Проектирование, создание и управление базой данных «Переплетная мастерская» в пакете MS Access

Министерство образования Российской Федерации

ТОМСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ

К У Р С О В А Я Р А Б О Т А

Проектирование, создание и управление

базой данных «Переплетная мастерская» в пакете MSAccess

Руководитель работы:

Преподаватель Кочегурова Е.А.

________________________Дата

____________________Подпись

Исполнитель работы:

Студент Сухоребрик И. А.

гр. з-8890/11

________________________Дата

_____________________Подпись

Томск – 2002

СОДЕРЖАНИЕ

Введение ………………………………………………………………………….3

ГЛАВА 1. ОСНОВЫ ACCESS – РЕЛЯЦИОННОЙ БАЗЫ ДАННЫХ…....4

1.1. Определение (задание структуры) данных………………………4

1.2. Обработка данных…………………………………………………..5

1.3. Управление данными………………………………………………6

1.4. MicrosoftAccess – нечто большее, чем СУБД……………………6

ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ, СОЗДАНИЕ И УПРАВЛЕНИЕ БАЗОЙ ДАННЫХ НА ПРИМЕРЕ ПЕРЕПЛЕТНОЙ МАСТЕРСКОЙ В ПАКЕТЕ MSACCESS……………………………………………………………………….7

2.1. Краткое описание предметной области…………………………..7

2.2. Выделение информационных объектов. Описательные и

ключевые реквизиты …………………………………………. 8

2.3. Связи информационных объектов………………………………9

2.4. Информационно - логическая модель в каноническом виде…..9

3. Структуры таблиц…………………..…………………………….... 9

4. Схема данных……………………………………………………….. 12

5. Запросы ……………………………………………………………… 13

6. Отчеты ………………………………………………………………. 14

7. Формы………………………………………………………………... 14

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………….…… 16

ЛИТЕРАТУРА……………………………………………………………… ….. 17

Введение

Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и т.д. Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс.

С появлением ЭВМ и использованием их для обработки информации появилась возможность автоматизировать решение многих информационно - справочных и расчетных задач.

Первоначально для накопления и хранения информации на ЭВМ применялись локальные массивы (или файлы), при этом для каждой из решаемых функциональных задач создавались собственные файлы исходной и результатной информации. Это приводило к значительному дублированию данных, усложняло их обновление, затрудняло решение взаимосвязанных проблемных задач.

Постепенно с развитием программного обеспечения ЭВМ появились идеи создания управляющих систем, которые позволяли бы накапливать, хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач, например при автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Эти идеи нашли свое воплощение в системах управления базами данных (СУБД). СУБД взаимодействуют не с локальными, а взаимосвязанными по информации массивами, называемыми базами данных. С появлением персональных компьютеров СУБД становятся наиболее популярным средством обработки табличной информации. Они являются инструментальным средством проектирования банков данных при обработке больших объемов информации.

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.

Система управления базами данных предоставляет нам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access.

ГЛАВА 1. ОСНОВЫ ACCESS – РЕЛЯЦИОННОЙ БАЗЫ ДАННЫХ.

1.1. Определение (задание структуры) данных.

Во время работы с документом или электронной таблицей мы обычно полностью свободны в определении содержимого документа или каждой ячейки таблицы. В текстовом редакторе такая гибкость необходима для того, чтобы поместить ту или иную информацию в нужное место на странице, а в электронной таблице мы должны иметь возможность хранить исходные данные, производить необходимые вычисления и представлять результаты в нужном виде. Эта гибкость обеспечивает успешное решение относительно небольших, хорошо сформулированных задач. Но когда электронная таблица содержит несколько сотен строк, а документы состоят из многих страниц, то работать с ними становится довольно трудно. С ростом объема данных вы можете обнаружить, что превышены установленные электронной таблицей или текстовым редактором ограничения на память или же вообще исчерпаны возможности компьютерной системы. Если мы разрабатываете документ или электронную таблицу, которые предназначены для других пользователей, то становится трудно (или даже невозможно) проконтролировать ввод новых и использование уже имеющихся данных. Например, когда в электронной таблице в одной ячейке должна храниться дата, а в другой - денежное поступление, пользователь чисто случайно может их перепутать. Кроме того, если нам понадобится работать не только с цифровой или текстовой информацией, мы можем обнаружить, что наша электронная таблица не может работать с информацией, представленной в виде рисунка или звука.

