Понятие электронных таблиц и табличных процессоров

Оглавление

Введение 3
1 Понятие электронных таблиц и табличных процессоров 4
1.1 История развития и основные понятия электронных таблиц и
табличных процессоров 4
1.2 Основные элементы электронной таблицы 6
1.3 Типы данных, используемых в электронных таблицах 8
1.4 Используемые типы функций 10
1.5 Редактирование и форматирование ЭТ 11
2 Функции и виды табличных процессоров 13
Заключение 15
Список использованных источников 17

Введение

Электронная таблица – это программное средство позволяющее выполнять достаточно сложные математические расчеты и представлять результаты расчетов в виде профессионально оформленных документов.
Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную, что в свою очередь позволяет сохранить время, уменьшить вероятность просчёта в любых вычислительных операциях. При вычислении какого-то выражения в электронных таблицах можно использовать различные формулы, предусмотренные самой программой или составить порядок вычисления самому, используя различные математические формулы, законы и т.д.
Применение электронных таблиц удобно в расчетах экономических, бухгалтерских, в расчетах научно-исследовательской деятельности и прочих, связанных с составлением отчета работа и деятельности.
Порой при обработке данных возникает потребность в построении наглядного изображения полученных результатов, для этого мы составляем различные графики, диаграммы, так вот составить их можно с помощью тех же электронных таблиц Microsoft Excel или openoffice calc, где всё это предусмотрено. Это всё быстро и надежно.
Хранить данные в электронных таблицах удобно ещё тем, что это позволяет найти нужные данные в любой момент, при чем намного быстрее, чем мы ищем данные на бумаге.
Таким образом, применение электронных таблиц великом; они позволяют облегчить обработку результатов данных у различных экспериментов, работу с данными, вычислениями, составлением отчетов, графиков, диаграмм и т.д.
Понятие электронных таблиц и табличных процессоровИстория развития и основные понятия электронных таблиц и табличных процессоровИдею электронных таблиц впервые сформулировал американский ученый Ричард Маттесич, опубликовав в 1961 году исследование под названием «Budgeting Models and System Simulation». Концепцию дополнили в 1970 году Пардо и Ландау, подавшие заявку на соответствующий патент. Патентное ведомство отклонило заявку, но авторы через суд добились отмены этого решения.
Общепризнанным родоначальником электронных таблиц как отдельного класса ПО является Дэн Бриклин, совместно с Бобом Фрэнкстоном разработавший легендарную программу VisiCalc в 1979 году. Этот табличный редактор стал «удобным приложением», превратившим персональный компьютер из экзотической игрушки для технофилов в массовый инструмент для бизнеса. Впоследствии на рынке появились многочисленные продукты этого класса. Перечень программных продуктов:
Microsoft Excel
SuperCalcAbacus
Lotus 1-2-3
OpenOffice.org Calc
GnumericKSpreadQuattro Pro
Numbers
Табличный процессор – категория программного обеспечения, предназначенного для работы с электронными таблицами. Изначально табличные редакторы позволяли обрабатывать исключительно двухмерные таблицы, прежде всего с числовыми данными, но затем появились продукты, обладавшие помимо этого возможность включать текстовые, графические и другие мультимедийные элементы. Инструментарий электронных таблиц включает мощные математические функции, позволяющие вести сложные статистические, финансовые и прочие расчеты.
Электронные таблицы (или табличные процессоры) – это прикладные программы, предназначенные для проведения табличных расчетов. Первая программа для работы с электронными таблицами – табличный процессор, была создана в 1979 году, предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VisiCalc. В 1982 году появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC. Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД. Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office.
Что же такое электронная таблица? Это средство информационных технологий, Позволяющее решать целый комплекс задач. Прежде всего, выполнение вычислений. Издавна многие расчеты выполняются в табличной форме, особенно в области делопроизводства: многочисленные расчетные ведомости, табуляграммы, сметы расходов и т.п. Кроме того, решение численными методами целого ряда математических задач, удобно выполнять в табличной форме. Электронные таблицы представляют собой удобный инструмент для автоматизации таких вычислений. Решения многих вычислительных задач на ЭВМ, которые раньше можно было осуществить только путем программирования, стало возможно реализовать.
Математическое моделирование. Использование математических формул в электронных таблицах позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Основное свойство электронной таблицы – мгновенный пересчет формул при изменении значений входящих в них операндов. Благодаря этому свойству, таблица представляет собой удобный инструмент для организации численного эксперимента:
подбор параметров;
прогноз проведения моделируемой системы;
анализ зависимостей;
планирование.
Основные элементы электронной таблицыОсновными элементами рабочего окна являются:
1.Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть).
