Анализ, оценка и выбор пользователем пакетов прикладных программ для автоматизации своей деятельности (Microsoft Access)

Практическаячасть

Общаяхарактеристиказадачи.

Дляосуществленияпланированиядеятельностилюбой фирмына любом этапеработы осуществляютсянекоторыерасчеты дляавтоматизациикоторых удобнои рациональноприменятьвычислительнуютехнику. В даннойзадаче требуетсяопределитьплан выпускапродукции нагод и по кварталамс учетом того,что нам известнырезультатыотчетного годаи планируемоеувеличениевыпуска продукции,а также удельныйвес каждогоквартала впланируемомгоду. Цель задачи:осуществлениепланирование,а также последующегоконтроля завыпуском продукции.Эти данныенеобходимыуправляющемуфирмой длясоздания некоторойобщей картиныбудущегопроизводства,главному бухгалтерудля оценкипотоков будущихплатежей имогут бытьразработаныаналитическимотделом. Этаинформацияполезна и длядругих подразделенийфирмы, связанныхс производствоми сбытом даннойпродукции(отдел закупкисырья, отделреализации).

Выборпакета электронныхтаблиц.

Длярешение даннойи подобных ейзадач используетсяпакет электронныхтаблиц. Он позволяетпредставлятьданные в различныхформатах ипроизводитьс ними некоторыеарифметическиедействия спомощью формул,кроме тогохранить, изменятьи предоставлятьинформациюпо первомутребованиюи в профессиональномвиде.

Наиболеепопулярной на рынке пакетовэлектронныхтаблиц сегодняявляются последниеверсии MicrosoftExcel.Результатытестированияэтих версиипоказали ихпреимуществаперед другимианалогичнымипроектамиизвестных фирмтаких как Lotus1,2,3,QuatroPro.Excelобладает рядомхарактеристик,выгодно отличающихего от своихконкурентов.Это :

• идеальнаясовместимостьс Windows

• дружественныйинтерфейс

• детальностьразработкивстроенныхфункций

• возможностьсоздания функцийпользователяс помощью макросов

• идеальнаясовместимостьс другими пакетамиMicrosoftтакимикак Word,Access

• использованиемыши, что ускоряетлюбую работу

• доступноеи легкое дажедля начинающегопользователяязыковое средствоVisualBasic

Проектированиеформ выходныхдокументов.

1. Включитьсистемный блоки монитор.

2. Загрузитьустановленнуюверсию Windowsспомощью клавишиF10илинабора Winвкоманднойстроке.

3. ЗагрузитьMicrosoftExcel: двойнойщелчок мышипо ярлыку Excel.

4. Вячейку А1 (адресаячеек см. Приложение3) вводим названиетаблицы: «Планвыпуска продукциипо кварталамна». Enter.

5. Вячейку F1вводимпланируемыйгод: 1998. Enter.

6. Поставленнаязадача будетрешаться болеенаглядно, еслитакие входныеданные какфактическийвыпуск продукциипо отчету загод и процентпланируемогоувеличениявыпуска продукциивынести изсоздаваемойтаблицы. В ячейкуA3вводим: «Выпускпродукции».Enter.

7. Вячейку С3 вводимформулу: «=F1-1»дляполучениябазового года.Enter.

8. Вячейку С3 вводимзначение выпускапродукции вбазовом году:18.300.Enter.

9. Вячейку D3вводим:«Планируемойувеличение».Enter.

10. Вячейку F3вводимзначениепланируемогоувеличения:2.8. Enter.

11. Вячейки A4иD4вводим единицыизмерениявыпуска продукциии планируемогоувеличения:«(млн. руб.)» и«(в %)» соответственно.Enter.

12. Таблицабудет иметьв столбцахданные по кварталами итог, а по строкамудельные весакварталов иобъем выпускапродукции.Таким образом,по формуламна основе входныхданных, вынесенныхза табличнуюформу, и удельныхвесов мы получимискомый результат.В ячейки с B6поE6вводятсяназвания столбцовтаблицы: кварталыпо порядку.

