Эссе на тему: "Деловая переписка на английском языке"

В век частного капитала и инвестиций изучение иностранного языка — это не только интерес к международному сообществу, но и практическая необходимость. Многие компании сотрудничают с иностранными партнерами, а, следовательно, должны поддерживать хорошо налаженные контакты и взаимопонимание. Основное средство связи для людей деловой сферы – официальная переписка, которая имеет много правил и особенностей. Не только секретари, но и другие работники должны уметь составлять письма для контакта с партнерами и другими сотрудниками.
Под этим термином понимается обмен коммерческой и деловой информацией. Существует определенный этикет деловой переписки, которому даже обучают на специальных курсах. Составляться письмо должно по правилам, поскольку оно будет создавать, и поддерживать репутацию компанию, а еще формировать серьезное отношение к организации. Деловое письмо с технической точки зрения является инструментом, направленным на улучшение взаимодействия между разными компаниями или подразделениями.
Без деловой переписки вести деловые отношения почты невозможно. Практически все телефонные и телеграфные договоренности требуют письменного подтверждения, при установлении деловых контактов, хорошо составленное, правильно сформулированное письмо личного характера может наилучшим образом представить фирму и создать самое благоприятное о нем впечатление у вашего партнера. Умение контактировать с людьми можно развить посредствам умения писать хорошие деловые письма, усвоив некоторые довольно простые основы.
Написания текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма - его информационное насыщение, т. е., включение в него необходимого количества информации.
Виды деловых писем.
Существует несколько видов документов, причем каждый из них содержит свои правила оформления и подачи. Основы деловой переписки используются и при общении через e-mail. Специалисты выделяют такие виды деловых писем:
Информирующее письмо (Informing Letter) - этот вид письма необходим, чтобы сообщить адресату о каком - либо важном для него мероприятии, Такое письмо не нуждается в ответе, поэтому носит однонаправленный характер;
Рекомендательное письмо (Recommendation Letter) - этот вид делового письма не предполагает обязательного обращения, за исключением тех случаев, когда она является ответом на конкретный запрос по поводу какой либо персоны;
Сопроводительное письмо (Cover Letter) - прилагается к пакету документов с перечнем высылаемых материалов и содержит просьбу проинформировать о доставке почтового отправления;
Письмо просьба (Request Letter) - такой вид деловых писем может использоваться любой организации, которой требуется финансовая или административная помощь.
Письмо-приглашение (Invitation Letter) – используется с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу.
Гарантийное письмо (Guarantee Letter) - составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. В письме обычно указываются платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты.
Письмо о продаже (Sales Letter) - служит для того, чтобы убедить покупателя или покупателя приобрести товар или услугу. Написанное в привлекательной манере, которая отвечает интересам потенциального клиента, в рекламном письме содержится подробная информация о компании и предлагаемой ими услуге, а также о преимуществах, которые следует отдать предпочтению продукта по сравнению с другими. Неотъемлемая часть маркетинга, они написаны для удовлетворения потенциальных клиентов в целом.
Письмо- заказ (Order Letter) - письмо-заказ или письмо о покупке содержит информацию о заказе на товар или услугу. Подробная информационная структура, содержащая точные размеры и количество желаемых продуктов, письма с заказами также может быть отправлена ​​вместе с оплатой. Таким образом, он служит юридическим документом для транзакции между бизнесом и поставщиком. 
Письмо с жалобами (Complaint Letter) - cложное в рамках деловых писем письмо с жалобой направляется с целью выразить недовольство или претензию. Хитрость заключается в тоне письма; общий тон должен быть профессиональным и строгим, но также не должен оскорблять противоположную сторону. 
Письмо о корректировке (Adjustment Letter) - это ответное письмо, отправленное клиентом или клиентом с другой стороны, подтверждающее претензию.
Последующие письма (Follow-up Letters) - письмо, направленное на повышение эффективности ранее выполненных действий, называется последующим письмом. Это может быть упомянуто как последующее письмо, которое может охватывать множество тем от общего благодарности до намерения ускорить процесс. 
Письмо о назначении на работу (Job appointment Letter) - письмо, подтверждающее работу кандидата, а также другую информацию, такую ​​как зарплата, дата вступления в должность, краткое приветственное письмо и т. д.
Письмо с запросом ( HYPERLINK "https://www.letters.org/business-letter/business-enquiry-letter.html" \o "Business Enquiry Letter" Inquiry Letter) - любой вид запроса может быть написан в форме письма с запросом. Информационный дефицит, упущенная точка или по любым другим возможным вопросам, письма с запросами рассылаются предприятиям для устранения пробелов. Контактная информация отправителя имеет решающее значение, так что ответное письмо имеет законный адрес.
Благодарственное письмо (Thank-you letter) - является прекрасным инструментом для построения крепких и лояльных отношений, это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами.