2.Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска справочной информации.
3.Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).
4.Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции (fx), предназначена для ввода редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.
5.Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).
6.Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.
7.Строка состояния.
8.Рабочим полем электронного процессора является экран дисплея, на котором электронная таблица представляется в виде матрицы. Электронная таблица, подобно шахматной доске, разделена на клетки, которые принято называть ячейками таблицы. Строки и столбцы таблицы имеют обозначения. Чаще всего строки имеют числовую нумерацию, а столбцы – буквенные (буквы латинского алфавита) обозначения. Как и на шахматной доске, каждая клетка имеет свое имя (адрес), состоящее из имени столбца и номера строки, например: А1, С13, F24 и т.п. Но если на шахматной доске всего 8  8=64 клетки, то в электронной таблице ячеек значительно больше. Например, у табличного процессора Excel таблица максимального размера содержит 256 столбцов и 16384 строки. Поскольку в латинском алфавите всего 26 букв, то начиная с 27-го столбца используются двухбуквенные обозначения, также в алфавитном порядке: АА, АВ, АС…АZ,BA, BB, BC, …,BZ, CA… последний, 256-й столбец имеет имя IY. Значит, существуют ячейки с такими, например, именами: DL67, HZ10234 и т.п. Строки нумеруются сверху вниз, а столбцы обозначаются слева направо.
На экране виден не весь документ, а только его часть. Документ в полном объеме хранится в оперативной памяти, а экран можно считать окном, через которое пользователь имеет возможность просматривать таблицу. Для работы с таблицей используется табличный курсор – выделенный прямоугольник, который можно поместить в ту или иную клетку.
Следующий объект в таблице – диапазон ячеек. Его можно выделить из подряд идущих ячеек в строке, столбце или прямоугольнике. При задании диапазона указывают его начальную и конечную ячейки, в прямоугольном диапазоне – ячейки левого верхнего и правого нижнего углов. Наибольший диапазон представляет вся таблица, наименьший – ячейки. Примеры диапазонов – A1:A100; B12:AZ12; B2:К40. Если диапазон содержит числовые величины, то они могут быть просуммированы, вычислено среднее значение, найдено минимальное или максимальное значение и т.д.
Иногда электронная таблица может быть составной частью листа, листы, в свою очередь, объединяются в книгу (такая организация используется в Microsoft Excel).
Типы данных, используемых в электронных таблицахВ работе с электронными таблицами можно выделить три основных типа данных:
числа;
текст;
формулы.
Числа. Для представления чисел могут использоваться несколько различных форматов (числовой, экспоненциальный, дробный и процентный). Существуют специальные форматы для хранения дат (например, 25.09.2009) времени (например, 13:30:55), а также финансовый и денежный форматы (например, 1500,00р.), которые используются при проведении бухгалтерских расчетов.
По умолчанию для представления чисел электронные таблицы используют числовой формат, который отображает два десятичных знака после запятой (например, 195,20).
Экспоненциальный формат применяется, если число, содержащее большое количество разрядов, не умещается в ячейке. В этом случае разряды числа представляются с помощью положительных или отрицательных степеней числа 10. Например числа 2000000 и 0,000002, представленные в экспоненциальном формате как  и , будут записаны в ячейке электронных таблиц в виде 2,00Е+06 и 2,00Е-06.
По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю. Это объясняется тем, что при размещении чисел друг под другом (в столбце таблицы) удобно иметь выравнивание по разрядам (единицы под единицами, десятки под десятками и т.д.).
Текст. Текстом в таблицах является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов. Например, последовательность цифр “2004” – это текст. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю. Это объясняется традиционным способом письма (слева направо).
Формулы. Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, функции и знаки математических операций. Однако в формулу не может входить текст. Например, формула =А1+В1 обеспечивает сложение чисел, хранящихся в ячейках А1 и В1, а формула =А1*5 – умножение числа, хранящегося в ячейке А1, на 5. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно.
В процессе ввода формулы она отражается как в самой ячейке, так и в строке формул. После окончания ввода, которое обеспечивается нажатием клавиши {Enter} в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой формуле.
Для просмотра формулы необходимо выделить ячейку с формулой, в строке формул появится введенная ранее формула. Для редактирования формулы необходимо щелкнуть по ячейке или строке формул и провести редактирование. Для одновременно просмотра всех введенных формул можно задать специальный режим отображения формул, при котором в ячейках отображаются не результаты, а сами формулы.
Ввод и копирование данных. Ввод в ячейки чисел, текстов и формул производится с помощью клавиатуры. Ввод в формулы имен ячеек можно осуществлять выделением нужной ячейки с помощью мыши.
