Служебное делопроизводство

Аннотация. На современном этапе развития, управленческая деятельность едва ли представляется возможной без оборота документации, так как сегодня документ выступает в качестве основного инструмента управления. В рамках практической реализации управления, органы исполнительной власти на самостоятельной основе получают и формируют различного рода документы, количество которых показывает динамику в сторону увеличения. Одновременно с этим, не вся деятельность данных органов является доступной и открытой для широкой общественности. Отметим, что не все сотрудники имеют допуск к секретной информации и деятельности, что представляется вполне естественным. На сегодняшний день, проблемы режима секретности в деятельности органов исполнительной власти приобретают особую актуальность.
Ключевые слова: защита государственной тайны, государственная тайна, режим секретности, делопроизводство.
На территории нашей страны понятие «делопроизводство» возникло во второй половине ΧVΙΙΙ века. Под делопроизводством принято понимать сферу деятельности, которая призвана обеспечивать организацию и документирование работы с официальной документацией.
Традиционно делопроизводство основывается на документировании, под которым, в свою очередь, принято понимать тщательно регламентированный процесс по записи информации на различные носители с соблюдением ряда обязательных норм, содержащихся в нормативно-правовых актах.
В качестве конечного результата документирования выступает документ. Документ – это не что иное, как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе. Рассматривая данное понятие более детально надо отметить, что под реквизитом в данном аспекте стоит понимать структурный элемент документа, который имеет обязательный характер. В качестве реквизита можно рассматривать печать, подпись и иные. Можно заключить, что совокупность данных структурных элементов позволяет идентифицировать документ в практической деятельности.
В деятельности различных министерств и ведомств образуется достаточно существенное количество различных документов. Представляется вполне естественным, что любая управленческая деятельность не представляется возможной без системы документооборота, среди которого выделяют оборот документов, содержащих государственную тайну. Рассматривая данные документы, стоит отметить, что под государственной тайной понимают информацию, доступ к которой ограничен, а несанкционированный доступ к сведениям подобного рода может нанести существенный ущерб интересам нашей страны. Законодательное определение данного понятия содержится в Законе РФ «О государственной тайне». В соответствии с данным нормативно-правовым актом, государственная тайна является сведениями, которые защищаются государством и непосредственно касаются военной, внешнеполитической, оперативно-розыскной и иной деятельности. Распространение данных сведений способно нанести ущерб безопасности Российской Федерации».
В связи с особым правовым режимом данных документов, в настоящее время разработан специальный порядок работы с документами подобного рода, который определяет правила регистрации, хранения и ознакомления с указанными документами. На основании законодательных положений, в организациях разрабатываются соответствующие локальные акты, определяющие правовой режим данной документации. В связи с этим, сотрудники, которые работают с данными документами, должны быть ознакомлены с локальными актами, приказом руководителя о вступлении акта в силу и перечнем документов, содержащих государственную тайну, под расписку. Организация должна обеспечивать сохранность секретной документации, в том числе, с помощью системы регистрации и специальных сейфов для хранения.
Должностные лица, которые допущены к рассматриваемым сведениям, до получения соответствующего доступа проходят инструктаж относительно обеспечения сохранности секретной информации. Стоит отметить, что инструкция о работе с секретной информацией должна составляться с учетом особенностей организации и в обязательном порядке утверждаться руководителем. Важно акцентировать внимание на том, что деятельность органов исполнительной власти, направленная на обеспечение секретности, должна характеризоваться высокой эффективностью. Более того, она должна основываться на принципах оперативности, законности и целесообразности.
В настоящее время выделяют три степени секретности и грифы, которые им соответствуют. В частности, это «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно». На практике степень секретности сведений, которые представляют собой государственную тайну, должна находиться в соответствии с размером ущерба, который может быть причинен государству в случае их обнародования. Правила отнесения информации к определенной степени секретности устанавливаются Правительством Российской Федерации.
