Организация делопроизводства

1.Краткая историяразвитияделопроизводства.

Определениеделопроизводствапо ГОСТу 16487-83 (названиеГОСТа).

Взаимосвязьвопросовусовершенствованияделопроизводствас вопросами развития иусовершенствованияуправления.

Определениеделопроизводствапо ГОСТу 16487-83«Делопроизводствои архивноедело. Терминыи определения»:

Настоящийстандартустанавливаетосновные терминыи определенияпонятий, применяемыев областиделопроизводстваи архивногодела.

Термины, установленныестандартом,обязательныдля примененияв документациивсех видов,учебной и справочнойлитературе.

Делопроизводство– деятельность,охватывающаядокументированиеи организациюработы с документами.

Документ –материальныйобъект с информацией,закрепленнойсозданнымчеловекомспособом дляее передачиво времени ипространстве.

С давних времендошли до насразличные видыдокументов,с помощью которыхмы имеем возможностьузнать историюсвоей страны,ее героическоепрошлое, особенностибыта своегонарода, правовыеформы и этическиенормы взаимоотношениймежду людьми.

Необходимостьсоздания документоввозникла одновременнос появлениемписьменности.Более того,считают, чтоименно потребностьв созданииразличныхдокументов(соглашений,договоров ит.п.) и повлеклаза собой появлениеписьменностикак способаизложенияинформациине только личного,но и государственногозначения. Ужев Vв. до нашейэры древнеримскийплебс требовалвведения четких«писанных»законов. Созданиезафиксированныхна бумаге законови правил былотакже главнымтребованиемсредневековыхвосстаний.Когда же появилисьзаконы отделопроизводителятребовалосьабсолютнаяточность формулировоки безукоризненноезнание формыизложения,иначе документтерял силу.

С развитиемписьменностидокументы сталиспособом общенияи передачиинформации.

До конца ХVв.государственныхучрежденийеще не существовало,их функциивыполнялиотдельныедолжностныелица или органы,осуществляющиесвою деятельностьили с оченьограниченнымштатом чиновников,или вообще безштата. Единаясистема делопроизводстване была востребованасамой системойуправления.

Однако, письменныедокументы,дошедшие донашего времени,доказываютчто, уже в Хв.была культуранаписаниядокументов.Это договорыс Византией911и 945гг.

Документыхранились вцентральныххрамах, в крупныхгородах существовалихранилищадокументов,а местом созданиядокументовстали храмы,посвященныепокровителямцеховых ремесел-рыбаков,торговцевразличнымтоваром. В этиххрамах велисьсудебные делаи книги записиторговых операций,а хранениедокументовв храмах придавалоюридическуюсилу. Большойюридическойсилой обладалицеркви.

С увеличениемчисла создаваемыхдокументов,накопилисьи традиции всфере документирования,что привелок созданиюштата профессиональныхспециалистовв области созданияи обработкидокументов.Этот штат состоялиз псаломщикови дьяков. Такжестали формироватьсяустойчивыеобразцы обращенийи завершенийв документах,формуляры, т.е.типовые устойчивыеформы отдельныхдокументов,из которыхсоставлялисьсвоеобразныепособия поделопроизводству– «формулярники».Документыскреплялибуллами - свинцовыепечати.

Со временемменялась играфика письменности,первоначальнодокументысоставлялисьуставной манеройписьма, выписываниембукв с прямымиочертаниями.Позже использовалсяполуустав,который позволилускорить процессписьма за счетвыносных букви сокращенийотдельных слов. Документ составлялсясплошным текстом,без разделенияна отдельныеслова, а знакомпрепинаниястала использоватьсяточка в концепредложения.

Сформировавшиесяпрактикойтрадиции постепенностановилисьнормами обычая,закладываяоснову будущейсистемы делопроизводства.

