Разработка информационной системы средствами СУБД Access

Федеральное агентство по образованию

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ»

(ГОУВПО «ВГТУ»)

Факультет автоматики и электромеханики

Кафедра «Автоматизированные и вычислительные системы»

Специальность «Вычислительные машины, комплексы,

системы и сети»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Пакеты прикладных программ»

Тема: «Разработка информационной системы «Охранная фирма» средствами СУБД Access»

Расчетно-пояснительная записка

Разработал студент Е.В. Болдырев

_{Подпись, дата Инициалы, фамилия}

Руководитель Сергеева Т.И.

_{Подпись, дата Инициалы, фамилия}

Нормоконтролер Качанов В.А.

_{Подпись, дата Инициалы, фамилия}

Защищена _________________ Оценка __________________

Дата

Воронеж 2010

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ГОУВПО «ВГТУ»)

Кафедра «Автоматизированные и вычислительные системы»

ЗАДАНИЕ

на курсовую работу

по дисциплине «Пакеты прикладных программ»

Тема: «Разработка информационной системы «Охранная фирма» средствами СУБД Access»

Студент группы ВМ-084 Болдырев Евгений Владимирович

Фамилия, имя, отчество

Номер варианта 15

Технические условия: осуществить разработку информационной системы с применением СУБД Access.

Сроки выполнения этапов: изучение технологии создания базы данных, таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов, модулей и панели управления средствами СУБД Access – до 30.03.2010 г., выполнение практического задания – до 30.04.2010 г., оформление расчетно-пояснительной записки – до 15.05.2010 г.

Срок защиты курсовой работы май-июнь 2010

Руководитель Т.И. Сергеева

_{Подпись, дата Инициалы, фамилия}

Задание принял студент Е.В. Болдырев

_{Подпись, дата Инициалы, фамилия}

Содержание

Задание на курсовую работу...................................................... .............................................. 2

Замечания руководителя............................................................. .............................................. 3

Введение....................................................................................... .............................................. 5

1 Создание базы данных, таблиц и форм.................................. .............................................. 7

1.1 Создание таблиц................................................................. .............................................. 7

1.2 Создание форм................................................................................................................... 10

2 Разработка запросов и отчетов................................................ .............................................. 14

2.1 Разработка запросов.......................................................................................................... 14

2.2 Разработка отчетов............................................................. .............................................. 20 3 Разработка макросов, модулей и панели управления....................... .............................................. 30

3.1 Создание макросов............................................................................................................ 30

3.2 Разработка модулей........................................................................................................... 33

3.3 Создание панели управления приложением.................................................................. 36

Заключение.................................................................................. .............................................. 37

Список литературы..................................................................... .............................................. 38

ВВЕДЕНИЕ

Целью курсовой работы является разработка информационной системы «Охранная фирма» средствами СУБД Access.

Реализация поставленной цели предполагает решение следующих задач:

освоение технологии создания базы данных;

освоение технологии создания таблиц и установки связи между таблицами;

изучение технологии разработки простых и составных форм для ввода, редактирования и просмотра данных, хранимых в таблицах; освоение возможностей редактирования форм (изменение формата выводимых данных, создание надписей, кнопок, переключателей, списков и т.д.); освоение технологий создания процедур на языке Visual Basic по контролю вводимых данных;

освоение возможностей СУБД Access по созданию запросов на выборку данных, с вычисляемыми полями, с групповыми вычислениями, параметрических запросов, перекрестных запросов, запросов на выполнение действий (создание таблицы, добавление и удаление записей из таблицы, обновление полей);

освоение технологии создания отчетов в Access, освоение разных способов создания отчетов (режим автоотчета, мастер отчетов, создание отчетов в режиме конструктора), изучение возможностей форматирования отчетов, добавления в отчет заголовков, надписей, полей из источника данных; освоение особенностей реализации вычислений в отчетах в каждой записи, по группе записей и отчету в целом;

изучение особенностей разработки макросов и модулей в приложении средствами СУБД Access;

освоение технологии создания панели управления приложением;

выполнение практического задания по разработке в среде СУБД Access базы данных и приложения для работы с ним; создание таблиц, простых и составных форм, различных запросов и отчетов, разработка макросов, модулей и панели управления приложением.

Разработка базы данных и приложения для работы с ней будет осуществляться с применением СУБД Access.

