Безбумажная технология подготовки документов

Оглавление

Введение 3
1. Общие положения о системах безбумажного документооборота 4
2. Процедуры безбумажного документооборота 5
3. Плюсы и минусы электронных документов, особенности безбумажного
документооборота 8
Заключение 11
Список используемой литературы 13

Введение

В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными.
Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. Применение безбумажного документооборота способствует росту производительности труда сотрудников, а время обработки одного документа сокращается. Особую ценность внедрения безбумажных технологий приобретается в случае автоматизации корпоративного документооборота, так как значительно сокращается количество бумажных документов, объёмы их пересылки и сроки их согласования, рассмотрения.
Объектом исследования является безбумажная технология подготовки документов.
Цель исследования – определить особенности электронного документооборота по сравнению с использованием бумажных документов.
Задачи:
- рассмотреть общие положения о системах безбумажного документооборота;
- изучить процедуры безбумажного документооборота;
- выявить плюсы и минусы электронных документов, особенности безбумажного документооборота.
Структуру работы составляют введение, три раздела, заключение и список используемой литературы.
1. Общие положения о системах безбумажного документооборотаБезбумажная технология управления основывается на использовании трех основных концепций: переходу к электронным документам, созданию систем управления документами и системы электронного документооборота.
Электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Аналогичное определение можно встретить в п. 3.1 «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».Электронный документ можно определить также как документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью (ЭП) в соответствии с законодательством РФ (п. 1.4 Приказа Судебного департамента при ВС РФ от 27.12.2016 № 251).
Система электронного документооборота, в свою очередь:
- предназначена для интеграции всех информационных приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией.
- должна позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать исполнение документов и их передвижение, уметь управлять документооборотом и регулировать его.
На сегодняшний день безбумажный документооборот применяется, например:
1. В налоговых правоотношениях, где его использование является обязательным в ряде случаев. Так, к примеру, согласно п. 3 ст. 80 НК РФ налогоплательщики (плательщики страховых взносов), среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные организации, численность работников которых превышает указанный предел, представляют декларации в налоговый орган по установленным форматам в электронной форме.
2. Между участниками контрактной системы в сфере закупок. Организация электронного документооборота осуществляется по правилам, установленным ст. 5 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
2. Процедуры безбумажного документооборотаПереход на безбумажные технологии предполагает работу в электронном виде с документом на всех этапах его жизненного цикла. Это достигается за счёт применения комплекса следующих процедур:
1. Подготовка проекта документа. Электронная карточка документа формируется сотрудником в произвольном подразделении. Таким образом, карточка документа создаётся не в момент регистрации документа, а на самом первом этапе жизненного цикла документа. Тем самым достигается отказ от использования бумаги на этапе подготовки проекта документа.
2. Формирование текста документа по шаблону. В карточке документа указывается его вид, а для каждого вида в системе храниться шаблон, который может содержать Переменные. При формировании текста документа по шаблону переменные автоматически заменяются значениями из карточки документа, например, в текст документа могут быть внесены реквизиты организации, контрагента, контактная информация и т.д.
3. Формирование электронного образа документа. Поскольку мы все привыкли работать с бумажными документами, то гораздо удобнее, если вид электронного документа будет таким же, как и на бумаге. Для этого система документооборота позволяет сформировать электронный образ (бланк) документа в формате PDF. Делается это, как правило, на заключительном этапе, когда все правки сделаны и нужно сформировать итоговый документ.
4. Электронное согласование документа. Система документооборота позволяет провести электронное согласование проекта документа, что позволяет отказаться от бумажных копий и носителей на этом этапе. Согласующий может внести свои замечания в специальный раздел карточки документа или создать версию документа, содержащую его правки.
5. Формирование версий документа. Система безбумажного документооборота позволяет создавать электронные версии документа, что принципиально важно как на этапе подготовки проекта документа, так и на этапе согласования документа. Система документооборота отображает в карточке документа все версии в виде иерархического списка. Первым в списке находится последняя – актуальная версия документа. Система документооборота автоматически нумерует версии документа, указывает авторство, и дату создания версии. Безбумажный документооборот не возможен без функций управления версиями документа.
6. Электронное подписание документа. После того, как проект документа согласован он направляется на подписание утверждающему лицу.
7. Подписание документа ЭЦП. В ходе согласования или подписания документа возможно использование ЭЦП с целью придания подписанному документу юридической значимости. Система документооборота позволяет подписать документ ЭЦП и проверить имеющиеся в документе подписи. Безбумажный документооборот предполагает использование ЭЦП. Это гарантирует неизменность электронного документа с момента его подписания и подтверждает авторство подписанта.