13. Вячейку F6вводитсяназвание столбца:«Итого загод».Enter.

14. ЯчейкаA7- названиестроки: «Удельныйвес выпускапродукции покварталам».Enter.

15. Ячейкис B7поE7 - значения удельныхвесов по кварталамв соответствиис задачей. Enter.

16. ЯчейкаF7 - итог за год:вводится формула- «=СУММ(С6:E6)».Enter.

17. Вячейку А8 вводитсяназвание итоговойстроки: «Планвыпуска» (вмлн. руб.). Enter.

18. Ячейкис B8поF8 содержатрезультат,вычисляемыйпо формулам:B8- «=$C$3*(1+$F$3)*B7». Enter.Значок $обозначаетабсолютноезначение адресаячейки передкоторым онустанавливается.Это позволяеткопироватьформулу неизменяя адресаячеек передкоторыми стоитзначок $.Используяэто свойствопосле введенияданной формулыв ячейку В8, мыкопируем еезначения вследующиеячейки, получаянеобходимыйрезультат.(Формулы в другихячейках см.Приложение1).

19. Чтобытаблица имелапрезентабельныйвид воспользуемсясвойствомавтоформата:выделим таблицу(A6:F8)курсорна А6 удерживаялевую кнопкумыши растягиваемвыделение;выбираем опциюФормат - Автоформат;после появлениядиалоговогоокна выбираемОбъемный 2. Enter.

20. Длянаглядностиможно выделитьячейки в которыепользовательдолжен вводитьданные длярасчета. Дляэтого следуетуказать ячейку(С3 и F3).В меню Форматвыбрать командуОбъект, затемвкладку Вид,чтобы добавитьтень, установитефлажок «с тенью».Ok.

21. Тожесамое можносделать длявсей таблицы.

Дляэффективногоприменениятаблицы и защитыформул следуетпоставитьзащиту на ячейкине подлежащиередактированию,тем самым работапользователяс данной электроннойтаблицей предельнопроста. Выделитенеобходимыедля внесенияданных ячейки: F1, C3, F3, B7, C7, D7. E7.В меню Форматвыберите командуЯчейки, затемвкладку “Защита”.Снимите флажок“Защищаемаяячейка”. Далеечтобы защититьлист, в менюСервис выберитепункт Защита,затем командуЗащитить лист.Установитефлажок “Содержимое”.Ок. (Итоговыйвариант Приложение2).

Результатывыполненияконтрольногопримера в расчетноми формульномвиде.

1. Таккак в базовомгоду фактическийвыпуск составил18300 млн. руб., апланируемоеувеличение2,8%, то выпускпродукциисоставит18300*102,8/100=18812,4

2. Соответственнопо квартальновыпуск продукциисоставит: выпускв год * удельныйвес кварталав году / 100 следовательно

1квартал:18812,4*24.3/100=4571,41

2квартал:18812.4*25/100=4703,1

3квартал:18812,4*25,2/100=4740,72

4квартал:18812.4*25,5/100=4797,16

Инструкцияпо применениюспроектированнойэлектроннойтаблицы.

1. Включитьсистемный блоки монитор.

2. Загрузитьустановленнуюверсию Windowsспомощью клавишиF10илинабора Winвкоманднойстроке.

3. ЗагрузитьMicrosoftExcel: двойнойщелчок мышипо ярлыку Excel.

4. Откройтенеобходимыйфайлнадиске С: Файл- Открыть илиCtrlO.После открытиядиалоговогоокна найдитев списке нужныйфайл или введитеего названиев активнуюстроку.

5. Введитепланируемыйгод в соответствующуюячейку названиятаблицы (F4).

6. Введитефактическийвыпуск продукцииотчетного годав соответствующуюячейку(C3).

