Автоматизированная информационная система ALIS в ЦБС Беларуси функциональные технологические

Белорусский государственный университет культуры и искусств

Кафедра информационно-документных коммуникаций

Курсовая работа на тему:

«Автоматизированная информационная система «ALIS» в ЦБС Беларуси: функциональные технологические возможности»

Выполнила:

студентка 331 Б группы ФЗО

Целовальник Ольга Владимировна

Проверил: Яцевич Николай Александрович

Минск, 2011г.

Содержание

1. Введение

2. Автоматизация библиотек в Белоруссии

3. Автоматизированная информационная система “ALIS” и её функциональные технические возможности

4. Выводы

5. Список литературы

Введение

Сегодня на пути неуклонно развивающихся процессов информатизации об­щества трудно переоценить роль библиотеки. Современные библиотеки - это не только источники идей, мыслей, технологий и т.д., материализованных в виде книг, журналов, диссертаций, каталогов и др., но и автоматизированные инфор­мационные центры, обслуживающие пользователей в локальных и удаленных режимах, центры внедрения новых информационных технологий, центры - ге­нераторы собственных баз данных и комплексов автоматизированных услуг. Современные автоматизированные библиотеки являются краеугольным камнем в фундаменте информационного и информатизационного общества.

Конечно уровень автоматизации (т.е. внедрения в практику работы компью­теров и другого, связанного с ними оборудования) у разных библиотек разный. Как правило, крупные библиотеки нашей страны имеют больше возможностей и достигли уже определенных результатов; с другой стороны средние и малые библиотеки, особенно те из них, кто сумел убедить местные власти в необходимости приоритетного финансирования развития библиотеки, достигли существенных успехов в деле автоматизации и внедрения новых ин­формационных технологий. Не следует забывать, что в целом уровень автома­тизации наших библиотек отстает от американских и западноевропейских лет на 10-15; это - одно из весьма распространенных следствий общего отставания нашей компьютеризации от западной. Но вместе с тем, этот разрыв неуклонно сокращается и в первую очередь, благодаря тем библиотечным коллективам и коллективам, разрабатывающим компьютерные системы для библиотек, кото­рые не останавливаются на достигнутом, интенсивно внедряют разработки не только в свои, но и в другие библиотеки и смело идут дальше, привнося все но­вые и новые идеи, технологии, системы.

"Ориентация на пользователя" становится основой стратегии и тактики, как про­цессов комплектования библиотечных фондов, так и обслуживания читателей. По­следнее означает, что без автоматизации и при том - комплексной, не обойтись, поскольку только последняя способна обеспечить решение задач оптимального формирования, использования и управления фондами, а также создать пользова­телям комфортные условия работы с информацией и первоисточниками.

Мы понимаем автоматизацию как применение программно-технических средств, экономико-математических методов и систем управления, частично или полностью освобождающих человека от выполнения рутинных операций в про­цессах сбора, преобразования, передачи и использования информации. Целью автоматизации является повышение производительности и эффективности труда, улучшение качества информационной продукции и услуг, устранение однообраз­ных трудоемких и монотонных операций.

Как и в других сферах человеческой информационной деятельности, библио­течной практике присущи все основные преимущества автоматизации:

1. Устранение рутинных ручных операций, неизбежных при обработке ин­формации (особенно - массовой).

2. Существенное ускорение процессов обработки и преобразования данных.

3. Повышение точности учетных и отчетных данных.

4. Расширение возможностей организации и разностороннего использования информационных ресурсов за счет, в частности, использования высокоорганизо­ванных структур данных и систем управления ими.

