Анализ и оценка организации работы службы бронирования в гостинице и пути ее совершенствования

Служба бронирования представляет собой связующее звено между потенциальными гостями со всего мира и гостиничным предприятием. Она оказывает возможность охватить большое количество регионов, а помимо этого предлагать услуги гостиницы абсолютно всем желающим. От эффективной деятельности представленной службы зависит коэффициент загрузки, а помимо этого и расширение клиентской базы отеля. 
Служба бронирования осуществляет функции прямого сбыта гостиничного продукта, по этой причине результативность управления процессов бронирования отображается на рентабельности гостиницы. Процесс бронирования представляет собой налаживание сотрудничества между уполномоченными сотрудниками гостиницы и гостями. Непосредственно с момента бронирования номеров начинается обслуживание гостей. Процесс бронирования способен осуществляться разными техническими средствами, например: по телефону, сети Интернет, электронной почте, и т.д. Но, непосредственно, от эффективной его организации прибывает в зависимости впечатление гостя о гостинице, следовательно, оператор по бронированию в обязательном порядке обязан обладать профессиональной подготовкой, телемаркетинговыми навыками общения по телефону, а помимо этого проявить высокий профессионализм гостеприимства. В процессе поиска гость знакомится с различными гостиницами и в результате выбирает наиболее подходящий для него, следовательно, менеджер по бронированию обязан подействовать на его выбор, подчеркнуть преимущества обслуживания, именно данной гостиницы среди конкурентов.
Отдел бронирования в отеле функционирует, непосредственно, как отдельное структурное звено управления, но, зачастую, в структуре службе приема  и размещения. Данный отдел возглавляется менеджером, который в большинстве своем прибывает на одном служебном уровне с администратором и подчиняется, непосредственно, директору отдела приема и размещения, либо же директору отдела сбыта. Данный факт подчеркивает то, что резервирование функционально взаимосвязано со сбытом и обладает воздействие на управление доходами гостиницы. 
Отдел бронирования, в большинстве своем функционирует в период наивысшей активности клиентов, а именно – с 8:00 до 18:00. Количество работников, непосредственно, зависит от размеров отеля и составляет порядка 3-5 человек. Главная задача сотрудников заключается в реализации наибольшего числа гостиничных номеров за предельно высокую стоимость. Помимо этого отдел бронирования реализует маркетинговые исследования рынка, а именно: изучает динамику спроса на гостиничные услуги, проводит анализ заполнения гостиничных номеров, программа мероприятий, которые будут происходить в регионе (к примеру: спортивные мероприятия, конференции, выставки и т.д.). И во взаимодействии со службой маркетинга прогнозирует деятельность гостиничного предприятия.
В период проведения массовых мероприятий, спрос на гостиничные услуги возрастает в несколько раз. Для гостиниц является выгодным бронировать места для мероприятий с большим числом участников, так как в данном случае, бронирование осуществляется заблаговременно до события и риск его аннулирования является маловероятным.
В числе главных должностных, а кроме того и профессиональных обязанностей сотрудников отдела бронирования можно выделить следующие:
- коммуникабельность в отношениях с гостями, оперативное и четкое реагирование на заказ размещения;
- профессиональное знание процесса бронирования, своевременная систематизация информации, которая поступает от клиентов, а кроме того и информация о состоянии заполнения номерного фонда отеля;
- знание актуальных тарифов на услуги размещения, дополнительные услуги, а кроме того и ценовые льготы и сезонные изменения цен;
- умение ориентироваться в темпераменте гостя, а помимо этого прогнозировать его фактические намерения, влиять на гостя для достижения предельного эффекта от взаимодействия с ним;
- умение работать с техническими системами бронирования, в первую очередь, телекоммуникационными.
Для бронирования применяют всевозможные технические средства, а кроме того и организационные формы. В числе технических средств можно выделить: телефон, сеть Интернет, факт, телеграмма и т.д.