Excel

Введение

История развития программ обработки электронных таблиц насчитывает немногим более десяти лет, но налицо огромный прогресс в этой области программного обеспечения. Поэтому возможности продукта, претендующего на звание самой мощной и производительной программы обработки электронных таблиц из имеющихся сегодня на рынке, должны быть выше, по крайней мере, на порядок по сравнению с первыми программами такого рода.

Рассмотрим основные компоненты Ехсе1 7.0 (которые, надо отметить, мало изменились по сравнению с предыдущей версией данной программы). Основой программы является, как и раньше, калькуляционный (вычислительный) модуль, с помощью которого происходит обработка данных (текстовых или числовых) в таблицах.

Для создания презентационной графики используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обработанных с помощью калькуляционного модуля, получать диаграммы различных типов. Функциональные возможности модуля диаграмм программы Ехсе1 7.0 во многом превосходят соответствующие характеристики специальных программ создания деловой графики.

С помощью модуля базы данных в Ехсеl 7.0 реализован доступ к внешним базам данных.

При использовании этой технологии между объектами устанавливаете динамическая связь: если необходимо, например, изменить Ехсе1-таблицу, встроенную в качестве объекта в WinWord -документ, достаточно выполнить двойной щелчок мышью на таблице.

Области применения программ обработки электронных таблиц.

Широкое распространение программ обработки электронных таблиц во многом объясняется универсальными возможностями их применения поскольку без вычислений, в широком смысле этого слова, не обойтись в самых различных сферах нашей жизни (однако на практике такое преимущество, по данным разработчиков , нередко приводит к тому, что "средний пользователь" применяет только пять процентов функциональных возможностей, заложенных в Ехсе1, хотя платит за все 100%).

Ехсе1 можно использовать как для решения простых задач учета, так и для составления различных бланков, деловой графики и даже полного баланса Фирмы. Например, на предприятии с помощью Ехсе1 можно облегчать решение таких задач, как обработка заказов и планирование производства, расчет налогов и заработной платы, учет кадров и издержек управление сбытом и имуществом и многих других.

Однако область применения программы не ограничивается только сферой деловой жизни. Благодаря мощным математическим и инженерным функциям с помощью Ехсе1 можно решить множество задач также в области естественных и технических наук. возможности использования этой программы, безусловно, далеко выходят за рамки упомянутых, и Вы, дорогой читатель, неоднократно сможете убедиться в этом.

Краткий обзор возможностей

программы Ехсеl 7.0

Появление каждой новой версии программы (будь то текстовый редактор, графический редактор или электронные таблицы) ставит пользователя перед дилеммой: переходить ли к усовершенствованной версии или продолжать пользоваться старой, надежной и уже привычной? Лучший

аргумент в ползу новой версии - перечень ее новых возможностей. В первой главе книги мы даем их краткое описание.

Совершенствование программ приносит фирмам - разработчикам немалые доходы. Новые версии появляются на рынке почти ежегодно. Это влечет за собой расширение перечня задач, решаемых приложением, однако может значительно усложнить работу с программой.

С этой точки зрения Ехсе1 7.0 скорее является исключением, поскольку Фирма Microsoft уделяет очень большое внимание вопросам интерфейса с пользователем. Многие новые функции Мicrosoft Ехсе1 7.0 значительно облегчают пользователю выполнение сложных заданий. Мicrosoft Eхсеl7.0 является, по сути, переработанной и немного расширенной версией программы Мicrosoft Ехсе1 5.0, предназначенной для работы под правлением операционной системы Windows 95. При этом следует отметить тот факт, что Мicrosoft Ехсе1 7.0, как и другие приложения , входящие в состав Мicrosoft Office fог Windows 95, в полной мере использует все возможности операционной системы:

Все приложения, входящие в состав Мicrosoft Оffiсе fог Windows 95, работают в 32-разрядном режиме, поддерживают приоритетную многозначность и длинные имена файлов (до 255 знаков, включая пробелы, точки и другие специальные символы). Кроме того, пакет программ; входящих в Мiсгоsoft Оffiсе fог Windows 95, снабжен многими новыми средствами для обмена информацией, а также обеспечивает возможность коллективной работы над документом.

Пользователь может создать Shortkut (ускорители) для обеспечения быстрого доступа к документу или приложению.

По сравнению с предыдущими версиями Ехсеl 7.0 имеет следующие преимущества:

Templa Wizard Dfta Tracking : позволяет создавать шаблон каждый из которых Вы можете использовать в качестве формы ввода информации в базу данных.

Возможность работы с географическими картами: позволяет использовать заготовки карт, например, для наглядного представления статистических данных по различным регионам.

Аuto Filter with Тор 10: позволяет выводить списки, состоящие, из 10 самых больших счетов, заказов или любых других документов (число 10 устанавливается по умолчанию, и при необходимости Вы можете изменить количество элементов в списке).

Аuto Correct : одновременно с вводом текста исправляет явные отпечатки в английских словах и расшифровывает, заранее определенные аббревиатуры.

