Построение эффективной системы контроля дебиторской задолженности в коммерческой организации

Аннотация. В данной работе исследуется проблема формирования эффективной системы контроля дебиторской задолженности в коммерческой организации. Определены основные факторы, которые оказывают влияние на дебиторскую задолженность. Кроме того, в работе изучаются основные проблемы, которые возникают при построении такого рода системы. Определены основные функции внутреннего контроля на предприятии. Выявлены основные источники информации при построении системы контроля дебиторской задолженности
Ключевые слова: Дебиторская задолженность, аудит, задолженность, система контроля, дебитор, расходы, коммерческая организация. 
Abstract. There were studied the problem of forming an effective system for controlling receivables in a commercial organization in this article. There were also studied the main factors that affect the receivables are identified. In addition, the main problems that arise when constructing such system. There were determined the main functions of internal control at the enterprise. There have been identified the main sources of information in the construction of a receivables control system..Keywords: Accounts receivable, audit, debt, control system, debtor, expenses, commercial organization
Если говорить о построении эффективной системы контроля дебиторской задолженности, то необходимо, в первую очередь, обратить внимание на задачи внутрихозяйственного контроля в коммерческом предприятии. Необходимо понимать, что к такого рода задачам также относится управление дебиторской задолженностью посредством подтверждения точных данных о размерах и динамике такого рода задолженности, оценивание продуктивности использование способов решения данного вопроса, определение неточностей в характеристиках дебиторской задолженности от запланированных величин. Немаловажным также является проведение анализа факторов, которые воздействуют на такого рода отклонения от норм и поиск способов для стабилизации ситуации.
Согласно мнению А.М. Петрова, основными функциями контроля на предприятии принято считать: [1, с. 123]
снижение степени задолженности по дебету до такого уровня, которые не выше уровня задолженности по кредиту;
выполнение ряда постоянный контролирующих мер за перемещением и изменением дебиторской задолженности;
оперативное и постоянное погашение в срок обязательств по долгу;
предупреждение образования просрочек по платежам;
грамотное и продуктивное применение такого рода мероприятий, которые будут направлены на привлечение новых потребителей;
выполнение мер по предварительной работе с потенциальными дебиторами;
определение степени риска образования недобросовестных потребителей за счет расчета резервного фонда.
Исходя из этого, можно сделать вывод, что процесс осуществления внутреннего контроля расчетных операций представляет собой организацию и выполнение мер, с целью получения уверенности в том, что все хозяйственные операции являются эффективными, а также соответствуют законодательным нормам.
В качестве источников информации при формировании эффективной системы контроля за дебиторской задолженностью являются: [2, с. 13]
договор о поставке товаров;
первичные документы;
главная книга;
отчет бухгалтерии;
учетная политика компании.
При этом, необходимо понимать, что все вышеперечисленные источники принято подвергать проверке, чтобы сопоставить их законам страны, а также подзаконным актам. Так, по каждой группе проведения расчетных действий, на практике, принято изначально выявить их наличие, соответствие информации из бухгалтерии и отчетным остаткам по задолженности. После того, как данные меры буду осуществлены, проводится утверждение даты и характера образования.
Далее необходимо, при создании продуктивной аудиторской системы, направленной на контроль за дебиторской задолженностью, определить следующее: [4, c.43]
выяснить, есть ли в наличии в организации нормативная база, согласно которой осуществляет свою деятельность бухгалтерский отдел;
выявить список начальной документации, а также порядок, согласно которому он создается, его систему нумерации;
наличие журналов, в которых ведется учет о приходах и расходах предприятия;
определить наличие в системе оборотной системы отчетов, а также изучить те технологии, опираясь на которые проводится обработка информации;
каким образом осуществляется внутренний контроль на предприятии и насколько он продуктивен;
состояние бухгалтерии.
Необходимо отметить, что при наличии довольно широкой структуры подразделений в предприятии, а также крупных объемов работ, координация долговых обязательств по дебету, зачастую передается внутреннему аудиту предприятия. И уже внутренний аудит определяет то, насколько текущая кредитная политика компании эффективна. После данного анализа, сотрудником данного отдела определяются наиболее эффективный способ осуществления проверок системы.
В своих трудах Д.А. Ендовицкий считает, что выполнение контролирующих мер по обоснованию непосредственно кредитной политики стоит начать с проведения оценочных мероприятий по задержке товаров. Иными словами, данный процесс необходимо начинать с проведения оценки невыполнения взятых на себя полномочий. Ввиду всего сказанного, можно понять, что итоговые результаты работы оформляются в системе измерения надежности дебиторов.
