Табличный процессор Excel 97

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ2

ОБЩАЯХАРАКТЕРИСТИКАТАБЛИЧНОГОПРОЦЕССОРАMICROSOFT EXCEL 973

ОСНОВЫРАБОТЫ В СРЕДЕEXCEL 975

Началоработы с программой5

Управлениефайлами5

Структурадокументов7

ПОСТРОЕНИЕТАБЛИЦ8

Ячейкитаблицы и ихсвойства8

Табличныевычисления11

ПОСТРОЕНИЕИ ОФОРМЛЕНИЕДИАГРАММ14

ФУНКЦИИEXCEL17

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕВОЗМОЖНОСТИEXCEL 9719

Обменданными19

Обработкасписков20

Базыданных20

Конфигурированиепрограммы20

VisualBasic21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ21

СПИСОКЛИТЕРАТУРЫ21

ВВЕДЕНИЕ

Электронныетаблицы, комуи зачем онинеобходимы?Какпоказываетпрактика, длятого, чтобыпреуспеватьв любом бизнесенеобходимочеткое планирование.А для правильногопланированиянужно иметьточную, самуюоперативнуюи удобочитаемуюинформацию.

Приведемодин простойпример, связанный,скажем, с работойобыкновенногомагазина. Вмагазине торгуютспичками, лампочкамии карандашами.Со склада ежедневнозавозят одинаковоеих количество.Лампочки икарандашираскупаются,а спички остаются.В этой ситуациивыгоднее былобы сократитьзакупку спичеки перераспределитьсредства находовой товар.Но если бухгалтерияв магазиневедется обычнымспособом, значит,известно обэтом станетлишь в концемесяца, послесоставлениябаланса. В следующеммесяце картинапродаж можетизмениться.В этой ситуацииприходитсялибо закрытьглаза на происходящееи, соответственно,терять прибыль,либо назначитьчеловека, которыйбудет ежедневносоставлятьотчет.

Теперьусложняемпример: магазинторгует товарамитысячи наименований,их завозят неежедневно ине одновременно,товары имеютсезонный спрос,спрос на нихнеравномеренв течение неделии т.п. Какой человексправится сподобным объемоминформации?

Внаше времяочень актуальнымстановитьсяфактор «старенияинформации».Если лет пятьназад мы спокойномогли пользоватьсяинформациеймесячной, а тои квартальнойдавности, тосегодня выписанныйсчет действует3-10 дней, Price- listдействителенв течение неделии т.д.

Нельзяне сказать ио наглядностипредставленияинформации.Для всестороннегоанализа ситуациизачастую недостаточноодних лишьчисловых показателей:особенно эффективныв этом отношенииразличныетаблицы, графики,диаграммы, накоторых всес первого взглядаясно и понятно.

Возникаетвопрос, гдевзять этотграфик илидиаграмму и,самое главное,где найти рабочеевремя, котороговсегда не хватает,чтобы обсчитатьвсе эти километровыестолбцы и строкиданных, да ещеи чтобы информациявсегда была«сегодняшней»?

Решениетакой и рядадругих подобныхпроблем, очевидно,лежит в областикомпьютерныхтехнологийсбора и обработкиинформации.Скорее всегоВам необходимперсональныйкомпьютер ипрограммноеобеспечениекорпорацииMicrosoft,которое позволитв самые короткиесроки решитьпоставленнуюзадачу.

Историяразвития программобработкиэлектронныхтаблиц насчитываетнемногим болеепятнадцатилет, но налицозначительныйпрогресс вобласти разработкитакого программногообеспечения.Программныйпродукт, претендующийна звание самоймощной и производительнойпрограммыобработкиэлектронныхтаблиц из имеющихсясегодня нарынке, это табличныйпроцессорMicrosoft Excel.

ОБЩАЯХАРАКТЕРИСТИКАТАБЛИЧНОГОПРОЦЕССОРАMICROSOFT EXCEL97

Табличныйпроцессор Excelфирмы Microsoftпредназначендля ввода, хранения,обработки ивыдачи большихобъемов данныхв виде, удобномдля анализаи восприятияинформации.Все данныехранятся иобрабатываютсяв виде отдельныхили связанныхтаблиц.Одна или несколькотаблиц составляютрабочуюкнигу,в этом случаетаблицы называютсярабочимилистамиэтой книги.Листы можноудалять добавлятьили перемещатьиз одной рабочейкниги в другую.Физически надиске сохраняетсявся книга ввиде отдельногофайла с расширением«xls».

