Портфолио делового человека

Портфолио

делового человека
Особенности делового стиля

Официально-деловой стиль – это разновидность современного русского литературного языка, которая функционирует в сфере правовой и административно-общественной деятельности. Официально-деловой стиль реализуется в устной и письменной формах.

Стиль и смысловое содержание деловой документации должны подчиняться следующим требованиям:

- точность изложения информации: текст не должен допускать двоякого толкования, каждое предложение должно быть однозначным;

- лаконичность передачи информации;

- использование языковых клише, облегчающих восприятие текста;

- нейтральный тон изложения.

Официально-деловая документация составляется и читается официальными лицами. Составители деловых документов абстрагированы от своей индивидуальности и выступают как представители той или иной организации. В связи с этим важна установка на отсутствие экспрессивных языковых средств.

Личная документация

1. Составление заявления

Заявление – документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Структура заявления

- Наименование адресата – должность, фамилия, инициалы (в родительном падеже).

- Фамилия, инициалы подавшего заявление (в родительном падеже). Если заявление пишется на имя работника той же организации, к которой относится автор заявления, то последний должен указать свою должность после фамилии и инициалов, а если заявление адресовано в какую-либо иную организацию, то подающий заявление указывает свой адрес.

- Заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы).

- Текст заявления.

- Опись прилагаемых документов.

- Подпись заявителя (внизу справа).

- Дата подачи заявления (ниже подписи и слева листа, число и год пишутся цифрами, а месяц словами.

Составление доверенности

Доверенность – документ, дающий кому-либо право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность.

Структура доверенности на получение денег

- Наименование документа.

- Фамилия, имя, отчество (иногда должность, адрес, паспортные данные – в зависимости от цели написания доверенности) доверителя.

- Фамилия, имя, отчество (иногда должность), адрес, паспортные данные доверенного лица.

- Содержание доверенности (КТО – ДОВЕРЯЮ – КОМУ – ЧТО СДЕЛАТЬ) (сумма пишется цифрами и в скобках прописью).

- Подпись доверителя.

- Дата выдачи доверенности.

- Наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя.

- Дата удостоверения и подпись.

Расположение частей доверенности:

- наименование документа – в центре;

- текст – с красной строки;

- дата – слева, подпись – справа;

- под датой и подписью – место, чтобы заверить документ.

3. Составление объяснительной записки

Объяснительная записка – документ, содержащий объяснение причин какого-либо нарушения в производственном процессе.

Структура объяснительной записки

- Наименование адресата (руководитель организации, подразделения).

- Фамилия, инициалы, должность работника, пишущего объяснительную записку.

- Заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы).

- Текст объяснительной записки.

- Опись прилагаемых документов.

- Подпись (внизу справа).

- Дата написания объяснительной записки (ниже подписи и слева листа, число и год пишутся цифрами, а месяц словами).

4. Составление расписки

Расписка – официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя.

Структура расписки

- Наименование документа (в центре, с заглавной буквы).

- Фамилия, имя, отчество лица, дающего расписку.

- Наименование учреждения, предприятия или лица, от которого получено что-либо.

- Точное наименование полученного с указанием количества или суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, затем в скобках пропись.).

- Подпись получателя (справа).

- Дата составления расписки (слева).

Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.

Доверенность

Доверенность

Я, Зябликова Елизавета Валерьевна, доверяю Ивановой Любови Юрьевне получить в научно-исследовательском институте «Импульс» мою заработную плату за январь 2006 года.

15 февраля 2006 Е.В.Зябликова

Подпись Л.Ю.Ивановой _____________________________

Удостоверяю

Директор ______________________________ С.С.Горбунов

15 февраля 2006 Печать.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Директору

московской средней школы №120

Скворцову А.Н.

от учащегося 8 «Б» класса

Иванова Александра

заявление.

Прошу Вас разрешить мне отсутствовать на занятиях в школе 3 марта 2006 года, так как в этот день пройдут спортивные соревнования на призы Правительства Москвы.

Меня включили в юношескую сборную по плаванию Всероссийского спортивного общества «Динамо» для участия в этих соревнованиях.

15 февраля 2006 г. А.Иванов

Расписка

Расписка

Я, руководитель волейбольной секции спорткомплекса «Олимпийский» Гусев Петр Петрович, взял у завхоза Никифорова С.С. для проведения тренировок 20 (двадцать) мячей волейбольных.

Срок возврата мячей – 25 февраля 2006 года.

15 февраля 2006 П.П.Гусев

.

Деловое письмо

Понятие делового письма, виды деловых писем

Деловое письмо – документ, который подготавливает заключение сделок, важные встречи, содержит служебную информацию, претензии, предложения и т.д. Таким образом, деловое письмо – письменный диалог юридических лиц, в котором решаются важнейшие вопросы экономико-правовой деятельности организации.

Письмо должно соответствовать конкретному типу письма (письмо-запрос, ответное письмо, сопроводительное письмо и т.д.).

По содержанию и назначению письма могут быть следующих типов:

- письмо-сообщение (информационное);

- сопроводительное письмо;

- письмо-инструкция;

- гарантийное письмо;

- письмо-просьба;

- письмо-запрос;

- оферта (письмо-предложение);

- письмо-напоминание;

- письмо-приглашение;

- рекламация (письмо-претензия);

- письмо-подтверждение;

- письмо-благодарность;

- письмо-ответ.

Текст письма должен быть 1) лаконичным, 2) последовательным, 3) убедительным, 4) корректным.

