Эссе на тему: "Деловые письма и деловая переписка на английском языке"

Деловые письма – важная составляющая бизнес-коммуникаций. Отличительной особенностью бизнес-письма является то, что один из респондентов является юридическим лицом или его представителем. Деловая переписка охватывает разные сферы жизни и деятельности человека. В качестве примера, можно привести сопроводительные письма при устройстве на работу, коммерческие письма, внутрикорпоративную переписку. Письма могут быть распечатаны и отправлены почтой, но чаще сегодня можно встретить переписку в электронном виде. Существуют и другие виды деловой корреспонденции: факсы, сообщения в социальных сетях и др.
Процесс глобализации способствует выходу компаний на международный рынок. В связи с чем возникает потребность в общении с иностранными коллегами и бизнес-партнерами, у работников появляется возможность выходить на международный рынок труда. Сегодня английский язык является языком международного общения. На нем разговаривают более трехсот семидесяти миллионов человек, поэтому в большинстве случаев именно этот язык используется и для деловой переписки [4].
Возможно ли сегодня обойтись без письменных коммуникаций? Скорее всего нет. Конечно, в отдельных случаях нам бывает проще позвонить по телефону или назначить личную встречу. Так, например, сегодня многие крупные компании обзаводятся контактными центрами для улучшения качества обслуживания и работы с клиентами. Поэтому, в случае, когда клиент не доволен качеством сервиса или товаром, он может отправить претензию двумя способами: в виде электронного письма или позвонив сотруднику контактного центра, и тот оформит претензию со слов клиента. Это один из случае, когда деловая переписка становится равноценной звонку.
Но в ряде случаев бывает необходимо воспользоваться деловой корреспонденцией. Современные компании не редко при приеме на работу запрашивают у кандидата сопроводительное письмо в дополнение к резюме. В этом письме соискатель пишет о том, почему ему интересна открытая вакансия, указывает релевантный опыт и приводит аргументы, почему он может быть интересен данной компании. Сопроводительное письмо дает кандидату дополнительные преимущества при приеме на работу, потому что он может рассказать о своем опыте и личных качествах в более «человечной» форме, так как в резюме в отличие от сопроводительного письма, вся информация изложена в виде сухих фактов и решение о том, будет ли приглашен кандидат на собеседование, в случае, если он предоставил только резюме, зависит в таких случаях только от того как рекрутер интерпретировал информацию.
Какие еще виды деловых писем бывают и в каких случаях используется деловая корреспонденция?
Коммерческие письма с предложением товаров или услуг – Promotional and offer letters. Реклама. Эти письма являются инструментами продаж и продвижения. Их пишут партнерам и клиентам. [1, C.8]
Запросы (Enquiry) – это письма, которые пишут для получения информации, например, запрос покупателя продавцу с просьбой рассказать больше о товаре или предоставить информацию о наличии товара. [1, C.15] Reply – это ответ компании на письмо запрос.
Заказ (Order and Covering letter) - письмо, в котором оговариваются условия приобретения товара или услуги. [1, C.25] Ответом на письмо-заказ является – Acknowledging an order/refusing an order/delays in delivery, пишется в зависимости от того, может ли продавец отправить заказ в определенное время.
Жалоба (Complaint) – письмо с жалобой пишется в спорных ситуациях, при недовольстве услугой или товаром. Оно должно быть максимально четким и лаконичным, в жалобе не должно содержаться грубых и чрезмерно эмоциональных выражений. [1, C.36] В ответ на жалобу компания отправляет Adjustment letter, целью такого письма является урегулирование спорной ситуации с заказчиком или партнером.
В деловой переписке также встречаются письма – просьбы предоставления кредита, переписки с банками, транспортными и страховыми компаниями. Письма уведомления о форс-мажорных ситуациях, письма о бронировании, рекламная рассылка, рекомендательные письма, поздравления, соболезнования, различные благодарственные письма, сопроводительные письма в дополнение к резюме при трудоустройстве или поступлении в учебное заведение.
Существуют определенные правила, в соответствии с которыми составляются деловые письма. [2, C.5]
Первое, на что стоит обратить внимание – это стиль. Для делового общения мы используем официально-деловой стиль изложения. Чем он отличается от других стилей? Ему присуща официальность в обращении к респонденту, вежливость. Обязательно указание отправителя и получателя письма. В деловых письмах не принято обсуждать одновременно множество вопросов. Как правило, обсуждение ограничивается одним-двумя вопросам. Чаще письмо создается для решения одного вопроса с указанием темы вопроса в названии письма. Это позволяет не теряться в большом количестве корреспонденции и быстро находить необходимое письмо.
Деловые письма, эмоционально нейтральны, в них отсутствуют резкие излишне экспрессивные выражения. При написании письма важно лаконично и ясно выражать мысль.
Характерно употребление устойчивых словосочетаний, фраз «клише», специальной терминологии, характерной для той или иной профессиональной области, а также средств логической связи.
Мы рассмотрим два вида деловых писем: письма на английском языке, выполненные в международном формате (общий формат для оформления большинства писем) и электронные письма.