Вплотьдо версии 4.0программа Excelпредставляласобой фактическийстандарт сточки зренияфункциональныхвозможностейи удобстваработы. Насовременномрынке завоевалапопулярностьверсия 7.0, котораясодержит многоулучшений иприятныхнеожиданностей.

Каковже состав основныхкомпонентовExcel97? Основнойпрограммойявляетсявычислительныймодуль,с помощью котороговыполняетсяобработкатекстовых ичисловых данных.В данной версиипрограммы уэтого модуляпоявилосьмножествоинтересныхфункций: контрольдопустимостивводимых значений,обнаружениеи исправлениенаиболеераспространенныхошибок, вычислениеполей в свободныхтаблицах идругие. Удобнаяпанель формули возможностьуменьшитьдиалоговоеокно до разделаполя вводасущественноупрощают вводи редактированиеформул.

Имеютсявозможностидля созданияпрезентационнойграфики, длячего используетсямодульдиаграмм,который позволяетна основе числовыхзначений,обработанныхс помощьювычислительногомодуля, строитьдиаграммыразличныхтипов. Появилисьновые типыдиаграмм. Теперьрядом с диаграммойможно расположитьи таблицу сисходнымиданными. Немаловажнымявляется то,что стал возможнымпредварительныйпросмотр диаграммына любом этапеее создания.

ВExcel97 можно создаватьмакросыи приложенияс помощью VisualBasic for Applications (VBA). ЯзыкVisualBasicforApplicationsтеперь доступенво всех программахпакета, чтопозволяет наего основеболее гибкиеприложения.Одно из главныхдостоинствэтого языказаключаетсяв том, что созданныесредствамиExcel97 VBA– макросы можнобез особыхпроблем использоватьв других программахфирмы Microsoft.

Excel97 располагаети мощнымисредствамиколлективнойработы,которые ориентированы,в первую очередь,на совместнуюработу несколькихприложенийпакета в сетевойсреде. Высокаястепень совместимостиприложений,включенныхв пакет MicrosoftOffice97, обусловленаподдержкойтехнологиисвязыванияи внедренияOLE.Примером примененияэтой технологииможет служитьвнедрение Excel– таблиц в документ,созданныйсредствамиредактора Word97. При использованииэтой технологиимежду объектамиустанавливаетсядинамическаясвязь.

Дляработы Excel97 требуетсяследующееаппаратноеи программноеобеспечение:

2. операционнаясистема MicrosoftWindows95/98 или операционнаясистема MicrosoftWindowsNTWorkstationверсии не ниже3.51;

3. персональныйкомпьютер спроцессором80486 DX(рекомендуетсякомпьютер спроцессоромPentium);

4. оперативнаяпамять объемом8 Мб минимумпри работе сWindows95 и 16 Мб при работес WindowsNTWorkstation;

5. устройстводля чтениякомпакт-дисков;

6. неменее 31 Мб свободнойпамяти на жесткомдиске;

7. манипулятор«мышь»;

8. видеоадаптерVGAили с болеевысокой разрешающейспособностью,например 256-цветныйSVGA-видеоадаптер.

   ОСНОВЫРАБОТЫ В СРЕДЕEXCEL 97

   Началоработы с программой

   
   

   Длязапуска Excel97 из операционнойсистемы Windows95 необходимо:

9. выполнитьщелчок на кнопкеПусклинейки инструментов;

10. установитьуказатель мышина меню Программыв стартовомменю;

11. воткрывшемсяменю активизироватькоманду MicrosoftExcel.

Видрабочего окнапрограммыизображен ниже,на рис. 1

Управлениефайлами

С помощьюпрограммы Excel97 можно создаватьсамые различныедокументы.Рабочие листы(Sheets) можно использоватьдля составлениятаблиц, вычислениястатистическихоценок, управлениябазой данныхи составлениядиаграмм. Длякаждого из этихприложенийпрограмма Excel97 может создатьотдельныйдокумент, которыйсохраняетсяна диске в видефайла.