7. Введитеожидаемыйпроцент увеличениявыпуска впланируемомгоду(F3).

8. Занеситев таблицу удельныевеса выпускапо кварталам(B7 - E7).

9. Искомыйответ строка8.

10. Проанализируйтерезультаты.

11. Принеобходимостираспечататьдокумент выполнитьследующие шаги: Файл - Печать- Ок или щелкнутьпо кнопке напанели с изображениемпечатной машинки.

22

Содержание

Введение_________________________________________1 стр. Теоретическаячасть_________________________________3 стр. Введение_____________________________________3 стр. Определение(задание структуры)данных _____________5 стр. Обработкаданных______________________________8 стр. Управлениеданными____________________________10 стр. MicrosoftAccess - нечтобольшее, чемСУБД __________11 стр. Почему- же все - такиMicrosoft Access?_____________13стр. Заключение___________________________________15 стр. Практическаячасть__________________________________17 стр.

Общаяхарактеристиказадачи ______________________17стр.

Выборпакета электронныхтаблиц ___________________17 стр.

Проектированиеформ выходныхдокументов___________18 стр.

Результатывыполненияконтрольногопримера __________20 стр.

Инструкцияпо применениюэлектроннойтаблицы ________20 стр. Приложение1 ­­­­______________________________________21 стр. Приложение2 ______________________________________22 стр. Приложение3 ______________________________________23 стр. Списокиспользованнойлитературы_______________________24 стр.

Списокиспользованнойлитературы:

1. АкишкинА.М., ФедороваГ.В. Основыпрограммированияна персональныхЭВМ. М.: Экономическоеобразование,1996. - 27 стр.

2. ВейскасД. Эффективнаяработа с MicrosoftAccess 2.С.- Петербург:«Питер Пресс»,1996. - 856 стр.

3. Н.Николь, Р. Альбрехт.Excel5.0. Дляпрофессионалов.М.: ЭКОМ., 1995 - 304 стр.

4. МайклМаккелви. VisualBasic 4 безпроблем Подредакцией О.Рякина. М.: ВосточнаяКнижная Компания, 1997 - 576 стр.

24

Теоретическаячасть

Введение

Основойдля учета, контроляи планированияслужат всевозможныекартотеки,регистрационныежурналы, спискии т.д. Они постепеннонакапливаютсяи обновляются.При большомобъеме информациипоиск и обобщениенеобходимыхсведений,осуществляемыхвручную, представляютсобой довольнотрудоемкийпроцесс.

СпоявлениемЭВМ и использованиемих для обработкиинформациипоявиласьвозможностьавтоматизироватьрешение многихинформационно- справочныхи расчетныхзадач.

Первоначальнодля накопленияи храненияинформациина ЭВМ применялисьлокальныемассивы (илифайлы), при этомдля каждой изрешаемыхфункциональныхзадач создавалисьсобственныефайлы исходнойи результатнойинформации.Это приводилок значительномудублированиюданных, усложнялоих обновление,затруднялорешение взаимосвязанныхпроблемныхзадач.

Постепеннос развитиемпрограммногообеспеченияЭВМ появилисьидеи созданияуправляющихсистем, которыепозволяли бынакапливать,хранить и обновлятьвзаимосвязанныеданные по целомукомплексурешаемых задач,например приавтоматизациибухгалтерскогоучета на предприятии.Эти идеи нашлисвое воплощениев системахуправлениябазами данных(СУБД). СУБДвзаимодействуютне с локальными,а взаимосвязаннымипо информациимассивами,называемымибазами данных.С появлениемперсональныхкомпьютеровСУБД становятсянаиболее популярнымсредствомобработкитабличнойинформации.Они являютсяинструментальным средством проектированиябанков данныхпри обработкебольших объемовинформации.