5. Высвобождение времени работников для решения творческих задач.[1]

Автоматизация библиотек в Белоруссии

С 2000 г. началась активная модернизация АБИС НББ (разработка НПФ «ИНЕАК»). Система обрела собственное имя NATLIS (Nationallibrarysystem). Согласно с техничес­ким заданием на модернизацию, данная система соответ­ствует основным требованиям к АБИС, которые в первую очередь, связаны с использованием современных операци­онных систем (Windows, Linux) и СКБД, Интернет. С вво­дом новой системы увеличивается количество и возмож­ности функциональных подсистем и задач, среди которых руководство деятельностью библиотеки, информацион­ный маркетинг и работа с Интернет, взаимодействие с биб­лиотеками, взаимодействие со сводным ЭК, ретроконверсия каталогов, единая подсистема работы пользователя, сервис и т.д.

Процессы внедрения средств современной вычислительной техники и новых информационных технологий во все сферы человеческой деятельности в Белоруссии интенсивно продвигаются, несмотря на остающуюся недостаточно стабильной экономику страны и другие проблемы, связанные со становлением государства. Это не удивительно: таковы общемировые тенденции. Разумеется, однако, что оперативность и результативность внедрения указанных средств в разных странах далеко не одинаковы. Особенно следует подчеркнуть тот факт, что развитие современных компьютерных технологий наиболее активно проявляется в таких сферах деятельности, как управление, банковское дело, экономика, библиотеч­ное и информационное обслуживание.

В рамках данной системы NATLIS были разработаны адаптированные версии для ЦБС, объединенные под об­щим названием «ALIS» - 2000.

Основные характеристики «ALIS» - реализованность основных библиотечных функций и задач, пе­речисленных выше, поддержка BelMARC-формата и его совместимость с UNIMARC и RusMARC, автома­тическое формирование пользовательских словарей и их интерактивное ведение, получение необходи­мых исходных форм, ведение полнотекстовых баз данных (БД), связь с каталогом НББ и сводным ЭК.

В последнее время фирма «ИНЕАК» ведет разра­ботку программного обеспечения для БД с доступом через Интернет и с наличием гра­фических, текстовых и мультимедийных средств предоставления информации.

Надо отметить, что значительно увеличилось ко­личество библиотек, которые используют АБИС «ALIS» (свыше 180 поставок, преимущественно в биб­лиотеки министерства культуры (150), в библиоте­ки учебных учреждений (20) и другие библиотеки и учреждения).

Фирма «ИНЕАК» постоянно обновляет систему, осуществляет обучение их пользователей.

В рамках системы «ALIS» дей­ствуют следующие основные подсистемы: «Комп­лектование и обработка», «Аналитика», «Ретроспекция». Данные подсистемы включают в себя боль­шой комплекс задач: это и регистрация новых по­ступлений, и ведение инвентарных книг, обработка, написание ключевых слов и редактирование, печать библиографических карточек, списание, статисти­ка (т.е. ведение суммарного учета) и т.д.

Эти подсистемы и являются базой для создания ЭК библиотеки. В нем отражаются все новые поступ­ления. ЭК новых поступлений включает в себя перечень различных видов документов (книг, брошюр, нот, изоизданий, карт, аудио- и видеодокументов и в пос­леднее время электронных документов (CD-ROMы). Таким образом, интересующая пользователя инфор­мация объединена, что исключает необходимость поиска её в каталогах в нескольких местах. При этом можно ограничить просмотр ненужного массива ли­тературы по видам, т.е. поиск в ЭК мы можем огра­ничить только документами конкретного вида (ука­зываем только один вид). Для этого на каждый вид документа установлен свой (отдельный) счетчик ин­вентарных номеров.

Автоматизированная информационная система «ALIS» и её функциональные технические возможности

Программа применятся для автоматизации обработки потока библиографических описаний библиотеки с целью последующего их использования в “Электронном каталоге” (ЭК).

Использование данного комплекса программ позволяет:

-вводить и корректировать библиографические описания с клавиатуры ПЭВМ;

-использовать библиографические описания, подготовленные НБ РБ или другими пользовате­лями ALIS;

-формировать обменный массив в формате ISO 2709 для загрузки в СЭК;

-печатать библиографические карточки.

