Комунікативний процес в організації суть етапи елементи вимоги до побудови

КОНТРОЛЬНА РОБОТА

з менеджменту

ЗМІСТ

1. Комунікативний процес в організації: суть, етапи, елементи, вимоги до побудови.

2. Контроль як функція управління.

3. Скласти меморандум для організації, якою ви керуєте. У меморандумі слід відобразити місію організації, її перспективні та поточні плани, організаційну культуру, філософію діяльності. Основне призначення меморандуму.

Список використаної літератури

1. Комунікативний процес в організації: суть, етапи, елементи, вимоги до побудови.

Комунікації – це процес передавання інформації від однієї особи до іншої. Ефективні комунікації – це такий процес передавання повідомлення, коли отримане повідомлення наскільки можливо близьке за значенням до первинного. Ключовими складовими ефективних комунікацій є дані – це неопрацьовані цифри і факти, які відображають окремий аспект дійсності; та інформація – це дані, представлені у вигляді або формі, які мають сенсові навантаження. Інформація є цінною, якщо вона достовірна, своєчасна, повна і доречна.

Комунікативний процес розпочинається, коли одна особа (відправник) хоче передати факт, ідею, думку чи іншу інформацію комусь іншому (одержувачу). Ця інформація має значення для відправника незалежно від того, чи вона проста і конкретна, чи складна і абстрактна. Наступна дія – це кодування інформації у формі що відповідає ситуації. Кодування може набувати форми слів, виразу обличчя, жестів, або навіть художнього вираження і фізичних дій.

Після того, як повідомлення закодовано, його передають відповідними засобами зв’язку. Звичайні засоби зв’язку в організаціях - це наради, електронна пошта, записки, листи, звіти та телефонні розмови. Далі відбувається розкодовування у форму, яка має значення для одержувача. Значення інформації може бути різним, і у багатьох випадках воно є підставою для відповіді, і тоді утворюється цикл, оскільки нове повідомлення у такій же послідовності передається початковому відправникові.

Рис. 1 Схема комунікативного процесу.

Комунікації можуть бути перервані перешкодою – шумом або розмовою людей поблизу. Перешкодами також є загублений на пошті лист, пошкодження телефонної лінії, неправильна адреса електронної пошти тощо.

Сьогодні поширені такі типи комунікацій в організаціях: міжособові комунікації; комунікації у системах зв’язку та командах; комунікації в організаціях та електронні засоби комунікацій.

Усні комунікації відбуваються під час розмови віч-на-віч, групових дискусій, телефонних розмов і ін., за яких розмовну мову використовують для передавання змісту. Перевага усних комунікацій полягає в тому, що вони забезпечують негайний зворотній зв’язок і взаємний обмін. Недоліком усних комунікацій є те, що вони можуть бути недостовірними (неправильно вибрані слова для вираження суті; якісь перешкоди переривають процес; слухач забуває частину або все повідомлення; не вистарчає часу на виважені відповіді тощо).

Письмові комунікації - це звіти, записки, листи, записи і ін. Вадою цих комунікацій є те що вони затримують зворотній зв’язок та взаємообмін, крім того вони є складніші від усних і потребують більше часу. Переваги письмових комунікацій полягають у достовірності. Їм надають переваги, коли одній чи обом сторонам потрібні письмові записи про те, що відбувалося. Вибираючи засіб комунікації, менеджери повинні зважати на всі аспекти.

Комунікативні схеми – це способи, за допомогою яких члени групи чи команди спілкуються між собою. Вони відрізняються потоками інформації, позицією лідера, ефективністю різних типів завдань. Менеджери можуть намагатися створити централізовану схему, коли завдання групи прості й рутинні, і , навпаки, сприяти децентралізації групи, якщо групові завдання складні (наприклад, ухвалення головного рішення про стратегію підприємства), оскільки відкриті канали комунікацій забезпечують більше взаємодії і ефективніше поширення інформації.

Комунікації в організаціях. Іншими їх формами є потоки інформації між організаційними ланками або групами. Кожна з цих форм охоплює як усні, так і письмові комунікації, але, відповідно, поширюється на моделі комунікацій по всій організації. Є вертикальні та горизонтальні комунікаційні зв’язки в організаціях.

Вертикальні комунікації відбуваються вверх і вниз в ієрархічній структурі організації. В цих комунікаціях беруть участь менеджери, їхні керівники та підлеглі. Вертикальні комунікації можуть і повинні бути двонаправленими (спрямовані зверху вниз і знизу вверх), оскільки тоді вони з активним зворотнім зв’язком є ефективніші, ніж однонапрямлені.

Горизонтальні комунікації відбуваються між колегами та співробітниками на одному рівні. Вони сприяють координації між належними ланками і відіграють головну роль у робочих командах, де є працівники різних відділів.

Суттєвий вплив на комунікації в організаціях мають електронні засоби комунікацій. Інформаційні технологія стосується ресурсів, які використовує організація для менеджменту інформації, що потрібна для досягнення її цілей. Інформаційна технологія може використовувати комп’ютери, комп’ютерні мережі, телефони та інше устаткування. Є шість найпоширеніших видів інформаційних систем:

- операційно-виконавча система – з її допомогою виконують рутинні та поточні операції;

- інформаційна система менеджменту – збирає дані, організовує і систематизує їх у формі, зручній для менеджерів, а тоді забезпечує цих менеджерів інформацією, необхідною для їх роботи;

- система підтримки рішень – автоматично знаходить, опрацьовує та підсумовує необхідну інформацію, необхідну для специфічних рішень;

- адміністративна інформаційна система призначена для спеціальних потреб спрацювання інформації менеджерами вищого рівня;

- інтернет-мережі – комунікаційні мережі, які діють у межах однієї організації;

- експертні системи – створені за принципом визначення усіх можливостей “якщо-тоді”, які стосуються конкретної ситуації.

