Разработка базы данных автоматизированной информационно-поисковой системы учёта готовой продукции

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к курсовой работе

на тему: «Разработка базы данных автоматизированной информационно-поисковой системы учёта готовой продукции»

Введение

Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и т.д. Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс. Поэтому и возникла необходимость создания баз данных.

Без баз данных сегодня невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Они позволяют структурировать, хранить и извлекать информацию оптимальным для пользователя способом.

База данных (БД) – это компьютеризованная система, предназначенная для хранения информации и предоставления ее по требованию.

Задача базы данных состоит в хранении всех представляющих интерес данных в одном или нескольких местах, причем таким способом, который заведомо исключает ненужную избыточность. Создание баз данных преследует две основные цели: понизить избыточность данных и повысить их надежность.

Поскольку использование баз данных является одним из краеугольных камней, на которых построено существование различных организаций, пристальное внимание разработчиков баз данных вызывают инструменты, при помощи которых такие приложения можно было бы создавать. Среди большого разнообразия продуктов для разработки приложений BuilderC++ занимает одно из ведущих мест.

Между собственно физической базой данных и пользователями системы располагается уровень программного обеспечения, именно это и подразумевается под понятием СУБД. Все запросы пользователей на получение доступа к базе данных обрабатываются СУБД. Создание, наполнение, обновление и удаление данных в файлах или таблицах также предоставлены СУБД. Основная задача СУБД – дать пользователю базы данных возможность работать с ней, не вникая во все подробности работы на уровне аппаратного обеспечения. То есть, СУБД позволяет обычному пользователю рассматривать базу данных как объект более высокого уровня по сравнению с аппаратным обеспечением, а также предоставляет в его распоряжение набор операций, выражаемых в терминах языка высокого уровня, например, набор операций, которые можно выполнять с помощью языка SQL (Structured Query Language).

Целью данной курсовой работы было проектирование и организация базы данных учёта готовой продукции и сопровождение ее программным продуктом.

база данные программа компьютеризированный

1. Описание предметной области

Каждая система управления базами данных, в зависимости от ее предназначения имеет дело с той или иной предметной областью. Выявление предметной области является необходимым этапом при разработке любой СУБД. Именно на этом этапе выявляются информационные потребности всей совокупности пользователей будущей системы.

Предметной областью данной СУБД является компьютерный магазин. В данной предметной области необходима своя база данных, поскольку в магазине имеется много различной информации.

База данных решает следующие задачи: учёт товара, выдача данных о поставщиках и поставляемых ими товарах (фирма-поставщик, его реквизиты, наименование товаров, характеристики, цены), вычисляет суммы оплаты.

Далее можно выделить основные понятия данной предметной области, а именно:

1) заказы

2) клиенты

3) поставщики

4) поставка

5) сотрудники

6) товары

Исходные данные о магазине: магазин располагается в нескольких помещениях (склад, торговый зал). У фирмы есть поставщики, осуществляющие поставку компьютеров и комплектующих на склад магазина.

Так же в магазине есть свой штат сотрудников: менеджеры и консультанты, осуществляющие продажу товара, бухгалтер, кладовщики, грузчики-водители.

Клиент, приходя в магазин, взаимодействует с менеджером, который, в свою очередь, осуществляет продажу компьютеров или комплектующих. Операции с денежными средствами и отбивку чека осуществляет так же менеджер. При покупке товара, клиент получает чек с указанием товара и его стоимости, на основании которого со склада ему отгружают необходимый товар.

При отсутствии товара на складе работник магазина выбирает отсутствующие товары и на основании этих данных составляет заявку на имя фирмы-поставщика.

2. Постановка задачи

2.1 Характеристика комплекса задач

Разрабатывая данную базу данных, необходимо реализовать выполнение следующих пунктов:

– учёт товара;

– выдача данных о поставщиках и поставляемых ими товарах (фирма-поставщик, его реквизиты, наименование товаров, характеристики, цены);

– вычисление суммы оплаты.

