Розробка автоматизованої системи обліку працівника бібліотечного фонду коледжу УДАУ

Східноєвропейський університет економіки і менеджменту

кафедра інформаційних технологій та економічної кібернетики

Курсова робота

з дисципліни "Система управління баз даних"

на тему:

Розробка автоматизованої системи обліку працівника бібліотечного фонду Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ.

Виконав: Перевірив:

студент ІІІ курсуст. викладач

групи ІТ - 51 Жирякова І.А.

Лисенко О.М.

Черкаси 2008

Зміст

Вступ

1. Розробка АРМ бібліотеки Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ

1.1 Автоматизація бібліотеки Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ

1.2 Методи автоматизації бібліотечного фонду Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ

2. Проектування баз даних бібліотечного фонду Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ

2.1 Інфологічна модель даних

2.2 Даталогічна модель даних

2.3 Програмні засоби розробки БД бібліотечного фонду Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ

3. Розробка автоматизованої системи для роботи з бібліотечним фондом “Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ"

3.1 Розробка таблиць БД бібліотечного фонду

3.2 Встановлення зв’язків таблиць БД бібліотечного фонду

3.5 Розробка звітів БД бібліотечного фонду “Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ"

Висновок

Використана література

Вступ

Комп’ютерні технології охоплюють усі сфери життя суспільства, викликаючи в них глибокі якісні зміни. Використовуються якісно нові технології.

Сьогодні перед нами вже не стоїть запитання: „Чи варто вчитися працювати з комп’ютером?". Звичайно, необхідно вчитися грамотно використовувати комп’ютер, адже майже кожна людина використовує його на роботі або у повсякденному житті.

Перехід на автоматичну діяльність дозволяє зменшити строк виконання різного роду задач, збільшити ефективність і точність роботи персоналу, мінімізувати появу помилок.

Автоматизування робочого місця використовується практично у всіх сферах діяльності, тому в на даний час розвитку автоматизації робочого місця працівника бібліотечного фонду є актуальним.

На сучасному етапі становлення інформаційного суспільства однією з основних тенденцій розвитку електронних інформаційних ресурсів та бібліотечно-інформаційних технологій являється розробка баз даних бібліотек і створення електронних бібліотек, що дозволяє облегшити роботу працівників бібліотек.

Автоматизація робочого місця допоможе персоналу бібліотек полегшити роботу з веденням, зберіганням та реєстрацією як книг так і читачів.

Ціль. Вивчити та проаналізувати засоби автоматизації робочих місць, а також розробити автоматизоване робоче місце працівника бібліотеки Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ.

Завдання. Дана курсова робота містить наступні питання:

1. Аналіз діяльності бібліотеки та методів її автоматизації;

2. Вивчення теоретичних аспектів баз даних;

3. Вивчення та оцінка програмних продуктів СУБД;

4. Вибір програмного засобу для розробки БД бібліотечного фонду;

5. Розробка АРМ бібліотечного фонду:

Розробка таблиць БД;

Встановлення зв’язків між таблицями БД;

Розробка запитів до таблиць БД;

Розробка форм БД;

Розробка звітів по БД.

Предметом дослідження є автоматизація СУБД бібліотеки Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ.

Об’єктом розробки автоматизації є робоче місце працівника бібліотеки Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ.

Дана бібліотека є однією з найбільших бібліотек м. Тальне, а також Тальнівського району.

Створена 27 серпня 1985 року, як бібліотека Тальнівського державного будівельно-економічного коледжу, з 1 вересня 2006 року перейменована на бібліотеку Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ.

Інформаційною базою є документація даної бібліотеки.

Дана курсова робота складається з трьох розділів, містить тридцять дев’ять сторінок та шість додатків.

1. Розробка АРМ бібліотеки Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ

1.1 Автоматизація бібліотеки Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ

На сучасному етапі становлення інформаційного суспільства однією з основних тенденцій розвитку електронних інформаційних ресурсів та бібліотечно-інформаційних технологій являється розробка баз даних бібліотек і створення електронних бібліотек, що дозволяє облегшити роботу працівників бібліотек.

Є однією з найбільших бібліотек м. Тальне, а також Тальнівського району, головний науково - інформаційний центр. З самого початку зусилля були направлені на розробку інформаційних технологій, які забезпечували б оперативне формування інформаційних ресурсів електронної бібліотеки та створення умов для їх ефективного використання.

Об’єм - близько 25 тис. одиниць зберігання. Унікальна збірка джерел інформації, яка включає книги, журнали, газети. Бібліотека містить повну збірку книг пов’язаних з будівництвом, фінансами, бухгалтерським обліком.

Кожний рік в фонди бібліотеки поступає 2-5 тис. документів (книги, журнали, газети). Бібліотека комплектується всіма українськими виданнями.

Пошуковий апарат бібліотеки містить систему бібліотечних каталогів і картотек, а також фонд довідково-бібліографічних видань об’ємом 4 тис. екземплярів. Систему бібліотечних каталогів і картотек об’єднує генеральний алфавітний каталог, читацькі алфавітний і систематичний каталоги.