Файлможет содержатьнескольковзаимосвязанныхрабочих листов,образующихединый многомерныйдокумент (блокнот,рабочую папку).С помощью многомерныхдокументовпользовательполучает прямойдоступ одновременнок несколькимтаблицам идиаграммамчто повышаетэффективностьих обработки.

Длясоздания новогодокумента изменю Файлнужно вызватькоманду Создать.

Рис.1.Создание новогодокумента

Чтобызагрузить сдиска расположенныйтам файл с рабочимдокументом,нужно вызватькоманду Открытьиз меню Файл.

Припервом сохранениидокумента нужновызвать из менюФайлдирективуСохранитькак...После этогооткроетсядиалоговоеокно, в которомнужно указатьимя сохраняемогофайла, а такжедиск и директорию,в которой егонадо расположить.Предлагаемоепо умолчаниюпрограммойExcel расширениефайла .XLS, изменятьне следует.

Рис.2.Вид диалогасохранениянового документа

Имеютсявозможностинастройкирежима автосохраненияфайлов черезопределенныепромежуткивремени, режимарезервногокопированияи режима защитыданных (сохранениедокумента спаролем).

Структурадокументов

Многомерныедокументы(блокноты, папки)- одно из важнейшихновшеств программыExcel 97, позволяющеезначительноупростить иускорить работус таблицамии управлениерабочими листами.В новой версиирабочие документымогут содержатьдо 255 таблиц,диаграмм илиVBA-программ водном файле,а принцип работыс ними напоминаетобычную работус деловымиблокнотамив любом офисе.В каждом рабочемблокноте можнопоместить всюделовую информацию,относящуюсяк одной теме,и хранить еев одном файле,что позволяетзначительноповысить наглядностьрабочих документов.

Отдельныерабочие листыодного документарасположеныдруг под другом.С помощью именногоуказателя(регистра имен),расположенногов нижней частиэкрана, можнопереходитьс одного листана другой. Наименном указателенаходятсякорешки рабочихлистов, расположенныев порядке возрастанияномеров: Лист1,Лист2 и т.д.

Пользовательможет добавитьв документэлементы следующихтипов:

- рабочиелисты для созданиятаблиц;

- диаграммы(в качествеэлемента таблицыили на отдельномлисте);

- рабочийлист для записимакрокомандыв виде программногомодуля;

- рабочийлист для созданиядиалоговогоокна.

Новыйлист всегдавставляетсяперед активнымрабочим листом.Пользовательможет щелкнутьпо названиюрабочего листаправой кнопкоймыши, послечего откроетсяконтекстное(зависящее отситуации) меню,в котором такжеимеется директивадобавления.Если нужноудалить рабочийлист, нужнооткрыть щелчкомправой кнопкимыши контекстноеменю и выполнитьдирективуудаления.

Рис.3.Контекстноеменю содержитвесь списокдопустимыхдля объектадействий

Коррекциявысоты строки ширины столбцов.Прежде всего,корректируемаястрока илистолбец таблицыдолжны бытьпромаркированы.Для этого необходимощелкнуть левойкнопкой мышипо номеру(координате)строки илистолбца. В менюФорматнаходятсяподменю Строкаи Столбец.При выбореодного из этихподменю открываетсяменю следующегоуровня. В подменюСтолбецвызовите директивуШирина,тогда откроетсядиалоговоеокно, в которомпользовательможет указатьширину столбца.В качествеединицы измеренияможно использоватьодин символ.Команда Автоподборшириныиз меню Столбецавтоматическикорректируетширину столбцав соответствиис его содержимым.

Коррекциюможно выполнитьи с помощьюманипуляторамыши. Для этогоуказатель мышинужно установитьна границумежду номерамистрок или адресамистолбцов.

Рис.4.Изменениеширины колонкиразличнымиспособами

ПОСТРОЕНИЕТАБЛИЦ

Ячейкитаблицы и ихсвойства

Вседанные таблицызаписываютсяв так называемыеячейки,которые находятсяна пересечениистрок и столбцовтаблицы. Поумолчаниюсодержимоеячейки представляетсяпрограммойExcel 97 в стандартномформате, которыйустанавливаетсяпри запускепрограммы.Например, длячисел и текстовзадается определенныйвид и размершрифта.

