Оформление организационных документов

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРОИНЖЕНЕРНЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ В.П.ГОРЯЧКИНА

КАФЕДРА «Бухгалтерский учет»

РЕФЕРАТ

по дисциплине: «Документирование управленческой деятельности»

на тему:

«Оформление организационных документов/ Справки, протокол»

Вариант 10

Выполнил:

ИЭФ, 35

Дата сдачи работы ___ декабря 2009 г

Преподаватель Сабирова Е.

Москва 2009г.

Содержание:

1. Введение ……………………………………………...………..………3

2. Устав………………………………………………...………………….5

3. Положение…………………………………………..…………………7

4. Инструкция…………………………………………..…..…………….9

5. Штатное расписание………………………………..…..……………11

6. Заключение………………………………………….………………..12

7. Список литературы…………………………………………………..13

8. Приложение ……………………………………………….…………14

1. Введение

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Организационные документы определяют порядок функционирования любого сообщества людей, т. е. они предназначены организовать что-либо. Для каждой организации, в том числе и общественной, они устанавливают порядок ее создания, работы, структуру и штатную численность. Фактически с разработки организационных документов, где закрепляются цели, функции, задачи, права, обязанности, начинается существование любого предприятия, учреждения, организации, общества.

Статья 52 «Учредительные документы юридического лица» части первой Гражданского кодекса РФ гласит: «Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида».

Юридические лица действуют либо на основании одного из названных типов учредительных документов, либо на основании двух документов — и учредительного договора, и устава.

На основе учредительного договора и устава действуют общества с ограниченной и дополнительной ответственностью, а также объединения юридических лиц (ассоциации и союзы).

Некоммерческая организация может действовать на основании общего положения об организациях данного вида. Напомним, что коммерческие организации не могут действовать на основании общего положения об организациях данного вида.

В данном реферате рассмотрю следующие организационные документы: устав, положение, должностная инструкция и штатное расписание.

2. Устав

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов. Основные разделы текста устава:

1. Общие положения;

Указывается полное и сокращенное название организации, ее статус, юридический адрес, основание, на котором она создана, наличие филиалов, дочерних фирм, предмет и цели деятельности, наличие зарегистрированных товарных знаков, фирменных бланков, печати.

2. Уставной капитал;

Определяет размер вкладов каждого учредителя, оговаривает условия увеличения уставного фонда, регламентирует права участников на отдельные объекты.

3. Порядок деятельности;

Устанавливает цели, виды деятельности, механизмы отношения организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности. Определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово, хозяйственной деятельности.

4. Финансово - материальная база;

5. Учет и отчетность;

Устанавливает порядок ведения бухгалтерской отчетности, предоставление сведений о деятельности организации в налоговые и иные органы в подтверждении итогов финансовой деятельности.

6. Порядок ликвидации и ответственность по делам организации

Определяет порядок ликвидации организации, ее реорганизации, а также рассмотрение споров с физическими и юридическими лицами.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами. Основные реквизиты, входящие в формуляр устава.

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. название вида документа;

4. дата, номер;

5. место издания;

6. гриф утверждения;

7. текст;

8. подпись руководителя.

3. Положение

Положение - это правовой акт, который устанавливает основные правила организационной деятельности государственных предприятий и учреждений, а также их структурных подразделений. Положения составляются преимущественно при создании новых предприятий или учреждений. Эти документы могут быть как типичными, так и индивидуальными.

Индивидуальные положения для отдельных учреждений, организаций, предприятий составляются на базе типичных. Типичные положения, как правило, утверждаются высшими органами управления. Индивидуальные - управляющими предприятий, организаций, учреждений. Положение должно содержать такие реквизиты:

- наименование вида документа,

- герб,

- название учреждения,

- дата, месяц, издание,

- заглавие,

- гриф утверждения,

- текст.

Текст, обычно, состоит из таких разделов:

§ общие положения;

§ имущество и деньги предприятия;

§ производственная и хозяйственная деятельности;

§ права и обязанности предприятия или его подразделения;

§ структура управления;

§ реорганизация и ликвидация учреждения, организации, предприятия.

В первом разделе указывается цель создания предприятия, учреждения, организации или ее структурных подразделений, главные задания, функциональные связи с другими организациями, подразделениями.

