Эссе на тему: "Деловые письма и деловая переписка"

Это небольшое эссе посвящено особенностям деловой переписки на английском
языке. Как известно, деловая переписка является важной частью жизни общества и знание
ее правил и сферы применения актуально для многих людей. Писать письма приходится
предпринимателям, начальникам и подчиненным, чиновникам, юристам и официальным
лицам. Термин «деловые письма» относится к любому письменному сообщению, которое
начинается с приветствия, заканчивается подписью и чье содержание носит
профессиональный характер. Исторически деловые письма отправлялись почтой или
курьером, хотя Интернет быстро меняет способы общения предприятий. Несмотря на то,
что технический прогресс шагнул далеко вперед, бумажное (а теперь еще электронное
письмо) далеко не всегда можно заменить телефонным звонком или устным обсуждением.
Не зря ведь говорится: «что написано пером, не вырубить топором». Деловое письмо
представляет собой документ, который при необходимости может служить основой для
разрешения возникающих разногласий или конфликтов.
Деловая переписка относится к официально-деловому стилю и отражает его
основные особенности. К ним, в первую очередь, относятся:
- предельная информативная направленность;
- точность и однозначность;
- стандартизация формы и языка деловых документов.
Следовательно, при составлении деловых писем необходимо соблюдать такие
требования, как логичность, краткость и лаконизм изложения, а также соответствие
нормам официального этикета. [1] Кроме того, ведя деловую переписку необходимо
учитывать изменения, которые постоянно происходят в ее стилистике. Как отмечают
авторы Практического словаря делового английского языка, за последние десятилетия
стиль деловых писем стал гораздо проще и менее формальным. Так, например, вместо
использования устаревшей фразы “we are in receipt of your favour” теперь пишется “thank
you for your letter”. [2] Современные авторы бизнес-корреспонденции предпочитают
простой язык, чтобы выразить то, что они хотят, как можно эффективнее. Время всегда
ценно для занятого человека и он не хочет тратить его на чтение лишних слов. Тем не
менее, автор письма должен стремиться произвести хорошее впечатление, особенно если
он что-то продает, поэтому несколько вежливых фраз будут уместны.
Существует много стандартных видов деловых писем, появление которых
обусловлено разнообразием сфер деятельности пишущих их людей. По содержанию
писем создаются их классификации. [3, 4] Перечислим наиболее употребительные из них.
Конечно, огромное хождение имеют письма о продаже или рекламные письма
(sales letters), в которых предлагается какой-либо товар и дается его краткая
характеристика. Поскольку цель состоит в том, чтобы заинтересовать читателя в покупке,
в этих письмах содержатся убедительные призывы к действию, подробно излагаются
преимущества, которые дает читателю обладание этим товаром, и содержится
информация, помогающая читателю действовать, например, номер телефона или ссылка
на веб-сайт.
Второй тип писем – это письма-заказы (order letters). Они отправляются
потребителями или предприятиями производителю, розничному продавцу или оптовику

