Корпоративное планирование: взгляд в будущее

Анил Гупта (Anil Gupta)

Типичный процесс планирования, также известный как "кошмар электронных таблиц", уже устарел. Современное планирование - это использование общего подхода, в фокусе которого находятся бизнес-процессы.

Что собой представляет обычный план? Успех компании часто зависит от того, каков может быть ответ на этот вопрос представителей различных отделов или бизнес-подразделений фирмы и насколько хорошо руководители организации объединяют эти ответы в общую бизнес-стратегию. К сожалению, планирование - это одна из наиболее проблемных областей бизнеса. И борьба с этими проблемами обычно не приносит положительного результата, а лишь еще больше запутывает ситуацию и сопровождается упущенными рыночными возможностями, поскольку организация не способна быстро реагировать на изменения обстановки.

Усилия по управлению эффективностью не должны останавливаться на выработке показателей, оценивающих прошлые события. Гораздо важнее использовать информацию для того, чтобы организация могла выработать более "интеллектуальный" план, который поможет координировать деятельность ключевых отделов или активность по разным направлениям деятельности фирмы.

Такой подход требует организационных и технологических изменений. Сегодня отделы обычно используют электронные таблицы для создания планов, которые представляют их собственный набор бизнес-прогнозов и взглядов на перспективы рынка. Отдел продаж разрабатывает прогноз доходов по регионам на основе текущих показателей и целей следующего года. Финансовый отдел создает операционный план на основе бюджета текущего года и планов на следующий. Отдел маркетинга делает прогнозы для новых и существующих линеек продуктов на основе данных исследований. Производственный отдел прогнозирует спрос, чтобы оценить потребности в поставках, на основе исторических данных и будущих бизнес-ожиданий.

Возникает вопрос: как свести все эти планы воедино? Каждый из них оперирует своими показателями:

прогнозы отдела продаж - удельными величинами доходов в долларах в расчете на регион или потребителя;

прогнозы отдела маркетинга - долларами и единицами проданного товара в расчете на линейки продуктов;

прогнозы финансового отдела - долларами в расчете на внутренние организации;

прогнозы спроса - в расчете на единицы хранения и их компоненты.

В большинстве компаний финансовые отделы вручную сводят электронные таблицы, выявляя пробелы. Процесс включает многодневный обмен электронными письмами, встречи и телефонные переговоры. Все это призвано помочь финансовым отделам лучше понять идеи, лежащие в основе индивидуальных планов. Затем отделам приходится сверять свои планы, чтобы убедиться, что они достаточно хорошо согласуются друг с другом в рамках допустимых погрешностей.

Ручное сведение планов не только чревато ошибками, это также очень медленный процесс. В результате организации не могут часто обновлять свои планы, в лучшем случае это делается раз в квартал. Но в таких областях, как, например, индустрия высоких технологий, бизнес-обстановка меняется гораздо чаще. Прогнозы прошлого квартала могут быстро устареть и, более того, создать у компаний, старающихся получить более ясную картину эффективности своей работы, превратное представление о реальности. Организациям приходится руководствоваться цифрами, использование которых может привести к сниженным доходам и размерам прибыли, упущенным возможностям, неспособности вовремя снизить товарно-материальные запасы и неточным показателям уровня обслуживания потребителей.

Необходимость корпоративного подхода

Бизнесу требуется новый подход, который упрощает планирование и позволяет чаще и более оперативно обновлять программу работы. Этот процесс должен позволять компаниям быстро создавать оперативные планы и использовать соответствующие технологии для их усовершенствования. Технологическое решение должно включать план каждого отдела, а также исходные предпосылки относительно предполагаемых продаж, товарно-материальных запасов или других ключевых элементов. Результатом должно быть общее единое представление о предстоящем плане.