-программно присваивать инвентарные и/или учетные номера регистрируемым документам;

-регистрировать списанные по актам на списание экземпляры зарегистрированных докумен­тов;

-вести базы данных "Текущее комплектование", "Подписка", "Книги без инвентарного учета", "Инвентарная книга", "Акты на списание", "Акты на перемещение", "Суммарный учет" на ПЭВМ;

-вести системный журнал состояния библиографических записей;

-формировать резервные копии файлов с базами данных;

-создавать и поддерживать в актуальном состоянии справочники и словари.

Технологический процесс состоит из следующих этапов:

* ввод с клавиатуры информации библиографических описаний, включаемых в предбазу;

* поиск библиографического описания в предбазах других библиотек;

* копирование из предбаз других библиотек информации библиографических описаний, включаемых в предбазу;

* регистрация в базе и оформление заявок на подписку;

* регистрация в базе и оформление заказов на текущее комплектование;

* присвоение инвентарного и/или учетного номера и распределение поступивших документов по структурным подразделениям;

* регистрация актов на списание документов из фондов;

* регистрация актов на передачу документов внутри библиотеки;

* формирование и печать сопроводительных акт путевок на распределенные документы;

* формирование и печать инвентарных книг;

* формирование и печать ведомости “Суммарный учет”;

* занесение кодов систематических классификаторов (систематизация);

* занесение ключевых слов из словаря ключевых слов;

* редактирование библиографических описаний;

* печать библиографических карточек;

* Импорт/экспорт записей в формате ALIS

* формирование обменного массива в формате ISO 2709 для СЭК.

* Программная верстка и печать списков и указателей.

* поиск библиографического описания в предбазе;

Поиск в ЭК возможен по сле­дующим критериям.

I. Конкретный поиск по:

1) инвентарному номеру,

2) заглавию документа (заглавие тома, любое сло­во из заглавия - окно «словоформ»),

3) году издания (для уточнения поиска),

4) фамилии автора,

5) заглавию серии,

6) персоналии (когда необходима информация, посвященная определенному лицу или группе лиц),

7) ответственности (т.е. по фамилиям лиц или наименованиям организаций, которые несут интел­лектуальную ответственность за создание докумен­тов - сост., пер., худож, ред. и т.д.).

Тематический поиск по:

1. Ключевым словам, т.е. поиск документов по оп­ределенной теме, предмету, жанру и т.д. (этот ИПЯ - язык ключевых слов, в данный момент наиболее ва­жен для использования в силу доступности и привле­кательности, выраженной в применении средств ес­тественного языка).

Ежедневно индексируя, редактируя и вводя в ЭК различные документы, библиотекари всякий раз вновь и вновь обдумывают стратегию отбора и на­писания ключевых слов, многие имеют собственные субъективные (также, как и при систематизации) концепции (в периодике много публикаций по про­блеме ключевых слов). Но нужно, чтобы они отвечали общим тенденциям, и с дальнейшим развити­ем информационных процессов в каталогизации взгляды на индексирование уточнялись и выверялись. В настоящее время в справочнике ключевых слов (при индексировании) используются существительные в алфавит­ном порядке во множественном числе (библиотеки, диски, рассказы) и устойчивые (и не очень) слово­сочетания (историческая литература, администра­тивное право, рассказы для детей, тема детства).

2. ИндексуББК (в индексах «зашифрована» тема­тика издания, а также его основные формальные ха­рактеристики - читательский адрес, назначение, тип издания и т.п. - справочники, энциклопедии, учеб. пособия для вузов, для сред, шк., издания для досуга и т.д).

