Классификации документов

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

Тверской государственный университет

Факультет Управления и социологии

Кафедра «Документоведения и ДОУ»

Курсовая работа

Тема: «Классификации документов»

Работу выполнила:

студентка 3 курса

заочного отделения специальность

«Документоведение и ДОУ»

Научный руководитель старший преподаватель

Тверь, 2006

Содержание

Введение

Глава 1. Функции документов

Глава 2. Классификация документов в организации ОП ООО Русский модерн

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

Введение

Разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения. В последние годы в разработку этой проблемы значительный вклад внесли работы С.Г. Кулешова, Ю.Н. Столярова и Г.Н. Швецовой-Водки.

Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема.

Классификация(лат. classik – разряд, группа) документов – это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.[1] Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.

Цель курсовой работы – изучить функции и классификацию документов строительной организации ООО Русский модерн.

ООО Русский модерн – строительная организация, существует на рынке более пяти лет, имеет головной офис и обособленные подразделения, расположенные в городе. Автор рассмотрит классификацию документов организации ООО Русский модерн на примере ее обособленного подразделения, расположенного в г. Твери на бульваре Ногина.

Для реализации цели курсовой работы необходимо решить ряд основных задач.

1. рассмотреть классификации документов;

2. рассмотреть функции документов;

3. рассмотреть классификацию документов, используемую в организации ООО Русский модерн, если таковая имеет место

Структура курсовой работы подчинена указанным цели и задачам. Курсовая работа имеет следующую структуру:

Введение, Глава 1. Функции документов, Глава 2. Классификация документов ООО Русский модерн, заключение, список использованных источников и литературы.

При написании курсовой работы автор использовал труды исследователей документоведения (Кушнаренко Н.Н. Документоведение), нормативно-методические документы (ГОСТы, и др.), профессиональную периодику (журналы «Делопроизводство», «Секретарское дело»).

Глава 1. Функции документов

Под функцией (от лат. «functio» - исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления.[2] Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.

Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.

Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой.

Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо определённую потребность, т.е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций.

Возникновение документа было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно – необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т.д. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию.

Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается «остановить мгновение». В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.

Коммуникативная функцияпредназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе.[3] Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.

Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительное число специальных учреждений и организаций – архивов, информационных центров, музеев и др.

Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления.

Одной из важнейших является культурная функция документа. Фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени отражающий уровень материальной, научной и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе.

Помимо рассмотренных выше общих функций, изначально присущих практически всем документам, существует ряд функций, которыми документы наделяются в рамках той или иной конкретной сферы человеческой деятельности. К их числу, прежде всего, следует отнести управленческую функцию документа. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде.

Поскольку процесс управления выступает в разных формах, имеет различные уровни, стадии, циклы, постольку и документы, выполняющие управленческую функцию, чрезвычайно разнообразны: организационно-распорядительные, плановые, отчётные и т.д.

С управленческой тесно связана правовая функциядокумента. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают, прежде всего, документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства.

Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение, прежде всего, в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации.

Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща, прежде всего, научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а, прежде всего, в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества.

Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления.

К политической примыкаетидеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков.

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

Анализ основных функций документа позволяет выделить важнейшие их особенности.

Во-первых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.

Во-вторых, как уже отмечалось, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

В-третьих, функции документа можно разделить на:

функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации)

функции постоянно действующие(все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.

Как уже отмечалось ранее, документ может выполнять и нести одновременно несколько функций. Например, у устава, инструкции, договора главными функциями являются управленческая и правовая. В управленческой функции данные документы выступают как средство управленческой деятельности. Правовая функция имеет особую значимость для данных документов, особенно для устава. Данная функция является первостепенной для любого устава, он наделен ею изначально. Так же можно утверждать, что устав обладает и мемориальной функцией, так как выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества, коммуникативной функцией, так как выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, информационной функцией, потому что необходимость зафиксировать информацию – причина появления любого документа.

Несомненно, что для организации ООО «Русский модерн» в целом актуальны, в первую очередь, управленческая, правовая, учетные функции.

Таким образом, можно сделать вывод, что функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Глава 2. Классификация документов в организации ОП ООО Русский модерн

В ОП ООО «Русский модерн» выделяют две основные группы документов: документы по организации работы обособленного подразделения, документы, образующие в процессе основной деятельности обособленного подразделения.

К первой группе документов относятся организационно-правовые документы, такие как, положение об отделе, приказы, распоряжения, указания руководства организации, регламентирующие структуру обособленного подразделения.

ООО «Русский модерн» - строительная организация, существующая на рынке уже более пяти лет, занимающаяся строительством, отделочными работами, установкой натяжных потолков. В декабре 2005 года было создано обособленное подразделение ООО «Русский модерн», которое взяло на себе полностью обслуживание населения натяжными потолками, т.е. ОП ООО «Русский модерн» является филиалом, специализирующимся на установке натяжных потолков.