Система государственногоделопроизводстваначала формироватьсяс середины ХVв.Управлениегосударствомсложилось изудельногокняжества, хотяэто нельзя былоназвать государством, это было хозяйствокнязя. Некоторыепоручениявыполнялибояре, приближенныек князю. Всядеятельностьпо вопросамгосударственногоуправленияобъединяласьвысшим правительственнымучреждением- Боярской Думой.Удалось создатьсильную централизованнуюсистему управления.Боярская Думаи приказы выполняливсе важнейшиефункции административногоуправления,поэтому этотпериод называютприказным.

Однако в этотпериод не былоотлаженнойсистемы управления.Для ведения,дела передавалисьопределеннымлицам, или вуправленииучаствовалонескольковедомств, чтоприводило кнеразберихе.

Организациейи ведениемделопроизводствазанималисьдьяки и подьячие,распорядительнаядеятельностьвсецело принадлежалаприказнымсудьям.

В приказнойизбе храниласьгосударственнаягородскаяпечать, денежныесуммы и велосьделопроизводство.Приказная избаделилась настолы, она представляласобой и канцелярию,и архив. Документыразмещалисьна столах илина скамьях,особо ценныепомещали всундуках-ларях,там же и веласьтекущая работаи прием посетителей.

В делопроизводствеприказовиспользоваласьочень интереснаяформа документа– столбец (столп,столпик), т.е.свиток из подклеенныхдруг к другуузких листовбумаги, вместес этим зарождаласьи начала применятьсятетраднаяформа. По меренеобходимоститетради собиралисьвместе, переплеталисьи составлялиськниги. В книгахвелись списки,финансовые,учетные, регистрационныезаписи и др.

Важным признакомофициальногодокументаявлялся егоформуляр. Этоопределялосьналичием устойчивыхинформационныхэлементовдокумента(реквизитов,языковых формул),расположенныхв определеннойпоследовательности,специфическойдля каждоговида документа.

В документахэтого периода,большинствореквизитовеще не выделялосьиз текста, т.е.обращение,адресат, датадокумента,обозначениеавтора и др.,содержаниедокументасоставлялсплошной текст.В заключительнойчасти документаобозначаласьдата ее составленияи место, гдеона была написана.

В приказнойпериод постепенносоздаетсясистема делопроизводствацентральныхи местных учреждений,складываетсяштат, создаютсяустойчивыеформы документови приемы ихсоставления.Однако государствоне принималово вниманиеобщие административныеправила, поэтомуне могло ввестисистематическогопорядка в организациюучрежденийи их делопроизводство.

Отсутствиев прежних учрежденияхустановленногозаконом порядка,общих письменныхформ документов,постоянныхсроков, дляпроизводствадел, правительствовынуждено былоискать новыеформы государственногоустройства.Появляются новые учреждениябюрократическоготипа и регламентыдля них, точноопределяющиесостав, организацию,компетенциюи делопроизводство.

Сенат сталпервым законосовещательныморганом и органомнадзора заправительственнымиучреждениями.В то время всегобыло создано12 коллегий. Каждаяколлегия руководиласьсвоим регламентом.После чегозаконодательнойосновой реформыстал « Генеральныйрегламент»,который ввелсистему делопроизводства,которая получилоназвание «коллежское»делопроизводство.

С созданиемГенеральногорегламентаделопроизводствоузаконивается.Делопроизводственнаядеятельностьзакрепляетсяза самостоятельнымподразделением-канцелярией.Были разработанывопросы о правильномведении регистрациидокументов,что обеспечивалосохранностьдокументов,оперативноеведение справочнойработы, контрольза движениемдокументови их исполнением.Также былиподробно проработанывопросы документированияи движения дел( документооборота).

В коллежскомделопроизводствевозникалобольшое числоновых документов,появились иновые названиядокументов,такие как векселя,облигации,реляции, мемории,рапорты, журналы,протоколы,корреспонденция,инструкциии другие.

В это времяпроисходятбольшие измененияв форме документов.Самостоятельнымиэлементамиформулярастановятсядата документаи наименованиедокумента.Появляютсяряд реквизитов,отражающихразличныестадии процессадокументированияили стадииобработкидокументов:подписи, отметкио согласовании,регистрационныеиндексы, отметкао контроле,отметка о направлениив дело и другие.