В організаціях також поширені неформальні комунікації – це непідтверджені повідомлення і чутки; менеджмент “нишпорки” та несловесні комунікації.

Побудова комунікативного процесу та керування ним передбачає виявлення бар’єрів ефективних комунікацій і розуміння того, як їх треба долати. Бар’єри можна розділити на два класи: індивідуальні та організаційні.

Індивідуальні бар’єри - це погане вміння слухати, невідповідність жестів, упередження до чогось, змушування до комунікацій.

Організаційні бар’єри - стосуються організаційних умов, в яких відбуваються комунікації – проблеми спілкування, різні статуси або владні відмінності, різне сприйняття, перевантаження.

Для подолання цих бар’єрів можна використати як індивідуальні, так і організаційні навики та вміння менеджера.

Індивідуальні навики – розвиток уміння слухати, заохочувати двонаправлені комунікації, розуміти мову і значення слів, поважати позиції як одержувача так і відправника.

Організаційні навики – домагатися мети, регулювати інформаційні потоки, розуміти цінність засобів комунікацій.

2. Контроль як функція управління.

Контроль - це процес забезпечення досягнення організацією своїх цілей. Функція контролю починається з того самого моменту, коли формуються цілі та задачі. Контроль дуже важливий для успішної роботи організації. Без нього починається хаос, і керувати діяльністю людей стає неможливо. Тому контроль є невід’ємним елементом самої сутності будь-якої організації і будь-якого управління.

Необхідність контролю.

1. Цілі, задачі та плани розробляються на перспективу, а майбутнє завжди включає невизначеність. Плани і організаційні структури – це лише картини того, чого хоче чи що може організація. Зміна законів, соціальних цінностей, технологій, умов конкуренції та інших факторів оточуючого середовища можуть перетворити цілі та плани, доволі реальні в момент їх формування, в дещо зовсім недосяжне через деякий час. Для того, щоб підготуватися і відреагувати належним чином на виникнувші переміни, необхідний ефективний механізм оцінки їх впливу на організацію.

Крім цього, навіть найкращі організаційні побудови мають свої дефекти. Структура, що виглядає привабливо на папері і що успішно використовувалася в іншому місці та в інший час, може бути неприємливою для даної організації в даний час.

Ще одним фактором невизначеності, що постійно присутній в управлінні, є люди. Їх не можна “запрограмувати” на виконання будь-якої задачі з абсолютною точністю.

2. Попередження появи кризових ситуацій – ще одна функція контролю. Помилки і проблеми, що виникають при аналізі ситуації всередині організації, якщо їх вчасно не поправити, переплітаються з помилками в оцінці майбутніх умов і поведінки людей. Ймовірність такого переплетення помилок в організації доволі велика через високий ступінь взаємозалежності видів діяльності. Таким чином, функція управління – це така характеристика контролю, котра дозволяє виявити проблеми і належним чином скоректувати діяльність організації до того, поки вони переростуть в кризис.

3. Один з важливих аспектів контролю полягає в тому, щоб визначити, які саме напрямки діяльності організації найбільш ефективно сприяють досягненню загальних цілей. Тому дуже важлива функція контролю – всемірна підтримка всього того, що є успішним.

4. Однією з важливих особливостей контролю є те, що він повинен бути всеохоплюючим.

Контроль - це найбільш фундаментальний елемент процесу управління. У відриві від нього не можна розглядати ні планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію. Всі вони фактично є невід’ємними частинами загальної системи контролю в даній організації.

Контроль буває попереднім, поточним і заключним. По формі здійснення всі ці види контролю подібні, так як мають одну загальну ціль: сприяти тому, щоб фактично отримувані результати були як можна більше ближче до бажаних. Розрізняються вони тільки по часу.

Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація певних правил, процедур і ліній поведінки.

Поточний контроль не проводиться буквально одночасно з виконанням самої роботи. Він базується на вимірюванні фактичних результатів, котрі отримані після проведення роботи, направленої на досягнення бажаних цілей. Для того, щоб здійснити поточний контроль, необхідний зворотний зв’язок – дані про отримані результати.

Заключний контроль дає виробництву інформацію, необхідну для планування роботи з урахуванням отримуваних результатів, щоб сприяти мотивації.

3. Скласти меморандум для організації, якою ви керуєте. У меморандумі слід відобразити місію організації, її перспективні та поточні плани, організаційну культуру, філософію діяльності. Основне призначення меморандуму

Меморандум (лат. memorandum)
Список використаної літератури

1. Андрушків Б.М., Кузьмін О.Є. Основи менеджменту. - Львів, “Світ” 1995р.

2. Щекин Г.В. Основы кадрового менеджмента. - Киев.: 1999р.

3. Мескон М., Альберт М., Хедоурі Ф. Основы менеджмента. – Москва «Дело».: 1995

4. Третяк В,І., Платонов С.В. “Менеджеру о менеджменте” – Киев.:1995

5. Щекин Г.В. Как еффективно управлять людьми: психология кадрового менеджмента.- Киев.: 1999