Электронная почта. Основные принципы написания писем

"…мне бы не хотелось, чтобы электронная почта представлялась вам каким-то чудовищем. Большинству людей нравится эта форма общения – нужно только отвести ей должное место в распорядке дня".

(К. Крампиш)

Переписка по электронной почте является относительно новым видом эпистолярного жанра, в котором есть свои особенности отличающие ее от традиционного "бумажного" общения. В Интернет даже существует такое понятие как "нетикет" (сетевой этикет) – набор правил используемых для общения в Сети. Часть этих правил относятся к общению через электронную почту. Знание этих правил поможет вам с наибольшей эффективностью вести переписку со своими друзьями и коллегами. Давайте рассмотрим основные моменты, которые необходимо знать при использовании e-mail.

Неформальность стиля общения.

Приступая к переписке через электронную почту, вам нужно будет привыкнуть к новому стилю общения. Некоторые правила, характерные для "бумажной" почты здесь не используются. Так, совершенно нормальным считается отсутствие привычных приветствий, таких как "здравствуйте", "уважаемый", "дорогой" и т. п. Вместо этого нормой считается начать свое письмо с приветствия "привет", либо вообще опускать приветствие или обращение и сразу же переходить к сути дела.

Заполнение полей "Тема" ("Subject"), "Кому"("To"), "Важность письма".

При отправке электронных сообщений в поле "Кому" ("To") вы вводите e-mail адрес получателя. Если вы хотите отправить одно письмо сразу нескольким получателям, то адреса можно ввести через запятые. В случае, если вы хотите отправить свое письмо сразу большому количеству адресатов, но не хотите, чтобы они смогли увидеть адреса других получателей сообщения, то вам следует вписать электронные адреса в поле "скрытая копия" ("Bcc"). В поле "Тема" ("Subject") обязательно напишите тему сообщения. Считается дурным тоном отправлять письма, без указания темы.

В некоторых почтовых программах вы также можете указать степень важности вашего сообщения. Это особенно актуально, если человек, которому вы пишите, получает ежедневно большое количество писем. Помечая свое письмо как "важное", вы обозначаете, тем самым, приоритетность его прочтения. Но не следует слишком увлекаться этой функцией. У получателей может выработаться иммунитет на ваши послания.

Адресная книга.

Вовсе не обязательно помнить электронные адреса ваших друзей и коллег на память. Для этого в любой почтовой программе есть так называемая "Адресная книга", в которую вы можете занести фамилии и имена ваших корреспондентов, а также их e-mail и другую контактную информацию. Чтобы написать письмо нужному вам человеку, достаточно выделить его имя в адресной книге, и нажать кнопку "отправить почту". В появившейся форме для нового сообщения, его электронный адрес будет автоматически занесен в поле "Кому". Как быть, если кто-то из ваших знакомых не помнит свой e-mail на память? В этом случае просто сообщите ему свой адрес и попросите его отправить вам любое сообщение. Получив от него письмо, вы сможете найти его адрес в поле "От" ("From").

Ответ на полученное сообщение.

Чтобы ответить на полученное письмо, как правило, достаточно нажать на кнопку "Ответить"("Reply") в вашей почтовой программе. При этом появится форма для нового сообщения, где в поле "Кому" ("To") автоматически будет вписан адрес получателя, а в теле письма будет включен текст исходного сообщения. Рекомендуется не удалять этот текст и отправить ответ вместе с ним. Таким образом, получатель вашего сообщения легко сможет вспомнить о чем шла речь в вашей предыдущей переписке. Иногда с этой целью в одном письме могут содержаться 3-5 и более предшествующих сообщений.

Цитирование.

При ответе на письма часто используется цитирование фрагментов письма с целью напомнить, о чем идет речь. Это одно из существенных преимуществ электронной переписки. При этом в большинстве почтовых программ цитируемый фрагмент выделяется знаком "больше" (>). Например:

Ты меня спрашиваешь:

>Сообщи мне расписание предстоящих мероприятий нашей

>компании на ближайший месяц.