СУБД Access имеет следующие преимущества и возможности для разработки баз данных и приложений для работы с ними:

- набор средств для поддержки таблиц и соотношений между ними;

- развитый пользовательский интерфейс, позволяющий вводить и модифицировать информацию, производить поиск и представлять результаты;

- средства программирования высокого уровня, позволяющие создавать собственные приложения.

1 СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ, ТАБЛИЦ И ФОРМ

1.1 Создание таблиц

Создаваемая информационная система осуществляет учет работы охранной фирмы, хранить сведения о охранниках, клиентах, заказах. Основными элементами информационной системы являются база данных и приложение для работы с ней. Приложение, как правило, включает формы для ввода данных, запросы, отчеты и другие элементы.

Основной частью создаваемой информационной системы является база данных. База данных получила имя «Охранная фирма»

База данных состоит из следующих таблиц:

- «Охранники», которая содержит информацию о сотрудниках фирмы, их категории, заработной плате, лицензии на оружие, номере лицензии, дате её выдачи. Структура таблицы «Охранники» представлена в Таблице 1.

Таблица 1 – Структура таблицы «Охранники»

- Таблица «Заказы», которая содержит информацию о заказах фирмы, заказчиках, стоимости, адресе места охраны по заказу количестве часов работы, дате заказа, дате начала и окончания работы, стоимости, статусе выполнения заказа. Структура таблицы «Заказы» представлена в Таблице 2.

Таблица 2 – Структура таблицы «Заказы»

Продолжение Таблицы 2 – «Заказы»

- Таблица «Категории», которая содержит информацию о категориях охранников и стоимости часа работы охранника каждой категории. Структура таблицы «Категории» представлена в Таблице 3.

Таблица 3 – Структура таблицы «Категории»

- Таблица «Исполнители», которая содержит информацию о номере сотрудника и номере заказа. Структура таблицы «Исполнители» представлена в Таблице 4.

Таблица 4 – Структура таблицы «Исполнители»

- Таблица «Архив заказов», которая содержит информацию о выполненных заказах фирмы. Структура таблицы «Заказы» представлена в Таблице 5.

Таблица 5 – Структура таблицы «Архив заказов»

Таблицы базы данных связаны между собой. Схема взаимосвязи таблиц базы данных представлена на Рисунке 1.

Рисунок 1 – Схема взаимосвязи таблиц базы данных

1.2 Создание форм

Формы используют для реализации ввода, редактирования и просмотра данных в таблицах базы данных. Простые формы используют для работы с одной таблицей. Составные формы используют для работы с двумя таблицами.

Созданное приложение содержит следующие формы:

Форма «Охранники», которая работает с одноименной таблицей «Охранники». Вид формы «Охранники» представлен на Рисунке 2

Рисунок 2 – Форма «Охранники»

Форма «Охранники» в режиме конструктора показана на Рисунке 3.

Рисунок 3 – Форма «Охранники» в режиме конструктора

В данной форме реализованы следующие особенности:

- поле Категория организовать как поле со списком, список берется из таблицы Категории;

- поле Должность организовать как группу переключателей, имеющих два значения: охрана без оружия - 1; охрана с оружием - 2;

- поле Лицензия на оружие организовать как поле - флажок;

- поле Оклад организовать как поле с раскрывающимся списком; список берется из дополнительной таблицы;

- поле Надбавка организовать как группу переключателей, имеющих значения: 5, 10, 15.

Так же добавлены копки перехода и поиска по записям.

Форма «Категории», которая работает с таблицей «Категории». Вид формы «Категории» представлен на Рисунке 4.

Рисунок 4 – Форма «Категории»

Разработка формы в режиме конструктора на Рисунке 5.

Рисунок 5 – Форма «Категории» в режиме конструктора

Форма «Заказы», которая работает с таблицей «Заказы». Вид формы «Заказы» представлен на Рисунке 6

Рисунок 6 – Форма «Заказы»

Рисунок 7 – Форма «Заказы» в режиме конструктора

- если Дата окончания работы меньше Даты начала работы, то выдается сообщение "Неверные даты";

- поле Заказ выполнен организовать как поле - флажок;

Форма «Заказы-Исполнители», которая работает с таблицами «Заказы» и «Исполнители». Вид формы «Заказы» представлен на Рисунке 8.