Данные можно копировать или перемещать из одних ячеек или диапазонов ячеек в другие ячейки или диапазоны ячеек. В процессе копирования можно вставлять в ячейки не только сами данные, но и формат данных и параметры оформления ячеек (тип границы и цвет заливки). Для быстрого копирования данных из одной ячейки сразу во все ячейки определенного диапазона используется специальный метод: Сначала выделяется ячейка и требуемый диапазон, а затем вводится команда [Заполнить - вниз] (вправо, вверх, влево).
Используемые типы функцийФормулы могут включать в себя не только адреса ячеек и знаки арифметических операций, но и функции. Электронные таблицы имеют несколько сотен встроенных функций, Которые подразделяются на категории: Математические, Статистические, Финансовые, Дата и время и т.д. В арифметических формулах используются следующие операторы арифметических действий:
сложение,
вычитание,
умножение,
деление.
Возведение в степень.
Суммирование. Одной из наиболее часто используемых операций является суммирование значений диапазона ячеек. Для этого необходимо выделить диапазон, причем для ячеек, расположенных в одном столбце или строке, достаточно для вызова функции суммирования чисел СУММ() щелкнуть по кнопке Автосумма на панели инструментов Стандартная. Результат суммирования будет записан в ячейке, следующую за последней, ячейкой диапазона в столбце (например, =СУММ(А2:А4)), строке (например, =СУММ(С1:Е1)) или прямоугольном диапазоне ячеек (например, =СУММ(С3:Е4)) 
При суммировании значений ячеек выделенный диапазон можно откорректировать путем перемещения границы диапазона с помощью мыши или выделением в формулу адресов ячеек с клавиатуры.
Степенная функция. В математике широко используется степенная функция , где х – аргумент, а n – показатель степени (например, , и т.д.). Ввод функции в формулы можно осуществить с помощью клавиатуры или с помощью Мстера функций, который предоставляет пользователю возможность вводить функции с использованием последовательностей диалоговых панелей. Например, если в ячейке В1 хранится значение аргумента х функции, то вид функции, введенной с клавиатуры (ячейка В2), будет =В1^2, а введенной с помощью Мастера функций (ячейка В3) – СТЕПЕНЬ (В1:2).
Квадратный корень. Квадратный корень является степенной функцией с дробным показателем n=1/2. Записывается эта функция обычно с использованием знака квадратного корня: . Например, если в ячейке В1 хранится значение аргумента х функции, то вид функции, введенной с клавиатуры (ячейка В2), будет =В^(1/2), а введенной с помощью Мастера функций (ячейка В3) - =КОРЕНЬ(В1).
1.5 Редактирование и форматирование ЭТК процедурам редактирования относятся: редактирование содержимого ячейки, удаление данных из ячейки, добавление в таблицу столбцов, строк или групп столбцов или строк.
MS Excel позволяет редактировать содержимое ячеек таблицы двумя способами: набором новой информации поверх ошибочной или активизацией строк ввода и внесением необходимых изменений. Для активизации строки ввода и перехода в режим редактирования используется клавиша «F2».
Для удаления данных необходимо:
выделить нужный диапазон,
нажать клавишу «DELETE» или выполнить команду Правка/Очистить.
Для добавления в таблицу столбца, строки или группы столбцов (строк) необходимо:
выделить количество строк или столбцов, которое нужно добавить в таблицу,
выполнить команду Вставка / Столбцы или Строки.
Новые столбцы будут помещены слева от выделенных, а новые строки сверху. Названия столбцов и номера строк после операции добавления автоматически пересчитываются.
Под форматированием таблицы понимают формирование ее внешнего вида и структуры (вид шрифта, его размер, цвет текста, фон, ширина столбца, высота строк, способ изображения цифровых данных и т.п.). Все действия по форматированию можно выполнить, пользуясь командами меню Формат.
При работе с командой Ширина\Столбца в меню Формат или при использовании контекстного меню можно выбрать и устанавливать необходимые форматы из диалогового окна. Следует помнить, что в контекстном меню команда Ширина\Столбца появляется только в том случае, когда столбец выделен целиком.
Для изменения высоты строк Excel также предоставляет несколько способов, аналогичных изменению ширины столбцов.
При изменении размера шрифта или при редактировании текста с переносом строк можно использовать двойной щелчок мыши по нижней линии для быстрого выравнивания высоты строк. Excel позволяет изменять цвета ячеек и блоков, а также заключать их в рамках.
Действия, описанные выше, может быть выполнены быстрее с использованием кнопок панели инструментов – полужирный и Размер шрифта. Сохраните полученную таблицу на диске. Для этого щелкните кнопку Сохранить.
