Оформление личных дел. Оформление и ведение трудовых книжек

Содержание

Введение…………………………………………………………………..3

1. Оформление, ведение и хранение личных дел работников………..5

2. Оформление и ведение трудовой книжки………………………….10

Заключение……………………………………………………………....18

Список литературы……………………………………………………..20

Введение

Большое значение в нашей жизни имеют кадровые документы, в том
числе и личные дела, в них фиксируются сведения, необходимые для
осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное
обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между
сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и
обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в
современных условиях.
В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа
различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема
правильного документирования трудовых правоотношений, организации
работы и сохранения кадровой документации, что также отражает
актуальность темы. На многих предприятиях из-за некомпетентности
кадрового отдела, зачастую из-за неправильного ведения и хранения
документации по личному составу, работники этого предприятия не могут в
дальнейшем оформить свои документы соответствующим образом и
сталкиваются с рядом всевозможных проблем, а именно: проблемы с
пенсионными выплатами, налоговыми отчислениями и т.д. Важнейшая роль
этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается
руководителями коммерческих организаций. Таким образом, ошибки при
ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к
сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового
законодательства.
Трудовая книжка - один из важнейших личных документов гражданина
в нашей стране. С 15 января 1939 года и до настоящего времени трудовая
книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и
служащих.
Трудовые правоотношения организации с работником регулируются
Трудовым кодексом Российской Федерации, пенсионным законодательством,
инструкциями Министерства труда и архивной службы. Значение трудовой
книжки определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на
труд, социальное обеспечение и т.п. Именно она определяет трудовой стаж
при начислении пенсии.

Цель курсовой работы:
- изучить основные правила оформления, ведения и хранения
личных дел работников;
- рассмотреть правила оформления и ведения трудовых книжек
работников организации.
Для достижения цели поставлены следующие задачи:
- ведение личных дел работающих;
- оформление и ведение трудовой книжки.

1. Оформление, ведение и хранение личных дел работников
Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее
полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
 Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела.
Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела,
законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела
работника не является обязательным.
Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации
своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно
использовать для определения направления карьеры и профессионального
роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.
Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.
Как правило, в первую очередь личные дела заводятся:
- на сотрудников из числа руководящего состава предприятия;
- работников предприятия, для которых в соответствии с
законодательством может устанавливаться материальная
ответственность.
На работников, в отношении которых при приеме на работу не
предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию
специальных знаний или специальной подготовки, личные дела, как правило,
не оформляются.
Формирование личного дела производится с целью упорядоченной
группировки документированной информации о сотруднике, переданной им
работодателю при приеме на соответствующую должность и возлагается на
кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее
персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с
этими документами. Оформление личных дел происходит после того, как
был издан приказ о приеме на работу.
Состав личного дела определяется локальным нормативным актами
организации. Традиционно к документам, которые включаются в состав
личного дела, относятся:
- внутренняя опись документов дела;
- анкета или личный листок по учету кадров;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- автобиография (резюме);
- копия документа об образовании, копия трудового договора;
- копия приказа о приеме на работу;
- копии приказов о переводе;
- документы, подтверждающие изменения анкетных данных;
- аттестационные документы;
- представления к переводам;
- личные заявления работника;
- справки о состоянии здоровья;
- фотографии;
- копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника
взысканиях;
- другие характеризующие работника документы, нахождение которых
в личном деле будет признано целесообразным.
Наряду с этими документами в личное дело включаются некоторые
специфические виды документов:
- список научных трудов и изобретений; выписка из протокола
заседания совета института (для научных сотрудников и
преподавателей вузов);
- выписка из протокола собрания трудового коллектив и др.
В дальнейшем в личное дело включаются документы:
- подтверждающие изменение анкетных данных работника;
- характеризующие деловые, политические и личные качества
работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов
ревизий и др. [1, с. 68].
Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на
работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком
конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой
деятельности и т.п.
 Основу личного дела составляют «Личный листок по учету
кадров» и «Дополнение к личному листку». Первый из них представляет
собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании,
выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок
при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие
документы:
- паспорт;
- трудовая книжка;