2.2 Выходная информация

В роли информации, которую мы получаем в ходе работы с СУБД, выступают отчеты о конкретных данных, требования к которым выдвигаются в соответствующих запросах к БД.

2.3 Входная информация

Входной информацией является:

1) информация о поставщиках: название поставщика, представитель поставщика, Ф.И.О., адрес, телефон.

2) информация о клиентах: Ф.И.О. клиента, его адрес и контактный телефон;

3) информация о сотрудниках: Ф.И.О. сотрудника, дата рождения, должность, адрес, контактный телефон, также есть дополнительное поле для заметок;

4) информация о товаре: наименование товара, технические характеристики, описание, изображение товара, стоимость закупки, наличие товара, количество, стоимость продажи;

5) информация о заявках: дата подачи заявки, дата доставки;

6) информация о поставках: дата поставки.

Разработанная оболочка для БД выполняет следующие функции:

а) добавление новой записи в таблицу данных;

б) изменение существующей записи в таблице данных;

в) удаление существующей записи из таблицы данных;

г) обновление данных после их изменения;

д) возможность структурировано читать данные;

е) возможность сортировки данных.

В данной работе реализованы наиболее актуальные функции для работы с БД, необходимые для ведения учета готовой продукции в магазине, на предприятии, на заводе.

3. Обоснование выбора СУБД

В настоящее время среди разработчиков базы данных (БД) большой популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав пакета MicrosoftOffice 2003. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации – вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

Основные функции СУБД – это описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.

База данных – это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части.

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов – атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

– добавить в таблицу одну или несколько записей;

- удалить из таблицы одну или несколько записей;

- обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

- найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определённым критериям множество записей, либо изменение в таблицах.

Access может работать одновременно только с одной базой данных. Однако в одной базе данных могут содержаться сотни таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов и модулей.

На сегодняшний день существует много способов разработки БД. Но у каждого из них есть свои достоинства и недостатки. Наиболее актуальной программой для разработки БД сегодня является MicrosoftAccess 2003. Она наиболее подходит для реализации требуемых функций. А также способ реализации наиболее прост. Эта программа является в свою очередь наиболее распространенной среди разработчиков небольших БД, которые в будущем будут взаимодействовать с другими программами.

4. Описание схемы базы данных и нормализация

4.1 Описание начальной схемы базы данных

Анализ решаемых задач позволяет выделить следующие сущности и их атрибуты:

– Сущность «Заказы»

1) Номер п/п

2) Код сотрудника

3) Код товара

4) Дата подачи заявки

5) Дата доставки

6) Код клиента

– Сущность «Клиент»

1) Код

2) Ф.И.О.

3) Адрес

4) Телефон

– Сущность «Поставка»

1) Код поставки

2) Код поставщика

3) Дата поставки

– Сущность «Поставщик»

1) Код поставщика

2) Название поставщика

3) Представитель поставщика

4) Ф.И.О.

5) Адрес

6) Контактный телефон

– Сущность «Сотрудник»

1) Код сотрудника

2) Фамилия

3) Имя

4) Отчество

5) Должность

6) Адрес

7) Домашний телефон

8) Дата рождения

9) Заметки

– Сущность «Товар»

1) Код товара

2) Код поставки

3) Наименование товара

4) Технические характеристики

5) Описание

6) Изображение

7) Стоимость закупки

8) Наличие

9) Количество

10) Стоимость продажи

Выделенные сущности можно представить в виде схемы БД (Рисунок 4.1).

Рисунок 4.1 – Схема БД

4.2 Нормализация схемы базы данных

4.2.1 Первая нормальная форма

Приведение к первой нормальной форме: когда поле в данной записи содержит более одного значения для каждого вхождения первичного ключа, такие группы данных называются повторяющимися группами. 1НФ не допускает наличия таких многозначных полей.