Интеграция с Мiсгоsoft Ассеs : используя программу - мастер

Convert to Acces Wizard , Вы можете преобразовать свою электронную в настоящую реляционную базу данных. Помимо функции Convert to Acces Wizard , в Мicrosoft Ехсе1 7.0 включены программы - мастера Microsoft Acces Form Wizard and Report Wizard.

Auto Calculate: отображает в окне Мicrosoft Ехсе1 7.0 сумму элементов, среднее значение, минимальное или максимальное значение из выделенного интервала ячеек.

Основные правила построения таблицы

Построение таблицы в Excel 7.0 выполняется в рабочем листе. Вы уже знаете, рабочий лист разделен на строки и столбцы, при этом пересечения строк и столбцов образуют ячейки, в которых, собственно, и содержится информация ,представленная в рабочем листе . Выше уже упоминалось, что рабочий лист состоит из 256 столбцов и 16384 строк. Таким образом, для ввода информации можно использовать4 194 304 ячейки.

С таблицами каждому из нас не раз приходилось сталкиваться в повседневной жизни. Их можно встретить на кассовом чеке магазина ,в газетах, публикующих курсы акций, и т.д. Все таблицы имеют одно общее свойство - однородность построения.

Перемещение данных в рабочем листе

Скорость работы с большими сложными таблицами . во многом зависит от того , как выполняется перемещение данных ( ячеек с данными) внутри рабочего листа. Перемещение данных производится путем изменения позиции активной ячейки, в которой можно выполнять ввод данных (активная ячейка заключена в рамку). При открытии новой

рабочей книги активной является ячейка A1 в первом листе рабочей книги. Адрес активной ячейки, который состоит из последовательности заголовков столбца и строки, указывается в левой части строки формул - поле имени. В дальнейшем понятие указатель ячейки может употребляться также в значении активная ячейка.

В рабочей книге всегда существует указатель ячейки. Чтобы сделать ячейку активной, следует выполнить щелчок на этой ячейке. (Просто перемещения указателя мыши на ячейку недостаточно для ее активизации. Ячейка становится активной только после нажатия левой кнопки мыши.) С помощью клавиатуры перемешать указатель ячейки , можно путем нажатия клавиш управления курсором.

Если ячейка, которую необходимо активизировать, находится вне видимой части таблицы, следует воспользоваться полосами прокрутки . В нужном направлении перемещайте бегунок горизонтальной/вертикальной линейки прокрутки в нужном направлении до тех пор, пока соответствующая часть таблицы не будет представлена на экране, после этого активизируйте нужную ячейку . Перейти к ячейке, которая находится, например, под видимой частью таблицы, можно также с помощью клавиши [I]. При нажатии этой клавиши видимая часть таблицы смещается.

При нажатии клавиши [Page Up] видимая часть таблицы смещается в один экран в сторону уменьшения номеров строк, а при нажатии клавиши [Page Down] - в обратном направлении. При нажатии комбинации клавиш [Alt + Page Down] видимая часть таблицы смещается в направлении возрастания номеров столбцов.

Обмен данными : Excel - другие приложения.

С помощью современных программных продуктов пользователь может решать самые разнообразные задачи. Например, при создании книги сегодня можно обойтись без типографии и привлечения многих специалистов - достаточно одного человека, "вооруженного" персональным компьютером и DTP-программой. Да и современные текстовые редакторы также обладают функциональными возможностями, позволяют создавать целые книги.

Однако сфера применения вычислительной техники необычно широка, и круг задач, которые решаются с помощью .современных персональных компьютеров, невозможно охватить только одной, даже самой совершенной программой. Кто знает, может быть когда-нибудь на рынке программного обеспечения и появится такая универсальная программа, которой "по плечу" будет любая задача. Но пока что проблема обмена данными не теряет своей актуальности, поскольку для решения сложных задач, как правило, приходится "привлекать" несколько различных приложений.

Следует упомянуть еще об одном аспекте. Наверное, ни в одной отрасли жизненный цикл продукта не является таким коротким, как в компьютерной. То, что вчера еще воспринималось пользователями как новшество, сегодня уже вчерашний день. это относится как к аппаратному обеспечению, тык и к программным продукциям. Данные, которые еще вчера обрабатывались одной программой, сегодня можно гораздо эффективнее обработать с помощью другой, более совершенной. Таким образом, проблема обмена данными возникает и в связи с появлением новых программных продуктов и следующих версий уже существующих .

Различают две разновидности обмена данными. В первом случае объекты, созданные с помощью программы-источника, будучи внедренными в программу-приемник, теряют связь с "родительской" программой и обрабатываются исключительно средствами программы - приемника

Во втором случае устанавливается так называемая динамическая связь между программой-источником и программой-приемником. Изменение данных в программе-источнике приводит к обновлению внедренных данных в программе-приемнике.

На данный момент программный продукт Excel 7.0 является одним из самых мощных для PC - совместимых компьютеров.

Но конкуренция на рынке программных продуктов диктует свои правила даже докам программного бизнеса. Жестокая борьба за легального пользователя достигла в девяностых годах своего апогея. Конечно, в выигрыше оказывается прежде всего пользователь - хотя бы потому, что сегодня фирмы-разработчики считают необходимым каждый программный продукт снабдить функциями, облегчающими переход к более новой версии программы.