СУБД позволяет задать типы данных и способы их хранения. Мы также можете задать критерии (условия), которые СУБД будет в дальнейшем использовать для обеспечения правильности ввода данных. В самом простом случае условие на значение должно гарантировать, что мы не введем случайно в числовое поле буквенный символ. Другие условия могут определять область или диапазоны допустимых значений ваших данных. В наиболее совершенных системах мы можем задать отношения между совокупностями данных (обычно называемыми таблицами или файлами) и возложить на СУБД обеспечение совместимости или целостности данных. Например, можно заставить систему автоматически проверять отношение введенных заказов к конкретным клиентам.

Microsoft Access предоставляет нам максимальную свободу в задании типа ваших данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы). Мы можем задать также форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты времени) и предоставления этих данных при выводе на экран или печать. Для уверенности, что в базе данных хранятся только корректные значения, можно задать условия на значения различной степени сложности.

1.2. Обработка данных.

Работа с данными в текстовом редакторе или электронной таблице значительно отличается от работы с данными в СУБД. В документ, подготовленный с помощью текстового процессора, мы можем включить табличные данные и использовать для их обработки ограниченный набор функций. Можно выполнить поиск строки символов в исходном документе, с помощью ОLЕ (Object Linking and Embedding) включить в него таблицы, диаграммы или картинки из других приложений. В электронной таблице некоторые ячейки содержат обеспечивающие нужные вычисления или преобразования формулы, а данные, которые являются для них исходной информацией, мы можем ввести в другие ячейки. Данные из электронной таблицы, созданной для какой-то конкретной цели, очень трудно потом использовать в решении других задач. Чтобы выполнить новую задачу, мы можем организовать связь с данными другой электронной таблицы или использовать ограниченные возможности поиска для копирования выбранного подмножества данных одной из электронных таблиц в другую, которая потребуется нам для решения новой задачи.

СУБД позволяет работать с данными, применяя различные способы. Например, мы можем выполнить поиск информации в отдельной таблице или создать запрос со сложным поиском по нескольким связанным между собой таблицам или файлам. С помощью одной единственной команды можно обновить содержание отдельного поля или нескольких записей. Для чтения и корректировки данных мы можем создать процедуры, использующие функции СУБД. У многих систем имеются развитые возможности для ввода данных и генерации отчетов.

В Microsoft Access для обработки данных некоторых таблиц используется мощный язык SQL (Structured Query Language - Структурированный язык запросов). Используя, мы можем выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных. Чтобы заставить Microsoft Access решать наши задачи, нам совершенно не требуется знать язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц использует однажды заданные вами связи между таблицами. Мы можем сконцентрировать свои усилия на решении информационных проблем, не затрачивая сил на построение сложной системы, которая отслеживает в нашей базе все связи между структурами данных. В Microsoft Access имеется также простое и в то же время богатое возможностями средство графического задания запроса - так называемый «запрос по образцу» (QBE, query by example), которое используется для задания данных, необходимых для решения некоторой задачи. Используя для выделения и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, мы можем буквально за секунды построить довольно сложный запрос.

1.3. Управление данными.

Электронные таблицы и текстовые документы являются прекрасными средствами для решения так называемых «однопользовательских» задач, но они плохо приспособлены для работы в режиме коллективного пользования. Электронные таблицы также полезны в качестве шаблонов для простых форм ввода информации, но если нам нужно произвести комплексную проверку данных, то здесь их функций явно недостаточно. Электронная таблица хороша в качестве шаблона для счета-фактуры в небольшой фирме. Но если с расширением бизнеса начинает возрастать число сотрудников, вводящих в компьютер заказы, то без базы данных нам не обойтись. Точно так же электронная таблица может использоваться на крупных предприятиях для подготовки сотрудниками отчетов о своих затратах, но для составления общей бухгалтерской отчетности эти сведения все равно должны собираться в базе данных.

В тех случаях, когда возникает необходимость коллективного пользования информацией, настоящая система управления базами данных позволяет защищать информацию от несанкционированного доступа так, что право знакомиться с данными или корректировать их получают только определенные пользователи. Предназначенная для коллективного пользования СУБД имеет средства, не позволяющие нескольким пользователям одновременно корректировать одни и те же данные. Поскольку в Access к данным могут иметь доступ одновременно несколько пользователей, в нем предусмотрены надежные средства зашиты и обеспечения целостности данных. Мы можем заранее указать, какие пользователи или группы пользователей могут иметь доступ к объектам (таблицам, формам, запросам) нашей базы данных. Microsoft Access автоматически обеспечивает защиту данных от одновременной их корректировки разными пользователями. Microsoft Access также опознает и учитывает защитные средства других подсоединенных к нашей базе структур (таких, как базы данных РагаDох, dBASE, и SQL).

