Требования, предъявляемые к первичным учетным документам

МИНИСТЕРСВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РФ

ФГОУ ВПО ВЯТСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

Контрольная работа

по дисциплине: «СБЭ»

вариант: 9

Выполнила студентка:

6 курса заочно-сокращенной формы обучения «Бухучет, анализ и аудит»

Хохрина О.Н.

Прием: 2007 год

Номер зачетной книжки: 07079/б

Преподаватель: Сунгатуллина Рашида Нурулловна

Киров, 2010

Требования, предъявляемые к первичным учетным документам.

Ни один факт хозяйственной деятельности не может быть совершен и отражен в бухгалтерском учете без подтверждения его первичным документом.

Под документом понимается:

- материальный носитель информации, предназначенный для ее обработки и передачи во времени и пространстве. Содержащиеся в документе сведения должны быть удобны для обработки и иметь в соответствии с действующим законодательством правовое значение;

- письменное свидетельство (доказательство) совершения факта хозяйственной деятельности или права на его совершение.

В процессе повседневной работы в организации формируют документы, содержание которых отражает различные стороны текущей (коммерческой), финансовой и инвестиционной деятельности.

Создавая, принимая, используя и храня первичные документы как для целей бухгалтерского учета, так и налогообложения прибыли, организации руководствуются содержанием ст.9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 835 "О первичных учетных документах" установлено, что Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации. Порядок применения унифицированных форм закреплен постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20.

При необходимости организация может вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы первичной учетной документации, за исключением форм по учету в кассе, расчетным, валютным и прочим счетам в банке. Но при этом все реквизиты утвержденных форм первичной учетной документации остаются без изменения. Изменения в них оформляются соответствующим организационно-распорядительным документом по организации. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

В соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" применяемые первичные документы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции: измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.

Порядок оформления документов предусмотрен нормативными актами соответствующих органов исполнительной власти. Им в соответствии с законодательством Российской Федерации предоставлено право утверждать порядок составления и формы первичных документов, которыми оформляются факты хозяйственной деятельности. Это означает, что документы, оформленные ненадлежащим образом, не могут быть приняты к бухгалтерскому учету.

Первичные учетные документы составляются, как правило, в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее окончания. Согласно утвержденному графику документооборота оформляется документ в нескольких экземплярах, а свободные строки прочеркиваются.

Каждый первичный документ отражает одну совершенную хозяйственную операцию. Документы должны составляться четко, разборчиво с помощью ручной записи, средств вычислительной техники.

Ответственность за своевременность составления и доброкачественность документов, передачу их в установленные сроки для отражения данных в бухгалтерском и налоговом учете, достоверность содержащихся в них сведений несут лица, заполнившие и подписавшие эти документы.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

В соответствии с п.3 ст.9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. При этом документы, которыми оформляются хозяйственными операциями с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченным ими на то лицом. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

При проведении СБЭ документация занимает особое место, так как является обязательной составляющей при формировании доказательной базы расследуемого экономического преступления. Кроме того, отдельные обстоятельства расследуемого дела могут быть доказаны только при наличии первичной текущей и отчетной учетной документации. Следует отметить, что документация отличается по видам исследуемых объектов.

Способы распознавания дефектных документов разнообразны. Невозможно перечислить все виды злоупотреблений с документами, которые могут применяться отдельными лицами в целях совершения экономического преступления и его сокрытия. Однако имеется ряд формальных признаков, привлекающих внимание следователя, суда и эксперта-бухгалтера к документу, который более тщательно проверяется по существу его содержания. К числу таких признаков относятся:

· составление документа не в соответствии с установленной формой;

· незаполнение реквизитов документа - отсутствие номера, даты, наименования организации и т.д.;

· взаимное несоответствие отдельных реквизитов;

· недооформление документов - отсутствие подписи должностных лиц; наличие подписей лиц, не имеющих права на их подписывание; отсутствие печати и др.;

· избыточное оформление документа

· отсутствие при документах необходимых приложений;

· несоответствие приложений документу

· расхождения в содержании нескольких экземпляров одного документа,

· наличие в документах искаженных подписей или надписей и др. Ни один из перечисленных признаков сам по себе не свидетельствует о злоупотреблении, но должен привлечь внимание следователя, суда, эксперта-бухгалтера к документу, имеющему такие дефекты.

В тех случаях, когда злоупотребления имеют место не только в первичных документах, но и в самом бухгалтерском учете при разносе этих документов в учетные регистры и финансовую отчетность, работа эксперта-бухгалтера значительно усложняется. Это свидетельствует о том, что работники бухгалтерии, участвующие в совершении таких злоупотреблений, допускают преднамеренные ошибки и нарушения установленных правил ведения бухгалтерского учета при составлении проводок, переносе записей в учетные регистры.

