АРМ ведения тетради ф. 47 на выданные посылки

Проектирование автоматизированных систем

«АРМ ведения тетради ф. 47 на выданные посылки»

Москва 2010

1. Изучение существующей технологии

В соответствии с установленными тарифами за хранение, возврат и досылку посылок с адресатов взимается плата. За хранение возвращенной посылки не полученная с адресата плата с отправителя не взимается. Если выдается возвращенная или досланная посылка, то взимается плата за ее пересылку. О получении платы выдается квитанция из тетради ф. 47, в которой указывается входящий номер посылки и сумма сборов (прописью). Сумма полученных денег и номер квитанции указываются также на извещении.

Почтовые отправления, от которых адресаты отказались или которые они не получили в течение установленного срока хранения, возвращаются отправителям за счет последних, в случае же отказа и отправителей почтовые отправления через один месяц передаются в число нерозданных.

В приеме платы за возвращение и досылку почтовых отправлений выдается квитанция из тетради ф. 47.

Ежедневно, перед записью почтовых отправлений в квитанционную тетрадь ф. 47, на копию первой за день квитанции ставится оттиск календарного штемпеля с датой данного дня. Вверху каждой последующей страницы, предназначенной для копий квитанций, число и месяц пишутся от руки.

По окончании рабочего дня (смены) почтовые работники, принимающие регистрируемые почтовые отправления, совместно с контролирующим лицом, подсчитывают в квитанционных тетрадях итоги принятых почтовых отправлений, а также сумму платы за их пересылку и записывают цифрами на копии последней за рабочий день (смену) заполненной квитанции. Плата за дополнительные услуги записывается отдельной строкой. Если посылки, письма с объявленной ценностью и бандероли принимались по одной тетради ф. 1, то в суточном итоге количество принятых почтовых отправлений и сумма платы за них показываются раздельно по каждому виду почтовых отправлений.

В тетради ф. 47 указывается общая сумма платы и, отдельной строкой, плата за дополнительные услуги

После подведения итогов, подшивки и соответствующего оформления производственной документации перед окончанием операционного дня

(смены), почтовый работник обязан сдать под расписку начальнику (заместителю) цеха (участка) почтового отделения квитанционную тетрадь ф. 47.

Квитанционная тетрадь ф. 47 как полностью, так и частично использованная по истечении отчетного периода отправляются по описи в почтамт или узел связи для проверки тарификации и полноты оприходования платы за принятые почтовые отправления.

Неиспользованные квитанции крестообразно перечеркиваются.

Плата, полученная за таможенные формальности, записывается в тетрадь ф. 47 или оформляется на почтово-кассовой машине, а затем приходуется в доход учреждения почтовой связи, выдавшего посылку. Квитанция ф. 47 выдается адресату.

2. Составление модели технологической операции в формате «как есть»

1) Ежедневно, перед записью почтовых отправлений в квитанционную тетрадь ф. 47, на копию первой за день квитанции ставится оттиск календарного штемпеля с датой данного дня сотрудником почты. Вверху каждой последующей страницы, предназначенной для копий квитанций, число и месяц пишутся от руки.

2) Почтовый работник (оператор) взимает сумму в соответствии с тарифной планкой за хранение, возврат, досылку, пересылку посылок с адресата. О получении платы выдается квитанция ф. 47 из тетради.

3) По истечении срока хранения посылки или отказа адресата от неё, посылка возвращается отправителю за счет последнего. Форма оплаты – квитанция 47.

4) По окончании рабочего дня квитанции подшиваются в квитанционную тетрадь.

5) Контролирующее лицо и почтовые работники проводят подсчет сумм за пересылку. Сумма записываются цифрами на копии последней за рабочий день (смену) заполненной квитанции.

6) В тетради ф. 47 указывается общая сумма платы и, отдельной строкой, плата за дополнительные услуги.

7) Сдача тетради работником почты начальнику почтового отделения под расписку.

8) Квитанционная тетрадь ф. 47 как полностью, так и частично использованная по истечении отчетного периода отправляются в почтамт для проверки тарификации и полноты оприходования платы за принятые почтовые отправления.

3. Разработка модели автоматизированной технологической операции в формате «как надо» (TO-BE)

Для автоматизированного рабочего места ведения тетради ф. 47 на выданные посылки необходимо:

1 – разработать базу данных для хранения информации о накладных Ф 16 на отправленные почтовые отправления

2 – составить электронную форму, эквивалентную бумажной квитанции ф. 47, которая являлась бы полной её аналогией и была удобной для заполнения.

3 – Обеспечить возможность просмотра, поиска интересующей квитанции по номеру или по дополнительным критериям.

4 – реализовать алгоритмы подсчета сумм за пересылку и дополнительные услуги по окончании рабочего дня

5 – реализовать алгоритмы автоматизированного подсчёта итогов за отчётный период: подсчет сумм и вывод на экран суммарные суммы по услугам

6 – учет рабочего времени операторов и получение соответствующих отчетов

7 – управление учетными записями об операторах

Возможности написанного программного комплекса:

1. Сбор данных производится вручную.

2. Ввод информации производится с помощью АРМ.

3. Введенные данные сохраняются в БД с последующей возможностью просмотра, поиска по критериям, изменения.

4. Автоматизированный поиск данных по БД.

Модель автоматизированной технологической операции с помощью методологии IDEF0.