Рисунок 8 – Форма «Заказы-Исполнители»

В данной форме реализованы следующие особенности:

- поле Номер сотрудника организовать как поле с раскрывающимся списком, список берется из таблицы Охранники

Форма «Заказы-Исполнители» в конструкторе показана на Рисунке 9.

Рисунок 9 – Форма «Заказы-Исполнители» в режиме конструктора

Форма «Категории-Охранники», которая работает с таблицами «Охранники» и «Категории». Вид формы «Заказы» представлен на Рисунке 10.

Рисунок 10 – Форма «Категории-Охранники»

В данной форме реализованы следующие особенности

- защитить поле Категория от изменений;

- вычислить количество сотрудников по каждой категории и отразить эти данные в главной части составной формы.

Форма «Категории-Охранники» в режиме конструктора

Рисунок 11 – Форма «Категории-Охранники» в режиме конструктора

2 РАЗРАБОТКА ЗАПРОСОВ И ОТЧЕТОВ

2.1 Разработка запросов

Запросы условно можно разделить на несколько групп:

- запросы на выборку данных;

- запросы с вычисляемым полем;

- запросы с групповыми вычислениями;

- параметрические запросы;

- перекрестные запросы;

- запросы на выполнение действий (создание таблицы, удаление и добавление записей в таблицу, изменением полей в таблице).

Запросы на выборку данных реализуют следующее:

- из таблицы Охранники вывести список сотрудников определенной категории;

- из таблицы Заказы вывести список заказов за определенную дату заказа;

- из таблицы Охранники вывести список сотрудников с определенной должностью;

Первый запрос в режиме конструктора представлен на Рисунке 12.

Рисунок 12 - Запрос на выборку данных из таблицы Охранники

в режиме конструктора

Запрос, выбирающий из таблицы Заказы вывести список заказов за определенную дату заказа показан на Рисунке 13

Рисунок 13 – Запрос по дате заказа

Результат выборки на Рисунке 14.

Рисунок 14 – Результат работы запроса по дате заказа.

Запрос в режиме конструктора представлен на Рисунке 15.

Рисунок 15 - Запрос на выборку данных из таблицы

Заказы по дате в режиме конструктора.

Запрос, выводящий из таблицы Охранники список сотрудников с определенной должнстью показан на Рисунке 16.

Рисунок 16 – Запрос должности

Результат работы запроса на Рисунке 17.

Рисунок 16 – Результат запроса.

Создать запрос с вычисляемым полем Общий оклад (оклад + оклад, увеличенный на надбавку), для вычисляемого поля выбрать фиксированный формат с двумя знаками после запятой. В выборке вывести Номер сотрудника, Ф.и.о., Оклад, Надбавка, Общий оклад. Запрос в режиме конструктора представлен на Рисунке 17.

Рисунок 17 –Запрос с вычисляемым полем в режиме конструктора.

Выполнение запроса показано на Рисунке 18.

Рисунок 18 –Запрос с вычисляемым полем.

Рисунок 19 –Запрос с вычисляемым полем.

Рисунок 20 –Запрос с вычисляемым полем.

Создать запрос по всем таблицам; в запрос включить Номер заказа и вычисляемое поле - Стоимость заказа, которая вычисляется как произведение количества часов на стоимость часа работы. По вычисляемому полю произвести суммирование. Запрос в режиме конструктора на Рисунке 21.

Рисунок 21 –Запрос с вычисляемым полем.

Результат работы приведен на Рисунке 22.

Рисунок 22 –Работа запроса.

Создать параметрические запросы: запрашивается категория, выдается список сотрудников, имеющих заданную категорию из таблицы Охранники;

Рисунок 23 –Работа запроса.

Выполнение запроса выбирающего определенную Категорию.

Рисунок 24 –Работа запроса.

запрашиваются две даты, выдаются заказы, которые должны быть выполнены в заданный интервал дат;

Рисунок 25 –Запрос с вычисляемым полем.

2.2 Разработка отчетов

Существует несколько вариантов создания отчетов в Access:

- Конструктор

- Мастер отчетов

- Автоотчет: в столбец

- Автоотчет: ленточный

- Мастер диаграмм

- Почтовые наклейки.

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов. Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

- Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

- Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

- Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

- Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

- Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета

В данной курсовой работе необходимо создать следующие отчеты:

Отчет на основе таблицы Охранники, записи сгруппировать по категории. Отчет в режиме конструктора представлен на Рисунке 17.