4.2.2 Вторая нормальная форма

Приведение ко второй нормальной форме: удаление всех не ключевых атрибутов, которые зависят только от части первичного ключа. Такие атрибуты называются частично зависимыми. Не ключевые атрибуты заключают в себе информацию о данной сущности предметной области, но не идентифицируют ее уникальным образом.

4.2.3 Третья нормальная форма

Приведение к третьей нормальной форме: удаление всех не ключевых атрибутов, которые зависят от других не ключевых атрибутов. Каждый не ключевой атрибут должен быть логически связан с атрибутом (атрибутами), являющимся первичным ключом.

Таким образом, получаем базу данных, приведенную к 3НФ и содержащую упорядоченную информацию, детально отображающую рассматриваемую предметную область.

В разработанной БД ключевыми полями являются:

– код заказа;

– код поставщика;

– код товара;

– код клиента;

– код поставки;

– код сотрудника.

Все необходимые таблицы связаны именно по этим ключевым полям. Эти поля применились к уже нормализованной БД. Благодаря чему реализована зависимость одного поля от другого.

Рисунок 4.2 – Нормализованная БД

5. Руководство пользователя информационно-посковой системой

5.1 Введение

Для разработки решения по информационному обеспечению задачи «Магазин» используется СУБД Access 2003 компании Microsoft, так как Access 2003 полностью совместим с ОС Windows, которая является пакетной программой Microsoft Office.

Разработанная БД позволяет выполнять следующие действия:

– просмотр содержания таблиц;

– введение и изменение информации в таблице;

– добавление новых поставщиков, товаров, сотрудников, клиентов;

– редактирование и удаление данных;

– просмотр отчетов о поставщиках, выписки по наличию товара;

– просмотр запросов.

Уровень подготовки пользователей для работы с данным приложением не существенен, так как с ним может работать как начинающий пользователь ПК, так и эксперт.

5.2Назначение и условия применения

Разработанная реляционная база данных предназначена для эффективного хранения информации по учету деятельности любого компьютерного магазина.

БД магазина предназначена для запуска под управлением операционных систем Windows 98/ME/2000/XP. Установка приложения на ЭВМ не требуется, достаточно просто скопировать его с компакт диска, на котором оно поставляется. Для запуска БД ваша система должна удовлетворять следующим требованиям:

– Pentium II 366 МГц;

– 64 Мб ОЗУ;

– 8 Мб видеопамяти;

– CD-Rom привод;

– 5 Мб свободного пространства на жестком диске;

– установленный программный пакет MicrosoftOffice.

5.3 Подготовка к работе

Программа вызывается при запуске ИС ′БД магазина′.mdb, расположенного на предлагаемом CD-диске. Все таблицы, запросы, формы, макросы и отчёты хранятся в одном файле. Недостатком является то, что программа, созданная в версии MicrosoftAccess 2003, может не полностью выполнять все свои функции в более ранних версиях MicrosoftAccess.

5.4 Описание операций

MicrosoftAccess, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access– это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Accessможно создать приложение, работающее в среде Windowsи полностью соответствующее потребностям по управлению данными. Используя запросы, есть возможность выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Accessдля создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты «наследуют» свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев необходимо указать форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных средств Accessотносятся средства разработки объектов – Мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции.

С помощью Access также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать данные в них).

MicrosoftAccess имеет множество областей применения: на малом предприятии, корпорации и даже в сфере домашнего применения.

В ходе проделанной работы, были созданы:

1) 6 таблиц;

2) 5 запросов, из них 4 на выборку и 1 на удаление;

3) 9 форм;

4) 2 отчета, (один для печати выписки на товар в наличии и один на выбор поставщика и приобретенных у него товаров).

Таблицы:

– ЗАКАЗЫ;

– КЛИЕНТЫ;

– ПОСТАВКА;

– ПОСТАВЩИК;

– СОТРУДНИКИ;

– ТОВАРЫ.