Основные признаки таких нарушений:

· составление бухгалтерских записей, не подтвержденных данными первичных, текущих или водных документов;

· соотношение бухгалтерских проводок с корреспонденцией счетов, противоречащих существующим правилам ведения бухгалтерского учета;

· составление исправительных бухгалтерских проводок без документальных оснований и действительной необходимости;

· отсутствие записей в карточках аналитического учета, в оборотных ведомостях, журналах учета;

· наличие искаженных записей;

· наличие необоснованных и неоговоренных исправлений в учетных регистрах;

· неправильные подсчеты итогов и перенос их в другие документы;

· исправление и уничтожение бухгалтерских записей и других данных путем подчисток;

· прочие.

При исследовании документов бухгалтерского учета в случае необходимости могут быть использованы и другие методические приемы проверки. К ним можно отнести:

- инвентаризацию;

- проверку фактического состояния активов организации, отраженных в документах;

- контрольные обмеры фактически выполненных объемов работ или оказанных услуг;

- проведение контрольных действий, в том числе контрольный запуск сырья в производство, контрольные закупки;

- лабораторный анализ качества сырья, материалов, готовой продукции;

- получение письменных справок от различных контрагентов по вопросу содержания документа;

- получение письменных объяснений от лиц, подписавших исследуемый документ или принимавших участие в отраженных в документах;

- наблюдение;

- эксперимент;

- аналитические тесты и др.

таким образом в процессе судебно-бухгалтерской экспертизы основная часть документальных данных, формирующих контрольную информацию, падает на документы бухгалтерского учета. В связи с этим можно утверждать, что хозяйственный учет является важнейшей составной частью информационной системы, играющей базовую роль в решении экспертных задач.

Задача 2

Проведенной 7 февраля 2010 года инвентаризацией наличных средств в кассе организации старшим аудитором аудиторской организации с участием главного бухгалтера и председателя ревизионной комиссии у кассира организации установлено по последнему кассовому отчету значится остаток средств в кассе 6687 руб. 43 коп. Кассир предъявил комиссии наличные деньги 50 руб. 16 коп., платежную ведомость на выдачу премий за прошлый год на 6452 руб., из которых согласно росписям получено рабочими и специалистами 2549 руб., приходный кассовый ордер на принятую выручку за услуги по распиловке древесины от Мельчарик Н.И. на 1740 руб., а так же частную расписку на выдачу из кассы организации инженеру газового хозяйства 930 руб. и старшему бухгалтеру по труду и заработной плате 50 руб. Кассовая книга ведется небрежно, допускаются зачеркивания, неоговоренные исправления. Книга не пронумерована и не скреплена сургучной печатью. В чековой книжке два чека подписаны руководителем и главным бухгалтером, скреплены печатью. Договор о полной материальной ответственности с кассиром подписан.

Требуется:

1. Произвести экспертизу ситуации, сделать выводы, обосновать нормативным документом.

2. Определить сумму нанесенного ущерба.

3. Определить круг ответственных лиц за допущенное нарушение.

4. За счет какого источника будет покрыт нанесенный ущерб?

Решение:

1. В соответствии Методическими рекомендациями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств выявлены следующие нарушения:

· «В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты….…» - пункт 2.3 – в данной ситуации в комиссии главный бухгалтер, нет представителей администрации.

В данной ситуации также выявлены следующие нарушения в соответствии с Порядком ведения кассовых операций, а именно:

· «Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается…» - пункт 27 – не можем принять к учету 930 руб. и 50 руб., т.к. частные расписки не являются оправдательными документами;

· «Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу…» - пункт 24 - все выдачи должны быть отражены в кассовой книге кассиром, денежные средства не выдаются по частной расписке, не может быть неучтенный ПКО (1 740 руб.);

· «Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия… Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего» - пункт 23- кассовая книга в данной ситуации не соответствует указанным требованиям;

· Выдачи, поступления наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге – пункт 22 - не должен быть неучтенный ПКО;

· «Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации» - пункт 12.- при совершении хозяйственных операций частные расписки не являются оправдательными документами.

Кассир злоупотребил в целях хищения денежных средств и совершения нетиповых операций своими служебными полномочиями. Совершенные кассиром преступления является простыми, совершаемыми наемным персоналом, с денежными средствами, с данными синтетического и аналитического учета.

2. В соответствии с проведенной инвентаризации в кассе должно быть 6687,43 руб. - 2549 руб. + 1740 руб. = 5878,43 руб.