Программноеобеспечениедля работы сбазами данныхиспользуетсяна персональныхкомпьютерахуже довольнодавно. К сожалению,эти программылибо былиэлементарнымидиспетчерамихранения данныхи не имели средствразработкиприложений,либо были настолькосложны и трудны,что даже хорошоразбирающиесяв компьютерахлюди избегалиработать с нимидо тех пор, покане получалиполных, ориентированныхна пользователяприложений.

MicrosoftAccess- это функциональнополная реляционнаяСУБД. В нейпредусмотренывсе необходимыевам средствадля определенияи обработкиданных, а такжедля управленияими при работес большимиобъемами информации.Что касаетсялегкостииспользования,то MicrosoftAccess совершилздесь настоящийпереворот, имногие длясоздания своихсобственныхбаз данных иприложенийобращаютсяименно к нему.

Системауправлениябазами данныхпредоставляетвам возможностьконтролироватьзадание структурыи описаниесвоих данных,работу с нимии организациюколлективногопользованияэтой информацией.СУБД такжесущественноувеличиваетвозможностии облегчаеткаталогизациюи ведение большихобъемов хранящейсяв многочисленныхтаблицах информации.СУБД включаетв себя три основныхтипа функций:определение(задание структурыи описание)данных, обработкаданных и управлениеданными. Всеэти функциональныевозможностив полной меререализованыв MicrosoftAccess.Впрактике, какправило, необходиморешать и задачис использованиемэлектронныхтаблиц и текстовыхпроцессоров.Например, послеподсчета илианализа данныхнеобходимоих представитьв виде определеннойформы или шаблоны.В итоге пользователюприходитсякомбинироватьпрограммныепродукты дляполучениянеобходимогорезультата.В этом смыслевсе существенноупростят возможности,предоставляемыеMicrosoftAccess.Предлагаетсярассмотретьэти возможности.

Определение(задание структуры)данных

Вовремя работыс документомили электроннойтаблицей выобычно полностьюсвободны вопределениисодержимогодокумента иликаждой ячейкитаблицы. В текстовомредакторе такаягибкость необходимадля того, чтобыпоместить туили иную информациюв нужное местона странице,а в электроннойтаблице выдолжны иметьвозможностьхранить исходныеданные, производитьнеобходимыевычисленияи представлятьрезультатыв нужном виде.Эта гибкостьобеспечиваетуспешное решениеотносительнонебольших,хорошо сформулированныхзадач. Но когдаэлектроннаятаблица содержитнесколько сотенстрок, а документысостоят измногих страниц,то работатьс ними становитсядовольно трудно.С ростом объемаданных вы можетеобнаружить,что превышеныустановленныеэлектроннойтаблицей илитекстовымредакторомограниченияна память илиже вообще исчерпанывозможностикомпьютернойсистемы. Есливы разрабатываетедокумент илиэлектроннуютаблицу, которыепредназначеныдля другихпользователей,то становитсятрудно (илидаже невозможно)проконтролироватьввод новых ииспользованиеуже имеющихсяданных. Например,когда в электроннойтаблице в однойячейке должнахраниться дата,а в другой - денежноепоступление,пользовательчисто случайноможет их перепутать.Кроме того,если вам понадобитсяработать нетолько с цифровойили текстовойинформацией,вы можете обнаружить,что ваша электроннаятаблица неможет работатьс информацией,представленнойв виде рисункаили звука.

СУБДпозволяетзадать типыданных и способыих хранения.Вы также можетезадатькритерии (условия),которые СУБДбудет в дальнейшемиспользоватьдля обеспеченияправильностиввода данных.В самом простомслучае условиена значениедолжно гарантировать,что вы не введетеслучайно вчисловое полебуквенныйсимвол. Другиеусловия могутопределятьобласть илидиапазоны допустимыхзначений вашихданных. В наиболее совершенныхсистемах выможете задатьотношения междусовокупностямиданных (обычноназываемыми таблицами илифайлами) и возложитьна СУБД обеспечениесовместимости или целостностиданных. Например,можно заставитьсистему автоматически проверятьотношениевведенныхзаказов к конкретнымклиентам.