Впрограмме Excel97 имеются контекстныеменю,которые вызываютсяправой кнопкоймыши, когдапромаркировананекотораяобласть таблицы.Эти меню содержатмного директивобработки иформатированиятаблиц. Директивыформатированияможно такжевызвать напанели форматирования(вторая строкапиктографическогоменю), щелкнувмышью по соответствующейпиктограмме.

Маркированиеячеек. Отдельныеячейки таблицымаркируются(выделяются)автоматическис помощью указателяячеек. Чтобыперевестиуказатель взаданную ячейку,нужно щелкнутьпо ней левойкнопкой мышиили использоватьклавиши управлениякурсором. Длямаркировкинесколькихячеек нужнощелкнуть вначале маркируемойобласти (левыйверхний угол)и, удерживаякнопку мышинажатой, перемещатьманипуляторв конец области(правый нижнийугол).

Однастрока илистолбец таблицымаркируютсящелчком пономеру (адресу),который расположенв заголовкестроки илистолбца. Длямаркированиянесколькихстрок или столбцовнужно щелкнутьпо номеру первойстроки (столбца),а затем, удерживаякнопку мышинажатой, переместитьманипуляторв нужную позицию.

Копированиеданных. Преждевсего, нужнопромаркироватьгруппу ячеек,содержимоекоторых должнобыть скопировано,а затем вызватькоманду Копироватьиз меню Правка.После этогомаркированнаяобласть будетзаключена врамку. Теперьследует установитьуказатель мышив позицию, кудадолжны бытьскопированыданные, и нажатьклавишу вводаEnter.Содержимоемаркированнойобласти появитсяв новом месте.

Еслинужно удалитьсодержимоегруппы ячееки поместитьего на новоеместо в таблице,то следуетиспользоватьдирективуВырезатьиз меню Правка.

Удалениеданных. Преждевсего, нужнопромаркироватьгруппу ячеек,содержимоекоторых должнобыть удалено.Затем можновоспользоватьсяодним из способовудаления данных.

Форматированиечисел. Преждевсего, нужнопромаркироватьячейки, в которыхнадо изменитьформат представлениячисел. Послеэтого можнолибо открытьправой кнопкоймыши контекстноеменю и вызватьв нем директивуФорматЯчеек,либо вызватьдирективуЯчейкаиз меню Формат.В любом случаена экране появитсядиалоговоеокно ФорматЯчеек.По умолчаниюв верхнем полеэтого окнабудет выбранаопция Число,которая предназначенадля форматированиячисел.

Рис.5.Задание форматаячеек прииспользованииконтекстногоменю

Выравниваниеданных. Длявыравниваниясодержимогоячеек преждевсего надопромаркироватьвыравниваемыеячейки. Далееследует вызватьдиалог, изображенныйна рис.5 и в верхнемполе этого окнавыбрать закладкуВыравнивание.

Рис.6.Закладки Выравниваниеи Шрифт диалогаФормат Ячеек

Установкашрифтов. Необходимопромаркироватьячейки, в которыхнужно изменитьшрифт. Послеэтого можнолибо открытьконтекстноеменю правойкнопкой мышии вызвать директивуФорматЯчеек.В верхнем полеоткрывшегосяокна ФорматЯчеекнужно выбратьопцию Шрифт.В окне появитсяполе Шрифт,в котором можновыбрать видшрифта изпредлагаемогосписка. Содержаниеэтого списказависит отустановок,сделанных всреде Windows (см. рис6).

Вправом полеРазмерустанавливаетсяразмер (кегль)шрифта. В спискешрифтовыхстилей Начертаниеможновыбрать обычныйстиль (Regular), курсив(Italic), жирный шрифт(Bold) и жирный курсив(Bold Italic). В поле Подчеркиваниеможно выбратьтип подчеркиваниятекста (однойили двумя линиями)и т.д.

Табличныевычисления

Возможностьиспользованияформул и функцийявляется однимиз важнейшихсвойств программыобработкиэлектронныхтаблиц. Это, вчастности,позволяетпроводитьстатистическийанализ числовыхзначений втаблице.