Кроме того, финансовый отдел компании также осуществляет контроль за кредитоспособностью контрагента, опираясь на его кредитную историю, а также на неформальные аспекты. [5, с. 47]
Проведение тестирования внутренней системы аудита проводится при планировании аудиторской проверки непосредственно департаментом внутреннего контроля.
Для того, чтобы выполнить оценочные мероприятия в контролирующей системе дебета в компании, требуется получить информацию о том, насколько постоянным являются операции с дебиторами, а также те способы, которые используются для контролирования их действий.
В процессе оценки контролирующей системы требуется осуществление выборочного анализа договоров о сбыте, а также осуществление исследования на выявление соответствия продаж, имеющих место в то время.
В своих трудах, С.А. Табалина одним из наиболее важных моментов во время создания контролирующих мер за размерами дебиторской задолженности, называет санкционирование политики сбыта. Её можно добиться посредством подтверждения вышестоящими лицами соглашений на сбыт товарной продукции.
Если говорить о схеме взаимодействия контролирующих субъектов, то она представлена на рисунке 1.
Рисунок. 1. Схема взаимодействия субъектов контроля
Как итог, в конце осуществления предварительных контрольных мер необходимым условием является формирование записей о контрагенте. Данные записи представляют собой обобщенную информацию о всех клиентах компании: [1, с. 17]
дата, когда они были зарегистрированы;
орган, который проводил непосредственную регистрацию;
все заключенные договоры;
аффилированные субъекты отношений.
Ответственность за непосредственное заполнение информационных данных о клиентах возлагается на определенного работника компании.
Стоит отметить, что такой метод, с практической точки зрения, является одним из самых продуктивных. Проведение такого рода мероприятий, дает возможность уже на раннем этапе выявить тех клиентов, которые являются потенциально нежелательными.
Кроме того, эффективным и рентабельным для больших предприятий также будет создание такой программы, которая позволит в электронном виде осуществлять сбор данных обо всех дебиторах предприятия, а также о тех, кто взял у неё кредит.
Тем самым, удастся более эффективно следить за работой компании и получать необходимую и оперативную информацию о тех изменениях, которые происходят с партнерами.
Относительно наиболее рентабельных показателей дебиторской задолженности, то стоит отметить, что такие показатели представляют собой довольно ценную информацию. Данный факт относится к тому, что в таком показателе хранится серьезный поток данных.
Компания, изучая технические характеристики за определенный период времени, имеет возможность провести планирование некоторых значений данного показателя, а затем, на протяжении данного промежутка времени, вести наблюдательные действия, изучая те факторы, которые наиболее серьезно воздействуют на финансовое состояние компании [6, с. 98].
В своих трудах, Ю. Бригхем, выражает мнение относительно того, что степень и объем задолженности по дебету требуется контролировать на постоянной основе. Связывает он данный факт с тем, что этот показатель представляет собой один из главных аспектов управления финансовыми активами компании. Если рассматривать данный вопрос относительно эффективности процесса управления, то предприятию требуется создать систему контроля над задолженностью по дебету.
Выполнение работ, связанных с такого рода задолженностью, является видом контролирующих мер. Формирование продуктивной системы внутреннего контроля предполагает то, что на предприятии сформируют некоторые меры относительно работы с долговыми обязательствами. Кроме того, важно также акцентировать внимание на программном продукте, в функциональные обязанности которого входит исследование задолженности по дебету
За счет данных мер удастся намного эффективнее проводить контроль дебиторской задолженности, а значит более оперативно вносить необходимые коррективы в работу предприятия.
Важным этапом при построении эффективной системы контроля дебиторской задолженности в коммерческой организации является взыскание такого рода задолженности.
В данный момент все большую популярность начинают получать факторинговые операции. На практике, сформированы даже фактор-фирмы. Согласно мнению некоторых ученых, такого рода система может быть довольно эффективной, ввиду того, что она берет в расчет все наиболее важные аспекты компании, а также осуществляемые ей действия от начала и до конца. [3, с. 76]
Такая система также учитывает и характер управленческой системы в самой компании. Насколько бы эффективно не была создана управленческая система в компании, работу она начинает только тогда, когда в компании формируется эффективная среда организации. Такая среда определяет функциональные обязанности всех подразделений и формирует ответственных лиц за работу данных отделов.
Немаловажным является осуществление факторного анализа, за счет которого определяют факторы, наиболее серьезно влияющие на долговые обязательства.
