Эссе на тему: "Проектный офис в образовательной организации: возможности и недостатки"

Эссе
Проектное управление как направление менеджмента представляет широкий спектр возможностей для развития организаций различного уровня: государственных или муниципальных, благотворительных или коммерческих. В образовательных организациях последнее время также набирают силы процессы создания условий для реализации проектов.
В ряде школ Московского региона, Республики Коми и др. организованы проектные офисы, с целью стимулирования процессов по претворению в жизнь образовательных, социальных, творческих и иных проектов. Многие участники таких инициатив говорят о возможностях, которые открывают проектные офисы. Однако существуют и объективные трудности, которые возникают в процессе организации или текущей деятельности таких проектных офисов. Чего же больше в создании таких структур: преимуществ или недостатков? Как избежать «пробуксовывания» инициативы, какие шаги предпринять для более эффективной деятельности проектных офисов? Может, они и вовсе «нарост» на теле образовательного учреждения? На эти (и другие) вопросы я и попытаюсь ответить в ходе размышления.
Проектные офисы создаются с целью управления и координации одного крупного или множества небольших проектов, созданных для совершенствования жизни общества, развития организации или повышения результативности ее сотрудников. Дело в том, что управление проектами целесообразно вести из одного «штаба» – центра, где сконцентрированы силы и собирается необходимая информация о возможностях организации по реализации проектов. Такой центр, как правило, состоит из руководителя проекта и исполнителей по направлениям. Здесь же хранятся все документы проекта: папка проекта, соглашения с партнерами, графики и таблицы, данные мониторинга. В любой момент в подобном офисе можно легко организовать «мозговой штурм» или рабочее совещание, встречу с стейкхолдерами проекта или подготовку к мероприятию. В образовательной организации проектным офисом может служить любое помещение: кабинет завуча, лаборатория или учебный класс.
Но понятие «проектный офис» не исчерпывается только помещением: как правило, он предполагает и наличие команды проекта, которая берет на себя ответственность за его исполнение. Командная работа по управлению проектом – это творческий и ответственный процесс, предполагающий организованные действия в области планирования, продвижения, разработке документов и, конечно, реальных шагов по реализации проектов! С последним из указанных моментов в образовательной организации особенно сложно: сколько интересных идей рождается и сколько умирает из-за отсутствия четкой, спланированной работы. Очень часто у проекта есть вдохновитель, инициатор, но не находится организатора и управленца. В этой ситуации как раз и поможет проектный офис как «подразделение, отвечающее за методологическое и организационное обеспечение проектного управления в организации».
Структура, призванная решать задачи по «структуризации и упорядочению всех процессов, связанных с реализацией нового замысла, а также обмениваться методологиями, инструментами и ресурсами» может включать педагогов-коллег, представляющих различные секции (гуманитарные, естественнонаучные, художественные, физкультурно-оздоровительные и т.д.), представителей администрации образовательного учреждения, района, города и т. д., родителей и обучающихся. Все зависит от широты замысла проекта и его направленности – внешней или внутренней. В любом случае, для системы образования наилучшим решением в целях популяризации проекта и расширения его возможностей будет привлечение стейкхолдеров, партнеров и включение их в проектный офис. Такое включение конкретизирует обязанности, предполагает ответственность за результат и дальнейшую трансляцию опыта проекта, который может разрастаться или внедряться и в других образовательных учреждениях города, региона, страны. Также проектный офис может способствовать привлечению дополнительных ресурсов, например, в виде грантовой поддержки.
«Сработанность» проектного офиса после претворения в жизнь одного или нескольких успешных проектов, сплоченность команды проектов способна принести дополнительные преимущества также и его участникам в виде открывающихся перспектив карьерного, материального и творческого роста. Известны случаи, когда успех проекта давал возможность его организаторам и исполнителям и выводил их на совершенно иной, более высокий уровень.
Целесообразно, чтобы в составе проектного офиса участвовали представитель администрации школы или вуза, колледжа или управления образованием. Это придаст проектам офиса весомость, сделает работу более эффективной, с точки зрения рассмотрения объективных условий реализации проекта и привлечения дополнительных возможностей и ресурсов. Представитель администрации может присутствовать в деятельности проектного офиса в качестве консультанта и в этом случае может авторитетно назвать достоинства и слабые стороны проекта.
В 2017 г., в рамках «экспериментальной площадки» РАНХиГС при Президенте РФ были заданы основные векторы развития направлений проектного менеджмента в образовательных организациях страны. В документе, подготовленном по итогам обсуждения, говорится о том, что «создание проектного офиса в образовательной организации является ключевым условием качественной разработки и реализации проектов, что позволяет корректировать внутреннюю среду, внедрять принципы партисипативного (специализированного) управления, осуществлять инновации, встраивать этот процесс в стратегические концепции сферы образования и молодежной политики. «Проектный офис» вбирает в себя практику взаимодействия с потенциальными стейкхолдерами». Иначе говоря, создание проектных офисов должно способствовать современному развитию и привлечению интереса к деятельности образовательной организации, эффективности и результативности образовательно-воспитательного процесса.