MicrosoftAccess предоставляетвам максимальнуюсвободу в заданиитипа вашихданных (текст,числовые данные,даты, время,денежные значения,рисунки, звук,документы,электронныетаблицы). Выможете задатьтакже форматыхранения (длинастроки, точностьпредставлениячисел и датывремени) ипредоставления этих данныхпри выводе наэкран или печать.Для уверенности,что в базе данныххранятся толькокорректныезначения, можнозадать условияна значения различнойстепени сложности.

Таккак MicrosoftAccess являетсясовременнымприложением Windows, вы можетеиспользоватьвсе возможности DDE (DynamicData Exchange,динамический обмен данными)и ОLЕ (Оbject.Linkingand Embedding, связь и внедрение объектов). DDEпозволяетосуществлятьобмен даннымимежду Accessи любым другимподдерживающимDDEприложениями. В Access вы можете припомощи макросовили AccessBasicосуществлятьдинамическийобмен даннымис другимиприложениями. OLE является болееизощреннымсредствомWindows, которое позволяетустановитьсвязь с объектамидругого приложения или внедритькакие-либообъекты в базуданных Access .Такими объектамимогут бытькартинки, диаграммы,электронныетаблицы или документы издругих поддерживающих ОLЕ приложений Windows.

MicrosoftAccess можетработать сбольшим числомсамых разнообразныхформатов данных,включая файловыеструктурыдругих СУБД.Вы можетеосуществлятьимпорт и экспортданных из файловтекстовыхредакторовили электронныхтаблиц. С помощьюAccess выможете непосредственно-обрабатыватьфайлы Рагаdох,dВАSEIII, dВАSЕIV,FохРго и др. Можно такжеимпортироватьданные из этихфайлов в таблицуAccess.

Обработкаданных

Работас данными втекстовомредакторе илиэлектроннойтаблице значительноотличаетсяот работы сданными в СУБД.В документ,подготовленныйс помощью текстовогопроцессора,вы можете включитьтабличныеданные и использоватьдля их обработкиограниченныйнабор функций.Можно выполнитьпоиск строкисимволов висходном документе,с помощью ОLЕ включить внего таблицы,диаграммы иликартинки издругих приложений.В электроннойтаблице некоторыеячейки содержатобеспечивающиенужные вычисленияили преобразованияформулы, а данные,которые являютсядля них исходной

информацией,вы можете ввестив другие ячейки.Данные из электронной

таблицы,созданной длякакой-то конкретнойцели, оченьтрудно потомиспользоватьв решении другихзадач. Чтобывыполнить новуюзадачу, вы можетеорганизоватьсвязь с даннымидругой электроннойтаблицы илииспользоватьограниченныевозможностипоиска длякопированиявыбранногоподмножестваданных однойиз электронныхтаблиц в другую,которая потребуетсявам для решенияновой задачи.

СУБДпозволяетработать сданными, применяяразличныеспособы. Например,вы можете выполнитьпоиск информациив отдельнойтаблице илисоздать запроссо сложнымпоиском понесколькимсвязанным междусобой таблицамили файлам. Спомощью однойединственнойкоманды можнообновить содержаниеотдельногополя или несколькихзаписей. Длячтения и корректировкиданных вы можетесоздать процедуры,использующиефункции СУБД.У многих системимеются развитыевозможностидля ввода данныхи генерацииотчетов.

