Способы предоставления унифицированных текстов документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ ФИЛИАЛ В Г. ТУЛЕ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Документационное обеспечение управления»

на тему: «Способы предоставления унифицированных текстов документов»

Выполнила студентка 5 курса

факультета менеджмента и маркетинга

специальности ГМУ

группы дневной

№ личного дела

Проверил

Тула 2011

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………….3

1. СПОСОБЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ…………………………………………………………………...4

2. ПОСТНОВЛЕНИЕ. ЕГО СТРУКТУРА, ОСНОВНЫЕ РАЗДЕЛЫ, РЕКВИЗИТЫ…………………………………………………………………….11

2.1. Акты, издаваемые Правительством Российской Федерации…………13

2.2. Акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти……………………………………………………......................................16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.……………………………………………………………...17

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………18

Приложение 1………………………………………………………………..19

Приложение 2………………………………………………………………..20

ВВЕДЕНИЕ

В условиях непрерывного роста объема информации крайне важно проводить ее структуризацию. В делопроизводстве это осуществляется при помощи унификации. Эта операция создаёт жесткую структуру документации и облегчают процесс делопроизводства.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

В данной работе будут описаны виды унифицированного текста, и их примеры. Также будет подробно рассмотрен распорядительный документ «Постановление», издаваемый Правительством РФ и руководителями федеральных органов исполнительной власти, его структура, основные разделы и реквизиты.

СПОСОБЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ

Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов.

Унификация - это установление единого комплекса видов (разновидностей) документов для аналогичных (стандартных) управленческих ситуаций и разработка единых форм их оформления, включая единые правила их составления.

Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются министерства (ведомства), поскольку именно они возглавляют отрасль деятельности, документы которой подвергают унификации.

Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы, связанного текста. [1]

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.

Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов называются словом «шаблон» (см. Пример 1).

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п. [4]

Пример 1

Уважаемый «Имя, отчество»

Так как оборот Ваших закупок превысил «объем» руб., мы рады сообщить Вам о введении дополнительной скидки в размере «%», действующей на закупки до-01.02.2011 г.

С наилучшими пожеланиями

Директор

Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм. Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

Схематически методика разработки трафаретных текстов такова:

- выявление типовых управленческих задач;

- сбор информации, необходимой и формируемой в процессе решения управленческих задач;

- составление проекта унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию;

- согласование проекта со специалистами, составляющими документы или работающими с ними (при этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов);

- окончательное редактирование проекта и оформление в соответствии с требованиями ГОСТов.

В настоящее время широкое распространение получили анкеты - «опросные листы для получения определенных сведений. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

Анкетирование - один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Их легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных, с однозначным пониманием вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. Рекомендуется при составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта выражать именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием признаков. [2]

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «да-нет», развернутым ответом, числовыми показателями. Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет (см. Пример 2).

Анкета, как правило, содержит следующие варианты изложения информации:

- вопросы и отведенные места для ответов;

- вопросы и варианты ответов для выбора;

- отведенные места для информации, вносимой анкетируемым дополнительно, по его усмотрению.

Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации. Таблица - перечень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и разнесенных по графам; сводка, ведомость. Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые, величины и требуется пересчет цифровых данных, то используется программа - электронные таблицы MS Excel или база данных MS Access. Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р-1.5-92.

Пример 2

АНКЕТА

1.Фамилия _______________________________

2.Имя ___________________________________

3.Отчество ______________________________

4.Дата рождения _________________________

5.Образование ____________________________

6.Какая деятельность для Вас предпочтительнее (нужное подчеркнуть):

творческая исполнительская

организаторская посредническая

другая __________________________________

Также, существуют следующие обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (см. Пример 3).

Таблицы в тексте (за исключением таблиц приложений) нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблица каждого приложения обозначается отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.

Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает ее содержание. Заголовок пишется над таблицей посредине с прописной буквы. После заголовка точка не ставятся. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу подтекстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.

Если строки или графы таблицы не помешаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помешаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы...» или «Окончание таблицы ...», повторяют ее головку и боковик. [2]

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе (см. Пример 4, Пример 5).

Пример 3

Тематический заголовок (может и не быть)

Пример 4

Пример 5

Не допускается включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед наименованием (см. Пример 6).

Перед числовыми значениями величин и обозначениями типов, марок и другой продукции порядковые номера не проставляют.

Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя (см. Пример 7).

При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире).

Пример 6

Пример 7

Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками.

Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью. [3]

Связанный текст состоит из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели составления документа (см. Пример 8).

Во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения).

Пример 8

На основании Постановления Совета министров РФ от 20.01.2009 № 14

п р и к а з ы в а ю:

или

В целях улучшения трудовой дисциплины п р е д л а г а ю

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). [2]

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («Отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица; множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «организация считает возможным»). [4]

2. ПОСТАНОВЛЕНИЕ. ЕГО СТРУКТУРА, ОСНОВНЫЕ

РАЗДЕЛЫ, РЕКВИЗИТЫ

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил. [5]

Руководство любой организации независимо от организационно-правовой формы характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и соответственно издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации и структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

Распорядительные документы с юридической точки зрения относятся к категории правовых актов. Распорядительные документы могут иметь нормативный характер. [4]

Федеральные органы исполнительной власти издают нормативные правовые акты в форме постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений

Нормативные правовые акты подразделяются на:

· акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;

· акты межведомственного характера;

· акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с ведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009.

С документоведческой точки зрения постановления, приказы и распоряжения относятся к распорядительным документам.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

· документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

· документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.).

