Создание базы данных Библиотека 2

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ»

Авиационный факультет

Кафедра «Самолетостроение»

Курсовая работа

по дисциплине:« Информационное обеспечение баз данных ».

Тема « Создание базы данных «Библиотека» ».

Разраб. студентка УК-071 _______________________________Л.С. Кипелова

Группа Подп. Дата Инициалы, фамилия

Руководитель _________________________________В.В. Рыжков

Подп дата. Инициалы, фамилия

Члены комиссии __________________________________

Подп дата. Инициалы, фамилия

___________________________________

Подп дата. Инициалы, фамилия

Нормоконтролёр ___________________________________

Подп дата. Инициалы, фамилия

Защищен _____________________ Оценка_____________________

дата

2010

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ»

Авиационный факультет

Кафедра «Самолетостроение»

по дисциплине:« Информационное обеспечение баз данных ».

Задание на курсовую работу

Ознакомится с работой программы в AccessMicrosoft.. Научится работать с объектами этой программы: таблицы, форм запросы, отчеты. Создать базу данных «Библиотека».

Задание получила

. Студентка УК-071 _______________________________Л.С. Кипелова

Группа Подп. Дата Инициалы, фамилия

Замечание руководителя

Содержание

Задание на курсовую работу 2

Замечание руководителя 3

Введение 5

1.Проектирование баз данных 7

1.1 Создание баз данных 7

1.2Объекты баз данных 7

1.3Создание таблицы в режиме конструктора 8

1.4Создание схем данных 13

1.5Создание форм 14

1.6Создание запросов 16

1.7 Создание отчетов 17

Заключение 19

Список литературы 20

Введение

Access — это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С по­мощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

Access— мощное приложение Windows; впервые производительность СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей MicrosoftWindows. Поскольку оба эти продукта— детища компании Microsoft, они прекрасно взаимодействуют между собой.

При всем этом Access — не просто СУБД. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере. С дру­гой стороны, можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBASE. Полученные результаты можно быстро и легко связать и объединить с данными из электронных таблиц Excel. Работая в среде MicrosoftOffice 97, пользователь получает в свое распоряжение полностью совместимые между собой Access и Word, Excel и PowerPoint.

Система Access — это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access. По сути дела, многие инструментальные средства Access (например, мастера и конструкторы) написаны именно на VBA.

Мощность и доступность Access делают эту систему лучшей СУБД из представленных сегодня на рынке. Сначала познакомимся с Access на уровне конечного пользователя. Затем перейдем к более сложным элементам таким как элементы программирования на VBA и взаимодействия с Internet.

1. Проектирование баз данных

1.1. Создание базы данных.

В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты.

Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данныхопределенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.

1.2 Объекты базы данных

Таблицы

Таблицы – это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

Запросы

Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Формы

Если запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средства для ввода данных. Смысл их тот же – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.

Отчеты

По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

1.3 Создание таблицы в режиме Конструктор

В окне базы данных нужно щелкнуть по вкладке Таблицы.

Для создания новой таблицы необходимо щелкнуть по кнопке Создать, выбрать режим Конструктор, щелкнуть по кнопке ОК или дважды щелкнуть по фразе Создание таблицы в режиме конструктора.

Создание новой таблицы в режиме Конструктор состоит из нескольких шагов

1 В столбце Имя поля вводят имя поля таблицы и нажимают
клавишу TAB(Enter).

2 Оставляют текстовый тип в столбце Тип данных или щелкают по стрелке раскрывающегося списка и выбирают нужный тип поля.

3. Нажимают TABи вводят описание поля (необязательный реквизит)

4 Устанавливают необходимые Свойства поля.

5. Повторяют пп. 1-4 для каждого создаваемого поля

6.Выделяют поля, которые будут ключевыми (щелчок по мар-керу поля - серый квадрат слева от имени поля). Затем щелкают по кнопке Ключевое поле на панели инструментов. Ключевые поля могут быть текстовыми, числовыми, счетчиками.

7.Щелкают по кнопке Сохранить, вводят имя таблицы и щелкают по кнопке ОК.

Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов в Access. Оно является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением символов «.», «!», «'», «[», "]". Имя не может начинаться с пробела и содержать управляющие символы с кодами ASCII от 00 до 31. Максимальная длина имени 64 символа.

