Управление собственным временем

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Факультет управления

Кафедра организационного развития

Реферат по курсу «Персональный менеджмент»

Управление собственным временем

Выполнил:

студент 2 курса в/о 1 группы

Уржумова Виктория Михайловна

Проверил:

д. социол. н., проф. Солодников В.В.

Москва 2010

Оглавление

1. Введение…………………………………………………………………2

2. «Как успевать жить и работать» Г.Архангельский…………………...3

2.1. Грамотный отдых в течение дня…………………………………....3

2.2. Методы настройки на выполнение сложных и неприятных задач..4

2.3. Формулировка личных ценностей и целей………………………….5

2.4. Личная система рабочего дня………………………………………...5

2.5. Организация планирования…………………………………………6

2.6. Выделение ключевых задач с помощью критериев……………….6

2.7. Управление творческим хаосом…………………………………….7

2.8. Поиск резервов времени…………………………………………… 7

2.9. Донесение TM-идеи до окружающих…………………………………..8

2.10. Использование невосполнимого времени………………………..9

3. Вывод…………………………………………………………………………10

Список литературы и источников

Введение

“Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим ”
П. Друкер

Каким должен быть успешный, эффективный менеджер? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать его. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и через четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время. Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей. Поэтому управление временем, тайм - менеджмент – одно из самых необходимых искусств современного человека.

Тайм-менеджмент – это не просто ежедневники и планы, это технология, позволяющая использовать невосполнимое время нашей жизни в соответствии с нашими целями и ценностями.

В наши дни это актуально, ведь информации все больше, и нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки, при этом как-то успевать находить время для отдыха, семьи и друзей. В своем реферате я постараюсь как можно яснее и точнее рассмотреть основные проблемы управления временем и пути их решения.

2.«Как успевать жить и работать» Г.Архангельский

В своем реферате я рассмотрела ,на мой взгляд ,самую полезную и увлекательную книгу об управлении временем , книгу Г.Архангельского – «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». На мой взгляд автор в максимально простой форме, на реальных примерах из жизни нашего общества отвечает на главный вопрос : как успевать больше?

Хотелось бы поделиться своим мнением и рассмотреть более точно предлагаемые пути решения этого вопроса.


2.1 Грамотный отдых в течение дня

Потратив минимум «начальных вложений времени» , наладьте грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время:

- Сделайте отдых в течение дня ритмичным

- Обеспечивайте максимальное переключение

- Используйте «творческую лень»

- Повысьте эффективность сна, применяйте микросон в течение рабочего дня

- Переживайте момент

Автор советует в течение дня использовать небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени и максимально переключаться во время него. Хочется согласиться , ведь если сравнить какой из сотрудников отдохнет больше: один, который во время перерыва останется на рабочем месте, читая что-то в Интернете ,либо другой, который выйдет на улицу ,сделает пару упражнений , полностью отключится от офисной среды либо обсудит различные темы с коллегами, то конечно - человек , который освободил свой мозг от рабочих тем. Зато возвращаясь после такой пятиминутки, сотрудник восстановит свои силы и энергию для работы.
Также автор выделяет важность сна , рекомендуя для себя определить свою эффективность сна и наиболее оптимальную длительность, что на мой взгляд поможет чувствовать себя хорошо утром и встретить с удовольствием новый день жизни.
« Переживать момент»-автор учит ,что планируя время, важнее его качество, а не арифметическое число. Ведь намного лучше посидеть понаблюдать за природой, либо почитать любимую книгу, чем в спешке пытаться сделать как много больше дел , которые в итоге то и не принесут большой пользы.
В итоге грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время сделает вашу работу наиболее эффективной и легкой в исполнении.

2.2 Методы настройки на выполнение сложных и неприятных задач

Освойте методы настройки на выполнение сложных и неприятных задач для сокращения времени работы над ними.


Автор рекомендует для того, чтобы не тратить время на раскачку и все не находить сил взяться за главное , «включить нужный якорь». «Якорем» психологи называют материальные привязки - музыка, цвет, движение, ритуал и т.п. Действие так называемых якорей я проверила на себе. Например , убираясь дома, я всегда слушаю веселую ,энергичную музыку ,которая позволяет как-то быстрее и веселее покончить с этой нелюбимой работой, бегая по утрам в парке люблю более спокойную музыку , когда выполняю задания по учебе – слушаю музыку без слов, чтоб не отвлекала лишний раз , а наоборот настраивала на нужный лад. Но эти якоря нужно использовать по назначению, потому что когда я услышу мызуку ,которая у меня постоянно играет на работе во время отдыха настроение мое резко изменится противоположную сторону. Зато когда возвратилась с отпуска ,в рабочее время вспомнила ту музыку, которую слушала на море и на пятиминутке ,закрыв глаза, вспомнила приятный запах моря и приятно обжигающее солнце, тем самым прекрасно восстановила энергию для новых свершений.
Обычно дела , занимающие немного времени ,оказываются наиболее неприятными для нас. Глеб советует расправляться с такими «лягушками» и не оставлять на потом и разбивать большие дела и задачи на мелкие и справляться с ними ,«съедая каждый день по одной такой лягушке». Прочитав книгу я постаралась так сделать, разбила работу над рефератом на несколько дней : каждый день разбирала по одному совету. Хочу сказать я сэкономила время и свои силы, не оставив как обычно все на последний момент.
Также автор считает, что необходимо создать мотивацию для себя на выполнение приятных и неприятных задач. Например, приведен хороший пример: одна из участниц семинара рассказывала, что имея напряженную программу фитнес – тренировок, старается ее выполнять, тогда разрешает себе шопинг на определенную сумму, а если не выполняет - на другую, значительно меньшую. Работая, фитнес-клубе , могу согласиться, многие клиенты, особенно клиентки, именно таким способом, способом кнута и пряника, находят в себе силы придти заниматься после работы.
В итоге, делая вовремя мелкие неприятные дела и не откладывая их на потом, разделяя крупные дела ,приближая их к скорому выполнению и поощряя себя за это, мы значительно сокращаем свое время.


