Сделать индивидуальное задание

Часть 2. Усовершенствование баз данных путем создания дополнительных объектов. Пользовательские формы

Теоретическое введение

Так как количество записей и размер полей баз данных весьма велики, просмотр, ввод и редактирование информации намного удобнее осуществлять с помощью Форм. Форма позволяет видеть на экране необходимые данные одной записи, удобно расположенные на экране и снабженные пояснительным текстом. Можно создать форму, напоминающую типовую форму-бланк (личной карточки, заявления, платежной ведомости). Можно расположить на форме фотографии, графики, элементы управления (флажки, группы кнопок, раскрывающиеся списки).

Для работы с формами в СУБД Access следует использовать группу команд Формы, расположенную на вкладке Создание в окне базы данных. Ниже перечислены три основные возможности СУБД Access для создания форм.

Форма. В этом случае в форму включаются все поля таблицы. Формы создаются по одному из трех стандартных шаблонов, различающихся взаимным расположением полей: в столбец, в строку и в виде таблицы.

Мастер форм. Позволяет включить в форму избранные поля. Оформление формы производится по стандартным шаблонам, набор которых может быть несколько более широким, чем в случае Форма, в зависимости от версии Access.

Конструктор форм. Позволяет включать в форму любой набор полей из таблицы и дает широкие возможности по оформлению формы. Однако, работа с Конструктором форм достаточно кропотлива и требует определенных знаний и навыков.

• Часто при проектировании форм применяется такой подход: форма создается автоматически или с помощью Мастера форм, а затем ее оформление несколько изменяется в режиме Конструктора.
• Можно разрабатывать формы для одной таблицы или для нескольких связанных таблиц.
• Вызов на экран окна созданной формы позволяет просматривать имеющиеся, вводить новые записи, выполнять их редактирование. После последней записи в форме Access создает новую незаполненную запись в виде формы с пустыми полями, с курсором в первом поле. В эти пустые поля вводятся новые данные. Переход от одного поля к другому осуществляется нажатием клавиши Таb. Для других перемещений в режиме формы используют кнопки Первая запись,

Последняя, Следующая (или клавиша Page Up; Предыдущая запись (или Page Down); для перехода к определенной записи по ее номеру – щелчок в строке Запись и ввод с клавиатуры нужного номера записи.

Задание

Создать однотабличную форму для ввода и редактирования данных таблицы СТУДЕНТЫ; опробовать ее для просмотра, ввода и редактирования данных

План выполнения

1. Откройте личную базу данных.
2. Выделите таблицу СТУДЕНТЫ.
3. На вкладке Создание в группе Формы щелкните командную кнопку Форма.
4. В созданной форме просмотрите все записи. Используя форму, удалите одну произвольную запись. Добавьте в форму две новые записи.
5. Щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку формы, в раскрывшемся меню выберите пункт Сохранить.
6. Задайте имя формы СТУДЕНТ. Закройте форму.

Создать форму по учету студентов, содержащую фотографию

Образец формы представлен на рис. 1.

План выполнения

1. В таблицу СТУДЕНТЫ добавьте поле Фото (тип поле объекта OLE) для последующей вставки фотографий.
2. С помощью Мастера форм (командная кнопка на вкладке Создание в группе Формы) создайте новую форму на основе таблицы СТУДЕНТЫ. Включите в нее все поля таблицы. Выберите внешний вид формы: в один столбец. Cохраните форму под именем СПИСОК СТУДЕНТОВ.
3. Доработайте форму в Конструкторе:

Увеличьте ширину и высоту области данных формы (используя мышь).

Введите заголовок формы: Список студентов (вкладка Конструктор, кнопка Заголовок). Оформите заголовок, как указано на рисунке. Для задания оформления элементов формы используйте Окно свойств, которое открывается щелчком по кнопке Страница свойств на вкладке Конструктор в группе Сервис).

