Организация экономических данных в Excel и методы подготовки их к анализу

Организация экономических данных в Excel и методы подготовки их к анализу

Содержание

1. Организация экономических данных в Excel и методы подготовки их к анализу

1.1 Общие информационные методы обработки данных в Excel

1.2 Источники и организация данных в Excel

1.2.1 Внутренние источники данных

1.2.2 Организация данных

1.3 Методики подготовки данных к анализу средствами Excel

1.3.1 Обработка списков типа "один объект" - "одна запись"

1.3.2 Обработка списков типа "один объект" - "несколько записей"

Список использованных источников

1. Организация экономических данных в Excel и методы подготовки их к анализу

Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы управления разного уровня. Под управлением понимают обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих функций:

организационной,

плановой,

учетной,

анализа,

контрольной,

стимулирования.

В последнее время в сфере управления все активнее применяется понятие "принятие решения".

Принятие решения - акт целенаправленного воздействия на объект управления, основанный на анализе ситуации, определении цели, разработке программы достижения этой цели.

Таким образом, в жизненном цикле принятия любого решения можно выделить следующие основные моменты:

- планирование;

- организация;

- контроль (учет, оценка, анализ);

- регулирование.

Т.е. в данном случае дополняется новая функция - регулирование. Назначение ее: на основании результатов анализа делается вывод - будет достигнут результат, если нет, - что необходимо изменить, чтобы цель была достигнута.

Однако, в случае и старой, и новой трактовки понятия управления в основе управляющего воздействия на объект управления лежат данные анализа.

Анализ - это прежде всего ежедневная кропотливая, трудоемкая и очень ответственная работа. Качественно выполнять ее помогает одно из самых распространенных в последнее время программных продуктов: табличный процессор Excel.

1.1 Общие информационные методы обработки данных в Excel

Информационные методы обработки данных напрямую связаны с основными компонентами информационной технологии обработки данных. Это:

- сбор и хранение данных;

- обработка данных;

- получение отчетов.

В соответствии с ними все информационные методы обработки данных могут быть условно классифицированы как методы

1) организации и хранения данных;

2) подготовки данных к анализу;

3) анализа данных;

4) создания качественных отчетов.

Проблемы организации и хранения данных в Excelсвязаны с решением вопросов а) об источниках данных (внутренних и внешних) и б) о способах их организации.

Методы и способы подготовки данных к анализу зависят от способа их организации и осуществляются путем

а) сжатия данных (вертикальное удаление) с помощью

- сортировки

- фильтрации

- механизма "Промежуточные итоги"

- механизма "Сводная таблица"

- группировки

б) дополнения данных с помощью формул

в) удаления лишних данных (горизонтальное удаление) с помощью

- простого удаления

- скрытия деталей

- расширенного фильтра

- механизма "Сводная таблица".

Анализ данных предполагает использование

- логических, математических и статистических функций

- вычисляемого критерия в расширенном фильтре

- фильтрации данных

- сортировки

- группировки

- механизма "Сводная таблица"

- механизма "Промежуточные итоги"

- таблиц подстановки

- создания различных сценариев

- построения графиков и диаграмм.

Схема обработки данных в Excelпредставлена на рис.1.

Итак, чтобы в совершенстве овладеть одним из самых мощных средств анализа данных, необходимо:

- иметь четкое представление об источниках данных, а также о способах хранения и организации данных в Excel;

- владеть всеми механизмами, предоставляемыми им;

- уметь подготовить данные для анализа средствами Excel;

- в случае хранения данных вне рабочих книг Excel, уметь принять и организовать их для последующей работы;

- владеть приемами создания качественных отчетов по результатам анализа.

В данной работе рассмотрены вопросы представления данных (п.2), подготовки их к анализу (п.3).

Рис.1. Основные компоненты информационной технологии обработки данных в Excel

1.2 Источники и организация данных в Excel

1.2.1 Внутренние источники данных

Относительно Excel все источники данных могут быть определены как внутренние и внешние.

Внутренними являются данные, размещенные в одной рабочей книге Excel. Они могут быть организованы в виде:

· базы данных;

· списка;

· таблицы;

· диапазона ячеек.

С точки зрения организации данных дадим следующие определения.

База данных - это специальным образом организованные исходные данные.

Список - специальным образом организованные исходные и расчетные данные.

Как видим из определений, и база данных, и список должны быть организованы специальным образом, т.е. в соответствии со следующими правилами:

1) Верхняя строка должна содержать заголовки полей. Заголовок поля может располагаться только в одной ячейке.

