Эссе на тему: "Деловые письма и деловая переписка на английском языке"

Деловая переписка – с потенциальными партнерами, клиентами, коллегами, различными организациями – это одно из самых важных направлений деятельности каждого предприятия. Сотрудники самых разных рангов получают либо отправляют письма, предложения о сотрудничестве, организационные послания и т. д. Трудно отрицать, что правильное оформление, грамотность и правильно подобранный стиль делового письма имеют довольно важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое впечатление о вас и вашей компании. Естественно, мало кому захочется вести (пусть и не в реальной жизни) разговор с полуграмотным человеком, послания которого больше похожи на телеграммы. Или же наоборот, при организации различных мероприятий бывает неудобно читать пространные трактаты отправителя, когда хотелось бы иметь краткую и точную информацию. Конечно, многие могут сказать, что деловую переписку легко заменить телефонным звонком или встречей, однако эти варианты не всегда возможны в условиях разных часовых поясов и больших расстояний. Глобализация не стоит на месте, сотрудничество международных компаний увеличивается не по дням, а по часам, а постоянное ведение переговоров исключительно при личном присутствии в таких условиях просто невозможно. Таким образом, можно сделать вывод о том, что деловые письма очень важны для создания образа вашего предприятия. Безусловно, особенно тяжело вести подобную переписку на иностранном языке, который не является для вас родным. Нетрудно сделать ошибку, написать что-либо не так, не с тем подтекстом или же не понять вашего виртуального собеседника. Соблюсти все условия и правила, не показаться грубым или бестактным, при этом максимально понять друг друга – одна из основных задач деловой переписки.
Перечислим виды деловых писем: поздравление, предложение, заявление, отказ, жалоба, письмо-извинение, письмо-запрос, письмо-ответ на запрос, письмо-благодарность. Однако подробнее мы остановимся на двух видах – письме-извинении и письме-благодарности.
Как бы вы ни старались избежать конфликтных ситуаций на работе или при взаимодействии с клиентами, это не представляется возможным по одной простой причине – все мы люди. Поэтому каждому из нас когда-нибудь придется писать письмо извинение – партнеру за причиненный ущерб, клиенту за неверно доставленный заказ и т.д. Удачно написанное письмо-извинение способно перевернуть ситуацию с ног на голову и оставить о вас приятные впечатления.
Представьте, что вы пишете письмо клиенту, извиняясь за ошибку, совершенную вашей компанией. Стандартная формулировка для начала писем-извинений - “Прошу Вас принять извинения в связи с (за)…”. Dear July, we are truly sorry and bring our sincerest apologies for…
Затем нужно обратиться непосредственно к произошедшему инциденту и негативному опыту, полученному вашим клиентом, при этом всячески выражая сожаление, придерживаясь примирительного тона. I realize that John was unhelpful in solving your issue, and that when you asked to speak with a manager, he hung up the phone instead of transferring your call.
После изложения сути, необходимо еще раз принести извинения от лица компании и предложить клиенту какую-либо компенсацию. I know that we have let you down, and for that we are very sorry. Please contact us for your complimentary present. Также полезно будет показать клиенту, что вы приняли во внимание ваши ошибки и постараетесь, чтобы они никогда не повторились. We are always looking for ways to better our service and we ensure you that it will not happen again. Sincerely yours, Kathy White.
В то время как письма-извинения компаниям приходится писать довольно часто, письма-благодарности являются редкостью, ведь все мы знаем, что проще выражать недовольство, чем позитивные эмоции. Хотя написать письмо, чтобы поблагодарить сотрудника или компанию-партнера – это всегда хорошая идея. Подобное послание обрадует получателя и еще больше склонит его в вашу сторону.
Письмо-благодарность не должно быть долгим, ведь искренность важнее длины послания. Начав письмо со стандартного приветствия, перейдите к делу – зачем вы пишете и почему благодарите. Например, I just wanted to let you know how much I've appreciated your help over the past couple of weeks…
Затем, поделитесь с отправителем информацией о том, как именно вам помогла его помощь. I really appreciate your advice and I plan on following it. I have already contacted with the companies you mentioned. Again, thank you so much for your help, после чего идет стандартное прощание Best regards, Avery Jones.
Рассмотрим структуру делового письма на английском языке.
Любое письмо, тем более деловое, должно начинаться с приветствия, после чего переходим к самой цели письма, желательно упоминая ваш предыдущий контакт или разговор.
Dear Mr. Andrews,
Thank you for taking the time to meet with me last week. I'd like to follow up on our conversation and have a few questions for you.
Если же контакта между вами и адресатом еще не было, также следует объяснить цель вашего послания. We wish to inform you of our new collection of clothes…
Затем переходим к основной части письма, где описываем суть вашего письма, раскрывая более подробно вашу цель. Естественно, зависеть это будет от того, письмо какого формата вы пишете. Не забывайте разделять текст на смысловые абзацы, иначе информация, находящаяся сплошным текстом, окажется слишком трудной для восприятия. Используйте маркеры – Firstly, Secondly, Finally.
После этого, вам остается написать лишь стандартную заключительную часть, которая почти всегда имеет один и тот же формат.
Перед непосредственным прощанием стоит подвести итоги вашего письма. Thank you for your consideration of my suggestions. I look forward to an opportunity to discuss this matter further.
Примеры более формальных прощаний для писем начальнику - Yours faithfully, Yours sincerely. Менее формальные для писем коллеге - Best wishes, Best regards.
После заключительной фразы ставится запятая, а имя автора письма указывается на следующей строке.
Часто встречается, что в подписи письма люди пишут свою должность, фирму, в которой работают и другие контактные данные, помимо почты – факс, телефон или почтовый адрес.