Информационные системы в экономике 19

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный политехнический университет»

Институт менеджмента и информационных технологий (филиал)

Санкт-Петербургского государственного политехнического университета в г.Череповце

(ИМИТ СПбГПУ)

ЭССЕ №1

Дисциплина: «Информационные системы в экономике»

Выполнила студентка группы Д. 484 Лестина В.А.

Руководитель

«_____» ________________ 20___ г.

____________ _________________

отметка о зачете подпись

преподавателя

г. Череповец

2011 г.

1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Современная экономика немыслима без информации. Тысячи предприятий, миллионы налогоплательщиков, триллионы рублей, биржевые котировки, реестры акционеров - все эти информационные потоки необходимо оценить, обработать, сделать необходимые выводы, принять правильное решение.

Современный специалист - экономист должен уметь принимать обоснованные решения. Для этого наряду с традиционными знаниями, такими как основы менеджмента, основы внешнеэкономической деятельности, банковское дело, административное управление, налогообложение он должен владеть информацией по построению информационных систем.

Интеллектуальные технологии – один из последних этапов развития аналитических технологий. Аналитическими технологиями называют методики, которые на основе каких-либо моделей, алгоритмов, математических теорем позволяют по известным данным оценить значения неизвестных характеристик и параметров. Простейший пример аналитической технологии - теорема Пифагора, которая позволяет по длинам сторон прямоугольного треугольника определить длину его третьей стороны. Другим примером являются способы, с помощью которых обрабатывает информацию человеческий мозг.

Аналитические технологии нужны в первую очередь людям, принимающим важные решения - руководителям, аналитикам, экспертам, консультантам. Доход компании в большой степени определяется качеством этих решений – точностью прогнозов, оптимальностью выбранных стратегий. Наиболее распространены аналитические технологии, используемые для решения следующих задач: для прогнозирования курсов валют, цен на сырье, спроса, дохода компании, уровня безработицы, числа страховых случаев, и т.д.

Как правило, для реальных задач бизнеса и производства не существует четких алгоритмов решения. Раньше руководители и эксперты решали такие задачи только на основе личного опыта. С помощью современных аналитических технологий строятся системы, позволяющие существенно повысить эффективность решений.

Среди типичных недостатков системы информационных потоков следует назвать:

- дублирование предоставляемой информации;

- отсутствие релевантной (существенной) информации;

- отсутствие однозначного распределения ответственности за документы;

- несвоевременность предоставления информации;

- информация может не доходить до адресата;

- после получения информации могут потребоваться уточнения.

Основными целями ее создания являются:

- автоматизация и повышение эффективности работы сотрудников, подразделений и организации в целом;

- сокращение времени прохождения информации, требующейся для принятия решений;

- введение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность и своевременный доступ к информации;

- создание единого информационного пространства и коммуникационных каналов, связывающих различные территориально распределенные подразделения;

- сокращение времени выполнения деловых процедур;

- сокращение времени поиска нужной информации;

- повышение эффективности контроля исполнительской дисциплины;

- сокращение непроизводительных трудовых затрат работников аппарата;

- снижение накладных расходов на выполнение управленческих функций;

- предоставление населению возможности доступа через Internet к любым нормативно-правовым документам, принятым региональными органами власти.

2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Автоматизированной информационной системой (АИС) называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства, информационные ресурсы, а также персонал обеспечивающий поддержку динамической информационной модели предметной области для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

В автоматизированных ИС часть функций управления и обработки данных выполняется компьютерами, а часть человеком.

Предлагается следующая классификация внутренней информации:

а) нормативно-правовая документация:

- Устав предприятия; организационная структура предприятия;

- инструкции по технике безопасности;

- инструкции по рабочему месту и др.

б) нормативно-техническая документация:

- техническая, технологическая и проектно-конструкторская документация;

- методики выполнения измерений и др.

в) организационно-распорядительная документация:

- приказы и распоряжения директора;

- распоряжения руководителей структурных подразделений;

- постановления, решения, протоколы, акты и др.

Информация, которая собирается для обработки и анализа, должна отвечать следующим требованиям:

- своевременности, т.е. информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;

- достоверности;

- релевантности, т.е. информация должна помогать принимать решения;

- полезности (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение);

- полноте, т.е. не должно быть упущений;

- понятности, т.е. информация не должна требовать «расшифровки».

Для создания системы информационных потоков необходимо:

-определить структуру информации, которую необходимо предоставлять;

- проанализировать существующий на предприятии документооборот;

-разработать новую систему документооборота.

Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, то есть предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документо6борота осуществляет, как правило, главный бухгалтер предприятия.

Для составления схем документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему документооборота по предприятию в целом.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андрейчиков, А. В.. Андрейчикова О. Н Интеллектуальные информационные системы/ А. В. Андрейчиков, О. Н. Андрейчикова Издательство: Финансы и статистика, 2006. - 424 с.

2. Гаскаров Д.В. Интеллектуальные информационные системы/ Д.В. Гаскаров Издательство: Высшая школа. - 2003. - 431с.

3. Романов, В.П.Интеллектуальные информационные системы в экономике/ В. П. Романов. Учебное пособие Издательство: Экзамен, 2003 г.- 312 с.