Соблюдение этого правила необходимо для правильной работы таких механизмов Excel, как "Сортировка", "Форма данных", "Автофильтр", "Расширенный фильтр", "Промежуточные итоги", "Сводная таблица", "Мастер диаграмм".

2) Диапазон ячеек, составляющих базу данных или список, должен быть ограничен пустыми ячейками или границами рабочего места. Т.е. не допускается:

- наличие внутри базы данных или списка пустых строк или столбцов;

- примыкание к базе данных или списку других данных.

Соблюдение этого правила позволяет при работе с механизмами "Промежуточные итоги" и "Сводная таблица" получать автоматическое выделение всех ячеек, составляющих базу данных или список.

На рис.2 и 3 представлены фрагменты базы данных и списка соответственно. В данном примере список отличается от базы тех же данных наличием расчетных показателей "Прирост" и "Доля".

Рис.2. Пример базы данных "Состав и динамика основного капитала

Таблица - это исходные и расчетные данные специальным образом оформленные.

Специальное оформление данных может быть связано с введением совмещенных заголовков граф, строки с номерами граф и графы "Номер по порядку", подножия таблицы, специального форматирования данных, (выравнивание, представление, выделение и т.д.).

Пример таблицы с теми же данными, что и в списке (рис.3) представлен на рис.4.

Диапазон ячеек - совокупность смежных ячеек, расположенных в прямоугольной области рабочего листа, которые содержат какие-либо данные.

Как правило, данные диапазона ячеек в анализе не используются.

Итак, организация данных всех четырех типов внутренних источников данных имеет следующие общие особенности: в строке могут располагаться разнородные данные, а в столбце (поле, графе) - только однородные. Причем, только в диапазоне ячеек имя поля или заголовок отсутствует.

Во-вторых, для хранения данных используют организацию данных в виде базы данных, т.к. хранение расчетных данных - это расточительно.

В-третьих, для анализа могут быть использованы данные базы данных, списка и за редким исключением таблицы.

В-четвертых, для оформления результатов анализа данные представляют в виде таблицы, а для наглядности в некоторых случаях иллюстрируют их с помощью графиков и диаграмм.

Поскольку база данных является частным случаем списка, в дальнейшем будем ссылаться только на список.

1.2.2 Организация данных

Возможны два варианта организации данных в Excel:

"один объект" - "одна запись"

"один объект" - несколько записей"

Определим следующие понятия.

Информационный объект - это совокупность сведений об объекте материального или нематериального мира. Каждый объект характеризуется свойствами (реквизитами), которые позволяют выделить его из множества других. Например, объект "Автомобиль" может иметь реквизиты: цвет, вес, марка номер, фамилия владельца.

Запись - строка списка.

Первичный (главный) ключ списка - это поле или группа полей, с помощью которых можно однозначно идентифицировать запись. Значение первичного ключа не должно повторяться у разных записей.

Для списка, представленного на рис.5, главным ключом является поле "Студент", поскольку значения его однозначно идентифицируют отдельную запись списка. В этом случае один объект описывается одной записью.

Рис.5. Пример списка типа "один объект" – "одна запись"

Рис.6. Пример списки типа "один объект" - "несколько записей"

В списке рис.6. главным ключом является группа полей: "Студент" + "Предмет". Объект - это студент и информация и нем. Каждому объекту (студенту) в этом случае соответствует несколько записей: столько, сколько предметов изучал студент. В этом случае имеет место тип организации списка "один объект" - "несколько записей". Следует отметить, что этот список может быть обработан по тому же ключу, но в качестве объекта выбраны значения поля "Предмет". В этом случае каждому объекту будет соответствовать столько записей, сколько студентов изучало конкретный предмет.

Добавим в список рис.5 новое поле "Группа" (рис.7). В данном случае главным ключом будет группа полей: "Группа" + "Студент". Если в качестве объекта взять значения того же поля "Студент", что и в примере рис.5, то получим с точки зрения организации списка тот же тип: "один объект" - "одна запись". Но поскольку главным ключом является группа полей, то в качестве объекта можно взять значения и другого поля: "Группа". В этом случае объекту по полю "Группа" будет соответствовать несколько записей - столько, сколько студентов учится в данной группе. Т.е. присутствует тип организации "один объект" - "несколько записей".

Таким образом, если в качестве главного ключа выступает группа полей, то возможна организация данных смешанного типа. И зависеть она будет от выбора объекта анализа.