С увеличениемдокументооборотазначительноподнялся объемписьменнойработы у канцелярскихчиновников,что привелок медлительностиделопроизводстваи волоките.

Большое значениедля организацииделопроизводстваимеет установленная«Учреждениемдля управлениягуберний»«иерархиявластей и мест»,определившаяпорядок отношениймежду собойвысших центральныхи местных учреждений.Этот иерархическийпорядок взаимоотношенийучрежденийприсутствуетв некоторойстепени и всовременномделопроизводстве.

Начало ХIХвека встретилоновые реформыгосударственногоуправленияи делопроизводства,которая затронулаглавным образомверхний уровеньуправления– высшие ицентральныеучрежденияи завершилоформированиесистемы центральныхи местных учреждений.

Новая системауправления– министерская,была основанана созданииминистерствс управляющимиминистрами,что было необходимодля более низкойи оперативнойсистемы управления.

В 1802 году былисозданы первыеминистерства.Комитет министровстало высшимадминистративнымучреждением.

Позже, в 1910 году,был созданГосударственныйСовет – высшеезаконосовещательноеучреждение.Вместе с этимбыла проведенареформа Сената,который становитсявысшей судебнойинстанцией,выполняющаяфункцию надзораза правительственнымаппаратом.«Общие учреждениемминистерств»принималосьединообразиев системуделопроизводстваминистерств,а именно: созданиедокументов,архивное хранение,формы документов,по которымсовершаетсяделопроизводство,движениемдокументови дел.

Существенныеизменения всистеме управленияпотерпели иформы документов.Появляютсябланки учрежденийс угловымрасположениемреквизитов.В состав реквизитовбланка включалисьнаименованиеучреждения,наименованиеструктурныхподразделений,отражающиеместо подразделений– автора в структуреучреждения(департамент,отделение,стол). Такжевключаютсяв состав реквизитовбланка датадокумента,регистрационныйиндекс документа,заголовок ктексту документа.Появляетсяссылка на поступившийдокумент.

Несмотря наглобальныеизменения всистеме управления, жизнь требовалаболее гибкихформ делопроизводстваи его ускорения.Система министерскогоделопроизводстваоставаласьгромоздкойи неповоротливой,несмотря наиспользованиепишущих машинок.Появлениетелеграфа ителефона воплотилав жизнь новыйвид перепискикак телеграммыи телефонограммы. Это был поистинереволюционныйпереворот вдокументированиидеятельностиучреждений.

Октябрьскаяреволюция 1917года привелак слому старогогосударственногоаппарата, чтокардинальноизменило строй:высшим органомгосударственнойвласти сталВсероссийскийСъезд Советов.Для управлениястраной образованопервое советскоеправительство– Совет НародныхКомиссаров(Совнарком).ОтраслямигосударственногоуправленияпостановлениемСъезда былисозданы первые13 народныхкомиссариатов(наркоматов).

Отстранениеот власти бывшихпомещиков,дворян, представителейкупечествабыло закрепленодекретом ВЦИКи СНК РСФСР.Для работы всоветскихучрежденияхбыли привлеченысолдаты, рабочие,не имеющиеспециальногообразования,что привелок понижениюуровня документационногообеспеченияуправления.В 1917 году СНКиздает декрет« О порядкеутвержденияи опубликованиизаконов». В1918 году былопринято постановлениеСНК для оформленияадминистративныхдокументов,«О форме бланковгосударственныхучреждений».В этом постановленииперечислялисьобязательныереквизитыбланка документов,что привелок упрощениюи рационализацииделопроизводства.

В 1926 году былсоздан Государственныйинститут техникиуправления(ИТУ) в которомвелись перспективныеразработкипроблем делопроизводства.Проект «Общихправил документациии документооборота»был подготовленИТУ и издан1931 году. Предполагалосьввести «Общиеправила» вкачестве типовыхединых для всехучреждений.В этих правилахопределялисьфункции работников,их обязанностии содержаниеработ.