В MicrosoftAccess дляобработкиданных вашихтаблиц используетсямощный язык SQL(Structured Query Language - Структурированныйязык запросов).Используя, выможете выделитьиз одной илинесколькихтаблиц необходимуюдля решенияконкретнойзадачи информацию.Access значительноупрощает задачуобработкиданных. Чтобызаставить MicrosoftAccess решатьваши задачи,вам совершенноне требуетсязнать язык SQL. При любойобработкеданных из несколькихтаблиц используетоднажды заданныевами связимежду таблицами.Вы можетесконцентрироватьсвои усилияна решенииинформационных проблем, незатрачиваясил на построениесложной системы,которая отслеживаетв вашей базевсе связи междуструктурамиданных. В MicrosoftAccess имеется такжепростое и в тоже время богатоевозможностямисредство графическогозадания запроса- так называемый «запрос пообразцу» (QBE,query by example), которое используетсядля заданияданных, необходимых для решениянекоторойзадачи. Используядля выделенияи перемещенияэлементов наэкране стандартныеприемы работыс мышью в Windowsи несколько клавиш наклавиатуре,вы можете буквальноза секундыпостроитьдовольно сложныйзапрос.

Управлениеданными

Электронныетаблицы и текстовыедокументыявляются прекраснымисредствамидля решениятак называемых«однопользовательских»задач, но ониплохо приспособленыдля работы врежиме коллективногопользования.Электронныетаблицы такжеполезны в качествешаблонов дляпростых формввода информации,но если вамнужно произвестикомплекснуюпроверку данных,то здесь ихфункций явнонедостаточно.Электроннаятаблица хорошав качествешаблона длясчета-фактурыв небольшойфирме. Но еслис расширениембизнеса начинаетвозрастатьчисло сотрудников,вводящих вкомпьютерзаказы, то безбазы данныхвам не обойтись.Точно так жеэлектроннаятаблица можетиспользоватьсяна крупныхпредприятияхдля подготовкисотрудникамиотчетов о своихзатратах, нодля составленияобщей бухгалтерскойотчетностиэти сведениявсе равно должнысобиратьсяв базе данных.

Втех случаях,когда возникаетнеобходимостьколлективногопользованияинформацией,настоящаясистема управлениябазами данныхпозволяетзащищать информациюот несанкционированногодоступа так,что право знакомитьсяс данными иликорректироватьих получаюттолько определенныепользователи.Предназначеннаядля коллективногопользованияСУБД имеетсредства, непозволяющиенесколькимпользователямодновременнокорректироватьодни и те жеданные. Посколькув Access к данным могутиметь доступ одновременнонесколькопользователей,в нем предусмотренынадежные средства зашиты и обеспеченияцелостностиданных. Вы можетезаранее указать,какие пользователиили группыпользователеймогут иметьдоступ к объектам(таблицам, формам,запросам) вашейбазы данных.MicrosoftAccess автоматически обеспечивает защиту данныхот одновременнойих корректировкиразными пользователями.MicrosoftAccess такжеопознает иучитываетзащитные средствадругих подсоединенных к вашей базеструктур (таких,как базы данных РагаDох,dBASE,иSQL).

MicrosoftAccess -НЕЧТО БОЛЬШЕЕ, ЧЕМ СУБД

Точноопределив,какие именноданные вамнужны, какимобразом онибудут храниться в памяти и какаядолжна бытьсистема доступак данным, вытем самым решилитолько вопросуправленияданными. Кромеэтого нуженеще простой способ автоматизациирешения предстоящихтиповых задач.Даже если выможете разработатьдостаточносложные «прикладные» электронныетаблицы, у васвсе равно небудет средствотладки и управленияработой таких приложений,позволяющихлегко создать,скажем, полныеформы для заказовили системуучета материально-производственныхзапасов. Напротив,СУБД специальнопроектируютсядля созданияприложений.Они представляют вам необходимыйинструментарийдля управленияданными и ихобработки, атакже даютвозможностькаталогизироватьобъекты приложенияи управлятьвзаимосвязямимежду ними. Приэтом вместес СУБД в вашемраспоряженииоказываетсяязык программированияи средствоотладки.