1.3 Методики подготовки данных к анализу средствами Excel

1.3.1 Обработка списков типа "один объект" - "одна запись"

В данном случае подготовка к анализу в основном сводится к сжатию с помощью фильтрации, сортировке и дополнению исходных данных расчетными. Исключением является случай использования механизма "Сводная таблица", поскольку он сам осуществляет фильтрацию данных (область СТРАНИЦА) и их автоматическую сортировку при составлении отчета. Однако использование его не всегда возможно.

Пример 1. Найти средний балл каждого студента. Информация о результатах сдачи сессии представлена в списке рис.5. Решить эту задачу возможно только с помощью ввода расчетной формулы "средний балл".

Последовательность действий:

- в строке заголовков полей вводится новый заголовок "средний балл" (ячейка Е1);

- в ячейку Е2 вводится формула:

=СРЗНАЧ (В2: D2)

- формула копируется с ячейки Е3 и до конца списка.

Этот вариант отличает очевидная простота. Однако он требует достаточно большого объема ручной работы.

1.3.2 Обработка списков типа "один объект" - "несколько записей"

Для экономических данных это самый распространенный способ их организации и хранения. Однако он диктует практически всегда выполнение некоторых дополнительных действий по подготовке данных к анализу. Прежде всего это - сортировка и фильтрация данных.

Решим пример 1 с учетом организации данных в виде списка рис.6.

Вариант а). Ввод расчетной формулы "средний балл" невыполним.

Вариант б). Использование механизма "Промежуточные итоги".

Необходимо:

- отсортировать данные по двум ключам "Студент" и "Предмет". Если этого не сделать, получим неверный ответ: по ст. Иванову И.И. и Петрову П.П. будет выдано 2 средних оценки - после 1-ой и 3-ей, 2-ой и 6-ой записями соответственно;

- обратиться к механизму "Промежуточные итоги"

- заполнить диалоговое окно:

"При каждом изменении в ": Студент

"Операция": среднее

"Добавить итоги по ": Оценка

Результат представлен на рис.8.

Рис.7. Результат решения примера 1 с помощью механизма Вариант в).

Использование механизма "Сводная таблица".

"Промежуточные итоги"

Необходимо: вызвать Мастер сводной таблица (выделить любую ячейку списка, Данные-Сводная таблица); последовательно заполнить диалоговые окна; структура таблицы: область Строка – Студент, область Данные – Оценка, операция - среднее

Результат представлен на рис.9.

Рис. 8. Результат решения примера 1 с помощью механизма "Свободная таблица"

Пример 2. Данные организованы в виде списка, представленного на рис.10. Необходимо составить отчет о результатах сдачи сессии студентами по семестрам.

Условие задачи предполагает нахождение среднего балла по группе за каждый семестр.

Рис.9.Список для примера 2

Вариант а). Использование механизма "Промежуточные итоги".

Действия:

отсортировать список по полям: "Семестр", "Группа", "Предмет".

- обратиться к механизму "Промежуточные итоги". Заполнить диалоговое окно:

"При каждом изменение в " - Семестр

"Операция" - среднее

"Добавить итоги по " - Оценка

- еще раз обратиться к механизму "Промежуточные итоги". Заполнить диалоговое окно:

"При каждом изменении в " - Группа

"Операция" - среднее

"Добавить итоги по" - Оценка

"Заменить текущие итоги" - снять флажок.

- скрыть детальные данные.

Двойное обращение к механизму "Промежуточные итоги" связано с необходимостью получения итогов по двум полям: Семестр и Группа - а снятие флажка в опции

"Заменить текущие итоги" - с необходимостью сохранения результатов предыдущего подведения итогов. Результат представлен на рис.11.

Вариант б). Использование механизма "Сводная таблица".

Действия:

- обратиться к механизму "Сводная таблица"

- последовательно заполнить диалоговые окна. Структура таблицы:

область СТРОКА: Семестр, Группа

область ДАННЫЕ: Оценка

Функция: среднее.

Результат представлен на рис.12.

Рис.10. Результат решения примера 2 с помощью механизма "Промежуточные итоги"

Рис.11.Результат решения примера 2 с помощью механизма "Сводная таблица"

Список использованных источников

1. Рон Персон. Excel 7.0 для WINDOWS 95: пер. с англ. - СПб.: BHV-Санкт-Петербург, 1996.

2. Уокербах Джон. Библия пользователя Exsel 97. Пер. с англ.К. - Диалектика, 1997.

3. Винтер Р., Винтер П. Microsoft Office 97 в подлиннике. Т.2. - СПб.: "BHV - Санкт-Петербург", 1997.

4. Водополова Н.В. Практическое пособие: Excel - как средство анализа данных / Водополова Н.В., Косинов Г.П., Шибеко В.Н. - Гомель, 2002.