Несмотря наразнообразиявидов и формдокументов,которые вращалисьв советскихучрежденияхоставалисьнеупорядоченнымипо форме и содержаниюпотоки документации.Поэтому островстала проблемаих унификациии стандартизации.Кабинетомстандартизациибыли разработаныстандартыслужебныхписем, телеграмм,телефонограмм,протоколов,извещений идр. Такжестандартизировалисьматериалы(бумага, чернила,ленты для пишущихмашин и т.п.),средства ипредметы конторскоготруда.

В 1921 году быласоздана Государственнаяобщеплановаякомиссия (Госплан),которая занималасьразработкойобщехозяйственногоплана с учетомтекущего развитияотраслей иотдельныхпредприятий.Документыпостепенностановилисьболее упорядоченнымипо структуре,содержаниюпоказателейи по форме.

Конституция1936 года существенноизменила политическуюсистему, иерархиюи полномочиявысших органоввласти. ВерховныйСовет СССР сталвысшим и единственнымзаконодательныморганом. Установиласьсистема полномочийв издании видовдокументовдля каждойиерархическойструктуры.Новые введенияупростили иупорядочилипроцессыдокументированияв высших органахвласти.

В 1941 году на первоммежотраслевомсовещании пооргтехникебыла выдвинутапрограмма повопросу документационногообеспеченияуправления,но этой программеВОВ.

Экономическийупадок и проблемывосстановлениянародногохозяйстваотодвинулина второй планпроблемудокументационногообеспеченияуправления.

В 1960 году состоялосьВсесоюзноесовещание повопросам механизациитруда инженерно-техническихработникови работниковадминистративно-управленческогоаппарата. Поднятыевопросы вомногом совпадаливопросамимежотраслевогосовещания 1941года.

С 1958 года Главноеархивное управление(ГАУ) при СоветеМинистров СССРстало правомочноконтролироватьпостановкудокументальнойчасти делопроизводстваучреждений,организациии предприятий.

В 1963 году ГАУизданы № Основныеправила постановкидокументальнойчасти делопроизводстваи работы архивов,учреждений,организаций,предприятийСССР», которыена протяжениимногих летслужили руководствомдля службдокументациии архивов испособствовалиупорядочениюих деятельности.

В 1965 году быларазработанаединая государственнаясистема делопроизводства(ЕГСД), а в 1973 году« Основныеположения ЕГСД»одобрил ГоскомитетСМ СССР по наукеи технике ибыли использованыв министерствах,ведомствахи организациях,как положениене имеющееофициальногостатуса. В 1988 годубыла созданановая редакциягосударственнойсистемы документационногообеспеченияуправления(ГСДОУ).

Важным событием70-80-ых годов вделопроизводствестало изданиеГОСТов науправленческиедокументы (ГОСТ6.38-72 и ГОСТ 6.39 – 72 идр.), общесоюзныхклассификаторов(ОКУД, ОКПО, ОКОНХи др.) технико-экономическойинформации,унифицированныхсистем документации(УСД) и сериигосударственныхстандартовна эти унифицированныесистемы. Этозначительноулучшило оформлениедокументации,облегчилопроцессы поиска,учета и храненияразнообразнойинформации.

В 1991 году с распадомСССР в республикебыли созданысамостоятельныеструктуры,которые занималисьпроблемаминаучного инормативно-методическогообеспеченияделопроизводственныхслужб. Главноеуправлениепри СоветеМинистров БССРбыло преобразованов Комитет поархивам иделопроизводствув РеспубликеБеларусь.

Белорусскимгосударственныминститутомстандартизациии сертификации(БелГИСС) в 1995 годубыл утверждени введен в действиестандарт БеларусиСТБ 6.10.1-95 «Унифицированныесистемы документацииРеспубликиБеларусь. Основныеположения».В 1996 году былвведен в действиеСТБ 6.38-95 «Унифицированныесистемы документацииРеспубликиБеларусь. Системаорганизационно-распорядительнойдокументации.Требованияк оформлениюдокументов»,который былразработанБелорусскимнаучно-исследовательскиминститутомдокументоведенияи архивногодела.