Как выглядит структура делового письма на английском языке в международном формате? [3, C.4]
Адрес отправителя / Letter head (Sender’s address)
(2) Номер документа / Reference
(3) Дата / Date (2) Номер документа / Reference
(3) Дата / Date
(4) Специальные почтовые отметки / Special mailing indication
(5) Уведомление о конфиденциальности / Confidential (6) Адресат / Inside address (7) Указание на желательность ознакомления / For the attention of (8) Обращение / Salutation (9) Заголовок к тексту / Subject (Re.:) (10) Основной текст письма / Body of the letter
(11) Завершение письма / Close (11) Завершение письма / Close
(12) Подпись / Signature (12) Подпись / Signature
(13) Пометка об исполнителях / Initials of persons in charge (14) Приложение / Enclosures (15) Копии письма / Copies (16) Постскриптум / Post Script (P. S.) Рассмотрим пример письма, написанного в соответствии со структурой, предложенной выше. Письмо от частного лица из Дании британской фирме.
[1] адрес отправителя Bredgade 51, DK 1110 Copenhagen К DENMARK [3] дата
12 May 2000
[6] адресат
Ultrasonic Ltd., Warwick House, Warwick Street, London SW23 IJF United Kingdom
[7] указание на желательность ознакомления For the attention of the Sales Manager Вниманию менеджера no продажам [8] обращение Dear Sir or Madam, Уважаемый/ая г-н/г-жа! [10] основной текст письма
Please would you send me details of your quadraphonic sound systems which were advertised in the June edition of "Sound Monthly". 1 am particularly interested in the Omega range of equipment that you specialize in.
Пожалуйста, вышлите мне описание квадрафонных звуковых систем, которые рекламировались в июньском номере "Саунд Мансли". Меня в особенности интересует оборудование "Омега", на котором Вы специализируетесь.
[11] завершение письма Yours faithfully. [12] подпись Brigitta Kaassen (Бригитта Каассен) Как мы можем увидеть из примера письма, не все строки являются обязательными. Что обязательно указывать в письме:
Шапку (Letter head)
Указание на ссылку (Reference)
Дату отправки письма (Date)
Внутренний адрес (Inside address)
Обращение (Salutation)
Основной текст (Body)
Завершение письма (Close)
Подпись (Signature)
Какие элементы письма являются необязательными:
Указание конкретного адресата в письме (Attention line)
Указание на конкретное содержание письма (Subject line)
Указание на приложение к письму, вложение (Enclosures)
Указание на наличие копий (Copies) [2, C.7]
Остановимся немного подробнее на основных правилах написания писем на английском языке. Обычно, компании используют фирменные бланки для ответа на письма, это сокращает время на внесение дополнительной информации и время на ответ. Имя и должность нужно указывать в конце письма. Указание на ссылку – это элемент письма, который необходим для ведения документации в компании, как правило, это номер письма, аббревиатура или инициалы сотрудника, печатавшего письмо. Существуют определенные форматы для указания даты. Британский формат написания даты: 1 December, 2010. Дата в американском формате выглядит следующим образом: December 1, 2010.
Данные получателя также необходимо указывать в определенной последовательности. Он располагается в левой части страницы. Сперва пишется имя, должность, отдел, название фирмы, адрес фирмы (дом, улица, город, штат/графство, индекс, страна).
Формы обращения:
К мужчине, имя которого вы знаете Dear Mr. White,
К мужчине, имя которого вы не знаете Dear Sir,
К женщине, имя которой вы знаете Dear Ms./Miss/Mrs. Brown,
К женщине, имя которой вы не знаете Dear Madam,
В компанию, должностному лицу Dear Sir/Madam,
В компанию или организацию Dear Sirs, (BE) Gentlemen: (AE)
Для завершения письма рекомендуется использовать фразы «клише»: Yours faithfully; Yours sincerely; Yours truly; Respectfully yours; Hope to hearing from you soon. Если вы хорошо знаете получателя, можно написать: Best wishes или Best regards.
Блок подписи включает фамилию и имя отправителя, и его подпись.
Указание общего содержания письма сделано для облегчения работы с корреспонденцией и сортировки писем. Аналогичная строка есть в электронный письмах – «Тема письма».
В приложении указывается название приложения к письму, количество страниц в приложении и количество экземпляров приложения.
В случае, если есть копии письма, то ставится соответствующее сокращение «Cc» и указываются фамилии и имена получателей копий письма.
Электронные письма допускают сокращения и менее формальный стиль письма. Как правило, электронные письма имеют следующую структуру. [2, C.9]
From: Whosends@mail.comTo: Whorecieves@mail.comCc: Subject: Order
Thanks for your e-mail of April 26. I’m sorry, but we can’t fulfil your order by May 15. We’ll need two more weeks to finish producing the last lot.

I see you haven’t paid the invoice yet. We won’t be able to deliver until you pay. Please deal with it a.s.a.p.

Best wishesСокращения допустимые при написании электронного письма:
BTW By the way
FYI For your information
NRN No reply necessary
ASAP As soon as possible
AFAIK As far as I know
Список литературы:
Карпова Н. С., Шилова С. А. К 26 Основы деловой переписки. – Саратов: ООО Издательский центр «Наука», 2009 – 60с.
Деловая переписка на английском языке: учебное пособие / Сост. Н.В. Маврина; Ур. соц.-эк. ин-т АТиСО. – Челябинск, 2007. – 88 с.
Слепович В.С. С47 Деловой английский. Business communication. /В.С. Слепович. - Мн.: «ТетраСистемс», 2001. - 256 с.
Этнология. Мировые языки [Электронный ресурс] – режим доступа: https://www.ethnologue.com/statistics/size