Текстформулы, котораявводится вячейку таблицы,должен начинатьсясо знака равенства(=), чтобыпрограмма Excelмогла отличитьформулу оттекста. Послезнака равенствав ячейку записываетсяматематическоевыражение,содержащееаргументы,арифметическиеоперации ифункции.

Вкачества аргументовв формуле обычноиспользуютсячислаи адресаячеек.Для обозначенияарифметическихопераций могутиспользоватьсяследующиесимволы: +(сложение), -(вычитание), *(умножение), /(деление).

Формуламожет содержатьссылки на ячейки,которые расположенына другом рабочемлисте или дажев таблице другогофайла. Однаждывведеннаяформула можетбыть в любоевремя модифицирована.

Вводформул. ПрограммаExcel 97 интерпретируетвводимые данныелибо как текст(выравниваетсяпо левому краю),либо как числовоезначение(выравниваетсяпо правомукраю). Для вводаформулы необходимоввести алгебраическоевыражение,которому долженпредшествоватьзнак равенства(=).

Предположим,что в ячейкеА1 таблицы находитсячисло 100, а в ячейкеВ1 - число 20. Чтобыразделитьпервое числона второе ирезультатпоместить вячейку С1, в ячейкуС1 следует ввестисоответствующуюформулу (=А1/В1)и нажать Enter.

Вводформул можносущественноупростить,используянебольшой трюк.После вводазнака равенстваследует простощелкнуть мышьюпо первой ячейке,затем ввестиоперацию деленияи щелкнуть повторой ячейке.

Применениеформул продемонстрируемна примере смагазином (см.введение креферату).

Рис.7.Таблица – отчето реализации.

Такбудет выглядетьэкран по окончаниюработы (см. рис.7). Весь «фокус»заключаетсяв том, что Выне заполняетете поля, которыеможно рассчитать,а вводите толькопервичнуюинформацию,в данном случаестолбцы «Товар»,«Получено»,и «Продано»,а все подсчетывыполняетпрограмма. Насамом деле,чтобы Вашатаблица выгляделатак как показановыше Вы должныввести следующее:

Рис.8.Структуратаблицы – отчетао реализации.

Израссмотренияпримера истекаетдва простыхправил.

Правилопервое:Любую ячейкуможно адресовать,как букву столбцаи цифру строки.Например, внашей таблицев ячейке A4находится текст«Спички».

Правиловторое:Все вычисляемыеполя в Excelначинаютсясо знака равенства,этот знак сообщаетпрограмме, чтов данной ячейкенеобходимовывести не точто в нее введеноа результатдействия.

Основнойсмысл таблицExcelзаключен в том,что один разсоставив формыи введя их внеобходимыеячейки, мы впоследствиитолько меняемданные, а всерасчеты лежатна программе.Это, во - первых,экономит время,а, во – вторых,«машина неделает ошибок».При этом в любоевремя мы можемотредактироватьформулы и темсамым изменитьпорядок расчетов,что дает оченьбольшую гибкостьнаших расчетов.

Хочетсядобавить, чтоExcelпозволяет всегоза 5 шагов построитьдиаграмму илиграфик которыйбудет наглядноотражать результатырасчетов (обэтом немногониже).

Редактированиеформул.Чтобы начатьредактироватьсодержимоеячейки, нужносначала промаркироватьэту ячейку. Наследующем шагенеобходимовключить режимредактирования,нажав клавишуF2или выполнивдвойной щелчокмышью. В режимередактированияв верхней частиэкрана (подстрокой пиктографическогоменю) активизируетсянаборная строка,в которой виднасама формула,а не результатее вычисления.

Рис.9.Строка формул

Информационныесвязи. Впрограмме Excelдовольно легковвести ссылкуна ячейку,расположеннуюв другой таблице.После установленияссылки значения,находящиесяв ячейках, будутавтоматическиобновляться.

Дляобращения кзначению ячейки,расположеннойна другом рабочемлисте, нужноуказать имяэтого листавместе с адресомсоответствующейячейки. Например,для обращенияк ячейке В3 нарабочем листеЛист2 необходимоввести формулу:=Лист2!B3. Адресаячеек должныбыть указанылатинскимибуквами.

