Профессиография секретаря руководителя

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Южно-Уральский Государственный Университет

Международный факультет

Контрольная работа

по курсу «Психофизиология

профессиональной деятельности»

тема: «Профессиография секретаря руководителя»

Выполнил студент Лунева Т.А.

г. Мн – 383

Проверил Лапшин М.С.

Челябинск

2010

План:

Введение 3

1 Содержание труда 4

2 Орудия труда 5

3 Субъект труда 6

4 Организация труда 7

5 Условия труда 8

6 Характеристика требований, предъявляемых профессией к личностным, психологическим, психофизиологическим качествам субъекта труда 9

Введение

Секретарь - лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством.

Толковый словарь Ушакова.

Секретарь - работник, ведающий делопроизводством учреждения, предприятия и т. п., а также ведущий деловую переписку отдельного лица. Также в обязанности секретаря входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами и управлениями организации.

Википедия – свободная энциклопедия.

На любом предприятии, в любой организации нужны секретари. Потребность в высококвалифицированных специалистах растет день ото дня.

Чем больше страна выходит из кризиса, тем больше открывается новых предприятий, увеличивается число фирм и организаций, ведущих разнообразную хозяйственную и коммерческую деятельность. И на каждом таком предприятии или организации во главе коллективов и подразделений работают руководители, которым нужен помощник-секретарь.

Пока люди объединяются для совместной работы, пока во главе этих объединений стоят руководители, будет существовать необходимость в секретарях.

Секретарь руководителя и его деятельность возникли при развитии государств, их взаимоотношений, росте управленческих функций, сопутствующих этому развитию производственных отношений, росту объемов производства и торговли.

Так, функции секретарей при руководителях государств выполняли особо приближенные члены свиты, а в дальнейшем специально подготовленные чиновники (в России, например, дьяки различных приказов, далее действительные, тайные, статские и пр. советники, пресс- и прочие секретари).

Труд секретаря постоянно развивается и требует внедрения новых технологий и приемов для оптимизации выполнения своих функций.

1. Содержание труда

Секретарь руководителя осуществляет работу по организационно-технической поддержке деятельности руководителя предприятия:

· готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

· принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия, проверяет правильность их оформления и обеспечивает качественное их редактирование,

· принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям,

· записывает и доводит до сведения руководителя информацию, полученную в его отсутствие,

· организует проведение переговоров, заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

· осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль,

· обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями,

· организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Квалифицированный секретарь руководителя должен знать:

· стенографию и машинопись;

· правила ведения делопроизводства;

· основы архивного дела;

· основы административного права и законодательства о труде;

· основы организации труда и управления;

· структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

· правила внутреннего трудового распорядка предприятия.

Могут быть востребованы специальные отраслевые знания.

Для успешного освоения профессии секретаря руководителя необходимо хорошее знание правил русского языка, литературы, осведомленность в вопросах экономики, права и психологии, желательно знание иностранных языков.

Квалифицированный секретарь руководителя должен уметь:

· вести документооборот, деловую корреспонденцию;

· пользоваться компьютером и оргтехникой (принтер, сканер, ксерокс, факс, АТС и др.);

· общаться с руководителем, сотрудниками и посетителями приемной в соответствии с нормами деловой этики;

· эффективно планировать свой рабочий день;

· оперативно выполнять поручения руководителя.

Основным организационно-правовым документом секретаря является должностная инструкция, на которую он опирается в своей работе. В инструкции определены место секретаря в структуре управления, его подчиненность, функции и обязанности, права, ответственность.

2. Орудия труда

Рабочее место снабжается приемно-переговорными устройствами, средствами коммуникаций с руководителями и с отделами предприятия, современными средствами делопроизводства – компьютерами, многофункциональными электронными устройствами и прочим оборудованием. В приемной так же размещается мебель для посетителей.

Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:
1) средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.);
2) средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе – портативная пишущая машинка);
3) средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);
4) средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф);
5) средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);
6) копировальные средства и аппараты;
7) шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;
8) офисная мебель и оборудование.

3. Субъект труда

Класс данной профессии: исполнительский (алгоритмический). Профессии исполнительского (алгоритмического) класса связаны с выполнением решений, работой по заданному алгоритму, образцу, соблюдением имеющихся правил и нормативов, инструкций, стандартов, стереотипным подходом к решению проблем.

