Компоненты системы обработки данных

Лабораторная работа № 1

Компоненты системы обработки данных

Основная функция системы обработки данных это реализация типовых операций над данными. Система обработки данных образует вычислительную систему, к которым относятся:

1. Информационное обеспечение

2. Программное обеспечение

3. Техническое обеспечение

4. Правовое обеспечение

5. Лингвистическое обеспечение

Информационное обеспечение - это совокупность методов и средств по размещению и организации информации, включает в себя метод кодирования и зависит от достоверности и качества информации для принятия управленческих решений.

Программное обеспечение – это совокупность программных средств для создания и эксплуатации вычислительной техники, состав программного обеспечения входит базовые и прикладные программы.

Техническое обеспечение – представляет собой комплект технических средств, применяемые для функционирования обработки данных.

Правовое обеспечение – представляет собой ценность правовых норм включающие в себя договора, акты и другие документы.

Лингвистическое обеспечение – представляет собой совокупность языковых средств используемых как перевод документов.

База данных – это набор сведений, относящийся к определенной базе или задаче.

Система управления базами данных – это средства позволяющие хранить и извлекать информацию из базы данных, существуют (однотабличные) и не (многотабличные) базы данных.

Проектирование базы данных состоит из нескольких этапов создания структуры таблицы и их взаимосвязь между ними, создание удобны средств (форм) для накопления базы данных.

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является обработка таблиц. При разработки таблицы следует руководствоваться следующими правилами:

1) информация в таблице не должна дублироваться, т.е. не должна быть повторенными между таблицами.

2) каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.

Рассмотрим пример создания таблиц в режиме конструктор, под общим названием склад, разбив при этом наименование на 3 таблицы.

Склад

Заказы Товар Клиент

Между таблицами Товар и Заказы существует отношение «одни ко многим», а заказы и клиенты отношение «многие к одному».

Типы полей.

Текстовой – служит для ввода символьных данных: текст, знаков пунктуации, букв, длинной не более 256 символов. Такой тип должен иметь, например фамилия, адрес, и другие.

Числовой – используется для ввода ценных и вещественных чисел, например номер квартиры, вес товара, количество товара и другое.

Дата-время – показывает задавать дату, где указывается число месяц и год с разделителем десятичной точки.

Логический тип может приниматься одно их двух возможных значений - истина или ложь (начисление заработной платы, или вступление в профсоюз).

Денежный – это разновидность числового типа который выражается в тг, рублях, долларах, в зависимости от выбора денежной валюты.

Счетчик – принимает только ценное значение и назначается самой программой.

Порядок выполнения данной работы.

1. Запустить программу Access

2. В окне Access выбрать вкладку «новая база данных», на экране дисплея в приложении ввести имя склад и обратиться в кнопке создать.

3. Перейти на вкладку таблица => режим конструктор.

4. На экране дисплея появиться таблица с типами и символами полей или из раскрывающегося списка при обращении к кнопке

Номер таблицы > Счетчик

Товар > Текстовой

Количество > Числовой

Цена > Денежный

Срок годности > Дата-время

Сделать поле номер таблицы ключевым словом. Для этого необходимо изменить правой кнопкой мыши по полю номер товара и выбрать в контекстом меню ключевое слово.

5. Сохранить таблицу в следующей последовательности:

Файл > Сохранить > «Товар» > Ок.

6. Аналогично создать таблицу под именем заказы со следущими именами и типами поле:

Номер заказа > Счетчик

Номер товара > Числовой

Количество > Числовой

Дата заказа > Дата-время

Сделать номер заказа ключевым словом , сохранить таблицу под именем «Заказы ».

7. Создать таблицу под именем «Клиенты»

Номер клиента > Счетчик

Фамилия > Текстовой

Адрес > Текстовой

Телефон > Текстовой

«Номер клиента» сделать ключевым словом.

8. Сохранить таблицу под именем «Клиенты»

9. Заполните таблицу которая состоит из 10 наименований.

10. После того как таблицы будут заполнены устанавливают связи между ними при обращении к кнопке схема данных которая располагается на стандартной панели инструмента

При обращении к дано кнопке появиться окно с названиями таблиц появиться окно с названием таблиц товары, клиенты, заказы; выбирая их по очереди необходимо каждый раз обращаться к кнопке «добавить». В этом же диалоговом окне необходимо установить отношения между таблицами.