Рис.10.Информационнаясвязь ячеек,принадлежащихразным листам

ПОСТРОЕНИЕИ ОФОРМЛЕНИЕДИАГРАММ

Графическиедиаграммыоживляют сухиеколонки цифрв таблице, поэтомууже в раннихверсиях программыExcel была предусмотренавозможностьпостроениядиаграмм. ВExcel 97 включен новыйКонструктордиаграмм,который позволяетсоздаватьдиаграммы"презентационногокачества".

Красиваятрехмернаядиаграмма нетолько радуетглаз, но и улучшаеткачество документа.В программеMS Excel 97 появилсяновый тип трехмерныхдиаграмм - такназываемыекольцевыедиаграммы,которые дополняютповерхностныеи сетчатыетрехмерныедиаграммычетвертойверсии.

Диаграммуможно расположитьрядом с таблицейили разместитьее на отдельномрабочем листе.

Конструктордиаграмм являетсяодним из наиболеемощных средствв программеExcel . Построениедиаграммы сего помощьювыполняетсяза несколькошагов. Конструкторууказываетсяисходная областьтаблицы, типдиаграммы,используемыенадписи и цвета.На основнойпанели имеетсяпиктограммадля вызоваКонструкторадиаграмм.

Рис.11.ПиктограммаКонструкторадиаграмм напанели инструментовExcel 97

Построениедиаграмм. Преждечем строитьдиаграмму,необходимозакончить всеработы в таблице,включая ееформатирование.Вызовите Конструктордиаграмм (см.рис.11). Вы должнысделать с помощьюуказателя мышипрямоугольникна свободномместе рабочеголиста, где будетразмещенадиаграмма.

Послеэтого Конструктороткрываетдиалоговоеокно, в которомза четыре шаганужно построитьдиаграмму.Работа с Конструкторомнастолькоинтуитивнопонятна, чтоне требуеткаких – либопояснений.

Рис.12.Пошаговоепостроениедиаграммы припомощи Конструкторадиаграмм

Рис.13.Диаграмма котчету о реализации:после построениялюбой параметрдиаграммы легкоизменить, используяконтекстноеменю

Дополнительныеобъекты.В меню Вставкарасположеныдирективы,которые позволяютпридать диаграммеболее привлекательныйвид. В частности,здесь естьдирективаРисунок,которая импортируетрисунки в стандартныхграфическихформатах (BMP, PCX ит.д.). После вызоваэтой директивыоткрываетсяокно загрузкиграфическогофайла. На диаграммепоявляетсявыбранныйрисунок, заключенныйв рамку. Этурамку можноперемещатьпо диаграммес помощью мышии изменять ееразмер.

Кромеэтого, Конструктордиаграммпредоставляетвозможностьвставить вдиаграммудополнительныйтекст, которыйбудет привлекатьвнимание котдельнымчастям диаграммы.Для вставкитекста нужноввести его склавиатурыв наборнуюстроку и нажатьклавишу вводаEnter.Тогда в центредиаграммыпоявится текстоваярамка, которойможно придатьс помощью мышисоответствующийразмер, а затемперенести еев нужное местона диаграмме.

Актуализациядиаграмм. ЕслиВы внесетеизменения вту часть таблицы,по которойстроиласьдиаграмма, топрограмма Excel97 автоматическимодифицируетдиаграмму. Еслиже Вы добавилив таблицу новуюстроку илистолбец, тодействуйтеследующимобразом. Промаркируйтеновые данныев таблице иперенеситеих с помощьюмыши на диаграмму.Для этого поставьтеуказатель мышина границумаркированнойобласти и, неотпуская левойкнопки мыши,переместитеее на диаграмму.Как только Выотпуститекнопку мыши,диаграмма будетизменена(актуализирована).Эта техникаполучила вкорпорацииMicrosoft названиеDrag & Drop.

ФУНКЦИИEXCEL

Длявыполнениятабличныхвычисленийнужны формулы.Посколькунекоторыеформулы и ихкомбинациивстречаютсяочень часто,то программаExcel 97 предлагаетболее 200 заранеезапрограммированныхформул, которыеназываютсяфункциями.