Корпоративный подход не означает, что отделы не должны иметь свой взгляд на общий план. Производственный отдел должен иметь детальный прогноз спроса на комплектующие; у отдела продаж должна быть возможность видеть ожидаемый доход по каждому региону; финансовый отдел должен быть способен вычислять доход и размер прибыли по географическим и операционным единицам. Но корпоративный процесс планирования должен обеспечивать постоянное обновление плана (как минимум раз в месяц), чтобы приводить прогнозы в соответствие с меняющимися бизнес-условиями.

Ключевой момент в разработке единой общей программы действий - это создание аналитической архитектуры, позволяющей рассматривать один и тот же план с точки зрения различных измерений и с различным уровнем детализации. Другими словами, организация должна создать корпоративный план записей: единый репозиторий прошлых, настоящих и будущих прогнозов, планов и предположений всей корпорации. Этот репозиторий позволит объединить несопоставимые аспекты каждого функционального документа в единой модели и в то же время сохранит цельность и детальность, необходимую каждому отделу.

Имея корпоративный план записей, каждый коллектив может работать с ним, используя свои собственные показатели (единицы товара, средства или величину прибыли) на всех уровнях детализации: от подробной информации по отдельным продуктам до прогноза общего дохода компании. Финансовые отделы могут проводить постоянный мониторинг соответствия доходов и результатов прогнозов бизнес-планам, создавать альтернативные сценарии и выполнять моделирование. В то же время установки о стратегии ценообразования, ассортименте продукции и прогнозе продаж могут давать информацию для бизнес-планов, в фокусе которых находится получение максимальной прибыли, а не только дохода. С помощью консолидированного операционного плана руководители высшего звена и менеджеры смогут более последовательно добиваться требуемых результатов, оценивать эффективность работы и обеспечивать выполнение требований законодательства.

Выполнение ключевых требований

Помимо использования корпоративного плана записей, общий подход должен также поддерживать "арифметические" возможности, необходимые для тщательного планирования. Эти функции включают способность использовать адаптивную аналитику для выбора лучшей комбинации прогнозных алгоритмов и включения причинной и количественной информации. По мере поступления новых данных адаптивная аналитика обновляет модель. Например, адаптивная аналитика полезна в производственном процессе, поскольку в прогнозе спроса должны учитываться уже имеющиеся продукты, многоуровневые каналы продаж и другие изменчивые факторы. Эти изменения должны максимально быстро отражаться в аналитической модели, лучше всего - в режиме реального времени.

Общий подход должен способствовать интерпретации информации, поступающей от каналов продаж, которые являются хорошими индикаторами будущего спроса. Обычно эти данные существуют в виде агрегатов; для использования в планировании они должны быть преобразованы в единицы спроса. Помимо этого, такие данные включают личное мнение отдельных торговых представителей относительно состояния дел и прогнозов на будущее, что вносит определенный вклад в непоследовательность, существующую в каналах продаж. В инструментах планирования должны использоваться эвристические и аналитические средства фильтрации для обработки индивидуальных пристрастий сотрудников и непоследовательных данных.

Запуск новых продуктов является еще одной проблемой, характерной для процесса производства. Для того чтобы новые продукты были включены в общий план, инструменты планирования должны поддерживать разнообразные модели жизненного цикла продуктов и маркетинга, используемые в производстве. Эти модели обычно представляют планируемые даты выпуска продуктов, прогнозы заказов, продвижения, ценообразования и других ключевых вопросов.

От хаоса к порядку

Слово "специфичность" достаточно хорошо описывает текущий процесс планирования в большинстве организаций (рис. 1). Для того чтобы планы могли создаваться и обновляться чаще и соответствовать изменениям в бизнесе, необходим общий подход, в фокусе которого находятся бизнес-процессы. Этот подход должен включать инструменты моделирования с технологией документооборота, которая позволяет разработчикам плана моделировать весь процесс. Система должна автоматически доставлять план соответствующим пользователям и информировать их об этом с помощью электронных сообщений. Разработчики плана должны всегда иметь доступ к лежащим в его основе предпосылкам (например, прогнозируемом объеме продаж, уровне запасов и т.п.) и иметь возможность отслеживать текущий статус документа, т.е. видеть, кто ознакомился с ним, одобрил или кому необходимо послать план на согласование.