1.4. Microsoft Access - НЕЧТО БОЛЬШЕЕ, ЧЕМ СУБД.

Точно определив, какие именно данные нам нужны, каким образом они будут храниться в памяти и какая должна быть система доступа к данным, мы тем самым решили только вопрос управления данными. Кроме этого нужен еще простой способ автоматизации решения предстоящих типовых задач. Даже если мы можем разработать достаточно сложные «прикладные» электронные таблицы, у нас все равно не будет средств отладки и управления работой таких приложений, позволяющих легко создать, скажем, полные формы для заказов или систему учета материально-производственных запасов. Напротив, СУБД специально проектируются для создания приложений. Они представляют нам необходимый инструментарий для управления данными и их обработки, а также дают возможность каталогизировать объекты приложения и управлять взаимосвязями между ними. При этом вместе с СУБД в вашем распоряжении оказывается язык программирования и средство отладки.

В свете вышесказанного для автоматизации решения ваших задач нам необходимы мощная реляционная СУБД и система разработки приложений. Практически все существующие СУБД имеют средства разработки приложений, которые могут быть использованы программистами или квалифицированными пользователями при создании процедур для автоматизации управления и обработки данных. К сожалению, многие системы разработки приложений для создания процедур требуют знания некоторого языка программирования, например Си или Xbase. Несмотря на всю их силу и богатство средств, для успешного их использования от нас требуется наличие определенной профессиональной подготовки и опыта работы с ними. К счастью, в имеются средства, позволяющие легко проектировать и создавать приложения для работы с базами данных без знания языка программирования. Работа в Microsoft Access начинается с определения реляционных таблиц и их полей, которые будут содержать данные. Сразу после этого мы с помощью форм, отчетов и макросов сможете определять действия над этими данными.

Формы и отчеты можно использовать для задания форматов вывода данных на экран и дополнительных вычислений, что очень похоже на работу с электронными таблицами. Но в этом случае содержащиеся в формах и отчетах форматы и инструкции по проведению вычислений отделены от данных (находящихся в таблицах), так что мы имеем полную свободу действий в использовании данных, не меняя при этом сами данные - достаточно создать дополнительную форму или отчет, использующие те же самые данные. Если нам нужно автоматизировать некоторые действия, то для установления связей между определенными формами и отчетами или для выполнения определенных действий в качестве отклика на некоторое событие (например, изменение данных в некотором поле формы) можно без особого труда создать макросы. Если вам нужны более изощренные средства, например библиотечные утилиты Windows, мы можете написать процедуру на Access Basic.

ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ, СОЗДАНИЕ И УПРАВЛЕНИЕ БАЗОЙ ДАННЫХ НА ПРИМЕРЕ ПЕРЕПЛЕТНОЙ МАСТЕРСКОЙ В ПАКЕТЕ MS ACCESS.

2.1. Краткое описание предметной области.

В данном курсовом проекте разработан фрагмент системы автоматизации финансово-хозяйственной деятельности переплетной мастерской. Фирма осуществляет деятельность по производству книг, тетрадей и тому подобное, учет которых состоит из следующих операций:

1. учет сотрудников мастерской,

2. учет материалов,

3. учет переплетных изделий,

4. учет заказов,

5. учет комплектации заказов.

Данная система предназначена для автоматизации этих операций, получения достоверной и оперативной информации, формирования выходных документов. Система предназначена для непрерывного функционирования в течение всего рабочего дня.

В результате анализа предметной области выявляются документы - источники данных для создания БД.

2.2 Выделение информационных объектов. Описательные и ключевые реквизиты информационных объектов.

2.3. Связи информационных объектов

2.4. Информационно-логическая модель в каноническом виде

3. Структуры таблиц

Для решения поставленной задачи необходимо создать 6 таблиц: “Сотрудники мастерской”, “Заказы”, “Клей”, “Картон”, “Пружина”, “Комплектация заказа”, структуры которых следующие (Табл. 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5 и 3.6).

Таблица 3.1. «Сотрудники мастерской»

Таблица 3.2 . «Заказы».

Таблица 3.3 «Клей».

Таблица 3.4 «Картон»

Таблица 3.5 «Пружина»

Таблица 3.6 «Комплектация заказа».

4. Схема данных.

Рисунок 4.1

Схема данных представлена на рисунке 4.1. Таблица “Сотрудники мастерской” связана с таблицей “Заказы” посредством поля “Код сотрудника”, которое присутствует в обеих таблицах. В свою очередь, таблица “Заказы” связана с таблицей “Комплектация заказов” посредством поля “Код изделия”. Далее также связана таблица “Комплектация заказов” с таблицами: “Клей”, “Картон”, “Пружина” посредством поля “Код”.