Тип данных - это характеристика, присваиваемая полю при включении его в таблицу для упрощения ввода и отображения ин-формации. При сохранении таблицы данные приводятся к новому типу. Если информация несовместима с новым типом, то вся она или часть ее может быть утеряна.

Можно выбрать следующие типы данных:

текстовый - текст или комбинация букв и цифр, а также чис-ла, не участвующие в вычислениях; тип данных - по умолчанию;

число символов в поле не должно превышать 255; максимальное число символов, которое можно ввести в поле, задается в свойстве Размер поля;

MEMO- длинный текст или сочетание текста и числовых данных; максимальная длина 64000 символов;

числовой - данные, используемые в вычислениях; конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве Размер поля;

денежный - денежные значения или данные для вычислений, проводимых с точностью 15 знаков до и 4 знака после запятой; длина поля 8 байт; при обработке числовых значений из денежных полей выполняются вычисления с фиксированной точкой более быстрые, чем вычисления для полей с плавающей точкой, кроме того, при вычислениях предотвращается округление;

дата / время - даты и время, относящиеся к" годам от 100 до 9999 включительно; длина поля 8 байт;

счетчик - уникальные последовательно возрастающие на единицу или случайные числа, автоматически вводимые при добавлении каждой новой записи в таблицу. Значение полей этого типа изменить или удалить нельзя; длина поля 4 байта для длинного целого, для кода репликации - 128 байт; в таблице не может быть более одного поля этого типа; используется для определения уникального ключа таблицы;

логический - логические данные, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да/Нет; Истина/Ложь; Вкл./Выкл.; длина поля 1 бит;

поле объекта OLE- объект (например, электронная таблица MicrosoftExcel, документ MicrosoftWord, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access; длина поля - до 1 Гигабайта (ограничивается объемом диска); для полей типа OLE и MEMO не допускается сортировка и индексирование;

Создать таблицы со следующими названиями и полями :

1. Список читателей:

- Код читателя;

- ФИО;

- Класс;

- Адрес;

- Фотографии.

2. Книги :

- Код книги;

- Автор;

- Название;

- Жанр;

- Год издания.

3. Экземпляр:

- Код экземпляра;

- Код книги;

- Каталог.

4. Выдача :

- Код читателя;

- Код экземпляра;

- Дата взятия;

- Дата возврата.

1.4. Создание схемы данных (связи между таблицами)

Access дает возможность установить связи между таблицами, что объединяет их в одну базу данных. Это осуществляется с помощью создания схемы данных. Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов и отчетов, а также обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.

Чтобы связать таблицы друг с другом (создать схему данных) необходимо.

• Выбрать пункты меню Сервис, Схема данных или осуществить щелчок по кнопке Схема данных на панели инструментов.

• Если схема данных не создавалась ранее, то первоначально появится диалоговое окно Добавление таблицы. Чтобы выбрать таблицы, которые будут связаны друг с другом, выделяют имя таблицы и щелкают по кнопке Добавить. Повторяют эти действия для каждой выбираемой таблицы. После выбора нужных таблиц щелкают по кнопке Закрыть.

• После щелчка по кнопке Закрыть попадают в окно Схема данных, где находятся все выбранные таблицы.

• Для формирования связей между таблицами необходимо перетащить поле из одной таблицы на поле другой. Поля, по которым устанавливаются связи, могут иметь разные имена, но должны совпадать по типу и размеру.

• После того, как процесс перетаскивания поля завершен, и кноп-ка мыши отпущена, появляется диалоговое окно Изменение связей. В окне отражены имена связанных таблиц и полей и тип связи между ними. Различают два типа связи: "один к одному" и «один ко многим". Из двух связанных таблиц одна является главной, другая - подчиненной. При связи "один к одному" каждая запись данных главной таблицы соотносится ровно с одной записью подчиненной таблицы. Связь "один ко многим" означает, что каждая запись одной таблицы может быть связана с любым числом записей другой таблицы.

1.5.Создание формы

Ввод данных в таблицу с помощью формы позволяет облег­чить ввод информации и проверить ее правильность. Как и для большинства объектов базы данных, для создания формы существу­ет несколько способов.