4. Разработка технического задания на АРМ

1. Разработать и оформить в виде краткого документа техническое задание на разработку АРМ, включающего четкую формулировку функций, реализуемых в АРМ, для всех категорий пользователей, а также эскизы предполагаемых пользовательских интерфейсов с учетом предположения, что в качестве инструмента проектирования АРМ используется СУБД MS Access.

2. Утвердить техническое задание.

Техническое задание на АРМ

1. Прежде чем преступить к заполнению базы данных, сотрудник должен определиться с режимом работы АРМ. Предусмотрено два режима работы: Оператор и Администратор (он же начальник почтового отделения). Администратор и каждый сотрудник должны знать свои пароль для корректного входа в систему. При корректной идентификации пользователя начинается сессия работы пользователя. При окончании работы – пользователь завершает сессию.

Необходимо определиться, чем отличается Оператор от Администратора и описать ряд их функций и возможностей в АРМ.

Оператор:

– имеет право заполнять поля новой квитанции.

– имеет право сохранять квитанцию в базе данных (или электронная квитанционная тетрадь).

– Сохраняемая квитанция датируется.

– Оператор НЕ имеет право редактировать базу данных, уже введенные записи.

– Оператор имеет право просматривать записи в базе данных, датируемые любым числом.

– Оператор имеет право выполнять поиск по критериям.

Администратор (начальник почтового отделения, заместитель начальника):

– Основное назначение администратора, – возможность просмотра любых записей в базе данных и любых таблиц.

– Администратор имеет право осуществлять подсчет почтовых отправлений, сумм за пересылку. Имеет право записывать получившиеся результаты в отдельную таблицу базы данных.

– Администратор имеет право осуществлять подсчет итогов рабочего дня.

– Администратор имеет право управлять учетными записями операторов.

Интерфейс разрабатываемого АРМ.

АРМ квитанционной тетради ф. 47. Первая форма имеет следующий вид.

Пользователь вводит имя и логин в окне.

Все пароли сотрудников и администратора хранятся в базе данных, доступ к которым имеет только администратор (начальник почтового отделения).

В случае неправильного ввода логина или пароля, пользователь получает информацию о неправильном вводе пароля или логина.

После того, как оператор вошел в систему, ему доступны следующие команды:

При выборе «Выписать квитанцию» открывается следующая форма:

Как видно, данная форма соответствует квитанции ф. 47. Нумерация происходит автоматически. АРМ считывает из базы последний номер квитанционного листа (в данном случае 22), прибавляет единицу – получаем квитанцию 23. В итоге, в результате заполнения этой квитанции мы видим, что уплачено 137 рублей за хранение посылки 306.

Если в АРМ вошел «Начальник»:

При нажатии на кнопку «Создание квитанции ф. 47» – открывается окно создания квитанции ф. 47 как и у оператора.

При нажатии кнопки «Поиск в архиве»:

5. Разработка концептуальной (логической) ER-модели создаваемой базы данных

1. Ознакомиться с методологией создания ER-диагармм (IDEF1X-моделей) и возможностями программы ERwin.

2. Определить сущности.

3. Определить атрибуты сущностей.

4. Определить ключевые атрибуты сущностей.

5. Определить связи между сущностями.

6. Графически оформить концептуальную ER-диаграмму с помощью программы ERwin.

Сущности:

Квитанция ф. 47 (№ квитанции, категория, адрес получателя, начальник участка, адрес отправителя, наименование посылки, сумма наложенного платежа, номер посылки).

Квитанционная тетрадь ф. 47 (№ квитанционной тетради, категория, дата)

Пользователь (категория, логин, пароль, Ф.И.О.).

Сеансы (категория, сеанс, дата, время начала сеанса, время завершения сеанса, запросы, отчеты, квитанции).

Сопроводительная документация (№ списка, категория, дата отправления, адрес отправителя, адрес получателя, сумма наложенного платежа, количество посылок).

Концептуальная ER-диаграмма представлена на рисунке.

6. Разработка физической ER-модели создаваемой базы данных

1. Изучить функциональные возможности и особенности СУБД MS Access.

2. Преобразовать концептуальную ER-диаграмму в физическую ER-диаграмму.

3. Проверить корректность проекта – выявить и ликвидировать противоречивые и избыточные данные.

Выполнение:

СУБД Access накладывает следующие ограничения на наименования полей:

· Наименование поля может содержать до 64 символов;

· Наименование поля может содержать буквы, цифры, пробелы и специальные символы, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), прямых скобок ([]) и некоторых управляющих символов (с кодами ASCII 0–31);

· Наименование поля не может начинаться с пробела;

· Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых наименований;

СУБД Access позволяет использовать для полей следующие типы данных:

· Текстовый;

· Числовой;

· Денежный;

· Счетчик;

· Дата/время;

· Логический;

· Поле MEMO:

· Поле объекта OLE;

· Мастер подстановки таблиц;

Физическое представление:

Построение таблиц в Microsoft Access

Связи:

«Пользователь» – «Квитанция ф. 47» – связь через поле «Категория». Связь один ко многим.

«Пользователь» – «Квитанционная тетрадь ф. 47» – связь через поле «Категория». Связь один ко многим.

«Сеансы» – «Пользователь» – связь через поле «Категория». Связь один ко многим.

«Пользователь» – «Сопроводительная документация» – связь через поле «Категория». Связь один ко многим.