Всефункции разделеныпо категориям,чтобы в нихбыло прощеориентироваться.ВстроенныйКонструкторфункцийпомогает навсех этапахработы правильноприменятьфункции. Онпозволяетпостроить ивычислитьбольшинствофункций за двашага.

Впрограммеимеется упорядоченныйпо алфавитуполный списоквсех функций,в котором можнолегко найтифункцию, еслиизвестно ееимя; в противномслучае следуетпроизводитьпоиск по категориям.Многие функцииразличаютсяочень незначительно,поэтому припоиске по категориямполезно воспользоватьсякраткими описаниямифункций, которыепредлагаетКонструкторфункций. Функцияоперируетнекоторымиданными, которыеназываютсяее аргументами.Аргумент функцииможет заниматьодну ячейкуили размещатьсяв целой группеячеек. Конструкторфункций оказываетпомощь в заданиилюбых типоваргументов.

Рис.14.ПиктограммаКонструкторафункций напанели инструментовExcel 97

Конструкторфункций.Промаркируйтету ячейку, вкоторой долженпоявитьсярезультатвычислений.Затем щелчкомпо пиктограммеКонструкторафункций (рис.14)откройте диалоговоеокно Конструктора.

Рис.15.Диалоговоеокно Конструкторафункций (шаг1)

Влевом полеэтого окнаперечисленыкатегориифункций, а вправом - функции,соответствующиевыбраннойкатегории. Длятого чтобыувидеть всефункции, следуетщелкнуть мышьюпо опции Всев поле категорий.

Щелкнитемышью по названиюнужной Вамфункции, тогданазвание функциипоявится вотдельнойстроке вместес кратким описаниемэтой функции.Здесь же указываютсятипы аргументовфункции и ихколичество.Аргументызадаются наследующем шагеработы с Конструктором.Чтобы перейтик нему, щелкнитепо команднойкнопке ОK.

Навтором шагев диалоговомокне Конструкторауказываютсяаргументыфункции. Конструкторразличаетаргументы,которые должныучитыватьсяобязательно,и необязательные(опциональные)аргументы.Чтобы задатьаргумент функции,нужно либоввести егоадрес с клавиатуры,либо в таблицепромаркироватьобласть, гдеон расположен.Тогда адресаргументафункции появитсяв соответствующемполе диалоговогоокна Конструктора.

Рис.16.Конструкторфункций (шаг2)

Щелкнитепо команднойкнопке ОК,чтобы закрытьокно Конструкторафункций.Послеэтого в указаннойячейке таблицыпоявится результатвычислений,но ячейка останетсямаркированной.В наборнойстроке можноувидеть выбраннуюфункцию вместес соответствующимиаргументами.

Автосумма.Промаркируйтеячейку, гдедолжна располагатьсясумма, и щелкнитемышью по пиктограммесложения .

В наборнойстроке появитсязнак равенстваи слово "СУММ",за которым вскобках обычноследует адреснекоторойобласти, которуюпрограммапредлагаетпосле анализаблизлежащихячеек в качествеобласти суммирования.Если Excel "угадала"правильно,щелкните попиктограммес "галочкой".

Впротивномслучае промаркируйтегруппу ячеек,которые нужносложить. Можнопромаркироватьнескольконесмежных группячеек, используяклавишу Ctrl.Эту клавишунужно удерживатьв нажатом состояниидо тех пор, покавсе группы небудут промаркированы.

Адресагрупп можноввести с клавиатуры.

Рис.17.Применениережима Автосумма

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕВОЗМОЖНОСТИEXCEL 97

Обменданными

Обменданными позволяетпользователюExcel 97 импортироватьв свои таблицыобъекты издругих прикладныхпрограмм ипередавать(экспортировать)свои таблицыдля встраиванияв другие объекты.

Концепцияобмена даннымиявляется однойиз основныхконцепций средыWindows. Между объектами,которые обрабатываютсяразличнымиприкладнымипрограммами,создаютсяинформационныесвязи, например,между таблицамии текстами. Этиинформационныесвязи реализованыдинамически,например, копиятаблицы, встроеннаяв текст, будетобновляться(актуализироваться)всякий раз,когда в ее оригиналвносятся изменения.

