Применение информационных технологий в управлении организацией

Содержание

Введение 3
Классификация информационных систем 4
Подразделение информационных процессов ИС по степени автоматизации 7
Область применения информационных технологий 8
Автоматизация процессов управления предприятием 9
Выводы 11
Список литературы 12

Введение

В 21 веке практически все предприятия от больших до малых являются сложными организационными системами. Они включают в себя такие компоненты, как: различные фонды, материальные ресурсы, трудовые ресурсы и многое другое. Все компоненты, входящие в состав предприятия тесно взаимодействуют между собой.
Так как мы живем в эпоху рыночных отношений и предприятиям необходимо выходить на новый уровень производства и продаж, то неотъемлемой задачей для каждой компании является улучшение управленческой деятельности, которая будет воздействовать не только на производственные компоненты бизнеса, но на трудовые ресурсы.
С каждым годом объемы производств увеличиваются, что влечет за собой большой объем обработки информации. Компаниям становится просто необходимо правильно планировать и анализировать свою деятельность, налаживать контакты с поставщиками и покупателями, вести бухгалтерский учет и т.д. Оперативно управлять различными сферами производства помогают автоматизированные информационные системы.
Цель работы – рассмотреть применение информационных технологий в управлении организацией.
Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:
дать определение информационным системам и привести их классификацию;
рассмотреть подразделения информационных процессов информационных систем по степени автоматизации;
перечислить области применения информационных технологий;
рассмотреть автоматизацию процессов управления предприятием.
Классификация информационных систем

Информационная система (ИС) — это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.
В настоящее время ни одна информационная система не может функционировать без компьютера. Он является основным техническим средством переработки большого потока информации. Также ни одна информационная система не может существовать без человека, так как информацию, которую необходимо переработать должен дать человек, как и получить готовый результат переработки.
Между компьютерами и информационными системами есть определенная разница. Компьютеры с установленными на них информационными системами являются технической базой. В свою очередь ИС не может существовать без человека, который взаимодействует с ней через компьютер.
Информационные системы можно классифицировать по ряду признаков.
Так, например, по типам выделяют фактографические и документальные ИС.
Фактографические предназначены для хранения и накапливания информации о фактах – конкретных значениях некоторых атрибутов объектов реального мира. Основу данных систем составляют базы данных.
Документальные ИС предназначены для хранения и накапливания документов целиком.
Относительно функций, которые выполняют ИС, их можно разделить на:
автоматизированные системы: производственные системы, административные системы, финансовые и учетные системы, системы маркетинга, системы научных исследований;
системы поддержки принятия решений;
информационно-вычислительные системы: информационно-расчетные, автоматизации проектирования, моделирующие, проблемно-ориентированные;
информационно-справочные системы: системы делопроизводства, автоматизированные архивы, системы ведения электронных карт местности, справочные картотеки;
системы обучения: системы программного обучения, системы обеспечения деловых игр, тренажеры и тренажерные комплексы, системы управления образованием.
В зависимости от уровней управления выделяют:
ИС оперативного уровня – необходимы для поддержания работы исполнителей работ. С их помощью обрабатываются данных сделок и событий, например, выдача зарплаты, уплата кредитов, отслеживается поток материалов и т.д. Данные системы помогают оценить текущее состояние организации, отследить поток совершенных сделок, то есть позволяют вести оперативное управление;
ИС специалистов – предназначены для работы специалистов, помогают проектировщикам, инженерам и другим специалистам интегрировать новые сведения в компанию, помогают обрабатывать бумажные документы и т.д.;
ИС тактического уровня – системы необходимы сотрудникам среднего звена. С их помощью специалисты могут наблюдать за состоянием компании, контролировать текущие процессы, принимать необходимые решения. Системы позволяют сравнить сегодняшние экономические показатели компании с предыдущими, с помощью них можно сформировать различные отчеты, обратиться к архивной информации и т.д.;
стратегические ИС – необходимы руководителям высшего уровня для стратегического планирования развития компании. С помощь систем можно выбрать цели, задачи и методы развития организации. Системы позволяют оценить конкурентов и опередить их, создать более тесные отношения с поставщиками и потребителями.
Также информационные системы можно классифицировать и по другим признакам:
по характеру использования информации: информационно-поисковые, информационно-решающие, управляющие и советующие ИС;
по сфере применения: организационного управления, управления технологическими процессами, автоматизированного проектирования, интегрированные ИС;
по степени автоматизации: ручные, автоматические, автоматизированные ИС;
по способу организации: файл-серверные, клиент-серверные, на основе многоуровневой архитектуры, на основе интернет/интранет технологий.
Подразделение информационных процессов ИС по степени автоматизацииИнформационный процесс – процесс создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации.
Все процессы, которые необходимы для работы информационной системы, можно разделить на 4 блока:
ввод данных в ИС из внешних или внутренних источников;
обработка входных данных и их представление в удобном виде;
вывод необходимых данных для представления потребителям или передачи в другую систему;
обратная связь — это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.
В зависимости от степени автоматизации информационных процессов ИС подразделяются на ручные, автоматические и автоматизированные.
Под ручными ИС понимается, что все процессы переработки информации человек осуществляет самостоятельно без использования технических средств (компьютера).
В автоматических ИС все операции над данными производятся автоматически системой без вмешательства человека.
Автоматизированные ИС используют для переработки больших потоков информации компьютер, данные в который вносит и анализирует человек.
Область применения информационных технологий