На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов Федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, исполнительные руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления). [5]

2.1. Акты, издаваемые Правительством Российской Федерации.

Постановление Правительства Российской Федерации.

Проекты постановлений Правительства РФ готовятся и вносятся в Правительство руководителями федеральных органов исполнительной власти.

Постановления Правительства РФ печатаются на бланках постановлений (второй и последующие листы - на стандартных листах бумаги формата А4). Установлены следующие размеры полей: левое - 2,5 см, правое - 2,5 см, нижнее - не менее 2,0 см. Расстояние от границы верхнего поля до реквизита «Заголовок к тексту» должно составлять не менее 10 см.

Реквизитами постановления являются: Государственный герб Российской Федерации, наименование органа исполнительной власти (Правительство РФ), наименование вида акта (ПОСТАНОВЛЕНИЕ), дата документа, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись. Постановления могут иметь приложения. [3]

Государственный герб Российской Федерации в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» на бланках постановлений и распоряжений Правительства РФ помешается в многоцветном варианте.

Наименование органа исполнительной власти, наименование вида документа, дата и регистрационный номер оформляются на бланке центрованным способом.

Регистрационный номер постановления состоит из порядкового номера документа и буквенного индекса «П», например № 143-П.

Заголовок к тексту оформляется так же, как в указах (распоряжениях) Президента РФ.

Текст постановления может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть. Преамбула в проектах постановлений Правительства РФ завершается словами «Правительство Российской Федерации п о с т а н о в л я е т:».

Преамбула может отсутствовать, если-предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая часть постановления Правительства РФ, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Постановление Правительства РФ по организации исполнения федерального закона или акта Президента РФ должно содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента РФ.

В постановлениях Правительства РФ употребляются полные официальные наименования органов и организаций.

При наличии приложений к постановлению в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства РФ.

Приложения к постановлениям Правительства РФ печатаются на отдельных листах бумаги и подписываются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы- при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформления текста постановления.

При подготовке проектов постановлений Правительства РФ к ним готовится справка к проекту постановления. Справка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа, заголовок к тексту, текст, подпись.

В тексте справки кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты доработки и экспертизы.

Подпись включает наименование должностей лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилия). Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями. [2]

Постановления Правительства РФ в обязательном порядке должны визироваться руководителями федеральных, органов исполнительной власти (иными органами государственной власти), которые представили проект и которым в акте предусматриваются поручения, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.

Проекты актов Правительства РФ нормативного характера подлежат согласованию с Министерством юстиции РФ после их согласования с заинтересованными органами и организациями.

Проекты, актов Правительства РФ, предусматривающие расходы за счет средств федерального бюджета, подлежат согласованию с Министерством финансов РФ.

При наличии у лица, визирующего проект постановления Правительства РФ, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечания), как правило, излагаются отдельно и прилагается к проекту акта.

Проекты постановлений вносятся в Правительство РФ с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указываются основание внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

Если в тексте постановления Правительства упоминаются ранее принятые акты Президента или Правительства РФ, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: «(Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, №5, ст. 615)».

Если постановление Правительства влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства РФ, эти изменения или дополнения включаются в проект постановления или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить постановлением Правительства РФ, в обязательном порядке прилагаются к проекту постановления. [3]

2.2. Акты, издаваемые федеральными органами

исполнительной власти. Постановление.

Постановления, издаваемые федеральными органами исполнительной власти, относятся к нормативным правовым актам (наряду с приказами, распоряжениями, правилами, инструкциями и положениями).

Постановления издаются теми федеральными органами исполнительной власти, которые наиболее важные и принципиальные вопросы своей деятельности разрешают в коллегиальном порядке, как правило, это государственные комитеты, комитеты. Право издавать постановления фиксируется в положении о федеральном органе исполнительной власти, утверждаемом Правительством РФ.

Постановления федеральных органов исполнительной власти принимаются во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции и в обязательном порядке проходят государственную регистрацию в Минюсте России.

Постановления могут издаваться несколькими федеральными органами исполнительной власти.

Постановления федеральных органов исполнительной власти оформляются на бланках постановлений. [3]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Унификация и стандартизация являются основными направлениями в совершенствовании документов. Данные операции позволяют повышать производительность труда за счет сокращения объема времени и средств, затраченных на документацию. По этой причине знание основ унификации и стандартизации необходимо каждому человеку, работающему с большим объемом документов.

Цель данной работы – рассмотреть и описать основные виды унифицированного текста – достигнута. В результате были отмечены главные аспекты этих важнейших операций делопроизводства. По каждому виду приведены примеры.

Данная работа может быть использована как пособие в работе с документами, поскольку содержит ряд примеров, объясняющих применение унификации и стандартизации на практике. Также, был подробно рассмотрен такой распорядительный документ, как «Постановление», его структура, основные разделы и реквизиты. В ходе работы было выявлено, что право на издание данного документа принадлежит Правительству РФ и руководителями федеральных органов исполнительной власти.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Государственный стандарт ГОСТ Р6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации, унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 23.03.2003 № 65-ст).

2. Васильева И.Н., Островский Э.В., Юртаев И.Ю. Организация делопроизводства и персональный менеджмент. - М.: Вузовский учебник, 2009.

3. Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы / В.В. Галахов, И.К. Корнеев. - М.: ТВ ВЕЛБИ, 2006. - 247с.

4. Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря: Справочник / Л.Я. Круглянская. - Спб.: ИД Герда, 2008. - 314 с.

5. Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство. Конспект лекций / М.В. Стенюков - М.: Приор-издательство, 2006.