Письмо-отказ (Refusal Letter) – отказ возникает в самых разнообразных сиуациях: отказ в продолжении или возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ о приеме на работу и т.д.
Письмо-предложение. (Offer letter) В последнее время широкое распространение получили письма с предложениями о сотрудничестве. Логическая схема текст данного письма такая же, как и в письме-просьбе:
изложение с вопроса;
характеристика взаимоотношений;
предложение о сотрудничестве.
Каждая разновидность писем имеет свои особенности в составлении и оформлении. Несмотря на большое количество видов и подвидов деловых писем структура у всех почти одинаковая. Нужно четко следовать шаблону:
Заголовок (шапка): Указывается адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен. Указывается адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, № дома, улица, город, индекс, страна). Далее указываем дату — три строки ниже адреса получателя. Формат: день/месяц/год. Запятые не используются.
Приветствие (обращение), или как начать письмо. Главная мысль (основной текст послания) располагается в центральной части письма.
Заключительная часть (выражение благодарности и дальнейших намерений). Человеку, решающему деловые вопросы в письме, всегда важно понимать, кто находится «по ту сторону монитора». Поэтому обязательно каждое письмо заканчивать подписью и блоком контактной информации. Хорошо, если эта информация поместится в 5–7 строк. Важно указать: свои имя и фамилию, должность, контактные координаты (телефон, электронный адрес, название и адрес компании, ее сайт.
Подробно хочу остановится на двух видах письма – это письмо-отказ и благодарственное письмо.
Письмо-отказ. Такое письмо обязательно должно быть выдержано в корректном и деликатном стиле. Пример такого письма:
Mr Jack Lupin
7834 Hall Street
Dallas, Texas  
Mr Ken Conrad
9034 Commerce Street
Dallas, Texas
USA, 90345  
April 12, 2012  
Dear Mr Conrad
I am writing to inform you that I have already accepted the offer of employment from another company and that is why I have to refuse your proposal. Thank you for your time and I hope you have another suitable candidate.  
Kind regards,
Jack LupinБлагодарственное письмо на английском языке следует начинать с фиксирования своих данных в верхнем колонтитуле листа. Необходимо указать имя и местоположение. Вторая часть письма должна состоять из информации о том, что вы бесконечно рады подарку, приглашению, исходу встречи и др. Далее в письме есть возможность рассказать о последних новостях или планах на будущее. В последнем абзаце нужно продублировать слова благодарности и указать на дальнейшую встречу в скором времени или на продолжение благотворного сотрудничества (в соответствии с контекстом). Пример такого письма:
Dear Mr. Brown,
I am extremely grateful to you for helping me transport the ordered goods directly to the building site. I am pleased to learn that your company is attentive to your customers’ requests and is doing everything possible for maximum comfortable cooperation. I wish your organization further growth and hope that in the near future I will turn to you for the service again. I wish you all the best!
Yours faithfully,
Mark Ivanov
Таким образом, можно заметить, что письмо благодарность на английском языке составляется несложно и имеет довольно стандартную структуру. Все зависит от самого составителя документа; важно лишь, чтобы и в начале, и в конце текста получатель видел, что автор письма выражает благодарность искренне.
Известная русская пословица говорит: «Встречают по одежке, а провожают по уму». Это в полной мере справедливо в отношении электронного делового письма. При его получении достаточно беглого взгляда, чтобы сделать вывод об общей деловой культуре компании, об отношении к клиентам/партнерам, об уровне профессионализма сотрудника, написавшего письмо. Какие индикаторы позволяют это сделать? Что характеризует деловой имидж компании? Шесть важнейших индикаторов делового имиджа в электронном письме 1. Время ответа на письмо. 2. Грамотное заполнение поля «Тема». 3. Персональное обращение. 4. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к вам). 5. Позитивное завершение письма. 6. Подпись и блок контактной информации. 
Без умения вести деловую переписку деловые отношения невозможно. Практически все телефонные и телеграфные договоренности требуют письменного подтверждения, при установлении деловых контактов, хорошо составленное, правильно сформулированное письмо личного характера может наилучшим образом представить фирму и создать самое благоприятное о нем впечатление у вашего партнера. Умение контактировать с людьми можно развить посредствам умения писать хорошие деловые письма, усвоив некоторые довольно простые основы.
И в конце хотелось бы привести слова Алана Ливингстона, американского бизнесмена: «I don't like to leave anything unfinished. I have an absolute need to see that every phone call is returned, every letter answered” - «Я не люблю оставлять что-либо незавершенным. Мне абсолютно необходимо видеть, что отвечен каждый телефонный звонок и ни одно письмо не осталось без ответа».
Пусть каждое ваше письмо не останется не отвеченным!

Список литературы:
Книга П. Безручко «Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц»
https://www.letters.org/business-letter/business-letter.htmlhttps://www.livelib.ru/bookwww.doctemplates.net