5. Запросы.

Организация поиска и обработки данных осуществляется с помощью запросов.

Запрос «Выбор заказов за период»

Цель запроса: Получить информацию за определенный период. Запрос формируется из таблиц: Заказы, Сотрудники мастерской, Комплектация заказа. Вид запроса:

Результат выполнения запроса:

Запрос «Выборка заказов по мастерам»

Цель: Выбрать заказы, принятых определенным мастером.

Используются таблицы: Заказы и Сотрудники мастерской.

Результат выполнения запроса:

Запрос по изделиям

Цель: Получить всю информацию касающуюся каждого изделия.

Используются таблицы: Комплектацию заказов, Клей, Картон, Пружина.

Запрос формирует таблицу, имеющую следующие поля: Код изделия, Наименование изделия, Код клея, Расход клея, код картона, Расход картона, Код пружины, Расход пружины, Стоимость материалов, Стоимость работы, Общая стоимость.

Модифицирующий запрос на удаление заказов по периоду

Цель: Удалить все устаревшие записи за определенный период.

Используется таблица Заказы

Удаление производится по условию в поле Дата заказа. Период для удаления заносится пользователем.

Запрос заказов у каждого сотрудника: (группирующий)

Цель: Получить информацию, содержащую информацию о том, сколько всего заказов у каждого из сотрудников.

Используются таблицы: Сотрудники мастерской, Заказы

Результат выполнения запроса:

6. Отчеты.

Для отображения информации, содержащейся в базе данных ''Переплетная мастерская'', создаются 3 отчета:

1. ''Сотрудники мастерской'' - имеет поля: Код сотрудника, Ф.И.О., Дата рождения, Дата

поступления на работу, Образование, Должность, Телефон, Адрес.

2. ''Отчет по заказам и мастерам (вводится период)'' - имеет поля: Мастер, Дата приема заказа, ФИО заказчика, Наименование заказа, Дата выполнения заказа.

3. “Отчет сотрудников мастерской по выполнению работ за период” – имеет поля:

Дата приема заказа, ФИО заказчика, Наименование изделия, Дата выполнения заказа.

7. Формы.

Организация введения данных в таблицы происходит через соответствующие формы, примеры которые представлены на следующих рисунках.

Форма для ввода сотрудников и комплектации заказов кроме полей ввода имеют дополнительные управляющие кнопки. Например, кнопка “Поиск” позволяет осуществить выбор нужной записи, кнопка “Стоп” закрывает текущую форму, кнопка “Просмотреть сотрудников” позволяет просмотреть список сотрудников в режиме отчета, кнопка с карандашом позволяет добавить новую запись.

Для удобства была создана управляющая форма, которая запускается автоматически в момент открытия базы данных “Переплетная мастерская”. Она позволяет быстро выбрать нужную форму для ввода данных, просмотреть отчеты, сделать запросы, а также отображает текущую дату и управляющие кнопки “STOP” – закрыть форму и “Выход из Ассess”. Данная форма

представлена на рисунке выше. Каждая кнопка раскрывает другие формы. Например, кнопка Перечень изделий открывает ниже показанную подчиненную форму.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Microsoft Access, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access мы можем создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее нашим потребностям по управлению данными. Используя запросы, мы можем выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты «наследуют» свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев вы указываете форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов - Мастера, которые мы можем использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции. Чтобы полностью автоматизировать работу вашего приложения, с помощью макросов Access мы легко свяжем данные с формами и отчетами. Вы можете создать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нам необходимо создать нечто уж совсем изощренное, то на этот случай Microsoft Access предоставляет мощный язык программирования - Microsoft Access Basic.

И наконец, все эти средства позволяют создавать приложения, работающие не только с базой данных Access, но и с другими наиболее распространенными базами данных. Это приложение может работать непосредственно с файлами dBASE, с базами данных Рагаdох, FохРго и любой базой данных, поддерживающей ОDВС. Вы сможете также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать данные в них).

Microsoft Access имеет множество областей применения: на малом предприятии; в работе по контракту, когда мы разрабатываем прикладные программы по заказу или выступаете в роли консультанта; в больших корпорациях, когда вы выступаете в роли координатора производственных информационных систем и даже в сфере домашнего применения

Список используемой литературы:

1. Робинсон С. Access 2000 (учебный курс), С-Петербург “Питер”, 2000 г.

2. Картыгин С.А. Access 97 (Серия без проблем) Вост. Книжн. Компания 1997

3. Кочегурова Е. А. Методические указания к выполнению курсовой работы,

Томск 2001