Во втором разделе указываются основные и оборотные деньги, порядок купли имущества, амортизационные отчисления и их предназначение, прибыль, отчисления на премии рабочим и служащим, жилищный фонд, служебные помещения, порядок использования излишков неиспользованных оборотных денег.

В других разделах регламентируется производительная сила и хозяйственная деятельность предприятия. В зависимости от специфики деятельности в положении можно также отобразить ход капитального строительства, находчивость и рационализацию, положение материально-технического обеспечения.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

4. Инструкция

Инструкция - это правовой акт, который издается органами государственного управления для принятия правил, которые регулируют организационные, научно - технические, технологические, финансовые и другие специальные виды деятельности учреждений, предприятий, отдельных их подразделений и служб, а также должностных особ или граждан. Каждая инструкция должна быть утверждена высшими органами или управляющими организаций (с проставлением номера и даты исполнения).

Инструкция, кроме грифа утверждения, имеют такие реквизиты:

§ наименование ее вида;

§ короткое содержание (заглавие);

§ текст;

§ должность и фамилия особы, ответственной за ее составление;

§ подпись особы, дату и номер (индекс) соответственно классификаторам.

Текст подают в логичной последовательности, группируют по разделам, которым иногда дают подзаглавия, делят на параграфы (отмечают арабскими цифрами). При этом удобно пользоваться сквозной нумерацией. Разделы больших инструкций обозначаются римскими цифрами, а пункты - арабскими.

Инструкции бывают , например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Должностная инструкция — документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.

Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

Должностные инструкции разрабатывают в соответствии с положением о подразделении. Комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Не существует стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи с чем каждая организация имеет возможность самостоятельно формировать описание той или иной должности. Практика показывает, что зачастую подзаконные правовые акты, должностные и служебные инструкции важнее для работников по найму, чем сами законы или решения суда.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

• Общие положения;

• Должностные обязанности;

• Права;

• Ответственность;

• Взаимоотношения.

5. Штатное расписан ие

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы.

Содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Месячный фонд заработной платы – это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием для выплаты работникам.

Штатное расписание оформляется на унифицировнной форме № Т-3, утвержденную постановлением госкомитетом РФ по статистике от 06.04.2001 №26.

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист, подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Изменения в штатное расписания вносятся приказом по основной деятельности «О внесении изменений в штатное расписание», который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Кроме случаев переименования структурных подразделений или должностей, изменения оклада, штатное расписание может изменяться во время реорганизации предприятия, при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата – отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

Работников, которых затронули изменения штатного расписания, необходимо ознакомить с приказом под роспись.

6. Заключение

Итак, основные организационными документами являются:

- Устав - свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определенной сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения. Общие уставы утверждаются, как правило, высшими органами государственной власти, уставы отдельных организаций — их учредителями либо соответствующими министерствами и ведомствами. Уставы имеют общественные организации (добровольные спортивные общества, творческие союзы и др.). Уставы имеются у большинства международных организаций в качестве основных актов, определяющих задачи, принципы образования и деятельности данной организации.

- Положение - это правовой акт, который устанавливает основные правила организационной деятельности государственных предприятий и учреждений, а также их структурных подразделений. Положения составляются преимущественно при создании новых предприятий или учреждений.

- Должностная инструкция - это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности. Участие в обсуждении должностной инструкции дает возможность работнику влиять на условия, организацию, критерии оценки его труда.

- Штатное расписание - организационно-распорядительный документ, отображающий структуру компании, численность отделов, сотрудников, а также размер их заработной платы. Кроме того, оно включает в себя также учет всех возможных дополнительных выплат сотрудникам — премий, компенсаций и т.д. в зависимости от занимаемой должности.

Число организационных документов составляет самый маленький процент. Однако, несмотря на незначительное количество, именно такие документы играют главную роль в деятельности любой организации.

7. Список литературы

1) Гавриленко В.Г. Делопроизводство - М., 2007.

2) Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция - Ростов н/Д.: Март, 2007.

3) Журнал «Кадровое дело» №07/2009-а – М., 2009г.

4) Журнал «Зарплата» №06-2009 – М., 2009г.