Современноебелорусскоеделопроизводствонаходится настадии развития.С ростом развитияи усовершенствованияделопроизводствав системе управления,усовершенствовалосьи само управление,и развитиетехнологииуправлениягосударственногоаппарата.Стремительныйрост в усовершенствованииделопроизводствапривело к снижениюизлишних документов,к снижениюобъемов информации,снижение затраттруда на всевиды работ сдокументацией,повысиласьоперативность,надежность,экономичностьи организацияуправленческоготруда, культураработы аппарата,возможностьиспользованияв будущем информации,зафиксированнойв документах.

2. ОпределениеУСОРД по ГОСТ6.10.1 –88 ( названиеГОСТа).

Основаниядля разработкиУСОРД, ее основнаяцель. Порядокпримененияи ведения УСОРД.

ОпределениеУСОРД по ГОСТ6.10.1 –88 « Унифицированнаясистема документации,используемыев АСУ. Основныеположения»

УСОРД – унифицированнаясистемаорганизационно-распорядительнойдокументации.

АСУ – автоматизированнаясистема управления.

Для повышенияэффективностипроизводства,в целях сокращенияколичестваприменяемыхв деятельностиучреждений,организацийи предприятийдокументов,типизации ихформы, снижениетрудовых временныхи материальныхзатрат на ихподготовкуи обработку,достиженияинформационнойсовместимостиавтоматизированныхбез данных внародном хозяйствепроводятсяработы по унификациидокументации(УСД) – совокупностьвзаимоувязанныхунифицированныхформ документов,обеспечивающихдокументированноепредставлениеданных в определенныхвидах хозяйственнойдеятельности,средств ихведения, нормативныхи методическихматериаловпо их разработкеи применению.В основе созданияУСД лежит методунификации– установлениеединообразиясостава и формуправленческихфункций и задач.Одновременноразрабатываютсяклассификаторытехнико-экономическойи социальнойинформации,обеспечивающиеинтегрированнуюавтоматизированнуюобработкуданных, содержащихсяв УСД. Унификацияуправленческихдокументовповышает уровеньи производительностьуправленческоготруда.

Основные принципыи основаниядля разработкиУСОРД являются:

• Созданиеобщей моделипостроениядокументов.Заключаетсяв построенииформуляра-образцадокументовдля конкретнойсистемы документациии установлениина его основесостава реквизитовдля даннойсистемы документации,отдельныхвидов документов,конкретногодокумента ит.д. Построениеотдельныхсистем документацииоказалосьочень эффективнымне только какнаправление,но и стало основнымметодом унификациидокументов;

• Единообразиеформ документови правил ихпостроения,составление,оформление.Обеспечиваетсяпутем максимальнойтипизации итрафаретизации документов,унификациирасположенияданных на поляхдокумента,выработкитерминологиии условныхсокращений.

• Комплексностьунификации.Унификацияпоказателейи реквизитовдолжна предусматриватьвсе требованияк документуна всех стадияхего создания,обработки ихранения. Крометого, должныучитыватьсяпсихофизиологическиевозможностичеловека ипараметрытехническихсредств. Этаунификациядолжна предусматриватьклассификациюпоказателейпо содержанию,установлениеединой структурыпоказателей,применениеединых методоврасчета однихи тех же показателейпри их использованиив различныхсистемах управления,единообразиеформулировокнаименованийреквизитов,входящих всостав показателей,расчленениепоказателейи реквизитовна постояннуюи переменнуючасти с цельювоспроизведенияпостояннойчасти в бланкахдокументов,кодированиепоказателейс помощью ЭВМ.

• Информативность.Означаетвключение вдокументытолько техреквизитов,которые нужныдля решенияконкретныхзадач, для поискаи подтвержденияюридическойсилы документов.К группе реквизитов,подтверждающиеюридическуюсилу документов,относятся:подпись, печать,грифы согласованияи утвержденияи т.д.

