Эссе на тему: "Составление и классификация служебных документов"

Содержание
Введение…………………………………………………………………………..3
1.Понятие и сущность служебных документов………………………….……..4
2. Виды и процесс составления служебных документов………………………6
Заключение………………………………………………………………………12
Список использованных источников…………………………………………..13
Введение
Актуальность исследования. Слово документ произошло от латинского слова documentum, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык данное слово пришло в Петровскую эпоху: документами стали именовать деловые бумаги, которые имели правовую значимость.
В дальнейшем у слова документ развились иные новые значения:
1. узкое, бытовое: паспорт, удостоверение;
2. переносное, расширительное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо (произведение искусства -  документ эпохи).
В свою очередь, понятие «служебный документ» разграничивает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где применяются служебные документы, и научно-техническую, где используется техническая или научная документация.
Целью исследования выступает изучение служебного документа.
Объект исследования – служебный документ.
Предмет исследования – порядок составления служебных документов.
1.Понятие и сущность служебных документов
Служебный документ – представляет собой официальный документ, который используется в текущей деятельности организации. Документы именуются служебными, поскольку они формируются от имени организации и подписываются их полномочными представителями.
В служебном документе должен быть применен непосредственно официально деловой стиль. Данный документ должен быть краток, последователен, в нем должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений.
У служебного документа существуют форма и элементы содержания.
Форма служебного документа представляет собой совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной вязи.
К элементам оформления относятся: наименование, различные адреса, даты, регистрационные номера.
Элементами содержания выступают структурные части основного текста - обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схему.
В управленческой деятельности важным является уметь владением письменной речью, которая отражается в служебных документах. Служебные документы официально применяются в процессе организации управления производственно-служебной деятельностью.
Совокупность служебных документов, которые используются в конкретной сфере деятельности и отражают ее специфику системы служебной документации. Применение служебной документации и образует одну из основных форм организаторской деятельности.
Главным элементом служебной документации в управлении деятельностью любого учреждения выступает письменный документ, который закрепляет информацию средствами письменного языкового общения в соответствии с лексическими и грамматическими нормами государственного языка, государственных стандартов, ведомственных инструкций, а так же сложившимися традициями и установленным порядком делопроизводства в какой-либо организации.
2. Виды и процесс составления служебных документов
Рассмотрим основные виды служебных документов (рисунок 1):

Рисунок 1 – Виды служебных документов
1.Организационно-правовые документы.
Жизнедеятельность любого учреждения начинается с разработки организационно-правовых документов. С их помощью реализуется одна из главных функций управления - организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление образования учреждения, определение ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности ее в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними.
Организационно-правовые документы можно отнести к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших.
Общие требования к оформлению организационно-правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы. Среди более распространенных организационно-правовых документов можно отметить:
- положение о структурном подразделении (коллегиальном органе) организации;
- штатное расписание;
- правила внутреннего распорядка;
- инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции.
2.Нормативно-правовые акты.
Данные виды документов издаются в качестве постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений. Он может быть издан совместно несколькими органами государственной власти или одним из них по согласованию с другими. Структура нормативно-правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования. Для разъяснения целей и мотивов принятия акта в проекта дается вступительная часть (преамбула). Положения нормативного характера в преамбулу не вносятся.
3.Информационно-справочные документы.
К ним можно отнести: письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, телексограммы, сообщения электронной почты.
4. Информационно-аналитические документы.
К данному виду документов можно отнести служебные записки, дайджесты, обзоры (ревю).
Необходимость в формировании служебной записки появляется тогда, когда руководитель начинает испытывать нехватку свежей оперативной и конкретной информации о состоянии дел на порученном ему участке, либо когда его интересует всего лишь ход решения небольшой, но важной проблемы.
Обычно такой документ служит для сжатого, почти фрагментарного освещения вполне конкретных служебных вопросов, раскрытия их действительного состояния.
Среди характерных черт, отличающих служебную записку, можно отметить малые сроки подготовки, ограниченный контингент составителей документа, небольшой объем текста, актуальность включенной в нее информации.
Служебная записка не является фрагментом доклада или иного более объемного документа, это - самостоятельный документ.
Выделяют несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические, записки о состоянии дел за определенный период времени.
В деловой среде все большее значение в последнее время приобрели сравнительно новые виды информационно-аналитических документов - дайджесты и обзоры (ревю).
Особенность данных документов заключается в том, что они представляют собой сжатое изложение той или иной темы и готовятся в кратчайшие сроки. При формировании данных видов документов требуется указать в обязательном порядке тему, объем, привлекаемые источники, сроки подготовки, наличие аналитической части, ее объем, основные акценты в ней, особенности оформления, количество экземпляров.