В настоящий момент информационные технологии применяются в различных областях человеческой деятельности. Человек использует их не только в управленческой, коммерческой и производственной деятельности, но и в электронике, развлекательных услугах.
Ни одно делопроизводство, будь то большая или маленькая фирма, не может обойтись без применения информационных технологий. Они помогают людям проводить экономические и статистические расчеты, проектно-конструкторские работы.
Издательская деятельность, компьютерные тренажеры основаны на использовании информационных технологий. С помощью них можно организовать управление технологическими процессами производства, организационное управление на основе использования компьютерных сетей. В настоящее время мы не может себя представить без использования цифровой связи и сети Интернет.
В течение последних десятилетий идет активное использование информационных технологий в индустрии развлечений: монтирование фильмов, мультфильмы с компьютерной графикой, цифровая фотография, компьютерные игры и т.д.
Автоматизация процессов управления предприятием

Для автоматизации процессов управления предприятиям используется программное обеспечение, математические методы, автоматические устройства и технические средства вычислительной техники. В совокупности все способствует решению задач управления предприятием на всех этапах и во всех сферах его деятельности.
Автоматизировать процессы управления предприятием можно с помощью внедрения автоматизированной системы управления предприятием.
Условно системы данного видно можно разделить на следующие группы:
Системы класса ERP.
Это корпоративные информационные системы для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-процессов и решения бизнес задач в масштабе предприятия (организации). ERP-система помогает интегрировать все отделы и функции компании в единую систему, при этом все департаменты работают с единой базой данных и им проще обмениваться между собой разного рода информацией.
Обычно ERP система включает в себя различные функциональные модули, например, бухгалтерский и налоговый учет, управление складом, транспортировками, казначейство, кадровый учет, управление взаимоотношениями с клиентами. Различные программные модули единой системы ERP позволяют заменить устаревшие разрозненные информационные системы по управлению логистикой, финансами, складом, проектами. Вся информация хранится в единой базе данных, откуда она может быть в любое время получена по запросу
MES-системы.
MES (сокр. от англ. Manufacturing Execution System) — исполнительная система производства. Системы такого класса решают задачи синхронизации, координируют, анализируют и оптимизируют выпуск продукции в рамках какого-либо производства.
WMS-системы.
Системы класса WMS помогают организовать эффективную работу склада. С помощью WMS-систем осуществляется управление складскими процессами в реальном времени.
Системы класса CRM.
Используются для управления взаимоотношениями с клиентами. Они включают в себя все аспекты взаимодействия: от различных бизнес контактов, до продажи, а также обслуживания запросов клиентов. Основная цель применения CRM системы заключается в управлении и систематизации информации о клиенте. Это дает возможность понять поведение клиентов и организовать более эффективные связи.
SCM-системы.
Используются для управления цепочками поставок. Управленческая концепция и организационная стратегия систем заключается в интегрированном подходе к планированию и управлению всем потоком информации о сырье, материалах, продуктах, услугах, возникающих и преобразующихся в логистических и производственных процессах предприятия, нацеленном на измеримый совокупный экономический эффект (снижение издержек, удовлетворение спроса на конечную продукцию).
Системы класса MRP - позволяют спланировать производственные ресурсы.
С каждым годом становится все больше компаний, которые сталкиваются с проблемой повышения эффективности управления предприятием. Улучшить контроль над бизнес-процессами, получать детальные отчеты, повысить эффективность работы отдельных подразделений, оптимизировать работу складских помещений и многое другое позволяют решить автоматизированные системы управления.
Выводы

Так как информационные технологии коснулись практически всех сфер человеческой деятельности, то без них невозможно представить функционирование любой компании. Для рационального и эффективного управления предприятием в 21 веке необходимо применение автоматизированных информационных систем.
Современные автоматизированные информационные системы позволяют вывести предприятие на новый уровень доходности, помогают в управлении не только на оперативном и тактическом уровнях, но и на стратегическом.
С помощью внедрения различных классов информационных систем можно улучшить взаимодействие с клиентами, наладить работу в складских помещениях, улучшить качество продукции и т.д.
Если компания не может позволить себе внедрение корпоративной информационной системы из-за высокой стоимости, то можно некоторые процессы автоматизировать с помощью аутсорсинга. В настоящее время существует множество компаний, которые за определенную плату будут сотрудничать и автоматизировать необходимую часть работы.
При написании данной работы нами были решены все поставленные задачи и достигнута цель. Мы дали определение информационным системам и привели их классификацию, рассмотрели подразделения информационных процессов информационных систем по степеням автоматизации, перечислили области применения информационных технологий и рассмотрели автоматизацию процессов управления предприятием.
Список литературы

Гагарина Л.Г. Информационные технологии: Учебное пособие / Гагарина Л.Г., Теплова Я.О., Румянцева Е.Л.; Под ред. Гагариной Л.Г. - М.:ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 320 с.
Журавлева И. В. Оформляем документы на персональном компьютере: грамотно и красиво: ГОСТ Р.6.30-2003. Возможности Microsoft Word / Журавлева И.В.,Журавлева М.В. - М.:НИЦ ИНФРА-М, 2016 - 187с.
Михеева Е.В. Информатика: учебник для студ. сред. проф. образования / Е.В. Михеева, О.И. Титова -7-е изд., испр. – М.: Издательский центр «Академия», 2013 - 352 с.
Федотова Е.Л. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебное пособие / Е.Л. Федотова. - М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 368 с.
Информационные технологии в экономике. Лекция 9: Информационные системы на предприятии. Национальный открытый университет ИНТУИТ. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.intuit.ru/studies/professional_skill_improvements/4435/courses/977/lecture/14685?page=3 (Дата просмотра: 30.10.2019)