Рис. 1.

Цель, стоящая перед разработчиками плана, - применить функциональное разнообразие к корпоративному плану записей. Например, использование автоматизации документооборота должно позволить компаниям ввести хаотичную деятельность в единое русло. А в итоге все отделы смогут работать по единому плану.

Лучшая организация процесса планирования может стать главным достижением на пути к совершенствованию управления эффективностью бизнеса. Сокращение циклов планирования позволяет организациям приводить планы в соответствие с меняющимися условиями вместо того, чтобы использовать устаревшие инструменты планирования, основанные на отрывочных сведениях.

Краткое досье

Использование аналитики для оптимизации бизнес-операций

Задача

Менеджеры и сотрудники работают наиболее эффективно, если располагают качественной информацией. Вот голая правда: самым трудным является организация IT-инфраструктуры таким образом, чтобы она обеспечивала лучшую поддержку бизнес-операций. Идея "управления эффективностью бизнеса" помогает перегруппировать инструменты BI, Хранилища данных, средства планирования ресурсов предприятия (Enterprise Resource Planning - ERP) и вновь возникающие технологии для того, чтобы справиться с этой проблемой. Совершенно необходимыми элементами при этом являются сотрудничество и обмен информацией, поэтому не стоит ограничиваться традиционными взглядами на данные и процессы. Управление эффективностью может также оказаться достаточно противоречивым процессом, поэтому нужно быть готовым ко многим организационным и техническим трудностям.

Возможности

Разработка корпоративного плана записей. Если объединение функций вокруг общих стратегических целей затруднительно, то причиной этого может быть плохой обмен информацией между разработчиками плана и прогнозов.

Создание настоящей аналитической архитектуры. По мере того, как все больше операционных менеджеров используют сложные аналитические инструменты, возможностей Хранилищ данных, созданных для немногочисленных квалифицированных пользователей, может оказаться уже недостаточно.

Использование оценочных панелей и показателей для измерения эффективности и ее управления. Специальные инструменты и методы способны помочь более полно и реалистично оценивать эффективность работы сотрудников, чем это позволяют традиционные показатели.

Факторы, имеющие значение

Насколько качественными являются данные? При отсутствии качественных данных далеко продвинуться не удастся. Необходимо решать эту проблему на уровне источника данных или планировать очистку данных на дальнейших этапах процесса.

Насколько широка пользовательская база для изучения потребителей? Нужно использовать интеграцию информации о клиентах и аналитику именно в тех областях бизнеса, где это необходимо. Система управления отношениями с клиентами (Customer Relationship Management - CRM) может обеспечить все необходимое.

Зависит ли успех бизнеса от лояльности клиентов и лучшей доходности вложений в этой области? Если это так, то прогнозная аналитика способна помочь увеличить конкурентное преимущество.

Реальные действия

Использование подходов управления эффективностью бизнеса. Представление о цикле понять-оптимизировать-согласовать может оказаться полезным в разработке методологии, приспособленной к условиям конкретной организации, и выявлении тех областей, в которых наиболее необходимо технологическое обновление.

Обновление инструментов BI и Хранилищ данных для улучшения операционной эффективности. Использование инструментальных панелей позволяет менеджерам низшего звена, рядовым сотрудникам и другим заинтересованным лицам пользоваться такой же разнообразной информацией, которая доступна разработчикам стратегических планов.

Использование корпоративного подхода в планировании и прогнозировании. Наличие электронных таблиц может быть той причиной, которая не позволяет организации быть достаточно мобильной и в полной мере реализовать свой аналитический потенциал. Корпоративный подход обеспечит синхронизацию усилий всей компании.