Всвете вышесказанногодля автоматизациирешения вашихзадач вам необходимымощная реляционнаяСУБД и системаразработкиприложений. Практическивсе существующиеСУБД имеютсредства разработкиприложений,которые могутбыть использованыпрограммистамиили квалифицированнымипользователямипри созданиипроцедур дляавтоматизацииуправленияи обработкиданных. К сожалению,многие системыразработкиприложенийдля созданияпроцедур требуютзнания некоторогоязыка программирования,например Сиили Xbase. Несмотря навсю их силу ибогатствосредств, дляуспешного ихиспользованияот вас требуетсяналичие определеннойпрофессиональнойподготовкии опыта работыс ними. К счастью,в имеются средства,позволяющиелегко проектироватьи создаватьприложениядля работы сбазами данныхбез знанияязыка программирования.Работа в MicrosoftAccess начинаетсяс определенияреляционныхтаблиц и ихполей, которыебудут содержатьданные. Сразупосле этоговы с помощьюформ, отчетови макросовсможете определятьдействия надэтими данными.

Формыи отчеты можноиспользоватьдля заданияформатов выводаданных на экрани дополнительныхвычислений,что очень похожена работу сэлектроннымитаблицами. Нов этом случаесодержащиесяв формах и отчетахформаты и инструкциипо проведениювычисленийотделены отданных (находящихсяв таблицах),так что вы имеетеполную свободудействий виспользованииданных, не меняяпри этом самиданные - достаточносоздать дополнительнуюформу или отчет,использующиете же самыеданные. Есливам нужноавтоматизироватьнекоторыедействия, тодля установлениясвязей междуопределеннымиформами и отчетамиили для выполненияопределенныхдействий вкачестве откликана некотороесобытие (например,изменениеданных в некоторомполе формы)можно без особоготруда создатьмакросы. Есливам нужны болееизощренныесредства, напримербиблиотечныеутилиты Windows, вы можете написатьпроцедуру на AccessBasic.

Почемуже все-такиMicrosoftAccess

Нижеприведен переченьосновных причин,по которымпереход киспользованиюв работе Accessпредставляетсяцелесообразным.

Причина1.

Увас имеетсяслишком многоотдельныхфайлов иликакие-то изфайлов содержатбольшой объеминформации,что затрудняетработу с данными.К тому же работатьс такими объемамиданных могутвам не позволитьограниченияпо памяти программыили системы.

Причина2.

Выиспользуетеданные различнымиспособами: дляинформациипо конкретнымсделкам (например,счета-фактуры),для итоговогоанализа (например,по ежеквартальнымобъемам продаж),или вы используетеэти данные дляпрогнозированиятех или иныхситуаций. Поэтомувы должны бытьв состояниирассматриватьэти данные сразных сторон,что существеннозатрудняетсозданиеудовлетворяющейвсе ваши нуждыединой структурыпредставленияданных.

Причина3.

Имеетсянеобходимостьв использованииодних и тех жеданных разнымиспециалистами.Например, ихвводом, обновлениеми анализомзанимаютсясамые разныелюди. Если вэлектроннуютаблицу илидокумент вноситьизменения можеттолько одинчеловек, то сбазой данныхмогут взаимодействоватьв одно и то жевремя несколькопользователей,модифицируясодержимоеодной и той жетаблицы. Приэтом в базахданных гарантируется,что пользователивсегда работаютс последнимимодификациямиданных.

Причина4.

Выдолжны обеспечитьзащиту данныхот несанкционированногодоступа, контролироватьих значенияи поддерживатьцелостностьбазы данных- ведь к даннымимеют доступмного пользователей,эти данныеиспользуютсяв работе вашейфирмы и взаимосвязаны(например, клиентыи заказы).