8. Регистрация документа. Подписанный электронный документ может быть зарегистрирован автоматически или в зависимости от настроек маршрута может быть направлен Регистратору для присвоения номера и занесения карточки документа в нужное дело. На этом этапе также отсутствуют бумаги, так как вся информация записывается в электронную карточку документа. Зарегистрированная карточка документа автоматически попадает в электронный журнал регистрации документов. Система документооборота позволяет для каждого вида документа вести отдельные журналы регистрации и присваивать уникальные номера.
9. Электронная рассылка документа. Система электронного документооборота может автоматически выполнить рассылку зарегистрированного документа пользователям системы. Система документооборота позволяет за счёт такой функции отказаться от массового копирования документов и рутинного сбора подписей сотрудников об ознакомлении с документом.
10. Постановка документа на контроль. Если в карточке документа включен признак «На контроль», то документ автоматически будет отображаться в электронном журнале контроля. Система документооборота будет автоматически контролировать срок исполнения документа.
11. Исполнение документа. Система документооборота позволяет внести в электронную карточку документа резолюции и выполнить их рассылку Исполнителям. В свою очередь, Исполнители могут внести свои отчёты об исполнении в электронном виде в электронную карточку назначенного им поручения или распределить работу по назначенному поручению между своими подчинёнными. По каждому поручению виден его статус, срок исполнения, исполнитель, дата выдачи поручения, оставшееся время до срока исполнения, а если поручение просрочено, то оно выделяется специальным значком и автоматически ведётся отсчёт просроченного времени. Использование электронных поручений позволяет отказаться от бумажных карточек и отчётов.
12. Хранение документов в структурированном электронном архиве документов.
13. Поиск карточек документов. Система документооборота содержит настраиваемые формы атрибутного и полнотекстового поиска, позволяющие быстро найти карточку нужного документа. Результатом работы формы поиска являются отобранные карточки, которые будут представлены в виде списка, с которым можно работать как с журналом документов.
3. Плюсы и минусы электронных документов, особенности безбумажного документооборотаБезбумажный документооборот — это процессы работы с документами, представленными в электронном виде. Безбумажный документооборот отличается от электронного документооборота тем, что в электронном документообороте возможно частичное или полное дублирование бумажного документооборота. Безбумажный документооборот подразумевает полный отказ от использования бумаг и переход исключительно в электронный формат.
Эффективность процесса перехода на безбумажную технологию зависит от:
- сложности организационной структуры экономической системы, предопределяющей направления движения документов;
- состава и содержания процедур обработки документов и деловых процессов;
- состава и структуры возникающих и используемых документов;
- состава программных и технических средств автоматизации выполнения процедур и их функциональных возможностей.
Как бы ни спорили оптимисты и скептики в отношении электронных документов, однако, никто уже не отрицает тот факт, что подавляющее большинство офисных документов создается в компьютерах. Причины столь безоговорочной победы информационных технологий совершенно понятны:
- электронные документы легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать;
- стало гораздо легче искать необходимую информацию, а уж контекстный поиск дает возможности, о которых при ведении бумажного делопроизводства можно было лишь мечтать;
- в деловой деятельности и в государственном управлении электронные документы, при грамотном их использовании, позволяют ускорить принятие решений и повысить их качество.
Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами.
Однако у электронных документов, как и у любой технологии, есть свои недостатки, которые приходится принимать во внимание:
- быстрое моральное устаревание технологий, что заставляет организации постоянно совершенствовать используемые методы работы, регулярно перемещать документы и информацию из одних систем в другие, проводить их миграцию с устаревших носителей и форматов на новые;
- короткий срок службы носителей информации и их многообразие, что приводит к достаточно частому их обновлению, что требует от организации постоянного контроля за сохранностью информации;
- нерешенные юридические проблемы, и, прежде всего, вопрос о законодательном признании юридической силы реально используемых электронных документов;
- сложность не только обеспечения сохранности, но и уничтожения электронных документов по сравнению с бумажными документами;
- необходимость использования высококвалифицированного персонала, чья зарплата автоматически увеличивает затраты на управление документами и информацией.
Кроме того, совершенно отказаться от бумаги и других аналоговых носителей информации сейчас невозможно по целому ряду причин:
- существующие требования законодательства к оформлению ряда документов на бумаге (уставные документы, лицензии и т.п.);
- многим руководителям и специалистам при принятии ответственных решений удобнее работать с бумагой;
- за несколько столетий сложилась отлаженная технология создания, обработки, долговременного хранения и уничтожения документов на бумажных носителях, существует как полноценная законодательно-нормативная база, так и методические разработки, и рекомендации, которые можно использовать в практической работе;
- для работы с бумагой и микропленкой не требуется никаких специальных технических средств, что делает эти виды носителей предпочтительными для хранения дубликатов или копий тех документов, которые могут срочно понадобиться в случае разного рода чрезвычайных происшествий и катастроф, когда электронные документы могут оказаться недоступными.
Несмотря на то, что полностью отказываться от бумажных документов мировое сообщество пока не готово, все чаще дают о себе знать их недостатки, которые усугубляются вследствие постоянно растущих требований к скорости обработки информации и принятия решений.
Заключение