Рисунок 26 - Отчет в режиме конструктора

Отчет в режиме предварительного просмотра представлен на Рисунке 18.

Рисунок 27 - Отчет в режиме предварительного просмотра.

Отчет на основе параметрического запроса, запрашивается номер заказа, выдаются исполнители:

Рисунок 28 - выбор номера заказа

Рисунок 29 - Отчет список сотрудников

Рисунок 30 - Отчет в режиме конструктора

Отчет на основе всех таблиц, в отчете записи сгруппировать по номеру заказа и рассчитать стоимость каждого заказа и всех заказов.

Рисунок 31 - Отчет список заказов

Отчет в режиме конструктора выводящий список заказов показан на Рисунке 32.

Рисунок 33 - Отчет список заказов

Отчет в режиме просмотра выводящий список заказов показан на Рисунке 32

Рисунок 33 - Отчет в режиме просмотра

Отчет в режиме конструктора выводящий список сотрудников, выполняющих заказ показан на Рисунке 34

Рисунок 34 - Отчет в режиме конструктора

Отчет в режимепросмотра выводящий список заказов показан на Рисунке 35

Рисунок 35 - Отчет список сотрудников

3 РАЗРАБОТКА МАКРОСОВ, МОДУЛЕЙ И ПАНЕЛИ УПРАВЛЕНИЯ

3.1 Создание макросов

Макрос — это средство для автоматизации задач и добавления функциональных возможностей в формы, отчеты и элементы управления. Например, при добавлении командной кнопки в форму событие кнопки OnClick связывается с макросом, который содержит команды, выполняемые при каждом нажатии кнопки.

В приложении Access макросы можно рассматривать как упрощенный язык программирования, на котором программа записывается в виде списка макрокоманд для выполнения. При создании макроса каждая макрокоманда выбирается из раскрывающегося списка, после чего к ней добавляется необходимая информация. Макросы позволяют добавлять функциональные возможности в формы, отчеты и элементы управления без необходимости написания кода в модуле Visual Basic для приложений (VBA). Макросы обеспечивают выполнение части команд, доступных в VBA, и для большинства пользователей создание макроса оказывается проще, нежели написание кода VBA.

В Microsoft Access существует специальное средство для создания макросов — Конструктор макросов (Macro Design). Рассмотрим процесс создания макроса с помощью Конструктора.

Открыть окно Конструктор макросов (Macro Design) для создания нового макроса можно двумя способами:

Раскройте список макросов в окне База данных (Database), щелкнув левой кнопкой мыши по ярлыку Макросы (Macros), и нажмите кнопку Создать (New) в верхней части окна.

Щёлкните по стрелке вниз на кнопке Новый объект (New Object) на панели инструментов База данных (Database) и выберите элемент Макрос (Macro). Окно Конструктора макросов построено аналогично окну Конструктора таблиц, т. е. разделено по горизонтали на две части: панель описаний и панель аргументов. Верхняя часть окна Конструктора — панель описаний — состоит из нескольких столбцов. По умолчанию на этой панели выводится два столбца: "Макрокоманда" (Action) и "Примечание" (Comments). Панель описаний позволяет определить последовательность макрокоманд, из которых состоит макрос. Строка в столбце "Макрокоманда" (Action) представляет собой поле со списком, в котором можно выбрать нужную макрокоманду. Строка в столбце "Примечание" (Comments) — это обычное текстовое поле, в которое можно ввести комментарий, описывающий выполняемое действие.

Когда поле "Макрокоманда" (Action) заполнено, в нижней части окна Конструктора макросов появляется панель аргументов, предназначенная для ввода значений аргументов соответствующей макрокоманды. Список полей на этой панели зависит от выбранной макрокоманды и может отсутствовать, если макрокоманда не имеет аргументов. Таким образом, при создании макросов не нужно запоминать список аргументов для каждой макрокоманды.

По заданию нужно создать макрос для решения задачи, использующей запросы: рассчитать стоимость заказа, используя данные о сотрудниках, выполняющих заказ и обновить поле Стоимость заказа в таблице Заказы.

Рисунок 36

Таблица 6 – поля макроса 1

Рисунок 37

Таблица 7 –поля макроса 2

3.2 Разработка модулей

Приложение содержит три модуля, которые реализуют специальные алгоритмы обработки данных. Требуется написать процедуру поиска данных по категории в таблице Охранники.