для заказа товаров или услуг. Такие письма должны содержать конкретную информацию,
такую как номер модели, название продукта, желаемое количество и ожидаемая цена.
К деловым письмам относятся также и письма-жалобы (complaint letters). В них
содержатся претензии компаниям, торговым фирмам и т.п. Ответом на жалобу или
претензию обычно служит adjustment letter. В нем может быть сообщение об
удовлетворении жалобы клиента, либо вежливый официальный отказ, который должен
быть выражен с изложением фактов и подтверждением понимания сути жалобы.
Следующим распространенным типом деловой переписки являются письма-
запросы (enquiry letters). В них запрашивается какая-либо информация. При составлении
письма такого типа, следует быть ясным и лаконичным, перечисляя, какая именно
информация вам нужна. Обязательно следует указывать свои контакты, чтобы читателю
было проще ответить.
При поступлении на работу людям могут понадобиться рекомендательные письма
(letters of recommendations). Потенциальные работодатели часто просят соискателей
предъявить рекомендательные письма, прежде чем их нанять. Этот тип письма обычно
пишется предыдущим нанимателем и описывает отношения отправителя с соискателем и
его мнение.
Частью деловой этики является оправка письма-подтверждения (acknowledgement
letter). Подтверждающие письма действуют как простые квитанции. Компании посылают
их, чтобы сообщить другим, что они получили предварительное сообщение, хотя действия
могут иметь или не иметь место.
Немаловажную роль в деловой переписке играют сопроводительные письма (cover
letters). Сопроводительные письма обычно сопровождают посылку, отчет или другой
товар. Они используются для описания того, что вложено, почему оно отправляется и что
получатель должен делать с ним, если есть какие-либо действия, которые необходимо
предпринять. К этому же типу относится сопроводительное письмо при отправке резюме
для устройства на работу.
Сопроводительное письмо к резюме – это документ, в котором желательно в более
свободной форме представить себя с наилучшей стороны и заинтересовать работодателя.
Если оно отправляется непосредственно руководителю кадровой службы либо
руководителю компании, в шапке письма указывается его ФИО, должность и
наименование компании.
Составление сопроводительного письма к отклику на вакансию начинается с
обращения. Далее необходимо написать, на какую вакансию вы претендуете, откуда
узнали о ней. По желанию можно сказать несколько слов о компании (ее успехах,
лидерстве, стабильности и т.п.).
Затем необходимо сказать, почему вас заинтересовала данная компанию и именно
эта должность. Следует рассказать о своих профессиональных достижениях, навыках
работы. В заключительной части сопроводительного письма необходимо
выразить  благодарность за прочтение письма и внимание к кандидатуре. Если вместе с
сопроводительным письмом отправляется резюме и рекомендательное письмо, об этом
нужно упомянуть. Нельзя забывать указывать свою контактную информацию.
Заканчивается составление сопроводительного письма к резюме стандартными фразами.
Ниже приводится пример такого письма.

Cover letter

                                                                                         26 Popova Street,

                                                                                   Moscow 600 199
                                                                          e-mail jane@belova.ru
                                                                                    17 th  March 2018
 
 
The Manager,
Happy Pizza Restaurant,
5 New Square,
Moscow 600 007
 
Dear Sir/ Madam,
I am writing in reply to your advertisement in the local newspaper Moscow Novosty for
salespeople to work in your new outlet in a position of a Marketing Assistant.
At the moment I am a correspondent student of the Russian University of the People’s
Friendship, economical faculty. Before entering this University, I had graduated from
Krasnoyarsk State University. I was awarded the Master Degree of a Marketing Economist.
During my study at the university I worked as a secretary, a bookkeeper and a system
administrator in order to get some experience. Also I studied foreign languages and I can
speak English and German. For a definite time I had been working as an interpreter from/to
English and German. I am interested very much in your job vacancy and would like to work
for you.
I have been impressed by the fact that your organization has western roots but has developed
for the last decade very successfully in Russia. I have been impressed by the service provided
by your staff. I hope that I shall now have a chance to give this sort of service to other
customers too.
 
I know how to work in a team. I hope that you will be kind enough to give me an interview
so that I can explain myself better. I have also written my e-mail address above so that you
can contract me that way if you wish.
 
I am enclosing my CV for your consideration.
 
I look forward to hearing from you.
 
Yours faithfully
Jane Belova

В настоящее время все чаще посылаются электронные деловые письма. В
информационной литературе имеются правила написания таких писем, которые, в целом,
совпадают с традиционными. [5] Приведем пример информационного письма,
отправленного по электронной почте. Шапка такого письма имеет стандартное
оформление, в котором указывается, от кого и кому письмо, а также его тема. После
вежливого обращения, автор сообщает цель своего письма и переходит к краткому
изложению деталей. Здесь также может содержаться календарный план действий и
рекомендации. Заканчивается письмо приглашением к сотрудничеству и стандартным
вежливым прощанием.
Information letter
From: Fisher’s Computer services, top manager Jim Hawkins

To: Fisher’s Computer site managers
Subject: launch of new maintenance service contracts

Dear sirs and madams,
I write to inform you about the results of the recent planning meeting for managers for the launch
of our new maintenance service contracts. Below there are details on the service contract
upgrade.
In the following months you are to launch our new maintenance service contracts and be ready
with new maintenance packages and their specifications. The plan is as follows:
March:
Carry out market research
Finalize specifications of new maintenance packages
April:
Train all sales staff in new product Site managers help prepare launch
May:
Launch in London, Cardiff, Bristol
June:
Launch in Manchester, Leeds, Newcastle
I invite you to ask any questions, I’m ready to help.
I hope my recommendations will be useful to you.