В локальній інформаційній мережі бібліотеки знаходиться 12 комп’ютерів. Інформаційними послугами користуються близько 1 тис. читачів, котрим щорічно видається до 500 документів. Кожний день бібліотеку відвідує близько 90 наукових робітників, спеціалістів та студентів. Їх інформаційне обслуговування здійснюється в трьох спеціалізованих залах основного бібліотечного фонду.

В бібліотеці 5 підрозділів, які згруповані за напрямами їхньої діяльності в навчальні заклади. В бібліотеці працює 23 працівника, з них бібліотечних - 65%, 20% - наукових, допоміжних - 15%.

Інформаційні, які складають електронну бібліотеку Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ формуються з документною ієрархією традиційної бібліотеки:

Інформаційні ресурси першого документального рівня, які відповідають першоджерелам, складають електронні публікації, електронні копії чи електронні версії печатних публікацій.

Інформаційні ресурси другого документального рівня - бібліографічні та реферативні бази з інформацією про першоджерела, які здійснюють пошук, змістовне розкриття наукових публікацій, дають інформацію про фізичне місцезнаходження традиційних документів (проводяться шифри зберігання у фонді бібліотеки).

Автоматизація бібліотеки Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ допомагає ефективно використовувати ресурси бібліотеки, а також допомагає облегшити роботу, як персоналу бібліотеки так і користувачів бібліотеки.

1.2 Методи автоматизації бібліотечного фонду Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ

На етапі ручної праці робота працівників бібліотеки здійснювалася нераціонально з великими затратами часу та з допуском значних помилок. Методи автоматизації забезпечують ефективну обробку даних.

Працівникам бібліотеки під час роботи приходиться оброблювати різну інформацію.

До основної інформації належить:

Ведення книжного фонду;

Реєстрація каталогу;

Реєстрація читачів.

Введення книжного фонду об’єднує в собі:

Інвентарний номер - набір цифр, за допомогою якого визначається номер книги;

Бібліотечний код книги крім набору цифр в код включає головну букву розділу, в який входить книга;

Відмітка про видачу та повернення, необхідна для обліку за переміщенням книг та контролю за книжним фондом;

Списання книг - дає інформацію про ту чи іншу книгу, яка не використовується книжним фондом.

Реєстрація каталогу містить:

Бібліотечний код книги, який допомагає швидше здійснити пошук потрібної книги;

Автор книги, містить як одного автора так і список авторів;

Назву книги;

Видавництво - вказується найменування видавництва книги;

Рік видання - вказується рік видання книги;

Кількість сторінок;

Тема - інформація про тематику книг того чи іншого розділу, яка допомагає швидше знайти потрібну книгу.

Реєстрація читачів містить в своїй структурі наступну інформацію:

Номер читацького білету, містить в собі інформацію про номер під яким був зареєстрований той чи інший читач;

ПІБ- вказуються повні ініціали читача;

Адреса - дана інформація містить адресу проживання читача, адресу місця роботи, а також контактні телефони (домашній, робочий). Дана інформація допоможе у випадку необхідності знайти читача для рішення проблеми чи для згадування про повернення чи видачу потрібної книги.

Інформація потрібна для роботи у бібліотечному фонді вводиться, оброблюється, зберігається та виводиться різними видами програмного забезпечення, які раціоналізують роботу працівників бібліотеки.

Методи реалізації можуть реалізовуватися різними програмними продуктами, вибір яких залежить від сфери діяльності.

2. Проектування баз даних бібліотечного фонду Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ

2.1 Інфологічна модель даних

Ціль інфологічного моделювання - забезпечення найбільш дійсних для людини способів збору та представлення тієї інформації, яку зберігають в створюваній базі даних. Тому інфологічну модель даних намагаються створювати по аналогії з дійсною мовою. Основними конструктивними елементами інфологічних моделей є дійсності, зв’язки між ними та їх властивості (атрибути).

Дійсність - любий розрізняючий об’єкт (об’єкт, який ми можемо відрізнити від іншого), інформацію про який треба зберігати в базі даних. Дійсністю можуть бути люди, місця, смак, колір та ін. Необхідно розрізняти такі поняття як тип дійсності та екземпляр дійсності. Поняття тип дійсності відноситься до набору однорідних особистостей, предметів, подій або ідей, виступаючих як єдине ціле. Екземпляр дійсності відноситься до певної речі в наборі. Наприклад, типом дійсності може бути ім’я, а атрибутом - Сергій, Марина та ін.

Атрибут - поіменована характеристика дійсності. Його ім’я повинно бути унікальне для певного типу дійсності, але може бути однаковим для різних типів дійсності. Атрибути використовуються для визначення того, яка інформація повинна бути зібрана про дійсність. Прикладами атрибутів для дійсності автомобіль є тип, марка, номерний знак, колір. Тут також існують різноманіття між типом та екземпляром. Тип атрибуту колір має багато екземплярів чи значень: червоний, синій, зелений та ін., однак кожному екземпляру дійсності привласнюється тільки одне значення атрибуту.