Заключение

MicrosoftAccess,обладая всемичертами классическойСУБД, предоставляети дополнительные возможности.Access- это не толькомощная, гибкаяи простая виспользованииСУБД, но и системадля разработкиработающихс базами данныхприложений. С помощью Access вы можете создатьприложение,работающеев среде Windows и полностьюсоответствующеевашим потребностямпо управлению данными. Используязапросы, выможете выбиратьи обрабатыватьхранящуюсяв таблицахинформацию.Можно создаватьформы для ввода,просмотра иобновленияданных, а такжеиспользоватьAccess для созданиякак простыхтак и сложныхотчетов. Формыи отчеты «наследуют»свойства базовойтаблицы илизапроса, такчто в большинствеслучаев выуказываетеформаты, условияна значенияи некоторыедругие характеристикиданных толькоодин раз. К числу наиболее мощныхсредств Access относятсясредства разработкиобъектов - Мастера, которые выможете использоватьдля созданиятаблиц, запросовразличных типовформ и отчетов,просто выбравс помощью мышинужные опции.Чтобы полностьюавтоматизироватьработу вашегоприложения,с помощью макросов Access вы легко свяжетеданные с формамии отчетами. Выможете создатьбольшинствоприложений,не написав ниединой строкипрограммы, ноесли вам необходимосоздать нечтоуж совсем изощренное,то на этот случай MicrosoftAccess предоставляетмощный языкпрограммирования- MicrosoftAccess Basic.

Инаконец, всеэти средствапозволяютсоздаватьприложения,работающиене только сбазой данных Access, но и с другиминаиболеераспространеннымибазами данных.Ваше приложениеможет работатьнепосредственнос файлами dBASE, с базами данных Рагаdох,FохРго и любой базойданных,поддерживающейОDВС. Вы сможететакже легкоимпортироватьданные из текстовых файлов, документовтекстовыхпроцессорови электронныхтаблиц (и экспортировать данные в них).

MicrosoftAccess имеетмножество областей применения: на малом предприятии; в работе поконтракту,когда вы разрабатываете прикладныепрограммы позаказу иливыступаетев роли консультанта;в большихкорпорациях,когда вы выступаетев роли координаторапроизводственныхинформационных систем и дажев сфере домашнегоприменения.

21

Введение

Даннаякурсовая работасодержит задачи,которые встаютперед любымпользователем,особенно начинающим, при началеработы на РСи пониманиинеобходимостиавтоматизациисвоей деятельности.Это в первуюочередь выборпакетов прикладныхпрограмм, элементарныесведение о них, а также навыкиработы с ними.Анализу, оценкеи выбору пользователемпакетов прикладныхпрограмм посвященатеоретическаячасть курсовойработы. Этоособенно важнов связи с увеличениемобъемов рынкаприкладныхпрограмм, аследовательнои естественнойтрудностьюнеискушенногопользователяв принятииединственноправильногорешения привыборе той илииной программы.Кроме существованияразличных сферработы на РС,существуети множествофирм-производителейтаких пакетов,которые в своюочередь обладаютудивительнойпродуктивностьюи производительностьюи предлагаютвсе более ибелее усовершенствованныепрограммы сзавидным постоянствоми частотой.Анализ и оценкапреимуществи недостатковпредложенныхтоваров с точкизрения поставленнойзадачи естественноявляются основойправильноговыбора. В свойработе мы склоняемсяк наиболеепопулярнойсреди пользователейсреде Windowsисоответственноостанавливаемсвое вниманиена безусловнозаслуживающейуважения фирмеMicrosoft.В теоретическойчасти будетпредпринятнекоторыйсравнительныйанализ пакетовпрограмм длянахожденияединственного,наиболее удобногопри работе снекоторымидинамическиизменяющимисяданными, а такжес базами данных.В первом разделепрактическойчасти будетрешена расчетнаязадача с использованиемэлектроннойтаблицы в наиболеепопулярнойверсии Excel,созданнойфирмой Microsoft.При работе надданной работойиспользовалсяIBMPC, средаWindows,Microsoft Word.

2