Расположите поля в форме в соответствии с рисунком Рис. 1:

- в первой строке расположите поля Номер, Фамилия, Имя, Отчество;

- у полей Фамилия, Имя, Отчество удалите надписи. Оформите эти поля как «утопленные»;

- поля Пол, ДатаРожд и Группа расположите строго друг под другом, заключите их в рамку с утопленным оформлением, справа от них расположите поле Фото;

- надпись поля Фото удалите;

- надпись поля ДатаРожд измените на Дата рождения;

- Добавьте две цветные горизонтальные линии (см. рис. 1).

- измените цвет фона области заголовка и области данных.

В режиме Форма в поле Фото вставьте фотографии, соответствующие записям: в контекстном меню поля выберите команду Добавить объект – затем Создать из файла, далее следует поиск и выбор нужного файла.

Разработка многотабличной формы с помощью мастера

Теоретическая помощь

Для отображения информации сразу из двух таблиц создается составная форма, которая состоит из основной и находящейся внутри нее подчиненной формы. Это позволяет объединить информацию, не переключаясь на другие таблицы и формы.

Основной способ создания составной формы – использование Мастера форм. Мастер может создавать и связывать обе формы в случае, если основная форма базируется на таблице, а подчиненная форма базируется на связанной с ней другой таблице.

Технология создания составной формы.

1. Открыть окно Мастера Форм (вкладка Создание, группа Формы).
2. В диалоговом окне Создание форм выбрать базовую таблицу для основной части формы (главную в связи двух таблиц, для которой связь осуществляется по первичному ключу).
3. Включить в форму поля из выбранной таблицы.
4. В том же окне выбрать вторую (подчиненную) таблицу и включить в форму поля из подчиненной таблицы.
5. В следующем окне выбрать вариант Подчиненные формы.
6. Выбрать внешний вид представления подчиненной формы: ленточный или табличный, (удобнее использовать вариант ленточный).
7. Выбрать стиль оформления формы и назначить имя формы.
8. Полученную форму доработать в Конструкторе форм, как это делалось для однотабличных форм.
   Внимание! Составную форму можно создавать только для таблиц, связанных отношением 1:1 или 1:М.

Задание

Создать составную форму для отображения списка студентов по каждой группе

Образец формы:

Информацию для верхней части формы брать из специально подготовленной таблицы ГРУППЫ.

План выполнения

1. Создать таблицу ГРУППЫ со следующими полями: Группа, Количество студентов, Проходной балл (тип – числовой, целое).). Ввести в нее информацию о группах 111 и 112, номера которых встречаются в таблице СТУДЕНТ. Поле Проходной балл заполнить произвольными значениями. Поле Количество студентов – пока не заполняйте.

2. Установить связь между таблицами ГРУППА и СТУДЕНТЫ.

3. Разработать составную форму на основе двух таблиц: ГРУППА (для основной формы и СТУДЕНТЫ (для подчиненной формы). Для этого:

1. на вкладке Создание в группе Формы щелкнуть кнопку Мастер форм;
2. в открывшемся окне Создание форм выбрать в качестве 1-го источника таблицу ГРУППЫ, выбрать все поля;
3. в этом же окне выбрать в качестве 2-го источника таблицу СТУДЕНТЫ, выбрать поля Номер, Фамилия, Имя, Отчество и Дата рождения – Далее;
4. выбрать вид представления данных: Подчиненные формы – Далее;
5. выбрать внешний вид подчиненной формы ленточный – Далее;
6. выбрать требуемый стиль Стандартный (или любой другой на ваше  усмотрение) – Далее;
7. ввести название главной формы СТУДЕНТЫ ПО ГРУППАМ – Готово.

4. Доработать полученную форму в режиме Конструктора (см. Рис. 2).

5. Переключиться в Режим формы, просмотреть информацию о составе групп, заполнить поле Количество студентов (вручную).

6. Используя составную форму, ввести сведения об одной новой группе и двух студентах из этой группы. Убедиться, что данные появились в таблице СТУДЕНТЫ.

7. В таблицу СЕССИЯ внести информацию о результатах сессии для новых студентов (номер зачетной книжки и оценки).

8. Сохранить базу данных.