Абсолютна різниця між типами дійсності та атрибутами відсутня. Атрибут є таким тільки в зв’язку з типом дійсності. В іншому контексті атрибут може виступати як самостійна дійсність. Наприклад, для автомобільного заводу колір - тільки атрибут продукту виробництва, а для лакофарбуючої фабрики колір - тип дійсності.

Ключ - мінімальний набір атрибутів, за значеннями яких можна однозначно знайти потрібний екземпляр дійсності. Мінімальність означає, що виключення із набору будь - якого атрибуту не дозволяє ідентифікувати дійсність по тим, що залишились. Для дійсності розклад ключем є атрибут номер_рейсу та пункт призначення.

Зв’язок - асоціювання двох чи більше дійсностей. Якщо б призначенням бази даних було тільки зберігання відокремлених, не зв’язаних між собою даних, то її структура могла бути досить простою. Однак одне з основних вимагань до організації баз даних - це забезпечення можливості пошуку одних дійсностей за значеннями інших, для чого необхідно встановити між ними певні зв’язки. А так як в реальних базах даних нерідко міститься сотні чи навіть тисячі дійсностей, то теоретично між ними може бути встановлено більше мільйона зв’язків. Наявність такої множини зв’язків і визначає тяжкість інфологічних моделей.

Інфологічна модель являється початковим етапом в проектуванні баз даних, вона допомагає наявно представити роботу АРМ робітника бібліотеки та в подальшому побудувати таблиці та зв’язки між ними.

При створенні інфологічної моделі можна використовувати мову ER - діаграм, Microsoft Visio і т.д. АРМ працівника бібліотеки змодельований в Microsoft Visio (Рис.2.1).

Рис.2.1 Інфологічна модель БД бібліотечного фонду Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ

2.2 Даталогічна модель даних

При розробці даталогічної моделі даних на основі аналізу функціональних залежностей між атрибутами відношень потрібно використовувати теорію нормалізації.

Нормалізація - це розбивка таблиці на двоє чи більше, що володіють кращими властивостями при включенні, зміні і видаленні даних. Остаточна мета нормалізації зводиться до одержання такого проекту бази даних, у якому кожен факт з’являється лише в одному місці, тобто виключена надмірність інформації. Це робиться не тільки з метою економії пам’яті, скільки для виключення можливої суперечності збережених даних.

По іншому процес нормалізації можна пояснити як декомпозиція початкового відношення на декілька простіших.

Правила декомпозиції:

Між атрибутами не повинно бути функціональної залежності.

Групування атрибутів не повинно супроводжуватися надмірним дублюванням даних.

Склад атрибутів повинен забезпечувати обробку та поновлення їх без ускладнень.

В даній базі даних „Бібліотека" використовуються такі зв’язки:

Один до одного (1:

1) - у кожен момент часу кожному екземпляру чи атрибуту об’єкта Х відповідає 1 чи 0 екземплярів чи атрибутів об’єкта Y.

Наприклад: У базі даних „Бібліотека" можна отримати анотацію про книгу тільки за кодом видання цієї книги. Атрибут Код видання є ключовим атрибутом обох об’єктів бази даних, Видання, Анотації.

Один до багатьох (1: ∞) - одному екземпляру об’єкта Х відповідає 0,1 чи декілька атрибутів об’єкта Y.

Цей зв’язок найпоширеніший в базі даних „Бібліотека", так як в основному це є база даних по обліку видань, які беруть в користування багато користувачів. Видання може бути в одному екземплярі, а може бути декілька.

Наприклад: Видавництво може видавати багато видань, різними мовами, різної теми та класифікації. Це є 1: ∞ об’єктів Видавництва, Видання. Такий зв’язок може мати об’єкт Назви, Вид видання (1) до Видання (∞). Так як одну назву може мати багато книг; вид видання (методичка, підручник довідник) зроблений з одного видання.

Багато до багатьох (∞: ∞). Даний зв’язок розшифровується як такий зв’язок, що створюється ще додатковий об’єкт, який називається асоціативним. Асоціативний зв’язок виникає при формалізації багато до багатьох.

Аналіз визначених вище об’єктів і атрибутів дозволяє виділити об’єкти проектованої бази даних і, прийнявши рішення про створення реляційної бази даних, побудувати її даталогічну модель мовою „Таблиці-зв’язку”:

Рис.2.1 Даталогічна модель бази даних „Бібліотека"

Схема БД бібліотечного фонду представлена з 19 таблиць: “Розробники", “Мови”, “Місце”, “Читачі", “Автори", “Упорядники”, “Редактори", “Художники", “Перекладачі", “Розміщення”, “Видача", “Перевидання", “Плетіння", “Видання”, “Характери", “Назви", “Вид видання", “Видавництва", “Анотації" та зв’язків між ними.

Для нормальної роботи бази даних усі таблиці зв’язані між собою, це забезпечує формування запитів, форм звітів до бази даних.