Также важным является раскрытие темы так, чтобы с помощью подготовленного документа руководитель мог найти ответы на абсолютное большинство вопросов по данной проблематике. Особое значение приобретают наглядные материалы: графики, схемы, выводы.
5. Документы переговорной и совещательной деятельности.
Данными документами выступают протоколы (а также стенограммы) и доклады (содоклады).
Протокол – представляет собой основной документ регистрации совещательной и переговорной деятельности, который представляет собой оформленную в соответствии с определенными правилами полную и точную письменную информацию о порядке проведения конкретного служебного мероприятия (заседания, совещания, собрания, переговоров).
Протоколированию в установленном порядке подлежат определенные сведения: время, дата и место проведения мероприятия, число участников, итоги голосования предложения по повестке дня, порядок обсуждения повестки дня, особые мнения по выработке постановлений по вопросам повестки дня, реплики, справки, замечания, другая значимая информация о ходе мероприятия.
Дополняющими материалами к протоколу выступают тексты докладов, содокладов и выступлений, данные мандатной комиссии о количестве участников, списки участников мероприятия, справочно-статистические и информационно-аналитические документы, проекты и окончательные тексты постановлений и решений, соглашений и договоров, другие рабочие материалы, содержащие полезную информацию.
Стенограмма – представляет собой дословную запись всех выступлений участников совещаний, собраний, заседаний. Благодаря ей, можно при необходимости восстановить ход обсуждения какого-либо вопроса, уточнить позиции участников обсуждения.
Доклад отличается от всех других тем, что он необходим для устного прочтения, поэтому в процессе его подготовки важно ориентироваться на аудиторию, которой предназначено выступление, и интонацию, которой будет проговариваться доклад.
Для составления служебных документов применяется бумага форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Формирование документов на бумаге произвольного формата не допустимо. Служебные документы оформляются на бланках учреждений и частных нотариусов.
Бланки изготовляются в соответствии с требованиями нормативной документации. Каждый вид документа должен иметь некоторый комплекс реквизитов и стабильный порядок их размещения. Наименование вида документа (за исключением писем указывается на бланке).
При адресовании документа руководителю организации или его заместителю наименования организации должно входить в состав наименования должности адресата. Почтовый адрес корреспондента устанавливается полностью после наименования организации, которого присылается документ. При адресовании документа гражданину сперва отмечается почтовый адрес, а потом инициалы и фамилия получателя.
Датой документа выступает дата его подписания или утверждение. Дата на документе проставляется тремя парами арабских цифр, которые разделены точками. Если начальный номер месяца или числа включает одну цифру, то перед ними ставится нуль.
Допускается также такая последовательность написания даты: год, потом месяц и число месяца. В текстах документов, содержащих ведомости финансового характера, допускается применение словесно-цифрового способа оформления дат: 15 января 1994 г. Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи, по левую сторону.
В состав подписи входят: наименование должности лица, которое подписывает документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, составленному на бланке), личная подпись и ее расшифровка.
При подписании документов, составленных комиссией, отмечаются не должности лиц, которые составили документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.
В случаях, предусмотренных действующих законодательством, свою подпись на документах нотариус скрепляет соответствующей печатью. Отражение печати проставляется таким образом, чтобы он охватывал часть наименования должности лица, которое подписало документ.
Заключение
Служебный документ отражает деятельность учреждения, фирмы, организации (положения, уставы, распоряжения). Он является официальным документом, применяемым в текущей деятельности организации.
Среди официальных документов выделяют личный, удостоверяющий личность человека или его права, обязанности, служебное либо общественное положение, и документ, который может содержать другие сведения биографического характера (визитка, удостоверение, студенческий билет).
Чтобы служить полноценным источником информации и иметь юридическое значение, служебные документы должны отвечать требованиям, установленным нормативными актами.
Итак, служебные документы являются важным элементом в управленческой деятельности. Для сотрудника, работающего в сфере делопроизводства очень важно знать особенности и функции служебных документов. Не зная особенностей и функций, процесс составления служебных документов может занять много времени.
Таким образом, составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.
Список использованных источников
1. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. - М.: Дашков и К, 2016. - 520 c.
2. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова. - М.: Управление персоналом, 2015. - 200 c.
 3. Михайлов, Ю.М. Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по персоналу / Ю.М. Михайлов. - М.: Альфа-Пресс, 2014. - 224 c.
4. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие / А.В. Пшенко. - М.: Форум, 2015. - 256 c.