Контрольные вопросы:

1. Перечислить этапы проектирования базы данных.

2. Перечислить отношение и дать краткую характеристику отношениям таблиц («один ко многим», «многие ко многим, многие к одному»).

3. Перечислить этапы полей.

4. Перечислить типы полей для должность, индекс, аванс, налог, дата рождения, номер поезда, количество лет. Объяснить почему.

Ответы на контрольные вопросы:

1. Этапы проектирования базы данных:

1) Запуск программы Access

2) Открыть базы данных

3) Создать базы данных

4) Создание файла базы данных

5) Создание таблицы

6) Ввод данных

2. «Один ко многим». Каждой записи в одной таблице соответствует несколько записей в другой таблице.

Сотрудники Выполненные работы

Код сотрудника Код сотрудника

Фамилия Даты выполнения работы

Домашний адрес Количество часов

Телефон Стоимость работы

Год рождения

Одним сотрудникам может соответствовать несколько выполненных работ. Отношение «один ко многим» используется очень часто.

«Многие к одному». Нескольким записям в одной таблице соответствует одна запись в другой таблице. Отношение «многие к одному» аналогично отношению «один ко многим».

«Многие к многим». Нескольким записям в одной таблице соответствуют несколько значений в другой таблице.

Поставщики товаров Заказные товары

Код поставщика Код покупателя

Товар Товар

Цена Дата заказа

Минимальная партия Количество товара

Отношения между таблицами происходит по совпадающему полю.

4. Должность > Текстовой

Индекс > Числовой

Аванс > Денежный

Налог > Денежный

Дата рождения > Дата-время

Номер поезда > Числовой

Количество лет > Числовой

Лабораторная работа №2.

Создание запросов. Виды запросов.

Запрос – это задание на выполнение каких-либо операций, основанных на создании таблиц в режиме Конструктор.

Существуют запросы:

1. Запрос на выборку данных

2. Итоговые запросы

3. Запросы с параметром

Запрос на выборку – это самый простой запрос, который можно выполнить, используя следующую последовательность действий:

1. Открыть базу данных Access

2. Обратиться к вкладке Запросы

3. В скрывшемся диалоговом окне выбрать пункт режим Конструктора

4. Откроется рабочее окно. В верхней его части будут отражены уже созданные таблицы в режиме Конструктор и связи между ними.

5. Путём перетаскивания левой кнопкой мыши нужно перетащить в рабочую область те поля, которые необходимы для расчёта или полной информации.

В этом запросе можно выполнить расчёты, т.е в рабочей области необходимо построить выражение в раскрывшемся диалоговом окне при использовании арифметических знаков. Но для того, чтобы выполнить расчёт не надо в диалоговом окне ставить знак равенства. А для того, чтобы получить ответ необходимо обратиться к кнопке ОК.

Запросы на условие – это один из самых сложных запросов, в котором необходимо создать условие из ранее созданного списка.

Рабочее окно запроса состоит из верхней части, т.е. из таблиц, созданных в режиме Конструктор и нижней части, т.е. рабочей области, в которой необходимо создать условие отбора, т.е построить выражение (если необходимо выполнить условие отбора по фамилии, то в построение выражения вводиться нужная фамилия с нужными полями; если необходимо выполнить условие отбора по возрасту больше, либо меньше 18, то обязательно ставиться знак >,< , число, а затем обратиться к кнопке ОК.

Примечание.

Контрольные вопросы.

1. Для чего предназначены запросы?

2. Как называется таблицы, на базе которой основан запрос?

3. Какие функции выполняют итоговые запросы?

4. Для чего предназначены запросы с параметрами?

Ответы на контрольные вопросы.

1. Запрос (Вопрос) – это задание выполнить те или иные операции над данными из Базы. Одним из основных назначений баз данных является быстрое извлечение информации по интересующему нас вопросу. Запросы – это средства доступа к данным по заранее подготовленным сценариям. Они предназначены для Пользователя.

2. Таблицы, ранее созданные в режиме Конструктор.

3. Итоговые запросы, назначение которых отдаленно напоминает итоговые функции электронных таблиц (производят математические вычисления по заданному полю и выдают результат).

Примером итогового вычисления может служить сумма всех значений в какой-то группе записей или их среднее значение.

4. Такой запрос нужен тогда, когда требуется спросить у пользователя

параметр, по которому нужна выборка данных из таблицы.