Best wishes,
Jim Hawkins
Как видно из приведенных примеров, структура деловых писем строго
регламентирована. Рассмотрим ее основные закономерности.
При составлении письма нужно придерживаться определенного графического
оформления. Так, все предложения начинаются от одной вертикальной линии. Текст
разделяется на абзацы без красных строк и разбивается на примерно равные по размеру
смысловые блоки. К стилистическим требования относится отсутствие сокращений и
употребление устойчивых формул приветствия, прощания, а также изложения
информации. Письмо не должно быть слишком длинным (желательно не больше двух
страниц).
Заголовок (шапка) письма включает в себя адрес отправителя (в верхнем левом
углу); адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Адрес пишется в формате от
меньшего к большему (имя, №дома, улица, город, индекс, страна). Далее следует дата —

три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу (день/месяц/год). Запятые
не используются:

4 Lenina Street,
                                                                              Kamensk-Shakhtinsky 600 199
                                                                                   e-mail egor@bykadorov.ru
                                                                                    15 th  November 2017

 
 
The Manager,
LLC “Sunteckprom”,
5 New Square,
Kamensk-Shakhtinsky 600 007
Приветствие варьируется в зависимости от того, известно ли имя адресата. В таком
случае обращение конкретно: Dear Mr White/Dear Mrs Bullok. Если же имя неизвестно,
пишется: Dear Sir or Madam/ Dear Sirs. Обращение располагается по левому краю.
Начинать следует с вступления (1-2 предложения), в котором излагается цель письма:
I am writing in reply to your advertisement in our local newspaper Kamensk-Shakhtinsky 
Novosty for salespeople to work in your new outlet.
Главная мысль раскрывается в основной части (body of the letter).
Заканчивают письмо выражением благодарности и дальнейших намерений:
I hope that you will be kind enough to give me an interview so that I can explain myself
better. I have also written my e-mail address above so that you can contract me that way if
you wish.
  
I look forward to hearing from you.
Заключительные формулы вежливости включают в себя: Подпись; Имя, Фамилию
и должность отправителя (Yours faithfully; John Martin; Sales Manager) – все с новой
строки и без запятых. Вложение (Enclosure) говорит о том, что в письмо вложены
дополнительные материалы:
I am enclosing my CV for your consideration.
Таким образом, подводя итоги, можно прийти к следующим выводам. При
написании делового письма следует соблюдать как формальные, так и смысловые
требования. Излагать сообщение нужно логично и наиболее простым и ясным языком.
Также нельзя допускать агрессии, но и не быть приторно вежливым, чтобы не вызвать
сомнений в своей искренности.

Библиография

1. Методические указания по русскому языку и культуре речи для студентов всех
специальностей заочной формы обучения / ГОУВПО «Воронежский
государственный технический университет»; сост. Н.Н. Афанасьева, Н.Ф.Горбунова,
М.А. Денисова, Г.В. Романова. Воронеж, 2007. – 44 с.
2. Практический словарь делового английского языка. Составители: Козлов А.В., Девель
Л.А. Изд-во «Эрви», Санкт-Петербург, 1991. – 205 с.
3. Business English. Бизнес-курс английского языка / Под ред. Е. И. Кобзарь,
Н. А. Лешнёвой. – Харьков: Парус, 2007. – 152 с.
4. Агабекян И. П.Деловой английский. English for business. Серия «Высшее
образование». – Ростов н/Д: «Феникс», 2004. – 320 с.
5. Мёрдок-Стерн С. Общение на английском: телефон, факс, E-mail, деловая переписка:
учеб. пособие / Серена Мёрдок-Стерн; пер. с фр. И. И. Максименко. – М.: Астрель:
АСТ, 2005. – 142 с.