По факту – 50,16 руб.

Сумма 930 руб. и 50 руб. не учитываются, т.к. не являются оправдательными документами.

Таким образом, недостача в кассе – 5828,27 руб.(5878,43 – 50,16 = 5828,27).

3. Ответственность за соблюдением порядка ведения кассовых операций возлагается на главных бухгалтеров, руководителей предприятий, кассиров (п.39 Порядка ведения кассовых операций).

4. Так как с кассиром заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности, сумма недостачи полностью будет отнесена на кассира.

Д 94 К 50- 5828,27 руб.- выявлена недостача денежных средств в кассе.

Д 73.2 К 94- 5828,27 руб. – сумма недостачи отнесена на виновное лицо (кассир).

Д 50 К 73.2- 5828,27 руб.- внесена недостача денежных средств наличными в кассу организации кассиром.

Задача 4

В ходе ревизии ревизором сделаны записи:

1. Нарушаются Правила ведения кассовых операций. Расходные кассовые ордера в отсутствие руководителя и главного бухгалтера подписывают главные специалисты и рядовые работники бухгалтерии.

2. Допускается оплата счетов за канцелярские товары наличными деньгами. Так, приобретено канцелярских товаров: кассиром Куренковой В.П. 23 февраля на 1354 руб., 30 апреля на 1279 руб. 50 коп. и на 5 ноября- на 1432 руб., главным бухгалтером Потаповым С.В. 6 марта- на 1368 руб. 85 коп. Наименование канцелярских товаров в счетах не указано. На склад они не оприходованы. Расписки работников конторы в получении канцелярских товаров отсутствуют. Аналогичные нарушения допускаются и при покупке других товарно-материальных ценностей.

3. Кассир Куренкова В.П. выручку от реализации продукции и услуг сдавала в банк не регулярно, в течение 8-10 дней в кассе имелись остатки наличных денег, значительно превышающие установленный лимит хранения наличных денег в кассе.

4. В июле при внесении в банк депонированных сумм по заработной плате работников, ушедших в отпуск, в размере 1020 руб. в расходном кассовом ордере показан расход средств 1220 руб.

Требуется:

1. Составить опись выявленных нарушений по кассовым операциям.

2. Установить, кем и какие пункты Правила ведения кассовых операций нарушены, а также сумму присвоенных средств.

3. Дать описание характера нарушений и выявить виновных лиц.

РЕШЕНИЕ:

1. Таблица 1 – Опись нарушений.

2. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций:

· «Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий» - пункт 11- за наличный расчет путем выдачи денежных средств из кассы на приобретение канц.товаров осуществляется в подотчет. Нарушители: Куренкова В.П., Потапов С.В.; сумма присвоенных денежных средств – 5434, 35 руб..

· «Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными» - пункт 14- на основании счета нельзя оплатить канцелярский товары из кассы. Нарушители: Куренкова В.П., Потапов С.В.

· «По истечении установленных пунктом 9 сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен ( в соответ. пункту8):

1) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";

2) составить реестр депонированных сумм;

3) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

4) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N ____".

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер» - Сумма присвоенных средств составляет 200 руб. Нарушитель- Потапов С.В.

· «Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия… Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего» - пункт 23. Кассовая книга не соответствует данному требованию. Виновный- Потапов С.В.

· «Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается…»- пункт 27. Счет на оплаты канцтоваров не является оправдательным документом. Сумма ущерба 5434,35 руб. Нарушители- Куренкова В.П., Потапов С.В.

· «Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий»- пункт 5. Систематическое превышается лимита кассы. Из-за превышения лимита в кассе штрафы предусмотрены на должностных лиц в размере от 4 до 5 тысяч рублей, на юридических лиц – от 40 до 50 тысяч рублей. Нарушители - Главбух Потапов С.В. и Кассир Куренкова В.П.

3. Данное преступление является простым, совершаемым наемным персоналом, с данными синтетического и аналитического учета, с денежными средствами, с ТМЦ. Виновные лица за нарушения - Главбух Потапов С.В., кассир Куренкова В.П.

ЛИТЕРАТУРА:

1. Положение «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утверждено Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. N 105).

2. Письмо ЦБ России об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (письмо ЦБ РФ от 22.09.1993г. № 40).

3. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. N 49).

4. Белуха Н.Т. Судебно-бухгалтерская экспертиза: Учеб. пособие. - М.: Дело, 2005.

5. Дубоносов Е.С., Петрухин А.А. Судебная бухгалтерия: Учеб. пособие. - М.: ЮИМВД РФ, Книжный мир, 2008.