2.3 Формулировка личных ценностей и целей

Сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели для воплощения мечты в реальность.


В этой главе автор думает, что необходимо представить свое будущее через 3-5 лет ,при этом определив перед этим свои ценности, также увидеть свою миссию и призвание, поставив определенные жизненные цели.

И тут я соглашусь, ведь жить без цели, не зная к чему стремишься и идешь, – это не жить. Хоть и многое в нашей жизни зависит не от нас, многое быстро меняется ,но управлять ей нужно, поставив ключевые цели , которых необходимо достичь, выявить личные ценности, которые дадут нам представление о будущем и верный маршрут движения, который мы выбираем сами.


2.4 Личная система рабочего дня

Настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием «жестких» и «гибких» задач, чтобы планировать реалистично и успевать выполнять главное.

Во-первых, автор советует планировать свой день с вечера, либо с утра, записывая все в свой ежедневник. Я сама постоянно планирую свой день с точностью (хоть и никуда не записываю), мне так проще распределить свои дела ,не опаздывать и иметь представление того , чем я буду заниматься завтра.
Во-вторых, важную роль играет пунктуальность. Ведь сложится только хорошее мнение, если вы без опозданий придете на совещание, собеседование и т.д. Лично, устроившись на работу, старалась даже приходить на минут 15 раньше, чтоб перестраховать себя .
В-третьих, советует запасаться избыточной дополнительной информацией, которая поможет, если что-то пойдет не по плану. И с этим я абсолютно соглашусь, попав в такую ситуацию: прилетев в отель в Египте, нам сообщили, что мест нет, произошли какие-то проблемы и нам предоставят другой. Если бы я перестраховалась и потратила 15 минут времени, узнала бы номер туроператора в Египте, то не боясь ехала бы в другой отель и была бы уверена в информации.
Классифицируя свои задачи, планируя свой день заранее, обдумывая свои встречи и важные дела более ответственно, проявляя свою пунктуальность и запасаясь избыточной информацией, мы мало того, что успеваем выполнять главное, так и подкрепляем имидж человека ответственного и внимательно относящегося к взятым на себя обязательствам.

2.5 Организация планирования
Прочитав 5 главу, не могу точно сказать, эффективны ли эти советы на практике, потому что разделение задач по принципу: день – неделя – год, создание различных графиков, планирование задач со сложной структурой ,мне пока еще не очень ясны ,да в принципе не нужны на данный период моей жизни.
Зато определение бюджета времени на определенную задачу – очень полезная информация, ведь рассчитав сколько мне необходимо времени на написание курсовой, реферата ,либо прочтения необходимой книги, я могу сдать вовремя и приобрести репутацию надежного и пунктуального человека, способного выполнить работу в плановые сроки.



2.6 Выделение ключевых задач с помощью критериев

Научитесь отсеивать лишние ,навязанные дела и выделять ключевые задачи с помощью ясных критериев – таким образом, всегда находя время на главное.


В 6 главе Глеб затронул достаточно интересную, на мой взгляд, проблему-проблему отказа. Наше общество воспринимает любой отказ как личную обиду, автор же предложил основные стратегии отказа. 1)проявить хитрость, т.е. немного приврать, но она опасна ,т.к. обману свойственно раскрываться.2)проявить логическую аргументацию, но на каждый аргумент у русского человека находится либо эмоции либо контраргумент.3)дать надежду, но многие воспринимают надежду как обещание, и в итоге вы остаетесь виноватым.4)сделать желаемое непривлекательным и 5)третий путь, т.е. пытаться предложить третий путь. Ну среди этих способов нет правильных или неправильных, потому что, мне кажется, в разной ситуации подойдет определенный отказ.
Автор также говорит о расстановки приоритетов, важности выделения времени на главное, т.е. имея ввиду выполнять только те задачи , которые нужно выполнять и должны выполнять именно вы. Например , у меня на работе менеджеры отдела продаж перекидывают свою работу на ассистентов, и если бы ассистенты прочитали эту книгу, то знали бы как справится с нерадивыми менеджерами, перекидывающими задачи на коллег.
Также мое мнение совпадает с мнением автора, что необходимо определять, какие цели являются первоочередными на данный момент, ведь как бы не хотелось нам одновременно создать бизнес, стать известным актером и создать семью – вряд ли все получится совместить. Поэтому нужно выбирать и расставлять приоритеты, навсегда жертвуя какими-то целями.
Зато, мне кажется, определив для себя несколько ключевых целей и делая упор на них, вероятность добиться успеха большая, чем растрачивать свои усилия на все понемногу.