Перечень возможных реквизитов отправителя:

1) наименование организации;

2) почтовый адрес;

3) номера телефонов;

4) номера факсов;

5) счета в банке;

6) адрес электронной почты.

Перечень реквизитов заголовочной части:

1) дата составления письма;

2) регистрационный номер;

3) заголовок к тексту.

Заголовок к тексту – это краткое содержание документа (отвечает на вопросы о ком? о чем?). Например: О сроках сдачи объектов в эксплуатацию

О семинаре на тему «…»

О возобновлении поставок товара…

О посылке каталогов…

Перечень реквизитов адресата (получателя):

1) наименование организации в именительном падеже;

2) название структурного подразделения в именительном падеже;

3) должность;

4) фамилия и инициалы;

5) почтовый адрес получателя.

Письмо-рекламация

ООО «Гром» Директору ОАО «Свияга»

195752, Санкт-Петербург г-же Ахромеевой М.С.

пр. Космонавтов, 62 193155, Санкт-Петербург

Тел. 172-11-24 Комендантский пр., 18

Факс (812)172-12-55

Промстройбанк Гл. бухгалтеру перечислить на р/с 000

Р/с 01152768… «Гром» 50 000 рублей до 25.08.05

05.08.05 №596 Ахромеева 07.08.05.

О возмещении убытков

Уважаемая Мария Сергеевна!

При эксплуатации оборудования, купленного на Вашем предприятии (коммерческий контракт 55/1 от 01.07.05), обнаружены технические недостатки, устранение которых обошлось нашему предприятию в 50 000 рублей. Недостатки были выявлены в присутствии представителя Вашего предприятия г-на Симайло А.Н. (акт от 05.08.05 №36).

На основании изложенного просим в течение 20 банковских дней (согласно контракту) перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.

Приложение: акт №36.

С уважением

Коммерческий директор _______________Подпись

Н.П.Свиридов

Главный бухгалтер _______________Подпись

А.С.Симухина

Структурная схема делового письма

Письмо-заявка

АО «Современник» Директору

603000, Нижний Новгород, Центрального выставочного зала

ул. Минина, 6а г-ну Сахарову Н.И.

Тел._______

Факс______

№ 26/08 09.02.05

Об участии в выставке.

Уважаемый Николай Иванович!

Ознакомившись с программой работы Вашего выставочного зала, опубликованной в газете «Нижегородская правда» от 03.01.06 г., направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции.

Просим включить наше предприятие в число участников выставки.

Приложение: на 5 листах.

Директор _____________ (С.И.Вахрушев)

Исполнил:

А.В.Петров

Тел.: 66 00 45

Письмо-ответ

Центральный выставочный зал Директору

603007, АО «Современник»

Нижний Новгород, г-ну Вахрушеву С.И.

ул. Минина, 57

Тел.__________

Факс_________

20.02.05 № 34/2

Об участии в выставке.

Уважаемый г-н С.И.Вахрушев!

Сообщаем Вам, что заявка вашего предприятия на участие в весенней экспозиции нашего выставочного зала принята отборочным Советом выставки к исполнению.

Для подготовки экспозиционных стендов Вам необходимо командировать к нам ответственного исполнителя по вопросам участия в выставке не позднее 10.03.05г.

Директор ____________ Н.И.Сахаров

Исполнила:

И.И.Алексеева

Тел.: 71 34 34

Письмо-просьба

Главе администрации

Ленинского района

г. Санкт-Петербурга

г-ну Соколову С.П.

Глубокоуважаемый Сергей Петрович!

Мы, жители дома №40 по улице Краснофлотской, просим Вашего содействия в благоустройстве прилежащего к дому сквера.

Работники ЖЭУ №8, в чьем ведении находится территория сквера, на наши просьбы не реагируют и ссылаются на нехватку средств.

В сквере гуляют наши дети, пенсионеры, вечерами собираются подростки, но там нет освещения, скамеек, нормального дорожного покрытия.

Будем Вам глубоко признательны, если найдете возможность благоустроить сквер и оказать большую услугу жителям нашего микрорайона.

15 февраля 2006 Подписи:

Словарик делового человека

Адресат- получатель.

Адресант – отправитель.

Аспект – точка зрения, с которой ведется поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

Бланк – лист бумаги с частично напечатанным текстом, предназначенный для составления документа по определенной форме.

Виза – подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

Внутренний адрес письма – наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.

Внутренний документ – документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.

Выписка – копия текстового документа.

Гарантийное письмо – письмо, выражающее гарантию.

Гриф – пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).

Делопроизводство – ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

Договорное письмо – один из видов сопроводительного письма, указывающего на факт отправки договора.

Документ – информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Извещение – документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.

Коммерческое письмо – название делового документа, принятого в коммерческой практике, в международной торговле и в делопроизводстве.

Оферта (предложение) – предложение заключить договор, сделку, обращенное к определенному лицу и содержащее перечисление условий предлагаемого договора, сделки.

Письмо-напоминание – письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте. Такое письмо приближается к телеграмме.

Письмо-подтверждение – письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшийся ранее договор и т.д.

Письмо-приглашение – такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом мероприятии.

Письмо-просьба – письмо, выражающее просьбу в выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей.

Реквизит документа – обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.

Сопроводительное письмо – письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.

Формуляр документа – совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов документа.

Циркулярное письмо – письмо, направленное из одного источника на несколько адресов.

Экспедиция – специальный аппарат учреждения по приемке документов.