Формы:

– ЗАКАЗЫ: форма;

– КЛИЕНТЫ: форма;

– НАЛИЧИЕ ТОВАРА: форма;

– ПОСТАВЩИКИ: форма;

– ПОСТАВКА: форма;

– ТОВАРЫ: форма;

– СОТРУДНИКИ: форма;

Структуры таблиц разработанной БД приведены на рисунках 5.1–5.7.

5.1 – Таблица «ЗАКАЗЫ»

В данной таблице будет содержаться информация о заказах. Указаны соответствующие типы полей для каждой колонки. Выбраны необходимые параметры для данной таблицы.

5.1 – Таблица «КЛИЕНТЫ»

В данной таблице будет содержаться информация о клиентах. Указаны соответствующие типы полей для каждой колонки. Выбраны необходимые параметры для данной таблицы.

5.1 – Таблица «ПОСТАВКА»

В данной таблице будет содержаться информация о поставках. Указаны соответствующие типы полей для каждой колонки. Выбраны необходимые параметры для данной таблицы.

5.1 – Таблица «ПОСТАВЩИК»

В данной таблице будет содержаться информация о поставщиках. Указаны соответствующие типы полей для каждой колонки. Выбраны необходимые параметры для данной таблицы.

5.1 – Таблица «СОТРУДНИКИ»

В данной таблице будет содержаться информация о сотрудниках. Указаны соответствующие типы полей для каждой колонки. Выбраны необходимые параметры для данной таблицы.

5.1 – Таблица «ТОВАРЫ»

В данной таблице будет содержаться информация о товарах. Указаны соответствующие типы полей для каждой колонки. Выбраны необходимые параметры для данной таблицы.

5.5 Аварийные ситуации

В случае отказа технических средств восстановление работоспособности должно исполняться заменой блоков и модулей, которые отказали, на исправные.

Информация БД должна быть программно защищена от несанкционированного доступа.

В программном обеспечении СУБД необходимо предусмотреть систему паролей с определением круга лиц, которые имеют право подавать команды управления и модифицировать данные.

Обращение к справочной информации должно быть возможным только для чтения и вывода на печать.

В случае выхода из строя контроллера должна сохраняться информация, которая получена в предыдущих циклах опроса.

Информация, которая хранится в базах данных ИС, должна не разрушаться в случаях кратковременных провалов в питании или при переходе с основного питания на резервное и наоборот.

Для быстрого восстановления утраченных фрагментов данных необходимо всегда иметь копию приложения на внешних носителях.

5.6 Рекомендации по освоению

При открытии программы можно увидеть программное окно, отображающее совокупность всех объектов БД. Затем в формах БД выбираем главную форму под названием «ГЛАВНАЯ», с которой и начинается вся дальнейшая работа (Рисунок 5.8). На этой форме расположено главное меню управления БД, состоящее из кнопок: «ЗАКАЗ», «КЛИЕНТ», «ПОСТАВКА», «ПОСТАВЩИК», «СОТРУДНИКИ», «ТОВАР», «ВЫХОД».

Рисунок 5.8 – Форма «Главная»

При нажатии на кнопку «КЛИЕНТ» открывается форма «КЛИЕНТ: форма» (Рисунок 5.9). Эта форма содержит информацию о клиентах магазина.

Рисунок 5.9 – Форма «КЛИЕНТ: форма»

При нажатии на кнопку «ПОСТАВКА» открывается форма «ПОСТАВКА: форма» (Рисунок 5.10). Эта форма содержит информацию о поставках магазина.

Рисунок 5.10 – Форма «ПОСТАВКА: форма»

При нажатии на кнопку «СОТРУДНИК» открывается форма «СОТРУДНИК: форма» (Рисунок 5.11). Эта форма содержит информацию о сотрудниках компьютерного магазина.