• Сокращениечисла видовдокументов.Достигаетсяза счет совершенствованияметодов управления,например, внаправленииисключения многоступенчатостив системе управленияили широкогои повсеместногопримененияорганизационнойи электронно-вычислительнойтехники.

• Стабильностьтребованийк документам.Для приданиямаксимальнойстабильноститребованийк документамнеобходимоустановитьгосударственныеи отраслевыестандарты,т.к. формы документовиспользуютдостаточнодлительноевремя.

• Сопряжениес действующимисистемамиклассификациии кодированиятехнико-экономическойинформации.Должныбыть составленыклассификаторыпоказателей,допустимыхк применениюна различныхуровнях управленияв разных системахуправления,и в надлежащемпорядке утверждены,т.е. стандартизированы.Кроме того,должна бытьобеспеченасистема веденияпоказателей,которая быпозволилавносить необходимыеизменения вэти классификаторы.

• Экономичность.Достигаетсяза счет обоснованноговключениядокументовв системудокументации,широкого применениябланков, рациональнойгруппировкиформ документов,установленияоптимальногообъема реквизитови их логическогорасположенияна бланке. Такжеснижаютсязатраты насоставление,изготовлениеи оформлениедокументов,их передачу,обработку,хранение иуничтожения.

Основная цельунификацииуправленческойдокументации– созданиесистемы документов,внедрениекоторой дастзначительныйэкономическийэффект в народномхозяйстве.Использованиетаких документовспособствуютросту творческихэлементов вуправленческомтруде, повышениюего культуры.Сокращаютсяоперации, требующиеручногомалоквалифицированноготруда, сокращаетсявремя на составлениеи изготовлениедокументов,снижаетсяколичествоошибок в документах,повышаетсяинформационнаяценность документов,что облегчаетих поиск.

БАРАНОВИЧСКИЙ НЕГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИКО-ЮРИДИЧЕСКИЙТЕХНИКУМ

КОНТРОЛЬНАЯРАБОТА

по предмету«Организацияделопроизводства»

Вариант№7

Работувыполнилаучащаяся

Iкурса заочногоотделения

специальность«Правоведение»

группа002

МицкевичАлина Арнольдовна

г. Барановичи,ул. Парковая,д.39, кв.29

тел.(0163) 40-97-54

Работупроверил

А.В. Малышко

Барановичи2000

Л И Т Е РА Т У Р А

1. ГОСТ6.10.1-80 «Унифицированнесистемы документации,используемыев АСУ. Основныеположения»

2. Секрктарскоедело: Учебноепособие дляпроф.-техн. Учебн.Заведений. Мн.: РИПО, 1999

3. «Архивыи делопроизводство»научно-практическийиллюстрированныйжурнал №1(7), 2000

4. «Архивыи делопроизводство»научно-практическийиллюстрированныйжурнал №2(8), 2000

5. ДавыдоваЭ.М., Левчик П.А.,Рыбаков А.Е.,Терехов А.С.Альбом форморганизационно-распорядительныхдокументов.-Мн.: БелНИИДАД,1998 – 144 с.

6. КирсановаМ.В. Современноеделопроизводство:Учебное пособие.– М.: ИНФРА-М;Новосибирск:Сибирскоесоглашение,2000 – 288 с. – ( Серия«Высшее образование»)

7. КокоревВ.И. Унификациядокументовуправления.– М.: Экономика,1989. – 184 с.

8. КудряевВ.А Организацияработы с документами:учебник – М.:ИНФРА-М, 1998 – 575с.

9. ПаневчикВ.В Делопроизводство.-Мн.: Высш. шк.,2000. – 263 с.: ил.

10. СаковА.А. Унификацияуправленческойдокументациии общесоюзныеклассификаторы.– М.: Экономика,1982. – 168 с.

11. СлавинскаяО.В. Секретарскоедело: Учебноепособие, - Мн.РИПО, 1999 – 222с.