На практике к самым серьезным факторам относятся:
точность создание соглашений;
создание эффективной системы отношений среди отделов предприятия;
обеспечение информацией управляющий состав предприятия о ресурсах компании.
Во время согласования договора по поставке, а также осуществления контролирующих мер по управлению задолженностью по дебету, на практике определяют три этапа подготовки и перемещения документальной базы: [6, с. 116]
распределение функциональных обязанностей во время выбора поставщика;
составление договоров;
выявление ответственных исполнителей.
Что касается организационно-технического механизма реализации договора поставки, то на практике принято выделять такие этапы, как:
формирование договора;
осуществление контроля над договорами поставки;
оформление закрытия договора.
Процесс построения системы управления дебиторской задолженностью предполагает довольно широкое применение компьютерных технологий. Нужно понимать, что информационные технологии служат для проведения учета, а также осуществления платежных операций, движения материальных средств и т.д.
Стоит также отметить, что информационная система дает возможность специалистам в области кредитных отношений определить характер долговых обязательств по дебету, а также выявить основные этапы выплаты данных долгов [1, с. 65].
Такого рода процессы выполняют на автоматической основе, за счет использования современных технических средств. Более того, осуществляется поиск информации о каждом потребителей предприятия. Такие меры принято называть платежной историей. После того, как информация о клиентах собрана, она сортируется и затем уже управляющий состав определяет предельные значений кредитов, которые можно предложить данным потребителям.
Необходимо понимать, что информация по каждому потребителю собирается для того, чтобы в будущем использовать её при контроле над долговыми обязательствами.
После осуществления данных мер, итоговые значения о клиентах собирают в одной базе предприятия, в которой, в последующем, будут вноситься изменения, по мере необходимости, а также по мере того, как будет менять кредитная политика компании.
Некоторые исследователи полагают, что создание, а также ведение контроля над кредитной политикой предприятия является одним из самых продуктивных способов ведения учета за дебиторскими долговыми обязательствами. Отталкивая от такой системы, проводится исследование финансовых характеристик, а также кредитов, выявляет эффект от нынешних условий займа на конечный результат. И, в случае, если полученные результаты являются не подходящими, осуществляются корректировки кредитной политики.
И нужно понимать, что, что на практике, такие меры являются довольно продуктивными. А факт того, что на предприятии есть сформированная кредитная политика предполагает постоянную и эффективную деятельность с долговыми активами. Такие меры позволяют осуществлять выбор наиболее эффективных методов работы.
Согласно мнению некоторых финансовых аналитиков, создание системы контролирования дебиторской задолженности может быть осуществлено посредством таких мер [4, с. 256]:
создание и постоянный контроль над кредитной политикой предприятия;
прописывание всех лиц, которые являются ответственными за осуществление контролирующих мер;
создание программных средств ведения контроля над дебиторской задолженностью на предприятии и постоянное их улучшение;
выполнение постоянных мероприятий, связанных с дебиторской задолженностью;
изучение факторинга, в случае, если задолженность является сомнительной. Рассматривать данный метод, как один из способов ведения контролирующих мер за долговыми обязательствами.
Таким образом, суммируя все вышесказанное, можно сделать вывод, что за счет эффективно сформированной системы внутреннего контроля зависит эффективность системы контроля над дебиторской задолженностью на предприятии, а также возможность её построения в случае отсутствия. Ввиду данного факта, современныв коммерческим организациям необходимо уделить данному вопросу довольно пристальное внимание.
Список литературы:
Ендовицкий Д.А., Купрюшина О.М. Содержание и процедуры внутрихозяйственного контроля дебиторской и кредиторской задолженности // Аудитор. 2016. № 10.
Ивашкевич В.Б. Анализ дебиторской задолженности // Бухгалтерский учет. 2018. № 6.
Ковалева О.В. Аудит. М.: ПРИОР, 2017.
Об аудиторской деятельности: Федеральный закон от 30.12.2008 № 307-ФЗ.
Петров А.М. Организационный механизм контроля за движением дебиторской и кредиторской задолженности // Экономический анализ: теория и практика. 2016. № 18.
Правило (стандарт) № 8 «Понимание деятельности аудируемого лица, в которой она осуществляется, и оценка рисков существенного искажения аудируемой финансовой (бухгалтерской) отчетности»: постановление Правительства РФ от 19.11.2008 № 863.
Табалина С.А., Ремизов Н.А. Аудит: современная методика. Проверка разделов отчетности согласно МСА и федеральным ПСАД. М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2017.