2.7 Управление творческим хаосом

Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать ее под контролем без лишнего детализирования.


В этой главе автор учит, как очистить свою жизнь от лишней информации, совсем не нужной в повседневной жизни. Например, советует читать, хоть по чуть-чуть, но обязательно не меньше одной серьезной книги в неделю, чтобы действительно происходила работа ума и чувств, как по возможности уменьшить кол-во телевизионного фона. И правда, сама постоянно собираюсь куда-то, готовлю и постоянно включен телевизор, попробовав работать либо в тишине, либо в музыке, заметила как «освободилась от лишней, ненужной информации).
Автор также советует очищать и следить за своей почтой, ведь это великолепный инструмент для работы руководителей, также следить и правильно расставлять информацию на своем столе: в центр внимания помещать информацию наиболее важную, также помещать отвлекающие вещи (фотографии семьи, плакаты, картинки) для переключения от текущих проблем на что-то приятное.
Следовательно, очищая голову и почту от лишнего «спама» и четко определяя места вещей на рабочем столе, мы держим под контролем свою работу и опять таки освобождаем свое личное время.



2.8 Поиск резервов времени
Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы времени.



«Хронометраж – общий метод борьбы с любыми поглотителями времени,»- пишет Глеб Архангельский. Начиная фиксировать дела, мы постепенно выявим у себя резервы времени, которые можно использовать, как по работе, так и в личной жизни.
Автор говорит о том, чтоб мы не теряли время в транспорте , в командировках, а проводили его с пользой: читали, учились, отдыхали.
Также советует планировать совещания, обдумывать заранее список вопросов, круг людей и цели этого совещания, что поможет провести его более эффективно и с большей легкостью.
Хочется выделить вариант чтения или прослушки аудиокниг в транспорте, сама нередко читаю в метро, ведь столько времени уходит в пустую, если просто сидеть и смотреть в одну точку. Читая, я получаю полезную и нужную информацию, не теряю драгоценное время, и время поездки домой – на работу – учебу пролетает незаметно и с пользой.



2.9 Донесение TM идеи до окружающих

Донесите TM-бациллу до окружающих, чтобы они более разумно использовали свое и ваше время.



В 9 главе автор рассказывает, как донести эту идею для разных людей и подразделений. Например, если донести до руководителя, то необходимо найти способ донести до него эту идею, показывая на совещаниях подготовленные вопросы или графики регулярных задач.
Если вы- руководитель, то в первую очередь необходимо показать личный пример пунктуальности, организованности, уважения к времени коллег и подчиненных, также создать понимание, почему временем можно и нужно управлять.
В личных отношениях советы таковы: не пытаться навязать партнеру свои предпочтения, а искать компромиссы, выделять время на свое занятие инее молчать о своих принципах. Совершенно согласна, мне кажется, именно такие отношения будут ненапряженные, ведь именно поиск компромиссов и понимание друг друга – важная черта любых отношений.
Что касается детей, то им с детства необходимо предлагать тайм-менеджмент в форме игры, развивая с самого раннего детства чувство времени,умение его ценить и правильно использовать.


В последней главе автор рассказывает о своей идеологии и задачах, давая наставления и советы. И мне кажется каждый прочитавший эту книгу, изменит сове отношение ко времени и к его организации.

Вывод
Прочитав книгу Г.Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать», честно скажу, что отношение ко времени изменилось координально. Наверное, наконец-то я поняла, почему так жутко не хватает его и куда пропадает столь драгоценное время.
Можно сделать вывод, что управлять временем нельзя, а вот организовывать можно. Под организацией понимается весь комплекс вопросов о взаимоотношении человека и времени: не определив свои личные ценности, человек не сможет сформулировать свою миссию и назначение, а уж тем более не получится выделить для себя наиболее значимые цели в жизни, не научившись планировать свой день и даже свою жизнь, вовремя решать как простые задачи ,так и крупные вопросы, человек начнет бесполезно тратить свои годы. Не научившись ценить свое время и время своих коллег, человек не осмыслит свою собственную жизнь и будет бессмысленно плыть по течению, винить кого угодно в своих неудачах, кроме самого себя.
И наверное у каждого человека есть самая сложная задача в жизни – найти общий язык с «необратимой, неумолимо текущей рекой Времени». А Г.Архангельский с своей книге приводит замечательные советы по организации рабочего времени и отдыха, по мотивации и целеполаганию, планированию, расстановке приоритетов и т.д., необходимые как для руководителей, так и для рабочих разного звена.

Список литературы и источников

1. Архангельский Г. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. – М.: «Манн, Иванов и Фербер», 2006. – 256 с.

2.Зайверт Л. Ваше время – в Ваших руках (Советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем. – М.: Интерэксперт, 1995. – 267 с.

3.www.improvement.ru