Змоделювавши даталогічну модель БД бібліотечного фонду Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ, в якій помічена кількість потрібних таблиць, полів та зв’язків між ними визначається програмний продукт, де буде створюватись БД.

2.3 Програмні засоби розробки БД бібліотечного фонду Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ

Важливою категорією є системи обробки інформації від яких залежить ефективність роботи будь - якого підприємства.

Така система повинна:

виконувати повний і точний аналіз даних;

забезпечувати отримання інформації без затримок;

забезпечувати отримання деталізованих звітів по роботі.

Сучасні СУБД в основному є додатками до ОС Windows, тому що дана область дозволяє більш ефективно використовувати можливості ЕОТ порівняно з ОС Dos.

Серед найбільш використовуваних систем управління базами даних можна виділити наступні: Microsoft Access, Borland dBase, Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Visual Basic, Microsoft SQL Server та Oracle.

Для будь - якої сучасної СУБД є аналог, що випускається іншою компанією, який містить аналогічну область застосування та можливості.

Таким чином, на сьогоднішній день розробник не пов'язаний з рамками будь - якого конкретного пакету, а в залежності від поставленої задачі може використовувати різні додатки.

Тому, на сьогоднішній день важливим представленням є розвиток СУБД і інших засобів розробки додатків.

Ціль будь - якої інформаційної системи - обробка даних про об’єкти реального світу. Широкий зміст слова бази даних - це сукупність даних про конкретні об’єкти реального світу в будь - якій предметній області. Під предметною областю слід розуміти частину реального світу, який вивчається для організації управління та автоматизації.

В сучасній технології БД - створення БД, її підтримка та забезпечення доступу користувачів до неї здійснюється централізованим посередництвом спеціального програмного інструмента - системи управління базами даних.

База даних (БД) - пойменована сукупність структурованих даних, які відносяться до певної предметної області.

Основне призначення бази даних - зберігання інформації таким чином, щоб легко можна було знайти потрібні дані. Необхідна також можливість використання відношень, які можуть бути встановлені між даними різних типів.

Система керування базами даних (СКБД) - програма, що виконує більшу частину операцій з даними, включаючи їхній фізичні запис, зчитування й модифікацію, забезпечення безпеки, реплікацію, виправлення помилок і багато чого іншого.

За технологією обробки даних бази даних поділяються на централізовані та розподілені.

Централізована БД зберігається в пам’яті однієї обчислюваної системи. Якщо ця обчислювальна система є компонентом мережі ЕОТ, можливий розподілений доступ до такої бази. Такий спосіб використання БД часто використовують в локальних мережах ПК.

Розподілена БД складається з декількох, можливо дублюючих один одного частин, які зберігаються в різних ЕОТ мережі. Робота з такою БД здійснюється посередництвом системи управління розподіленої БД.

За способом доступу до даних бази даних поділяються на бази даних з локальним доступом та бази даних з мереженим доступом.

Системи централізованих БД з мереженим доступом містять різні архітектури подібних систем:

файл - сервер;

клієнт - сервер.

Файл - сервер - архітектура систем БД з мережевим доступом допускає виділення однієї із машин мережі в якості центральної (сервер файлів). На такій машині зберігається використана централізована база даних. Всі інші машини мережі виконують функції робочих станцій. Файли бази даних передаються на робочі станції, де безпосередньо і здійснюється обробка. Користувачі можуть створювати також на робочих станціях локальні БД.

Клієнт - сервер - де центральна машина (сервер БД) повинна забезпечувати виконання основного об’єму обробки даних. Запит на дані, що створюється клієнтом (робочою станцією) виконує пошук та збереження даних на сервері. Збережені дані транспортуються по мережі від сервера до клієнта. Специфікою архітектури клієнт - сервер є використання мови запитів SQL. Ця мова використана при розробці даного курсового проекту.

Структурні елементи БД.

Розуміння БД тісно пов’язане з такими поняттями структурних елементів як поле, запис, таблиця.

Поле - елементарна одиниця логічної організації даних, що відповідає недільній одиниці інформації - реквізиту.

Запис - сукупність логічно зв’язаних полів. Екземпляр запису - відокремлена реалізація запису, яка містить конкретні значення її полів.

Таблиця - сукупність екземплярів записів однієї структури.

В структурі запису таблиці вказуються поля, значення яких є первинними ключами (ПК), які ідентифікують екземпляр запису та вторинними (ВК), які виконують роль пошукових чи групованих призначень (за значенням вторинного ключа можна знайти декілька записів).

Сучасні СУБД дозволяють об’єднувати дані з різних джерел в єдину базу даних для раціонального рішення різного виду задач.

До найбільш використовуваних програмних засобів належать програмні засоби Microsoft, а саме: Visual FoxPro 3.0, Visual Basic 4.0, Visual С++, Access 7.0, SQL Server 6.5.

Найбільш цікавою рисою цих пакетів є їх великі можливості інтеграції, використання даних, так як дані пакети є продуктами одного виконавця, а також використовують східні технології обміну даними. Більшою популярністю користуються Visual FoxPro та Access.