- военный билет;
- документ об образовании, документы Высшей Аттестационной
комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении
ученого звания (диплом и аттестат);
- документы об имеющихся изобретениях.
На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская
сокращений, прочерков, исправлений и помарок.
Сведения обо всех изменениях, происшедших после заполнения
личного листка по учету кадров, отражаются в дополнении к личному
листку. Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий
на работу пишет автобиографию – документ, содержащий краткое описание
в хронологической последовательности основных этапов жизни и
деятельности данного лица.
В отделе кадров хранятся личные дела только работающих
сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или
специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку
номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с
требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий
работавших.
Внутренняя опись документов сразу вкладывается в дело и заполняется
по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное
хранение на описи оформляется итоговая запись, в которой указывается,
сколько всего документов находится в деле и из скольких листов состоит
дело.
Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого
сотрудника в компании. Ведение личного дела предусматривает:

- ведение записей в соответствующих разделах личного дела;
- помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;
- изъятие документов, надобность в которых миновала;
- периодическую проверку состояния личного дела на предмет
сохранности включенных в него документов.
Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу
сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав
личного дела.
Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и
безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также
обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах
личных дел, от несанкционированного доступа.
Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел. Как
правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих
сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются
установленным порядком на хранение в архив организации или в
территориальный архив. Ежегодно в кадровой службе должна проводиться
проверка личных дел. Если выявляются недостатки в оформлении и ведении
личных дел, составляется соответствующий акт.
При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об
увольнении и копия приказа об увольнении. Личное дело после помещения в
него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в
архив на долговременное хранение.  Эта процедура включает:
- подшивку (переплет) дела;
- уточнение нумерации листов дела;

