Организация работы службы ДОУ на примере ООО «Новый свет»

1 Структура и функции служб делопроизводства в России
Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения. Названия служб делопроизводства частично типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления: управление делами, канцелярия, служба ДОУ, общий отдел и другие.
Канцелярия создается на государственных предприятиях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.
Общий отдел это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах учредительная конференция, в кооперативах общее собрание членов кооператива.
В любом случае, основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.
Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:
1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.
2. Разработка и проектирование бланков документов.
3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.
4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.
5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.
6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок.
8. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.
9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
10. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.
11. Организация контроля за работой с документами в структурный подразделениях.
12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
13. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.
14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.
15. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.
16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.
Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности от секретаря до управления делами.
Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности. Нормативными документами за службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции.
Стоит отметить, что в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы.
2 Организационные принципы службы ДОУ на примере ООО «Новый свет»
ООО «Новый свет» занимается предоставлением услуг по ремонту и техническому обслуживанию станков и электронного заводского оборудования с числовым программным управлением, а также информационно-рекламной деятельностью в сфере своих услуг. Целью Общества является реализация этих услуг и получение прибыли.
К административно-управленческому персоналу ООО «Новый свет» относятся следующие должности: директор, заместитель директора, помощник директора (секретарь), главный бухгалтер.
В структуре ООО «Новый свет» существуют следующие отделы: отдел правовой и кадровой работы, отдел рекламы и маркетинга, отдел информатики и автоматизации, канцелярия и бухгалтерия.
На предприятии работает 35 человек. Из них 19 человек являются техниками и инженерами по техническому обслуживанию электронного оборудования. Остальные кадры распределены по отделам.
В каждом отделе ООО «Новый свет» назначен начальник, в канцелярии – заведующий, в бухгалтерии – главный бухгалтер. По количественному составу самым большим является отдел информатики и автоматизации, в который входят техники и инженеры по техническому обслуживанию электронного оборудования.
Ведение общего делопроизводства возложено на делопроизводственную службу, которая в данной организации именуется канцелярией. В состав канцелярии входят: заведующий (архивист), делопроизводитель, машинистка. Секретарь не входит в отдел канцелярии. Он относится к административным работникам и подчиняется непосредственно директору предприятия, однако также осуществляет делопроизводственные функции и взаимодействует с сотрудниками канцелярии (см. рисунок 1).
Директор
Канцелярия
Заведующий (архивист)
Делопроизводитель
Машинистка
Рисунок 1 – Схема структуры канцелярии ООО «Новый свет»
Работу сотрудников канцелярии и помощника директора (секретаря) регламентируют должностные инструкции и Положение о канцелярии. Основным организационным документом, регламентирующим организацию делопроизводства в ООО «Новый свет», является Инструкция по делопроизводству. Документ устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, копирования (тиражирования), исполнения документов. Организация работы по учету корреспонденции, поступающей в организацию и исходящей из нее, осуществляется делопроизводителем.
Номенклатура дел это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в ООО «Новый свет» в делопроизводственном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется делопроизводителем на дела всей организации и утверждается директором.
Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, в соответствии с номенклатурой дел организации. Контроль за правильным формированием дел осуществляется канцелярией.
Канцелярия обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Можно выделить основные направления работы службой ДОУ в ООО «Новый свет» на данный момент:
организация документооборота;
контроль исполнения документов;
справочно-аналитическая работа;
составление номенклатуры дел;
хранение документов.
Организация делопроизводства в ООО «Новый свет» имеет свои особенности:
наличие службы, осуществляющей ДОУ;
смешанный документооборот с незначительным объемом;
применение автоматизированной технологии делопроизводства и документооборота «Дело»;
неразветвленная структура управления, небольшой штатный состав персонала;
отсутствие особой научно-исторической ценности документов.
Работой с базой документооборота и организацией делопроизводства занимается делопроизводитель. Делопроизводитель получает почтовую корреспонденцию, сортирует ее, выделяя документы для регистрации, документы не подлежащие регистрации, вносит данные в электронную базу.
Подписанный руководителем организации исходящий документ секретарь передаёт исполнителю, который, в свою очередь, передаёт документ делопроизводителю для регистрации и отправки.
Регистрация документов ведется централизованно. Документы регистрируются в электронной базе документооборота «ДЕЛО», однако она установлена только на одно рабочее место в канцелярии, требует дальнейшей разработки и внедрения.
Канцелярия занимает отдельный рабочий кабинет, каждый сотрудник обеспечен рабочим местом в данном помещении, которое включает комплект мебели и средства оргтехники: письменный стол; конторские шкафы – обычные и для документов; подъемно-поворотные стулья, тумбочки для хранения документного материала, корзины для бумаг; средства малой оргтехники; телефонные аппараты, дыроколы, сшиватели документов; лотки для корреспонденции, папки для документов (папки-регистраторы, папки-уголки, скоросшиватели, файлы); письменные принадлежности; многофункциональное устройство (сканер, принтер, ксерокс, факс); персональные компьютеры (доступ в Интернет только у заведующего). Автоматизированная система электронного документооборота не внедрена.
Используется Справочно-информационная система «Консультант-плюс», в которой содержатся все необходимые нормативно-правовые документы, пояснения и комментарии, аналитические банки данных для ключевых специалистов, позволяющие получить исчерпывающую информацию.
В целом, рабочие места оптимально расположены и оборудованы для обеспечения необходимых условий выполнения делопроизводственных работ, что повышает производительность труда.
Можно сдедать вывод, что работа канцелярии в ООО «Новая заря», которая выполняет функции службы ДОУ, в большей степени представляет собой пассивное воздействие на достижение целей организации, которое сводится к учетно-регистрационной функции.
Список использованных источников и литературы

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33) (вместе с «Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)», «Примерным положением о службе документационного обеспечения управления») // [Электронный ресурс] / Правовой сервер КонсультантПлюс. – М.: 1997–2018. – Режим доступа: http://www.consultant.ru, свободный. – Загл. c экрана.
Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства : документационное обеспечение управления: учебное пособие для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности «Менеджмент» / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов; Новосибирский государственный университет экономики и управления. М. : Инфра-М, 2013. – 255 с.
Кузнецов, С.Л. О проблемах и перспективах развития информационно-документационного обеспечения управления: [новые информационные технологии повышение роли службы ДОУ] / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2015. – № 2. – С. 35-39.
Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»: приказ Минтруда России от 06.05.2015 № 276н (зарегистрировано в Минюсте России 02.06.2015 № 37509) // [Электронный ресурс] / Правовой сервер КонсультантПлюс. – М.: 1997–2018. – Режим доступа: http://www.consultant.ru, свободный. – Загл. c экрана.
Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности : учебное пособие по дисциплине специализации специальности «Менеджмент организации» / А. А. Раздорожный. ‒ М. : Инфра-М, 2015. – 302 с.
  Сосновая, А. В. Профессиональный стандарт для служб ДОУ и секретариата. Соответствуем новым требованиям! / А. В. Сосновая // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2016. № 4. С. 6-10.
Храмцовская, Н.А. Настоящее и будущее делопроизводства и архивного дела: Документация в информационном обществе: управление документацией как сфера профессиональной деятельности: докл. и сообщ. на XIV Междунар. науч.-практ. конф., 20-21 нояб. 2007 г., г. Москва / Росархив, ВНИИДАД. М., 2008. 299 с.