Visual FoxPro відрізняється високою швидкістю, містить влаштований об’єктно - орієнтовану мову програмування з використанням xBase и SQL, діалекти яких влаштовані в багатьох СУБД.

Visual FoxPro має високий рівень об’єктної моделі. Використовується для додатків масштабу підприємства для роботи на різних ОС: Windows 3. x, Windows 95, Macintosh.

Мінімальні ресурси ПК: для Visual FoxPro версії 3.0 - процесор 468DX, Windows 3.1, 95, NT, об’єм оперативної пам’яті 8 (12) Мб, об’єм на ЖМД 15-80 Мб, а для Visual FoxPro версії 5.0 (випущена в 1997 році) - Windows 95 чи NT, 486 с тактовою частотою 50 МГц, 10 Мб ОЗУ, від 15 до 240 Мб на ЖМД.

Access включається до складу самого поширеного пакету Microsoft Office. Основні переваги: відома багатьом користувачам та має високу стійкість даних, проста в освоєнні, може використовуватися непрофесійним програмістом, дозволяє готовити звіти з баз даних різних форматів.

Access використовується для створення звітів будь - якої форми на основі різних даних та розробки некомерційних додатків.

Мінімальні ресурси ПК: процесор 468DX, Windows 3.1, 95, NT, об’єм оперативної пам’яті 12 (16) Мб, об’єм на ЖМД 10-40 Мб.

Виконаний аналіз основних програмних засобів розробки баз даних дозволив скласти представлення про сучасні системи керування базами даних, визначити основні елементи структури БД та можливості різних програмних продуктів.

На базі всього вище сказаного для розробки БД бібліотечного фонду “Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ” вибирається СУБД Access.

3. Розробка автоматизованої системи для роботи з бібліотечним фондом “Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ"

3.1 Розробка таблиць БД бібліотечного фонду

Розробка будь-якої бази даних розпочинається з створення таблиць. Кількість таблиць та полів в них залежить від задач працівників, чиє місце автоматизується. Для створення бази бібліотечного фонду необхідно 19 таблиць, кожна з яких містить різну кількість полів.

Перед тим, як створювати таблиці, форми та інші об’єкти необхідно визначити структуру БД. Структура БД є основою для створення ефективної бази даних.

Основні етапи проектування БД:

1. Визначити ціль створення бази даних, основні її функції та інформацію, яку вона повинна містити. База даних повинна відповідати потребам тих, хто буде безпосередньо з нею працювати. Для цього потрібно визначити теми, які повинна розв’язувати БД, звіти, які вона повинна видавати, проаналізувати форми, які в даний час використовуються для запису даних;

2. Розробити структуру таблиць, яку повинна містити база даних. При проектуванні таблиць рекомендується користуватися наступними основними принципами.

Інформація в таблиці не повинна дублюватися. Не повинно бути повторень між таблицями. Коли певна інформація зберігається тільки в одній таблиці то і змінювати її доведеться тільки в одному місці. Це робить роботу більш ефективною, а також виключає можливість неспівпадіння інформації в різних таблицях.

Кожна таблиця повинна містити інформацію тільки на одну тему. Дані на кожну тему оброблюються набагато легше, якщо воно містяться в незалежних однієї від іншої таблицях.

3. Визначити необхідні в таблиці поля. Кожна таблиця містить інформацію на певну тему, а кожне поле в таблиці містить певні відомості по темі таблиці.

Проектування таблиць в Access можна здійснювати різними інструментами. В даній курсовій роботі для формування таблиць використовувався конструктор таблиць. Після запуску Access на екрані з’явиться вікно додатку, яке дозволяє створення нової БД.

Для створення таблиці потрібно вибрати вкладку Таблиця → Конструктор. З’являється вікно де ми вказуємо поля таблиці та тип даних. Потрібно визначити ім’я первинного ключа, який повинен міститись в кожній таблиці. Закінчивши створення таблиці при її закритті Конструктор запитає збереження для нової таблиці. Потрібно задати їй ім’я. Конструктор сформує таблицю (Рис.3.1).

Рис.3.1 Режим конструктора таблиці “Читачі”

Тепер можна приступити до введення даних, після чого ми отримуємо готову таблицю.

В процесі створення таблиць БД бібліотечного фонду було створено 19 таблиць: “Розробники", “Мови”, “Місце”, “Читачі", “Автори", “Упорядники”, “Редактори", “Художники", “Перекладачі", “Розміщення”, “Видача", “Перевидання", “Плетіння", “Видання”, “Характери", “Назви", “Вид видання", “Видавництва", “Анотації". (Додаток А, Б).

Створивши БД, де визначив кількість таблиць, ім’я полів таблиць, тип та розмір таблиць, необхідно перейти для встановлення зв’язків між таблицями бази даних.

3.2 Встановлення зв’язків таблиць БД бібліотечного фонду

Access представляє собою реляційну базу даних. Переваги реляційних БД складається в тому, що можна зберігати специфічно згруповані дані в різних таблицях та задавати зв’язки між цими таблицями, які з’єднують їх в єдину базу.