- составление листа-заверителя;
- составление (уточнение) внутренней описи;
- внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.
Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет
после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком.
Личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, личные дела
руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов
фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, -
постоянно [2, с. 116].
2. Оформление и ведение трудовой книжки
Приступая к работе с трудовыми книжками, отвечающий за их ведение
сотрудник, прежде всего, должен решить следующие основные вопросы:
- принять по соответствующему акту трудовые книжки рабочих и
служащих, имеющиеся в наличии в кадровой службе;
- проверить наличие и правильность ведения книги учета движения
трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге должны быть
зарегистрированы все трудовые книжки рабочих и служащих, полученные от
них при поступлении на работу, а также оформленные им впервые;
- проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников. При
выявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо
выяснить причины их отсутствия.;
- проверить наличие в организации необходимого запаса бланков
трудовых книжек и вкладышей к ним.
Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу является
обязательным для рабочих и служащих, т. к. прием на работу без трудовой
книжки не допускается. Если трудовая книжка у гражданина отсутствует,
требуется предъявить администрации справку о последнем занятии,
выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной
организацией.
В подобных случаях представляется вполне логичным предъявление
гражданином любого имеющегося у него документа о трудовой деятельности
вместо отсутствующей трудовой книжки или справки с места жительства.
При этом трудовой стаж гражданина может подтверждаться договорами
подряда или договорами поручения, справками, расчетными книжками,
лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы [3, с. 275].
Таким образом, принимая граждан на работу, специалист кадровой
службы проверяет ее заполнение на соответствие установленному порядку,
если трудовая книжка отсутствует, тогда нужно ее оформить. Трудовая
книжка является сложным по составу информации документом и включает
следующие элементы:
- обложку,
- титульный лист,
- содержательную часть (сведения о работе, награждениях,
поощрениях, назначении пенсии).
Порядок оформления и ведения вкладыша в трудовую книжку.
Вкладыш вшивается в трудовую книжку в случае, если в ней заполнены все
страницы. Оформление и ведение вкладыша осуществляется работодателем с
соблюдением правил, установленных для оформления и ведения трудовых
книжек. О выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с
надписью «Выдан вкладыш серия…номер…». Вкладыш без трудовой
книжки, даже оформленный надлежащим образом, является
недействительным.
Организация может выдать работнику трудовую книжку только в том
случае, если работник поступает на работу впервые. Лица, уволенные из
рядов Вооруженных Сил, обязаны предъявить военный билет.
Записи в трудовой книжке являются основанием для назначения
работнику пенсии. Поэтому форма, порядок ведения и хранения трудовых
книжек, а также порядок изготовления бланков и обеспечение ими
работодателя устанавливается Правительством Российской Федерации.
Сведения о работнике заполняются следующим образом:
- фамилия, имя, отчество указываются полностью, без сокращений или
замены имени и отчество инициалами;
- дата рождения записывается полностью (число, месяц, год).
Согласно Инструкции заполнение трудовой книжки производится в
присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на
работу. Сведения о работнике записываются на основании представленных
личных документов: фамилия, имя, отчество и дата рождения - на основании
паспорта; образование - на основании аттестата, диплома, удостоверения;
сведения о незаконченном среднем или высшем образовании - на основании
студенческого билета, зачетной книжки или справки учебного заведения.
В титульном листе трудовой книжки отражаются основные сведения о
работнике: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; профессия
или специальность.
Внесение этих, казалось бы, самых простых сведений сопровождается
в практике значительным количеством ошибок. Нередки случаи записывания
фамилии, имени и отчества работника "на слух", без строгого соответствия
данным паспорта. Согласно Инструкции дата рождения записывается
восемью арабскими цифрами: число и месяц должны быть двузначными, год
- четырехзначным, например 08.09.1963, или дата записывается смешанным
буквенно-цифровым способом с обязательным указанием года четырьмя
цифрами, например 8 сентября 1973г.
Информация об уровне образования работника в современной форме
трудовой книжки не должна отсутствовать и должна быть вписана над
соответствующей линейкой, а не подчеркнута под ней. Другой ошибкой в
данной части титульного листа трудовой книжки является отсутствие
сведений о специальности, несмотря на надпись "высшее" в строке об
образовании.
Допускаются ошибки и при заполнении сведений о профессии или
специальности. Гражданину, еще не имеющему никакой профессии или
специальности, нередко вписывают в трудовую книжку наименование
занимаемого им рабочего места или выполняемого вида работ вместо того,
чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения
работником профессионального образования с присвоением
соответствующей квалификации.
Правильность внесенных в титульный лист сведений проверяет
владелец трудовой книжки и заверяет своей подписью.
В титульном листе предусматривается еще одна подпись - лица,
ответственного за выдачу трудовых книжек. Работники кадровых служб
нередко ставят в правом нижнем углу титульного листа свою личную
подпись, не обращая внимания на пометку "(разборчиво)":
Титульный лист трудовой книжки обязательно должен быть заверен
печатью организации или печатью отдела кадров. Трудовая книжка без
печати на титульном листе является недействительной.
При замене фамилии, имени, отчества и даты рождения одной чертой
зачеркивается прежняя информация, а затем записывается новая
Недопустимо при замене этих данных зачеркивать отдельные буквы или
цифры с пометкой "Исправленному верить", как это нередко делают
неопытные работники кадровых служб.
Внесенные в титульный лист изменения обязательно подтверждаются
ссылками на соответствующие документы: паспорт, свидетельство о
рождении, свидетельство о браке и т. п. Ссылки на эти документы даются на
внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью
руководителя организации или работника кадровой службы и печатью
организации или печатью отдела кадров. В таком же порядке при
необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии,
специальности [4, с. 312].
Довольно часто работники организаций и предприятий, получая новые
профессии или специальности, со временем просят вписать их наименования
в титульный лист трудовой книжки. Следует отметить, что Инструкция этого
не предполагает, а в титульном листе не отведено место для перечисления
вновь полученных профессий и специальностей. Установление рабочему
второй и последующих профессий с указанием присвоенных разрядов
отмечается в разделе "Сведения о работе", получение новых специальностей
не фиксируется в трудовой книжке.
Записи в разделе "Сведения о работе" по составу информации можно
разделить на 3 группы:
- информация, которая вносится в этот раздел до занесения сведений о
работе в данной организации;
- информация о приеме на работу, переводе на другую работу и об
увольнении, т. е. основные сведения о трудовом стаже работника;
- дополнительная информация о работе, необходимая для наиболее
полной характеристики особенностей трудового стажа работника и
специфики деятельности организации, в которой этот стаж заработан.
Заполняя трудовую книжку при приеме на работу, специалист
кадровой службы должен до внесения записи о приеме на работу выяснить,
имеются ли у работника документы, подтверждающие периоды обучения,
службы или другой деятельности, включаемой в общий трудовой стаж или не
прерывающей стаж работника. К такой информации относятся сведения:
- о времени службы в составе Вооруженных сил, в органах
государственной безопасности;
- о времени обучения в профессионально-технических и других
училищах, на курсах, факультетах;
- о времени обучения в высших и средних специальных учебных
заведениях;
Чаще всего такие записи приходится вносить при первичном
оформлении трудовой книжки еще не работавшим выпускникам учебных
заведений и бывшим военнослужащим. Сведения о работе в данной
организации нумеруются и датируются. Датами записей являются даты
приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, взятые из
приказов по личному составу. Номера и даты данных приказов вносятся в
графу 4 трудовой книжки.
Анализ содержания многочисленных трудовых книжек, оформляемых
в современных организациях, показывает, что даже в 1, 2 и 4 графах
трудовой книжки работники кадровых служб делают немало ошибок:
- записи о работе не нумеруются или нумерация прерывается;
- номера записей исправляются, зачеркиваются;
- даты записей не соответствуют датам приема, перевода, увольнения в
соответствующих приказах;
- даты написаны римскими цифрами вместо арабских;