Есть ли на этом пути подводные камни? Конечно, есть. На наш взгляд, препятствием на пути создания проектных офисов в образовательных организациях может служить, прежде всего, большая загруженность педагогов и детей, затрудненность взаимодействия, обилие бумажной работы (часто – невозможность собрать вместе всех участников проекта). Также проектное управление на серьезном уровне требует высокой квалификации кадров, что влечет за собой, в свою очередь, необходимость переподготовки и повышения квалификации педагогических работников. Кадровая проблема включает, кроме прочего, овладение информационными технологиями (такими как CRM-системы, сервисы Google Apps, DOCS, sites, mail, contacts), без которых невозможна качественная работа проектного офиса. Также внедрение проектного офиса обязательно включает деятельность по командообразованию: проведение обучения, распределение ролей (пользователь, админ) среди членов команды, а это вызывает дополнительные трудовые и временные затраты.
Существуют трудности и в области мотивации работников образовательной сферы, хотя в последние годы эта проблема успешно решается, благодаря большей самостоятельности школ и ДОУ в распределении бюджетных средств. Думается, что самой лучшей мотивацией в сфере создания проектного офиса будет моральное стимулирование: расширение горизонтов работы, открытие преподают основы менеджмента студентам будущим работникам образовательной сферы; проводится переподготовка педагогических кадров в области проектного менеджмента.
Внедрение проектного офиса в образовательных организациях формальными методами, «сверху», в приказном порядке способно вызвать сопротивление участников проекта, которым поначалу может показаться, что проектный офис – это бюрократический нарост, лишняя нагрузка. Такое сопротивление можно предотвратить, если провести разъяснительную работу, презентацию успешных примеров работы. Например, позитивный опыт внедрения подобной практики есть в школе №2025 города Москвы, где существует опытно-экспериментальная площадка в форме «проектного офиса». Со своими проектами в сюда могут прийти не только педагоги, но и родители, дети, другие заинтересованные лица. В проектном офисе образовательной организации реализуются такие проекты, как:
– Инженерный и медицинский классы в московской школе;
– Город профессий;
– Семейное чтение;
– Экологическая тропа;
– Развитие кадетского компонента образования;
– Шашки в жизни дошкольников и многие другие.
По названиям проектов можно понять, что здесь осуществляется работа не только внутришкольного характера, но и межшкольного взаимодействия, а также с привлечением сторонних организаций и включающая работу с родителями, региональными молодежными организациями, стейкхолдерами. Сегодня в проектном офисе реализуется 55 проектов различной направленности, которые делают жизнь московских школьников, родителей и их детей, разнообразнее, расширяют возможности и ресурсы организации. Возможно, именно в такой форме – опытно-экспериментальной площадки, на уровне района или муниципалитета – лучше всего на первых порах организовать проектный офис в образовательных организациях. Это поможет решить проблему квалифицированного проектного управления, консультирования, привлечения партнеров и многие другие вопросы. Координационный центр проектного офиса поможет проанализировать эффективность реализации, провести обучение команды того или иного проекта, а также транслировать успешный опыт или получить финансовую поддержку.
В любом важном деле на начальных этапах не обходится без трудностей, но, если дело стоит того – их необходимо преодолевать. Также и в сфере проектного менеджмента, организации проектных офисов в образовательных организациях, которые обязательно пробьют себе дорогу. В любом случае, в данной сфере больше преимуществ, чем проблем, которые можно и нужно решать.
Список использованной литературы
Международный свод знаний по управлению проектами. Свод знаний по управлению проектами PMBOK (Project Management Body Of Knowledge, ред. 5. [Электронный ресурс]. – URL: https://media.professionali.ru/processor/topics/original/2013/11/08/pmbok-4th-vs-5th-edition-eng-rus_3.pdf
Каменских Н.А., Корнышева И.Р., Матвеева В.М., Суханова К.О. Проект «Школа стратегических коммуникаций и креативного проектирования» Инновационное развитие социально-экономических систем: условия, результаты и возможности: Материалы II международной научно-практической конференции. Орехово-Зуево, 21.03.2014 г. – Орехово-Зуево, МГОГИ, 2014.С.90-92.
Сайт Государственного бюджетного образовательного учреждения города Москвы «Школа № 2025». [Электронный ресурс]. URL: https://sch2025.mskobr.ru/info_add/proektnyj_ofis
Белякова Елена Олеговна, Молчанова Яна Павловна Проектный офис в проектно-ориентированных организациях // Успехи в химии и химической технологии. 2017. №14 (195).