При роботі з формами, запитами та звітами, які базуються на даних декількох таблиць, Access буде використовувати встановлені зв’язки.

Для того, щоб зв’язати таблиці потрібно зайти в меню Сервіс → Схема даних. Під час створення схеми даних на екрані з’явиться діалогове вікно Добавлення таблиці. Вибираємо таблиці, які потрібно зв’язати між собою.

В списку знаходяться всі таблиці БД. Виділяємо таблицю і натиснути Добавити. Зробити так для всіх таблиць.

Наступний крок перехід до Схеми даних, в якій знаходяться всі таблиці. Внизу містяться всі поля, які містяться в таблиці.

В таблицях жирним шрифтом виділені назви полів з первинним ключем (ПК). Для формування зв’язків між таблицями необхідно перемістити поле із однієї таблиці на поле іншої. Поля, для яких встановлюються зв’язки, повинні містити спільну інформацію, бути спільним полем, яке міститься в обох таблицях. Ці поля необов’язково повинні мати однакові назви, але потрібно щоб співпадали типи даних та розміри цих полів.

Після перетягування поля першої таблиці на поле другої з’являється діалогове вікно Зв’язку. В цьому вікні міститься список з двома стовпцями:

Таблиця/запит и зв’язана Таблиця/запит (Рис.3.3).

Рис.3.2 Встановлення зв’язків між таблицями.

Головною є та таблиця, з якої перетягуються поля, а яка підпорядкована - та таблиця, куди їх перетягують. Одна і та ж таблиця може виступати в одному зв’язку, як головна, а в іншій як підпорядкована.

Дуже важливо розуміти в чому полягає різниця між головною та підпорядкованою таблицею. Різниця міститься в тому, як система керування даними буде забезпечувати цілісність даних при зміні значень в зв’язуючих таблицях при зміні значень в зв’язуючих полях чи при видаленні записів із зв’язаних таблиць. Хоча б в одній таблиці зв’язуючі поля являються первинним ключем та визначає запис в цій таблиці. Така таблиця і є головною.

Якщо в другій таблиці зв’язуюче поле не являється характеризуючим, запису поля, то така таблиця не може бути головною, а може виступати тільки як підпорядкована.

Тип відношення визначає тип відношення пов’язаних таблиць. Розрізняють два типи відношень: “один до одного” та “один до багатьох".

При відношенні “один до одного” кожний запис даних головної таблиці відноситься рівно з одним записом зв’язаної таблиці. Первинний ключ однієї таблиці зв’язується з первинним ключем іншої.

При відношенні “один до багатьох” кожний запис однієї таблиці може бути зв’язаний з будь - яким числом записів іншої таблиці. Первинний ключ однієї таблиці зв’язується з полем іншої таблиці, який не є первинним ключем і це поле може містити дані, які повторюються.

Використовуючи вище сказане для БД бібліотечного фонду проектується схема даних та встановлюються зв’язки між таблицями, які потрібні для подальшої роботи з створеною БД (Рис. 3.3).

Рис.3.3 Схема БД бібліотечного фонду “Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ”.

Оформивши таблицю БД бібліотечного фонду “Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ”, заповнивши поля інформацією, а також встановивши зв’язки між таблицями можна переходити до безпосередньої роботи з базою даних.

Розробка запитів БД бібліотечного фонду “Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ”.

Безпосередня робота створеної БД здійснюється при виконанні запитів до таблиць бази даних бібліотечного фонду “Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ".

Можна створювати запити, які забезпечують створення нових таблиць та запити для відображення згрупованих таблиць. Запити можна використовувати навіть при оновленні даних в таблиці, видалення записів та додавання однієї таблиці до іншої.

За допомогою запитів користувач може отримати відповідь на його питання на основі інформації, яка міститься в базі даних.

Запити такого виду називаються запитами на вибірку.

Після виконання запиту його результат представляється у вигляді динамічної таблиці - вибірки. Дані, які представлені у вибірці зберігаються у відповідних та зміна цих даних відображені в вихідних таблицях.

Запити поділяються на такі види:

1. Стандартні запити - використовуються для відбору та представлення даних із таблиць БД у вигляді динамічної таблиці.

2. Запити на виконання дії - використовуються для створення нових реальних таблиць даних на відміну від звичайних вибірок.

3. Перехресні запити - дозволяють представити дані в компактній формі крос - таблиць, при цьому використовується різноманітне групування записів.

4. Параметричні запити - дозволяють налаштовувати запит безпосередньо, при його виконанні користувач уводить параметри налаштування запиту за допомогою діалогових вікон. Вони можуть бути як запитами на вибірку так і запитами крос - таблиць.

Основний тип запитів - запити на вибірку. Для створення запиту потрібно вибрати вкладку запитів та вибрати команду Створити. На екрані з’явиться діалогове вікно Новий запит (Рис.3.4).

Рис 3.4 Вікно запиту на вибірку.

Запит можна формувати за допомогою Конструктора чи за допомогою Майстра замиту.