Рассмотрим основные цели защиты информации. Во-первых, целью данной деятельности является профилактика искажения, подделки и утечки информации. Во-вторых, обеспечение безопасности государства, общества и человека. В-третьих, предотвращение незаконной деятельности, направленной на блокировку или уничтожение секретной информации. В-четвертых, защита конституционных прав граждан по сохранению конфиденциальности личной информации. И, наконец, в-пятых, это сохранение государственной тайны, а также конфиденциальности документированной информации.
Существует множество способов, с помощью которых злоумышленники получают доступ к секретной информации. Особо распространены такие способы, как подмена данных, их копирование и просмотр. Однако отдельно стоит выделить такой способ – как кража документов, которые содержат секретную информацию или иных носителей с соответствующей информацией. Также не редкостью является внедрение людей, цель деятельность которых – похищение указанных документов, их просмотр или пересылка.
Рассматривая правовые основы режима секретности документов, стоит выделить такие нормативно-правовые акты, Как Конституция РФ, Федеральный закон «О безопасности», Закон РФ «О государственной тайне», а также принятые на основе последнего закона акты Президента и Правительства РФ. Например, Указ Президента РФ от 24.01.1998 № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне». Среди постановления Правительства РФ можно выделить постановление Правительства РФ от 18.09.2006 № 573 «О предоставлении социальных гарантий гражданам, допущенным к государственной тайне на постоянной основе, и сотрудникам структурных подразделений по защите государственной тайны» и некоторые иные. Как уже отмечалось ранее, в целях охраны государственной тайны создан и действует специализированный административно-правовой режим секретности. Под данным режимом стоит понимать единый порядок защиты сведений, которые составляют государственную тайну, установленный нормативно-правовыми документами и включающий в себя систему организационных, административно-правовых и иных мер. Стоит отметить, что режим секретности действует на постоянной основе и на территории всего государства. Требования данного режима являются обязательными для исполнения всеми субъектами, которые приняли на себя обязательство по его охране.
Руководители государственных органов, которые осуществляют засекречивание информации, должны разрабатывать развернутые перечни сведений, которые подлежит засекречиванию. Очевидно, что в качестве основания для засекречивания информации выступает соответствие информации перечням сведений, которые подлежат обязательному засекречиванию.
В первую очередь, защита государственной тайны подразумевает организационное обеспечение. Как правило, оно предоставляется Межведомственной комиссией по защите государственной тайны, а также Службой внешней разведки и другими органами государственной власти и административными ведомствами. Если речь идет о конкретно взятой организации, в ее рамках должны быть сформированы специальные подразделения, которые обеспечивают соблюдение режима секретности. Ответственность за обеспечение защиты сведений, содержащих государственную тайну, возлагается на руководителя организации.
Второй компонент защиты — система допуска должностных лиц, граждан и организаций к государственной тайне. Допуск предприятий, учреждений и организаций к проведению работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, созданием средств защиты информации, а также с осуществлением мероприятий и (или) оказанием услуг по ее защите осуществляется путем получения ими в установленном порядке лицензий на проведение работ со сведениями соответствующей степени секретности.
Допуск должностных лиц и граждан России к государственной тайне производится в порядке разрешительного производства. Заинтересованные лица подают заявления в компетентные органы, прилагая к ним необходимые документы. Властные субъекты проверяют, нет ли оснований для отказа (наличие судимости за тяжкое преступление, медицинских противопоказаний, постоянное проживание заявителя или его близких родственников за границей и др.).
Лица, допущенные к государственной тайне, становятся носителями специального административно-правового статуса, который включает ряд специальных обязанностей и прав. Допуск предполагает, в частности, принятие гражданами на себя обязательств по нераспространению доверенных им сведений, составляющих государственную тайну; письменные согласия на проведение в отношении их полномочными органами проверочных мероприятий; определение видов, размеров и порядка предоставления льгот, ознакомление с нормами законодательства Российской Федерации о государственной тайне, предусматривающими ответственность за его нарушение. Допуск также непосредственно связан с согласием лица на временное или частичное ограничение права выезда за границу.