Высылаю тебе расписание вложенным файлом…

Сортировка входящих сообщений.

Входящие сообщения электронной почты необходимо сортировать по созданным вами папкам. Любая современная почтовая программа позволяет легко это делать. Часть поступающих к вам сообщений вы будете удалять. Но часть (и по моему опыту весьма большую) необходимо сохранить. Чтобы потом легко можно было найти нужное вам письмо, сортируйте всю приходящую к вам почту по папкам. Например, я использую около 20 разных папок. В папку "бизнес", я складываю сообщения полученные от спонсоров и от компании, в папку "дистрибьюторы" я помещаю сообщения от своих дистрибьюторов, в папку "психология" я сохраняю почтовые рассылки на соответствующие темы и т. д.

Смайлики (Smileys). "…Смайлики – это не только образчики крякозяблового искусства, маленькие тренажерчики для воображения, но и незаменимые заменители невербальной составляющей человеческого общения, в условиях всеобщей клавиатуризации,технократизации, и все большего удаления человека от человека…"

Когда мы разговариваем "в живую", кроме вербального компонента мы широко используем жесты, мимику, интонации, обогащающие смысл сказанного. Общение через электронную почту лишает нас главного козыря человеческого общения – возможность обмена эмоциями. Но этот недостаток частично преодолен. Сегодня в Сети для виртуального общения, в том числе и через электронную почту, широко используются так называемые "смайлики" – рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и других символов. способные передавать эмоциональную окраску вашим текстам. К примеру посмотрите на этот набор знаков :-) Мысленно переверните этот рисунок на 90° по часовой стрелке и вы увидите весело улыбающуюся рожицу. Если вы напечатали этот смайлик после фразы, то она сразу наполняется хорошим настроением. Используя различные смайлики при переписке, вы теперь сможете вести оживленную беседу в письмах и при этом передавать не только мысли, но и чувства. Вот наиболее распространенные смайлики:

Электронная подпись.

Электронная подпись – это специально созданный файл (signature), который представляет собой вашу текстовую подпись. Наличие электронной подписи в ваших сообщениях является не только правилом хорошего тона для деловой переписки, но и прекрасным способом ненавязчивой рекламы вашего бизнеса. Дело в том, что прямая реклама, включенная в "тело" письма, как правило, воспринимается весьма негативно, в особенности малознакомыми и незнакомыми людьми. Тогда как, несколько строк подписи воспринимаются, как вполне корректная форма преподнесения рекламной информации. Представьте себе, если вы оставляете свое сообщение на одном из популярных форумов. Вашу подпись смогут увидеть тысячи человек! У всех современных почтовых программ есть опция создания электронной подписи. У почтовой службы MAIL.RU данная функция доступна в "Настройках интерфейса". Рассмотрим основные правила составления и использования электронной подписи:

Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.

Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

Она должна выключать в себя вашу фамилию и имя, электронный адрес, адрес страницы в Интернет (если есть), а также текст или слоган, дающий представление о вашем бизнесе, (либо) продуктах, (либо) услугах. Иногда в подписи включают свои любимые афоризмы.

Ваш e-mail и адрес страницы в Интернет должны быть активными. Это значит, что не все почтовые программы "узнают" электронные адреса электронной почты и Интернета, вида ivanov@mail.ru или www.ivanov.ru. Решается эта проблема легко. Просто к адресу электронной почты нужно подписать "mailto:" а к веб-адресу – "http://". Получаем: mailto:ivanov@mail.ru, и http://www.ivanov.ru.

Используйте разделительную линию, отделяющую подпись от основного сообщения. Разделительная линия способствует привлечению внимания к вашим данным.

Полезно иметь несколько вариантов подписей, которые можно гибко использовать в зависимости от характера переписки.

А теперь составим примерную электронную подпись с учетом вышеперечисленных правил:

------------

Иванов Иван,

Величайший сетевик в мире.

mailto:ivanov@mail.ru

http://www.ivanov.ru

Теперь, однажды созданная подпись, будет автоматически включаться во все ваши исходящие письма.