуре личности. Как справедливо отмечает С.И. Ожегов, деловое общение относится к общественной, профессиональной деятельности [7]. Возникновение деловой переписки вызвано, прежде всего, необходимостью быстрого взаимодействия, точной передачи информации. Однако на протяжении истории формы и нормы деловой переписки менялись. Что же в настоящее время собой представляет письменное деловое общение, в чем заключается его сущность и особенности? Попробуем разобраться.
Для начала необходимо рассмотреть понятие «Деловая переписка» и выделить его сущностные характеристики. Н.Н. Кузьмина приравнивает деловое письменное общение к деловым письмам и подразумевает под этим обобщенное название разных по содержанию документов, отраженных на материальном носителе в виде звукозаписи, текста и т.д. с реквизитами, а так же обладающих характерными признаками: логичность, лаконичность, официально-деловая речь, смысловая точность. Деловые письма предназначены для передачи в пространстве и времени и служат средством общения между частными лицами и учреждениями в процессе управленческой, социальной, и производственной деятельности [5].
Данное определение достаточно полное, однако, справедливо ли оно полностью для настоящего времени? Действительно ли к деловой переписке можно отнести только документы на материальном носителе? Письменное деловое общение подверглось серьезным изменениям с появлением инновационных компьютерных технологий и интернета, что повлекло за собой изменения, как в форме деловой переписки, так и в ее содержании. Чаще бумажный носитель заменяется электронным, преимущества которого заключаются в оперативности и практически повсеместном распространении. В соответствии с этим можно выделить одну из особенностей современного делового общения, а именно новый способ организации текстового пространства - гипертекст [8]. В свою очередь формами существования электронных деловых сообщений выступают личные электронные почтовые ящики, бизнес-блоги, форумы, а так же корпоративная почта [6]. Е.Г. Абрамов подчеркивает важность деловой переписки с использованием электронной почты как оптимального способа письменного делового общения [1].
На основе рассмотрения вышеприведенных позиций мы приходим к мнению, что существует переписка на материальном носителе и электронная переписка. Попробуем разобраться, в чем заключаются их существенные отличия. И.А. Гущина считает, что «бумажная» переписка отличается строгостью правил составления и оформления писем [2]:
Смысловая однозначность;
Получателю должно быть легко сделать то, что от него требуют (четкость в требованиях);
При составлении делового письма следует стремиться к персонализации адресата, что в условиях крупных рассылок может оказаться непростой задачей;
Деловые письма печатаются только на лицевой стороне листа через полтора интервала;
Необходимо соблюдать ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Рекомендуется применять шрифты, наиболее похожие на шрифт пишущей машинки: Times New Roman, кегль - 13, 14, 15; Arial, кегль 12, 13, 14;
Каждую новую мысль или идею следует печатать с красной строки;
Письмо не должно быть длинным, как правило, оно занимает одну страницу;
В письме не должно быть ошибок, опечаток, разговорной речи и т.д.
Деловое письмо должно быть оформлено по строгим правилам, содержание должно быть четко и логично структурировано с использованием официально-делового стиля речи. Такое письмо может требовать подписи администрации организации и печати. При нарушении требований r деловому письму оно теряет свою юридическую силу. В данном виде письма нет места разговорной речи, проявлению эмоций и т.д.
Результаты исследования А.В. Дегальцевой доказывают, что электронная деловая переписка имеет принципиальные различия по сравнению с традиционной «бумажной» [3]. Происходят изменения в реквизитах деловых писем - в конце делового письма, как правило, присутствует шаблон, который содержит помимо имени и фамилии адресанта, сведения о занимаемой должности и контактные данные. Качественные изменения проявляются в тенденции к деофициализации деловых бумаг, в активном процессе сближения институционального общения с общением межличностным [4].
А.В. Дегальцева выделяет следующие тенденции современной электронной деловой переписки [3]:
Ориентация на западные образцы ведения бизнеса и, следовательно, речевого поведения: обилие англицизмов (термины – «Сейчас у них планируется выпуск POS-систем»; транслитерированные лексемы – «Как быть с вознаграждением? Всё-таки кэшем нехорошо (от англ. cash - наличные, денежные средства)», «закопипасти» и т.д.);
Деофициализация общения - сниженный уровень контроля, размытые ролевые характеристики, избирательно-ситуативный принцип соблюдения норм делового общения [4]. Такое общение можно назвать полуофициальным [4]. Проявляется в употреблении разговорных и разговорно-сниженных слов (фотки, флаг ему в руки), жаргонизмов (Иван закинет отчет, зипани файлы, телефоны глючат), употреблении фамильярно-дружеских формул обращения (ребята, привет, а так же ты-общение);
Стремление к сжатию информации, экономии речевых усилий.
