Эссе на тему: "Деловые письма и деловая переписка на английском языке"

Деловая переписка – с партнерами, клиентами, коллегами, организациями – это одно из важнейших направлений деятельности любого предприятия. Менеджеры, сотрудники различного ранга получают и отправляют письма, коммерческие предложения и т. п. В наше время правильное оформление, грамотное построение и хорошо подобранный стиль делового письма имеют весьма важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое впечатление о вас и вашей компании. Конечно, многие могут сказать, что деловую переписку легко заменить телефонным звонком или встречей, однако эти варианты не всегда возможны в условиях разных часовых поясов и больших расстояний. Таким образом, деловые письма очень важны для создания образа вашего предприятия. Особенно тяжело вести подобную переписку на иностранном языке, который не является для вас родным. Соблюсти все условия и правила, не показаться грубым или бестактным – одна из основных задач деловой переписки.
Перечислим виды деловых писем: поздравление, предложение, заявление, отказ, жалоба, письмо-извинение, письмо-запрос, письмо-ответ на запрос, письмо-благодарность. Однако подробнее мы остановимся на двух видах – письме-извинении и письме-благодарности.
Письмо-извинение. Эти письма являются незаменимыми для принесения адресату формальных извинений и нормализации отношений. Следует, прежде всего, извиниться, и лишь после этого пояснить мотивы своего обращения. Стандартная формулировка для начала писем-извинений. “Прошу Вас принять извинения в связи с (за)…”. Dear Mr. Spoons, I'm truly sorry that I was rude to you at the meeting. Следует как можно более искренне и убедительно выразить свое сожаление в связи с имевшим временным нарушением взаимоотношений с адресатом. Общий тон письма-извинения должен быть подчеркнуто примирительным. Например:
It was careless and stupid of me. I could try and say that I was over – tired because of the project and that my lumbago was causing me enormous pain, but that would really be just more excuses and I don't want to make my blunder any worse.
I hope you can forget what I said and that it won't affect our working relationship.
Sincerely yours,…
Как видно из письма, структура писем-извинений предполагает выражение сожаления в первом абзаце и изложение сути – во втором. В последнем абзаце автор может выразить адресату свои намерения всячески способствовать нормализации и укреплению взаимоотношений.
Письмо-благодарность. Благодарственные письма пишутся с целью выразить адресату благодарность в связи с предпринятыми им организационными или иными усилиями, результатом которых стало получение автором ощутимой пользы (преимущества, выгоды и пр.):
благодарность новому партнеру за первый заказ;
благодарность партнеру за особо крупный заказ;
благодарность партнеру за быструю оплату счета;
благодарность за услугу;
благодарность за предоставленную информацию;
благодарность за любое иное содействие в осуществлении деловой активности.
Пример данного письма:
Dear Mr. Black,
Thank you so much for your assistance in holding the folk music festival.
Everything done by you to arrange the festival let the participants show their outstanding creative talents and remind of the power and glory of folk art.
Yours faithfully,…
Как видно из примера, структура благодарственного письма обычно предполагает: выражение благодарности (с использованием ключевой формулировки) в начальном предложении первого абзаца и изложение повода для вынесения благодарности, а затем выражение надежд и пожеланий автора во втором абзаце.
Рассмотрим структуру делового письма на английском языке.
Любое письмо, тем более деловое, должно начинаться с приветствия.
На английском роль приветствия играет слово Dear, но в этом контексте оно переводится не как "дорогой", а как "уважаемый":
Dear Mr Smith,
Dear Sally,
Как начать письмо? Если вы пишете первым, либо предварительного контакта между вами и адресатом еще не было, нужно объяснить причину письма (purpose):
We wish to inform you of (our new discounts)
Если вы знакомы с адресатом, встречались с ним, созванивались, переписывались, то в начале письма стоит упомянуть предыдущий контакт (письмо, сообщение, встречу, телефонный звонок):
With reference to (your recent letter) I want to know ....В случае, если вы пишете не от собственного имени, а по чьему-то поручению или от лица коллектива, используйте фразу On behalf of...:
I am writing on behalf of the association of shareholders
После того, как написано приветствие и цель, вам необходимо переходить непосредственно к основной части (body, main part). Она будет зависеть от того, какой из видов делового письма вы хотите послать.
Не забывайте разделять основную часть письма на абзацы, используя маркеры:
Firstly, ... – В первую очередь,...
First of all, ... – Прежде всего,...
Secondly, ... – Во-вторых, ...
Thirdly,... – В-третьих, ...
Finally, ... – В заключение, ...
Когда основная часть написана, вам остается только написать заключительную часть (closing). Она в некоторой мере зависит от основной части и от цели вашего письма. В ней обычно еще раз благодарят за информацию, приглашение, помощь:
Thank you again for the invitation, I am pleased to be invited to the ceremony.
Можно высказать желание и готовность предоставить дополнительную информацию, помощь, консультацию:
Please, contact me if you need further information.
Часто ссылаются на будущий контакт и высказывают пожелания по поводу скорейшего ответа:
I am looking forward to your reply.
Если вы высылаете что-либо во вложении, то добавьте пару слов об этом:
See files attached to this message.
Наконец, высказывают определенные надежды (на сотрудничество, на взаимопомощь, на полезность предоставленной информации):
I hope the information was helpful for you
И последняя часть вашего письма – заключительная фраза. Как уже упоминалось ранее, её выбор может зависеть от приветственной фразы. Если ваше письмо очень официальное, то когда вы обращаетесь по имени, то пишите Yours sincerely, а в случае, если вы не знаете имени адресата, тогда – Yours faithfully.
Но существует еще ряд фраз, среднего уровня формальности, которыми заканчивают деловые письма:
Best wishes,
Best regards,Kind regards,
Sinсerely,
Many thanks,
All the best,
После заключительной фразы ставится запятая, а имя автора письма указывается на следующей строке. Иногда (особенно на этапе установления контакта) ниже указывают должность и место работы, а также контактные данные (почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты):
Best regards,
Maria Ray
Administrative Officer
UNFT
tel.+112233445566
maria.ray@unft.org.ua