Реализация различных видов профессиональной деятельности сферы «человек-человек» протекает в особых условиях. Специалист, работающий в данной сфере, помимо профессиональных знаний и умений, должен обладать знаниями и умениями по работе с людьми. Доброжелательность, интерес к людям, сочувствие, сопереживание должны сочетаться с высокой эмоциональной устойчивостью, самоконтролем. Работа с людьми часто сопряжена с высоким нервно-психическим напряжением и требует хорошо развитых не только коммуникативных, но и эмоционально-волевых качеств. Секретарь постоянно отслеживает возникающие потребности руководителя при различных ситуациях по управлению. Секретарь работает в более или менее крупных организациях и учреждениях, ведущих прием посетителей и имеющих документооборот. Работа секретаря в различных учреждениях имеет свою специфику. Работа может быть ненормированной и предполагать командировки. Могут быть востребованы специальные отраслевые знания. Работа протекает в очень насыщенной информационно-коммуникативной среде.

Секретарю в его работе нужны способности к обучению и восприятию новых знаний, тщательность и скрупулезность в выполнении своих обязанностей, навыки общения с людьми, способность учитывать психологическое состояние собеседника и его настрой на контакт. У квалифицированного секретаря хорошая память, он способен концентрироваться и распределять внимание. Секретарь постоянно общается с людьми. Для него важно обладать культурной и правильной речью, грамотно писать. Для секретаря важно уважительно относиться к людям. Вежливость, независимость, чувство собственного достоинства, благожелательный настрой – это основа, на которой строится работа секретаря. Именно секретарь является той узловой точкой, через которую проходят все связи и контакты его руководителя. Именно деятельность секретаря во многом определяет имидж и деловую репутацию руководителя как внутри коллектива, так и при внешних контактах.

Секретарь – это помощник руководителя, его правая рука. От секретаря во многом зависит, насколько эффективной будет работа руководителя, насколько он сможет сосредоточиться на стратегических задачах, не отвлекаясь на второстепенные.

4. Организация труда

Секретарь подчиняется непосредственно руководителю.

При организации труда секретаря руководителя очень важен порядок расположения документов:

- входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секритариат.

- текущая обработка: материалы, которые уже отработаны или должны быть скоро закончены.
- исходящие материалы: то, что уходит из секретариата. Эти группы документов должны быть собраны в папки или обложки. Исходящие документы нужно разделить на:

а) собственно исходящую почту, идущую за пределы предприятия;
б) документы, рассылаемые в пределах предприятия;
в) документы, предназначенные для подшивки в дела.

Текущая работу разделена на:

1. срочную - к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны пребывает отдельно).

2. менее срочную. Следует сложить все совместно то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку.

3. назначенный период выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.

4. документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени нужно проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее час. Если этого своевременно не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее час на его поиски.

5. Условия труда

• Работает в помещении.

В зависимости от конкретных служебных обязанностей секретаря, его рабочее место может располагаться в приёмной, регистратуре и т.д.

• Сидячий образ деятельности.
• Работа с персональным компьютером и оргтехникой.
• Режим труда определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
• Работа может быть ненормированной и предполагать командировки.
• Вид оплаты – оклад + премия + социальный пакет; зарплата примерно равна среднему уровню доходов в промышленности или даже несколько выше.

В таблице 1 приведены соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда секретаря.

Таблица 1 - Основные санитарно-гигиенические нормы труда

6. Характеристика требований, предъявляемых профессией к личностным, психологическим, психофизиологическим качествам субъекта труда.

Доминирующая профессиональная направленность: на работу с людьми и документами.

Необходимые качества:

· острота зрения и слуха;

· развитая мелкая моторика (ловкость и координация движений рук);

· грамотная, четкая, выразительная и понятная устная и письменная речь.

Развитые познавательные процессы:

· концентрация, устойчивость, распределение и переключение внимания;

· оперативная и долговременная память.

· устойчивое внимание

· хорошая зрительная память

Выраженные личностные качества:

· организованность;

· эмоциональная устойчивость;

· коммуникабельность;

· дипломатичность;

· оперативность;

· аккуратность;

· пунктуальность;

· ответственность;

· исполнительность;

· наблюдательность.

Медицинские ограничения:

· нервно-психические заболевания;

· заболевания сердечно-сосудистой системы;

· дефекты зрения и слуха;

· выраженные дефекты речи;

· явные физические недостатки.