Для создания формы нужно перейти во вкладку Формы в ок­не открытой базы данных, затем щелкнуть по кнопке Создать. От­кроется диалоговое окно Новая форма. В этом окне выбирают спо­соб создания формы и таблицу или запрос, которые будут источни­ком данных для формы.

Чтобы быстро создать простую форму, содержащую все поля из заданных таблицы или запроса, выбирают команду Автоформа. Мастер автоформ может построить простую форму, поля ввода в которой расположены в столбец, в строчку или в виде таблицы. При данном способе нужно задать тип формы и ответить на ряд вопросов о ней. Форму можно создать в режиме Мастера форм, который по­зволяет сделать форму для ввода данных сразу в несколько таблиц. Форму можно создать самостоятельно в режиме Конструктор

После того, как форма создана любым способом, ее можно из­менить, находясь во вкладке Формы. Для этого выделяют имя нуж­ной формы и щелкают по кнопке Конструктор.

Форма список читателя

Форма книги

Форма выдачи

1.6 Создание запросов

Существует несколько различных типов запросов:

запрос на выборку осуществляет загрузку и отображение записей в режиме таблицы;

перекрестный запрос позволяет выполнять статические подсчеты (суммы, количество записей и средние значения) по данным одного поля таблицы. Результаты группируются в ячейках (пересечение строк и столбцов), соответствующих конкретным полям баз данных, запрос на изменение выполняет операции с записями, удовлетворяющими заданным критериям: запрос на удаление удаляет из шблины заданные записи; запрос на обновление изменяет соответ­ствующие записи таблицы; запрос на добавление добавляет в конец таблицы новые записи, соответствующие заданным условиям отбо­ра; запрос на создание таблицы создает новые таблицы, состоящие из заданных записей;

запрос с параметрами позволяет ввести информацию, используемую в качестве критериев отбора.

Все созданные и сохраненные запросы находятся во вкладке Запросы окна базы данных. Для запуска запроса и просмотра ре­зультатов сто работы достаточно два раза щелкнуть по строке с его именем (или щелкнуть по имени запроса и по кнопке Открыть). После выполнения запроса на выборку на экран будут выведены только заданные поля каждой записи, удовлетворяющей критериям отбора.

- Запрос по коду читателя

- Запрос по коду книги

- Запрос по дате взятия

Запрос по коду экземпляра

1.7 Способы создания отчетов

Отчет - форма объединения информации из одной или нескольких таблиц. Помимо данных, получаемых расчетным путем, оiчеты могут включать элементы оформления, схемы и диаграммы, графические элементы оформления, в том числе фотографии и иллюстрации. Для создания отчетов существует несколько способов. Чтобы создать отчет, нужно перейти во вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке. Создать. Затем из списка выбирают в качестве источника данных таблицу или запрос, а из меню - способ создания отчета. При этом можно воспользоваться помощью мастера отчетов или мастеров автоответов В режиме Конструктор отчет создают самостоятельно или корректируют уже созданный отчет.

В режиме Конструктор макет отчета состоит из нескольких областей. Первоначально макет отчета имеет три стандартных области - верхний колонтитул, область данных и нижний колонтитул. Заголовок и примечание отчета можно добавить в макет отчета с помощью пункта меню Формат. Заголовок и примечание группы можно добавить в макет отчета с помощью пунктов меню Вид. Сортировка и группировка или с помощью кнопки Сортировка и группировка стандартной панели элементов. Заголовок отчета выводится в верхней части первой страницы отчета, примечание отчета - в нижней части последней страницы отчета

Заключение

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек.

Список литературы

1. Робинсон С. Microsoft Access 2000: Учебный курс. – СПб.: Питер, 2000.

2. Microsoft Access 2000: Справочник / Под ред. Ю. Колесникова. – СПб.: Питер, 1999. – 396 с.

3. Стоцкий Ю. Самоучитель Office 2000. – СПб: Изд-во «Питер», 1999. – 576

4. Информатика. Базовый курс: Учебник / Под ред. С.В.Симоновича. - СПб. Питер, 2005.

5. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера. - М:ОЛМА-ПРЕСС Образование, 2005.

6. Дженнингс Р. Использование Microsoft Access 2000. - М: Издательский дом «Вильямс», 2000.