Классификационные индексы активно использу­ются при поиске изданий по содержанию, что облег­чает поиск информации об издании и тем самым уп­рощает путь издания к потребителю.[2]

Выводы

Как показывает практический опыт, библиотеки сегодня вынуж­дены меняться, чтобы сохраниться как социальный институт и под­тверждать свою значимость для об­щества. Современное понимание библиотечного обслуживания включает в себя сочетание тради­ционных и инновационных видов библиотечных услуг, повышение уровня квалификации работников, расширение возможностей доступа к информации, знаниям, культуре в результате освоения новых инфор­мационных технологий. Залогом успешной работы в этом направле­нии является эффективная инфор­мационно-библиографическая де­ятельность, сочетающая в себе как традиционные, так и инновацион­ные технологии.

Библиотеки уже не могут игнорировать возрастающий поток электронных документов. Это заставляет библиотеки организовывать работу с новыми источниками информации, развивать новые формы библиотечного обслуживания. И поэтому сегодня, в условиях тотального наступления электронных изданий, обновление политики комплектования стало одной из заметно проявляющихся тенденций в деятельности библиотек.

Ныне электронные издания - это реальность, в библиотеках год от года увеличивается их число.

Основные проблемы использования этих изданий в библиотеках - это необходимость в специальном компьютерном оборудовании для их «чтения» (соответствие системным требованиям) и отсутствие программного обеспечения.

Следует отметить, что «ИНЕАК» разработала новый (специальный) макет библиографического описания электронных документов.

Мультимедийные издания в библиотеках чаще всего представлены энциклопедиями, справочника­ми,учебниками и словарями (так как цена электрон­ных изданий, плата за доступ к ним через Интернет, как правило, значительно выше, чем у печатной про­дукции, библиотеки приобретают электронные из­дания, которые будут иметь высокий коэффициент использования).

В настоящее время библиотечное дело и инфор­матика сближаются как никогда. При этом новые ин­формационные технологии являются не целью, а средством для современного, качественно нового обслуживания. Новые информационные технологии существенно меняют структуру библиотек, традици­онный «путь книги», сознание тех, кто обслуживает потребителей информации. Пока еще скромно, но все-таки повышается социальный статус библиотек. Библиотечные фонды и информационные продук­ты включаются в состав государственных информа­ционных ресурсов и характеризуют общий уровень социально-экономического развития страны.

Можно сказать, что успешные эксперименты по машиночитаемой каталогизации открыли новую эру в технологии библиотечно-библиографического дела - эру интеграции, суть которой заключается в однократной обработке первичных документов, об­мене результатами обработки, многократном и мно­гоцелевом использовании полученной информа­ции. Другими словами, преимуществахранения сведений о документах в машиночитаемой форме заключаются, во-первых, в возможности многоас­пектного поиска,во-вторых, в возможности их тиражирования.

Конечно, по ряду причин какое-то определенное время карточные каталоги и картотеки сохранятся. Однако уже сейчас очевидно, что будущее за элект­ронным поисковым аппаратом.

Список литературы

1. Конашевская, Л. Электронный каталог ЦБС г.Борисова / Л. Конашевская // Бібліятэчны свет. – 2004. - № 2. – С. 12-15. – (У публічных бібліятэках).

2. Хорощо, Г. Информационная поддержка библиотечных программ Борисовской ГЦБС: традиционные технологии, альтернативы развития / Г. Хорощо // Бібліятэчны свет. – 2004. - № 2. – С. 9-12. – (У публічных бібліятэках).

3. Шрайберг, Я.Л, Воройский, Ф.С. Автоматизированные библиотечно-информационные системы России: состояние, выбор, внедрение, развитие.- Москва: Либерея, ГПНТБ России, 1996.- 273 с.: ил. 23 табл.- Библиогр.: 137 назв.

[1] Шрайберг, Я.Л, Воройский, Ф.С. Автоматизированные библиотечно-информационные системы России: состояние, выбор, внедрение, развитие.- Москва: Либерея, ГПНТБ России, 1996.- 273 с.: ил. 23 табл.- Библиогр.: 137 назв.

[2]Конашевская, Л. Электронный каталог ЦБС г.Борисова / Л. Конашевская // Бібліятэчны свет. – 2004. - № 2. – С. 12-15. – (У публічных бібліятэках).