Для створення запиту потрібно, де в основу запиту потрібно використати декілька таблиць БД з встановленими зв’язками між ними потрібно використати Конструктор (Рис.3.5):

1. Відкрити вкладку Запити;

2. Натиснути кнопку Створити;

3. Натиснути кнопку Конструктор, з’явиться діалогове вікно Добавлення таблиці.

4. Вибрати таблиці, які будуть використовуватися у запиті;

5. Якщо в основі запиту знаходиться декілька таблиць то потрібно встановити між ними зв’язки. Зв’язки між таблицями графічно представляються на екрані у вигляді ліній зв’язку.

6. Заповнити стовпці. Потрібно із розкриваю чого списку стрічки Поле.

7. По закінченню закрити Конструктор запиту.

Рис.3.5 Вікно Конструктора запиту

Виконання запитів потрібне для реалізації поставлених завдань, тим самим автоматизуючи робоче місце працівника бібліотеки. Вид запиту для виконання залежить від поставленого завдання перед працівником бібліотеки (Додаток Б).

Розробка форм БД бібліотечного фонду “Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ”.

В Access існує декілька способів вводу, редагування та перегляду інформації, яка зберігається в БД. Найбільш широко використовується режим Форми, яка має вигляд зручного перегляду та редагування інформації в БД.

Форми можна створювати як за допомогою Майстра форм так і Конструктора форм (Рис.3.6).

Створення форми в режимі Конструктора:

Вибрати вкладку Форми та натиснути кнопку Створити.

Вибрати режим Конструктор.

Відкриється нове вікно з пустим бланком форми в режимі конструктора.

Вигляд, структура та режим окремих елементів управління можна налаштовувати за допомогою діалогового вікна Властивості. Виділити елемент, властивості якого потрібно налаштувати, вибрати меню Вид та вибрати команду Властивості.

Рис.3.6 Вікно конструктора форми Видання

У формі де з одної форми виходять інші можна її назвати зіставленою. В зіставленої одночасно представлена інформація двох різних таблиць, між якими встановлений зв'язок. Одна з цих таблиць є головною, а інша підлеглою з відношенням зв’язку між ними “один до багатьох".

Використовуючи режим Конструктора для створення форм даної БД бібліотечного фонду “Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ” було оформлено 21 форму. Серед них головна форма (Рис.3.7) з якої можна перейти на інші форми - це форми по створеним таблицям БД “Розробники", “Мови”, “Місце”, “Читачі", “Автори", “Упорядники”, “Редактори", “Художники", “Перекладачі", “Розміщення”, “Видача", “Перевидання", “Плетіння", “Видання”, “Характери", “Назви", “Вид видання", “Видавництва", “Анотації" (Додаток Г, Д).

Рис.3.7 Головна форма бібліотечного фонду “Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ"

3.5 Розробка звітів БД бібліотечного фонду “Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ"

Серед багатьох елементів Access присутнім є режим формування звітів, який дозволяє оформлювати звіти як по таблицям так і по запитам. Даний режим дозволяє проаналізувати роботу працівника бібліотечного фонду та дати оцінку автоматизованого робочого місця працівника бібліотечного фонду. В звіті користувач може наглядно представити інформацію із БД.

В звіти можна включати надписи, поля текстових даних, перемикачі, прапорці, лінії та прямокутники. Крім того можна включати малюнки, діаграми, підзвіти.

В звітах може бути передбачено багато рівнів групування даних та підсумків звітів.

Звіти можна переглядати в режимі попереднього перегляду. В режимі конструювання звіт можна переглядати з фіктивними даними.

Створити звіт можна двома шляхами за допомогою Майстра звітів та за допомогою Конструктора (Рис.3.8).

Рис.3.8 Вікно конструктора звітів

Конструктор звітів - засіб, що допускає використання до десяти рівнів групування та сортування. За допомогою нього є можливість створення звітів, що демонструють кінцеві результати.

В вікні БД відкрийте вкладнику Звіт, потім кнопку створити. На екрані з’явиться діалогове вікно Новий звіт, в якому потрібно вибрати режим Конструктор.

На екрані з’явиться пустий макет звіту в режимі конструювання. Макет звіту поділений на декілька областей. Можна розмістити ці області потрібні елементи управління.

Області звіту:

Верхній колонтитул - розміщується зверху сторінки.

Область даних - головна область звіту, де розміщуються текстові поля та інші елементи управління.

Нижній колонтитул - розміщується знизу таблиці та містить її номер.

Використовуючи конструктор звітів були сформовані звіти по БД бібліотечного фонду “Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ”. (Додаток Е, Ж).

Висновок

В даній курсовій роботі в якості цілі було поставлено досліди та аналіз засобів автоматизації робочих місць працівників бібліотеки, а також розробка автоматизованого робочого місця працівника бібліотечного фонду" Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ".

Автоматизація робочого місця допоможе персоналу бібліотеки полегшити їх роботу.

Об’єктом досліду даної курсової роботи виступала автоматизація робочого місця працівника бібліотечного фонду" Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ", її структура та тип інформації, з якою працював персонал.