Обработкасписков

Спискипозволяютэффективноработать сбольшими однородныминаборами данных.

Спискомбудем называтьупорядоченныйнабор данных,имеющих одинаковуюструктуру.Например, спискомявляется телефонныйсправочник,в котором приведеныфамилии абонентови номера ихтелефонов. Впрограмме Excel97 разработчикииз фирмы Microsoftзначительноупростилиработу со списками.С техническойточки зрениясписки представляютсобой обычныетаблицы, длякоторых в программеExcel имеютсядополнительныеоперации обработки:ввод спискаданных, поискэлемента всписке, редактированиесписков, фильтрацияданных,сортировкаданных, анализданных (поисктенденций изакономерностей)

Базыданных

В комплектпоставки Excel 97входит программаобработкивнешних базданных MS Query. ПрограммаQuery (Запрос) можетработать стекстовымифайлами и сданными, которыебыли подготовленыследующимипрограммамиуправлениябазами данных:Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server.

Еслив процессеработы с таблицейв программеExcel возникаетнеобходимостьобратитьсяк внешней базеданных, нужнозапуститьпрограммуQuery. Это позволитимпортироватьданные из базыи обрабатыватьих как обычныетабличныеданные в программеExcel. В некоторыхслучаях внешниеданные можнообработатьнепосредственнопрограммойQuery.

Послезагрузки набораданных из негоможно выбратьчасть записейпутем включениякритериевотбора данных.

Конфигурированиепрограммы

ПрограммуExcel 97 можно настраиватьв соответствиис индивидуальнымизапросами оченьширокого кругапользователей.Каждый пользовательпрограммыExcel, определивкруг наиболеечасто используемыхфункций, можеторганизоватьработу с ниминаиболее удобнымдля себя образом.С другой стороны,те функциипрограммы,которые никогдане используются,можно вообщеубрать изконфигурации,чтобы сэкономитьресурсы компьютераи повыситьэффективностьобработки.Например, каждыйпользовательпрограммы можетсоздатьпиктографическоеменю, изменитьвид основногоокна, изменитьвид рабочеголиста, установитьжелаемые шрифты,создатьшаблонытаблиц и т.д.

Visual Basic

Начинаяс версии 5.0 впрограмму Excelвключен специальныйязык программирования,который получилназвание Visual Basicfor Applications (VBA).

Введениедостаточномощного языкапрограммированияв Excel делает этупрограммнуюплатформувесьма привлекательнойдля профессионалов,которые занимаютсяразработкойспециализированныхприкладныхсистем.

Впринципе, можнополностьюперепрограммироватьвсе функциипрограммыExcel, если в этомпоявиласьнеобходимость.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Естественно,что в рамкахданного рефератанет никакойнадежды полностьюосветить возможностистоль многограннойпрограммы,как табличныйпроцессор Excel97. Для того, чтобызнать Excelнужно в немработать. Используяэту программу,Вы, наверняка,будете открыватьвсе новые иновые возможностии свойства.Исследуйтеи экспериментируйте.Если результатыВам не нравятся,пробуйте снова.Последствияпочти всехдействий вExcelможно отменить,поэтому, экспериментируя,вы не потеряетеничего, кроменесколькихминут вашеговремени.

СПИСОКЛИТЕРАТУРЫ

1. ДжошуаС., НосситерА.ИспользованиеMicrosoftExcel97 // «Диалектика»,Киев-Москва,1997 г.

2. ВонгВ., Роджер С. ПаркерMicrosoftOffice97 для Windowsдля «чайников»// «Диалектика»,Киев-Москва,1997 г.

3. «Какработать сMicrosoftOffice97» // MicrosoftPress,официальноеиздание, 1998 г.

4. ПрикладныепрограммыOffice97.

5. Справкапо программеMicrosoftExcel97.

Санкт– Петербургскийинститут управленияи экономики,Рязанскийфилиал

Реферат

ТАБЛИЧНЫЙПРОЦЕССОРMICROSOFTEXCEL

Выполнила:Максаева Е.В.студентка гр.11п1

Проверила:преподавательМосунова Т.П.

Оценка_____________________

Рязань,2000