Главной особенностью современной управленческой коммуникации является все более активный переход от традиционного бумажного к безбумажному (электронному) документообороту. В настоящее время применяется и в ближайшей перспективе пока еще будет сохраняться смешанный электронно-бумажный документооборот, имея в виду то обстоятельство, что некоторая часть документов с длительными и постоянными сроками хранения будет иметь подлинники на бумажном носителе.
Работа в системе во многом напоминает действия, которые мы производим, пользуясь электронной почтой. Основное отличие состоит в том, что поступивший исполнителю документ не статичен. Его можно редактировать, создавать по нему поручения, дополнительные задачи и все это в едином виртуальном пространстве для каждого документа.
Наряду с этим система сохраняет все основные принципы бумажного делопроизводства. Поступая в организацию документ, получает электронный входящий номер, затем директор расписывает его руководителю подразделения, указывая дату исполнения и уточняя свое поручение. Далее документ следует до непосредственного исполнителя. Исполнитель может прочесть документ, увидеть, когда он поступил, какой установлен срок исполнения, кто еще работает с этим документом. Нажатием специальных кнопок, документ согласовывается и подписывается.
Как и в любом явлении во внедрении системы безбумажного оборота документов есть свои достоинства и недостатки.
В целом система позволяет в значительной степени упорядочить делопроизводство в любой организации. Например, она не разрешит присвоить один и тот же номер нескольким входящим или исходящим документам, так как это происходит автоматически.
Электронный документооборот дает возможность отследить статус каждого документа в реальном времени. Узнать, кто над ним работает в данный момент. В отличие от бумажного документа нерадивый сотрудник не может его потерять ни случайно, ни умышленно. Даже удаленные документы сохраняются и подлежат восстановлению. Это улучшает дисциплину сотрудников. Так как в системе видно кто и когда открывал документ, редактировал его, кто задерживает документ.
Электронный документооборот увеличивает скорость работы и облегчает редактирование документа. Обычно все редакции документа система сохраняет. При необходимости к какой-то версии можно вернуться.
В отличие от бумажных документов, сотни и даже тысячи электронных документов можно всегда иметь при себе, организовав удаленный доступ к программе через интернет. Таким образом, сотрудники смогут выполнять работу в системе, находясь в командировке, на больничном или даже в отпуске.
Поисковая система ЭДО позволяет искать документ по различным параметрам. Для этого необязательно знать даже его реквизиты, достаточно просто представлять, о чем говорится в документе, и найти его по нескольким ключевым словам.
Система позволяет экономить огромное количество бумаги, что в нашу эпоху экологических катаклизмов является значительным вкладом в сохранении экологии нашей планеты.
К минусам безбумажной системы документооборота можно отнести необходимость проведения в целях сохранения электронной базы документов их резервного копирования, предусмотреть процедуру хранения копий, режим доступа к ним. Отсутствие ЭДО у партнеров и коллег приведет к параллельному существованию двух систем – электронной и бумажной.
Таким образом, в целом внедрение безбумажной технологии подготовки документов позволит снять многие насущные проблемы, увеличить производительность труда.
Список используемой литературы

Налоговый кодекс Российской Федерации (часть 1) от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 1998. № 31. ст. 3824.
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. № 31 (часть I). ст. 3448.
Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2013. № 14. ст. 1652.
Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст «Об утверждении Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» // Правовая система «ГАРАНТ».
Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27 декабря 2016 г. № 251 «Об утверждении Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа» // Бюллетень актов по судебной системе. 2017. № 2.
Кузнецов С.Л. Новые требования к системам управления документами и электронным архивам // Делопроизводство. 2018. № 4. с. 41-45.
Фирфарова Н.В. Что такое электронный документооборот и как его организовать? // Налоговая проверка. 2017. № 3.
Храмцовская Н. Переход от бумажного к смешанному документообороту // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2009. № 2.