Для розробки автоматизованої системи була спроектована Інфологічна модель БД бібліотечного фонду" Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ” та був проведений аналіз зв’язків між об’єктами інфологічної моделі.

Для реалізації автоматизованої системи здійснений аналіз програмних продуктів серед СУБД. Після аналізу було вибрано для розробки БД АРМ працівника бібліотечного фонду програмний продукт Microsoft Access.

В ході розробки БД АРМ працівника бібліотечного фонду" Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ” була здійснена розробка таблиць БД, які містять певні поля:

Розробники містить номер запису, код розробника, ПІБ;

Мови містить номер запису, код мови, мова, скорочення;

Місце містить номер запису, код місця, номер кімнати, номер стелажу, номер полки;

Читачі містить номер запису, номер білету, ПІБ, адреса, телефон;

Автори містить номер запису, код видання, код розробника;

Упорядники містять номер запису, код видання, код розробника;

Редактори містять номер запису, код видання, код розробника;

Художники містять номер запису, код видання, код розробника;

Перекладачі містять номер запису, код видання, код розробника, код мови;

Розміщення містять номер запису, код місця, номер плетіння, дата розміщення, дата вибуття;

Видача містить номер запису, номер білету, номер плетіння, дата видачі, термін, дата повернення;

Перевидання містить номер запису, код характеру, код видання;

Плетіння містить номер запису, номер плетіння, код видання, ціна, дата придбання;

Видання містить номер запису, код видання, код назви, вид видання, номер тому, авторський знак, бібліотечний шифр, повторність, код видавництва, рік видання;

Характери містить номер запису, код характеру, характер перевидання;

Назви містить номер запису, код назви, назва;

Вид видання містить номер запису, вид видання, назва видання;

Видавництва містить номер запису, код видавництва, місто;

Анотації містить номер запису, код видання, анотація.

В ході розробки БД АРМ працівника бібліотеки було створено форми до таблиць. Серед них головна форма з якої можна перейти на інші форми - це форми по створеним таблицям БД “Розробники", “Мови”, “Місце”, “Читачі", “Автори", “Упорядники”, “Редактори", “Художники", “Перекладачі", “Розміщення”, “Видача", “Перевидання", “Плетіння", “Видання”, “Характери", “Назви", “Вид видання", “Видавництва", “Анотації"

Кінцевим етапом розробки БД АРМ працівника бібліотечного фонду" Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ” було формування звітів. Звіти оформлені по всім таблицям.

Використана література

1. Б. Богумирский. Эффективная работа на IBM PC в среде Windows 95 СПб, "Питер", 1997, 1000с.

2. Файли довідки по Delphi7; Боуман Д.С., Эмерсон С.Л., Дарновски М. „Практическое руководство по SQL. Использование языка структурированных запросов. ”, М.: Вильямс, 2001 р.

3. Справочник библиотекаря / Под ред. А.Н. Ванеева, В.А. Минкиной. - СПб.: Изд-во "Профессия", 2000. - 432 с. - (Серия "Библиотека").

4. Д. Вейскас. Эффективная работа с Microsoft Access 7.0 "Microsoft Press", 1997, 864с.

5. Дж. Вудкок, М. Янг. Эффективная работа с Microsoft Office 95 "Microsoft Press", 1000с.

6. А. Горев, С. Макашарипов, Р. Ахаян. Эффективная работа с СУБД СПб, "Питер", 1997, 704с.

7. Стандарты по библиотечному делу: Сборник / Сост. Захарчук Т.В., Петрова Л.И., Завадовская Т.А., Зусьман О.М. - СПб: Изд-во "Профессия", 2000. - 512 с. - (Серия "Библиотека").

8. Организация работы централизованной библиотечной системы: Инструкции и учет. формы. - 2-е изд., испр. и доп. / Под ред.Р.З. Зотовой. - М.: Книга, 1985. - 192 с.

9. "Мир InterBase. Архитектура, администрирование и разработка приложений баз данных в InterBase/FireBird/Yaffil" А. Ковязин, С. Востриков (Изд. "Кудиц-Образ") 2002 р.

10. Библиографическая работа в библиотеке: организация и методика: учебник / Под ред. О.П. Коршунова. - М.: Издательство "Книжная палата", 1990. - 254 с.

11. Моргенштерн И.Г. Справочно-библиографическое обслуживание в библиотеках: Научно-практ. пособие. - М.: Либерия, 1999. - 80 с.

12. "Базы данных в Delphi 7. Самоучитель" Понамарев В.А.

13. А.В. Потапкин. Основы Visual Basic для пакета Microsoft Office, "Эком", 1995, 256 с.

14. Cадловська І.П. Визначення стратегічного потенціалу авіатранспортних підприємств // “Залізничний транспорт України", випуск 2, К. 2004, с.16-18.

15. "Введение в InterBase" А.Я. Скляр (Изд. "Горячая линия-Телеком") 2002 р.;

16. "Delphi. Разработка баз данных" Сорокин А.В. 2005 р.