Функции и виды табличных процессоровФункции табличных процессоров:
создание и редактирование электронных таблиц;
оформление и печать электронных таблиц;
создание многотабличных документов, объединенных формулами;
построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;
работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;
создание итоговых и сводных таблиц;
использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;
решение экономических задач типа "что – если" путем подбора параметров;
решение оптимизационных задач;
статистическая обработка данных;
создание слайд-шоу;
разработка макрокоманд,
настройка среды под потребности пользователя и т.д.
В настоящее время существует большое количество программных комплексов, включающих в себя табличные редакторы. Также разработаны и используются пользователями табличные процессоры в виде самостоятельных программных продуктов.
Таблица 1 – Виды табличных процессоров
Виды табличных процессоров Описание
Gnumeric Распространяется свободно. Gnumeric имеет 621 функцию (221 из них являются уникальными), модульную систему, мультиформатную систему чтения и записи файлов электронных таблиц. Входит в состав набора офисных приложений GNOME Office. Поддерживается работа на Linux, Windows, Mac OS, ReactOS, SkyOS, BeOS и других ОС.
OpenOffice CalcРаспространяется свободно. Функционал приложения очень широкий. Входит в состав пакета OpenOffice и является кросс-платформенным программным обеспечением.
LibreOffice CalcРаспространяется свободно. Это ответвление табличного процессора OpenOffice Calc. Входит в состав пакета LibreOffice и доступен для Linux, FreeBSD, Windows, Mac OS.
KSpread или KCells Свободный табличный процессор, входит в пакеты KOffice и KDE. Доступен для Linux, Unix-like OS, Windows.
IBM Lotus SymphonyРаспространяется бесплатно. 18.01.2012 разработка прекращена, а IBM переключилась на работу с Apache OpenOffice. Доступны версии для Linux, Windows, DOS.
MS ExcelПлатная программа. Входит в состав MS Office. Доступны версии только для Windows.
Заключение

Электронные таблицы в настоящее время стали неотъемлемой частью программного обеспечения персональных компьютеров. Это объясняется большим набором функций для работы с данными, простотой освоения и работы, благодаря наличию разнообразных инструментальных средств – табличных процессоров. Большой выбор табличных процессоров позволяет пользователю выбрать наиболее подходящий к данной задаче.
Электронная таблица позволяет автоматизировать процесс обработки информации, осуществлять сложные вычисления, анализировать их и представлять в наглядном виде (графики, диаграммы). В настоящее время, когда пользователь все больше обращает внимание на оперативность, наглядность предоставляемой информации, а для инженерно-технических работников все важнее становится обработка хранение больших объемов данных, играют большую роль такие функции табличного процессора, как составление списков, сводных таблиц, возможность использования формул, копирование данных, форматирование и оформление, анализ и предоставление данных с помощью диаграмм и сводных таблиц, извлечение информации из внешних баз данных, обеспечение безопасности.
Этим же объясняется широкое применение их в различных областях деятельности человека. Они являются неотъемлемой частью информационных систем, которые облегчают доступ пользователя к информации по практически любой области науки, культуры, здравоохранения, обучения, в будущем – к знаниям, накопленным человечеством за время его существования. Кроме того, табличные процессоры, как составная часть автоматизированных информационных систем применяются на производстве: в них вводится информация о ходе выполнения производственных заказов, о наличии инструментов, сырья и т.д. В деловой сфере, где постоянно обновляются сведения о товарах и фирмах, биржевая и банковская информация без таблиц и средств работы с ними так же не обойтись.
В последнее время стало возможным в табличных процессорах создание гипертекстовых ссылок в таблице с целью перехода в другие файлы, находящееся на компьютере пользователя, в локальной сети или в сети Internet. Данные и диаграммы можно сохранить как отдельную Web-страницу или добавлять к существующей странице.
Список использованных источников

Ефимова О.В., Морозов В.В., Угринович Н.Д. Курс компьютерной технологии с основами информатики. – М.: АБФ, ФСТ, 2009. – 482 с.
Пакты прикладных программ: Учеб. Пособие для сред. проф. Образования/ Э.В. Фуфаев, Л.И. Фуфаева. – М.: Издательский центр «Академия», 2011. – 352 с.
Информатика: учебник. Курносов А.П., Кулев С.А., Улезько А.В., Камалян А.К., Чернигин А.С., Ломакин С.В.: под ред. А.П.Курносова. Ворнеж, ВГАУ, 2013. – 238 с.
Гарнаев А. Использование MS Excel и VBA в экономике и финансах. – СПб.: БХВ – Петербург, 2010. – 420 с.