- даты написаны шестью, а не восемью арабскими цифрами;
- в датах имеются исправления и зачеркивания, в т. ч. неоговоренные;
- нарушена хронологическая последовательность дат;
- ссылка на документ - основание в 4 графе отсутствует;
- в качестве основания приведен документ, не предусмотренный
Инструкцией.
Еще большее количество ошибок допускается при заполнении
основной, 3-й графы, куда вносится текст записи. При приеме на работу
сначала в виде заголовка, без номера и даты, в 3-й графе должно быть
указано полное наименование организации в соответствии с ее уставом.
Наименование организации может быть проставлено специальным штампом
или от руки. Ниже, без пропуска строки, пишется информация о приеме на
работу под очередным порядковым номером, с соответствующей датой и
ссылкой на приказ.
Запись о приеме на работу, как и все другие записи о работе, должна
строго соответствовать формулировке приказа и содержать сведения о
структурном подразделении, в которое принят работник (цех, отдел, участок,
производство), и о поручаемой ему работе с указанием его профессии и
присвоенного разряда или о занимаемой им должности. Наименования
профессий и должностей должны соответствовать Общероссийскому
классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных
разрядов.
Типичной ошибкой при внесении сведений о приеме на работу
является неверное понимание некоторыми работниками кадровых служб
требования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту
приказа.
Трудовые книжки работников являются документами строгого учета и
отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на
ключ. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой
регистрируются все трудовые книжки работников, должна храниться в сейфе
вместе с трудовыми книжками, так как также является документом строго
учета и отчетности [5, с. 228].

Заключение

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента
рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее
учебное заведение, работу.
Составление, ведение, оформление документов и организация работы с
ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими
актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого имеющего
дело с документами.
Среди общей массы управленческих документов выделяют комплекс,
которым оформляются трудовые правоотношения между физическими и
юридическими лицами. Документы, регулирующие вопросы приема на
работу, перевода, предоставления отпусков, поощрений и взысканий
относятся к кадровым документам.
Каждый предприниматель-руководитель трудового коллектива должен
учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую
деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый
для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо
отсутствие этой документации в организациях, а также ведение кадрового
делопроизводства с нарушениями требований Трудового кодекса Российской
Федерации и Инструкции по ведению трудовых книжек.
Значение кадровой документации определяется тем, что она является
подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.п.
Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить,
правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.
Трудовые книжки ведутся в организациях независимо от их
организационно-правовой формы и вида деятельности, при этом
руководитель, кадровые работники несут персональную ответственность за
правильное ведение, хранение и использование документов.
К сожалению, во многих организациях допускаются ошибки в ведении
документов, фиксирующих трудовые отношения работника с предприятием и
подтверждающим его заработную плату, стаж и увольнение, тем самым
нарушаются требования ТК РФ.

Список литературы

1. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности
кадровой службы. Учебное пособие / Л. М. Вялова – М.: Издательский дом
«Академия», 2017. – 176 с.
2. Корнеева А. П. Основы делопроизводства: Учебное пособие / А.
П. Корнеева, А. М. Амелина, А. П. Загребельный. - М.: Экзамен, 2016. – 160
с.
3. Кузнецова Т. В., Кузнецов С. Л. Кадровое делопроизводство:
(традиц. и автоматизир. технологии) / Т. В. Кузнецова, С. Л. Кузнецов. – М.:
ООО «Интел-синтез АПР», 2015. – 400 с.
4. Ларьков Н. С. Документоведение: Учебное пособие / Н. С.
Ларьков; Томский гос. ун-т. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2018. – 427 с.
5. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: учебник / Н. Н.
Кушнаренко. - Изд.7-е, перераб. и доп. – М.: Знание, 2016. – 459 с.