Option Compare Database

Private Sub Кнопка23_Click()

'определение объектных переменных

DimdbsAsDatabase

DimrstAsRecordset

'определение полей для ввода ключей

Dim nt As String

'запись в dbs ссылки на текущую базу данных

Set dbs = CurrentDb()

'запись в rst ссылки на таблицу Поставка

Set rst = dbs.OpenRecordset("Охранники", dbOpenTable)

'ввод названия товара для поиска

nt = InputBox("Введите категорию", "Ввод параметров поиска")

'цикл, работающий пока таблица не закончилась

DoWhileNotrst.EOF

'сравнение введенного текста с полем из записи таблицы Охранники

Ifnt = rst![Категория] Then

'вывод найденной записи

MsgBox " Категория: " & rst![Категория] & _

" ФИО: " & rst![ФИО], vbOKOnly

EndIf

'переход на следующую запись

rst.MoveNext

'конец цикла

Loop

End Sub

Написать процедуру создания таблицы Список категорий (структура таблицы аналогична таблице Категории) и ввода в нее записей.

Private Sub Кнопка3_Click()

Dim dbs As DAO.Database

Dim rst As DAO.TableDef

Dim Fiel1 As DAO.Field

Dim Fiel2 As DAO.Field

Dim rstt As DAO.Recordset

Dim indi As DAO.Index

Set dbs = CurrentDb()

'создание таблицы

Set rst = dbs.CreateTableDef("Список категорий")

'описание первого поля Fiel1

Set Fiel1 = rst.CreateField("Категория", dbText, 25)

'добавление поля Fiel1 в семеКатегорияйство полей таблицы tb1

rst.Fields.Append Fiel1

'описание второго поля Fiel2

SetFiel2 = rst.CreateField("Стоимость часа работы", dbText, 25)

'добавление поля Fiel2 в семейство полей таблицы tb1

rst.Fields.AppendFiel2

'добавление таблицы в семейство таблиц

dbs.TableDefs.Appendrst

MsgBox "Таблица Список Категорий", vbOKOnly

zzz:

Setrstt = dbs.OpenRecordset("Список Категорий")

DoWhileMsgBox("Будем вводить данные", vbOKCancel) = vbOK

'добавление пустой записи

rstt.AddNew

rstt![Категория] = InputBox("Введите категорию")

rstt![Стоимость часа работы] = InputBox("ВВедите стоимость часа работы")

'запись введенных данных в таблицу

rstt.Update

Loop

'описание ошибочной ситуации

End Sub

3.3 Создание панели управления приложением

Панель управления приложением позволяет объединить созданные элементы приложения в единое целое и вызывать их из одного объекта.

Первая страница панели содержит следующие кнопки: Формы, Запросы, Отчеты, Макросы, Модули, Конструктор, Выход. На странице Формы содержатся следующие кнопки: Заказы, Охранники, Категории-Охранники, Заказы-Категории. На странице Запросы содержатся кнопки для вызова маросов, которые в свою очередь вызывают запросы 1а, 2, 3, 4а, 5.

На странице Модули вызывается форма модулей. На странице Запросы содержатся кнопки для вызова макросов, которые в свою очередь вызывают запросы 1, 2, 3, 4. Кнопка Конструктор вызывает конструктор кнопочных форм.

Рисунок 38

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения курсовой работы были рассмотрены следующие вопросы:

- создание базы данных и таблиц средствами СУБД Access;

- управление базами данных;

- создание баз данных на основе таблиц

- получены навыки программирования в MSOffice

ПрименениеСУБД Access для разработки базы данных и приложения для работы с ней показало, что данная СУБД:

- обеспечивает удобные средства для описания структуры таблиц (мастер и Конструктор), возможность просто задать имя поля, выбрать тип данных из списка, размер и формат поля, задать поле со списком и определить источник данных для него;

- Позволяет создавать автоматизированные базы данных на основе языка VisualBasicforApplication.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Сергеева Т.И. Создание приложений для работы с базами данных с применением MSSQLServer и Access: практикум / Т.И. Сергеева, М.Ю. Сергеев. Воронеж: ГОУВПО «ВГТУ», 2009.
2. Сенов А.В. Access 2003. Практическая разработка баз данных / А.В. Сенов. СПб.: Питер, 2005.
3. Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – 352 с.
4. Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных для использования с микроЭВМ. -М.: Мир, 1991. – 252 с.