Несмотря на снижение официальности и внедрение разговорной речи в современную деловую переписку, большинство все же соблюдает правила речевого этикета, принципы вежливости. Степень проявления официальности или неофициальности зависит от содержания и жанра делового письма. По наблюдениям А.В. Дегальцевой, официально-деловые документы, построенные по заданным шаблонам, предназначенные для фиксации деловых отношений существенно не изменяются. В них преобладают формализованность и стандартизованность, проявляющиеся на всех уровнях языка.
Мы разобрались с понятием «деловая переписка» и выделили «бумажную» и электронную переписку, так же рассмотрев, чем они отличаются, а в чем наблюдаются сходства. Важно проанализировать еще один вопрос – что же важно для успешной современной гибкой деловой переписки? Можно предположить, что для успешного взаимодействия в деловой переписке в первую очередь важно понимать свои цели и цели партнера по переписке, необходимо четко определить, какую информацию необходимо предоставить, будет ли она полезной и что можно предложить в той или иной ситуации. О.М. Степанова соглашаясь с данным положением, помимо норм технического оформления, выделяет эмпатию как фактор успешной деловой переписки. Она считает, что именно чуткость к собеседнику, его полное понимание ведет к успешному взаимодействию. Необходимо представлять осознавать не только то, что человек сам хочет достигнуть перепиской, но и то, чего хочет его собеседник. Только так можно выстроить надежные деловые взаимоотношения [9]. В своей работе она приводит «Золотые правила написания писем» из учебника «International Business English»: ваши письма должны быть ясными (понятными), полными (включать всю необходимую информацию), краткими (не занимающими много времени у читателя), учтивыми, грамотными. О.М. Степанова утверждает, что следуя этим правилам и «думая о читателе», можно существенно улучшить качество деловых писем. Так же она рекомендует, написав письмо, задать себе следующие вопросы: освещены ли в письме все важные вопросы? Является ли предоставленная информация относящейся к делу, правильной и полной? Отсутствуют ли ошибки в написании текста? Письмо выглядит привлекательно? Письмо звучит естественно и искренно? Создаст ли письмо правильное впечатление? Хотели бы Вы получить такое письмо?
Основываясь на вышеперечисленных положениях и аргументах, можно выделить следующие выводы:
Деловая переписка является важной частью делового общения, обеспечивающей быструю и точную передачу необходимой информации с целью продуктивного взаимодействия. Деловая переписка может иметь вид официального документа на материальном носителе (делового письма) или же электронного сообщения;
«Бумажная» переписка отличается большей строгостью норм и правил составления и оформления, не допускает разговорную речь, проявление эмоций, лаконична, как правило, имеет юридическую силу. Электронная переписка имеет серьезные отличия от прежних канонов официально-делового стиля, обусловленные бизнес-культурой и новой формой речи в интернет-коммуникации - речи письменной со значительным проникновением в нее закономерностей устной речи [3]. Степень проявления официальности зависит от содержания и жанра делового письма.
Для успешной деловой переписки необходимо придерживаться ключевых правил: официально-деловой стиль общения; четкое, логичное, последовательное изложение мыслей; внимательное, уважительное отношение к собеседнику, эмпатия; краткость.
Список используемой литературы:
Абрамов Е.Г. Современные принципы деловой переписки с использованием электронной почты / Е.Г. Абрамов // Научная периодика: проблемы и решения. – 2012. – №1. – С. 4-7.
Гущина И.А. Культура деловой переписки в сервисе и туризме / И.А. Гущина // Сервис в России и за рубежом. – 2009. – №4. – С. 53-69.
Дегальцева А.В. Основные тенденции развития электронной деловой переписки / А.В. Дегальцева // Проблемы речевой коммуникации. – 2015. – №1. – С. 46-54.
Колтунова М.В. Конвенции как прагматический фактор делового диалогического общения. – М.: Академия гуманитарных исследований, 2005. – 228 с.
Кузьмина Н.Н. Понятие «Ценностное отношение к деловой переписке» / Н.Н. Кузьмина // Человек. Спорт. Медицина. – 2006. – №9 (64). – С. 68-72.
Мягкова А.Ю. Инновационные исследования в области бизнес-дискурса / А.Ю. Мягкова // Инновационные технологии бизнес-коммуникаций: стратегии и тактики. Материалы междунар. научно-практ. конф. 25 ноября 2011 г. – М.: НИУ ВШЭ, 2011. - С. 97-103 с.
Ожегов С.К. Словарь русскою языка / С.И. Ожегов. – М.: Русский язык, 1987. – 796 с.
Русская деловая речь (письменные и устные формы) : учеб. пособ. для студентов-нефилологов / Отв. ре. В.В. Химик. – СПб : СПГУТД, 2011. – 350 с.
Степанова О.М. Эмпатия как ключевой фактор успешной деловой переписки / О.М. Степанова // Российский внешнеэкономический вестник. – 2017. – №2. – С. 119-124.