Рисунок 5.11 – Форма «СОТРУДНИК: форма»

При нажатии на кнопку «ТОВАР» открывается форма «ТОВАР: форма» (Рисунок 5.13). Эта форма содержит информацию о товаре, его характеристику и конфигурацию.

Рисунок 5.13 – Форма «ТОВАР: форма»

При нажатии на кнопку «ЗАКАЗЫ» открывается форма «ЗАКАЗЫ: форма» (Рисунок 5.14). Эта форма содержит информацию о клиентских заказах.

Рисунок 5.14 – Форма «ЗАКАЗЫ: форма»

При нажатии на кнопку «ВЫХОД» выполняется выход из приложения. Все объекты БД автоматически закрываются.

6. Тестирование

Под тестированием понимается процесс исполнения программы с целью обнаружения ошибок. Принципы тестирования, обеспечивающие приемлемую вероятность обнаружения ошибок, сводятся к следующему:

– описание предполагаемых значений входных данных или результатов должно быть необходимой частью тестового набора;

– следует по возможности избегать тестирования программы ее автором;

– тесты для неправильных и непредусмотренных входных данных следует разрабатывать также тщательно, как для правильных и предусмотренных данных;

– необходимо проверять не только, делает ли программа то, для чего она предназначена, но и не делает ли она того, чего не должна делать;

– нельзя планировать тестирование в предположении, что ошибки не будут обнаружены.

Было проведено тестирование разработанной оболочки для БД, созданной в Microsoft Office Access 2003. Результаты представлены ниже.

Добавление данных.

база данные программа компьютеризированный

Рисунок 5.1 – Таблица до момента добавления записи

Рисунок 5.2 – Таблица после добавления записи

Можно сделать вывод, что функция добавления записи работает полностью. В таблицу добавлен новый сотрудник на должность инженер.

Редактирование текущей записи.

Рисунок 5.3 – Таблица до редактирования записи

Рисунок 5.4 – Таблица после редактирования записи

Можно сделать вывод, что функция редактирования записи работает полностью. Обновились данные о наличии товара. Данные об этом изменении были удачно внесены в БД.

Удаление записи из таблицы.

Рисунок 5.5 – Таблица до удаления записи

Рисунок 5.6 – Таблица после удаления записи

Можно сделать вывод, что функция удаления записи работает полностью.

Выводы

В ходе выполнения курсовой работы была разработана база данных, необходимая для информационной системы учёта готовой продукции, а также оболочка для её обработки. База данных использует реляционную модель данных, таблицы базы данных прошли все этапы нормализации. Для созданной БД была построена схема базы данных, что облегчит дальнейшее её развитие.

Результат работы был создан на основе полученных знаний по дисциплине ОСБД с использованием Microsoft Office Access 2003, а также MicrosoftVisualStudio 2005.

Разработанная программа позволяет выполнять изменение, добавление и удаление информации в таблицах.

Были закреплены знания в области программирования, в частности были использованы такие языки программирования, как C++ и SQL.

Данная работа выполнена полностью в соответствии с предъявляемыми требованиями. Все цели были достигнуты на высоком уровне.

Перечень ссылок

1. Мартин Грабер. SQL– К.: Издательство «ЛОРИ», 2003, – 644 с.

2. Дейт К.Дж. Введение в системы баз данных, 8-е изд. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2005. – 1328 с.

3. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 1989.

4. Глушков С.В., Ломотько Д.В. Базы данных. (Учебный курс). – Харьков, 2002. – 504 с.

5. Томас М. Конноли, Каролин Е. Бегг Базы данных. Проектирование, реализация, сопровождение. Теория и практика. – Москва-Санкт-Петербург-Киев, 2007. – 1111 с.

6. Хаббард Дж. Автоматизированное проектирование баз данных. – М.: Мир, 1984.

7.Мейер М. Теория реляционных баз данных. – М.: Мир, 1987.

8. Гончаров А.Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами, Москва, 2008 г.