Секретариат ООО «Русский модерн» является самостоятельным структурным подразделением организации, осуществляет функцию документационного обеспечения управленческой деятельности и подчиняется непосредственно руководителю организации. Располагается секретариат в головном офисе. В ООО «Русский модерн» функцию службы секретариата выполняет главный бухгалтер и по совместительству секретарь. То есть офис-менеджер обособленного подразделения занимается только документационным обеспечением своего филиала.

Таким образом, вторую группу документов составляют документы, образующие в процессе основной деятельности обособленного подразделения, такие как группа документов, сопровождающих процесс оформления заказов (договора, расчеты, заказы для дилеров, для клиентов и др.), группа документов учетного характера (ведомости, отчеты и др.).

Автор рассмотрит вторую группу документов подробнее.

При поступлении на работу офис-менеджер заполнил разработанную секретарем организации анкету (см. Приложение №1), прошел собеседование и, прежде чем приступить к работе, подписал трудовое соглашение с директором ООО «Русский модерн» (см. Приложение №2).

В ООО «Русский модерн» не разработаны должностные инструкции.

В ОП ООО «Русский модерн» работает два человека – директор обособленного подразделения и офис-менеджер (секретарь).

В обособленном подразделении ООО «Русский модерн» не используется ни одна классификация документов в чистом виде. Возможно, это происходит от того, что филиал работает только в одной достаточно узкой сфере, устанавливает натяжные потолки. Но и данная деятельность должна обеспечиваться документами.

Для установки потолков необходима бригада рабочих. В ОП ООО «Русский модерн» работает две бригады рабочих, специализирующихся на установке натяжных потолков. Бригада состоит из двух рабочих, каждый из них заключил трудовое соглашение с директором ООО «Русский модерн».

При поступлении конкретного заказа на установку натяжного потолка от клиента, между ОП ООО «Русский модерн» и бригадой заключается договор подряда (см. Приложение №3). Так же, в свою очередь, между клиентом и ОП ООО «Русский модерн» заключается договор подряда. (см. Приложение №4) и рассчитывается смета (см. Приложение №5)

Бригада выезжает на замеры и на месте оформляет бланк заказа для клиента, как правило, от руки. Задачей офис-менеджер является перевод рукописного вида в электронный. Необходимо этого для того, чтобы в дальнейшем осуществить заказ полотна у дилеров, как правило, заказ офис-менеджер отправляет факсом или с помощью электронной почты. (см. Приложение №6).

После того как потолок установлен, оформляется акт сдачи-приемки выполненных работ. (см. Приложение №7).

Оформлением всех документов занимается офис-менеджер, говорить о какой-то конкретной классификации при такой организации документов, практически не приходится. Частично используется видовая классификация. Например, договора, заключаемые между рабочими и клиентами, являются организационными документами, а, к примеру, акт сдачи-приемки выполненных работ, как и гарантийные письма (см. Приложение №8) являются организационно-информационными документами, впрочем, как и получаемые от дилеров факсы и электронные письма. Используется классификация по способу документирования: в работе приветствуются и рукописные и электронные документы.

Таким образом, можно сделать вывод, что в обособленном подразделении ООО «Русский модерн» существует классификация, образованная на основе видовой классификации и классификации по способу документирования, в целом же документы ОП ООО «Русский модерн» условно классифицируются на две группы: документы, организующие работу обособленного подразделения и документы, образованные в процессе деятельности обособленного подразделения.

Заключение

Итак, классификация документов – одна из наиболее давних и до сих пор окончательно нерешенных проблем.

До сих пор разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения.

Выяснилось, что классификация документов является методом познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.

Немаловажную роль для классификаций играет и знание функций. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Существует различные классификации документов. Наиболее распространенными являются видовая классификация, классификация по способу документирования, классификация документов по направлению и т.д.

Но как таковые классификации в чистом виде не используются в работе организации, и это является и недостатком и одновременно достоинством. Примером тому служит организация документов в ОП ООО «Русский модерн». ОП ООО «Русский модерн» - недавно созданное молодое подразделение и на первое время выбрал наиболее оптимальную для своей работы организацию документов с использованием видовой классификации и ряда других классификаций. В обособленном подразделении ООО «Русский модерн» можно выделить две основные группы документов. Первая группа, документы, организующие работу данного обособленного подразделения, вторая группа, документы, образованные в процессе профессиональной деятельности обособленного подразделения.

Однако это не является окончательным выбором, поиск наиболее эффективной организации документопотока ведется.

Список использованной литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. – М., 1999.

2. Васютинская О.В. Возникновение организационных документов // Делопроизводство. – 2005. - №4. С. 99-104.

3. Делопроизводство / под ред. Кузнецовой Т.В. – М.: Юнити, 2001.

4. Зиновьева Н.Б. Документоведение. – М., 2001.

5. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. – Киев, 2000.

6. Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопросы архивоведения. – 1964. - №2. - С. 29-34.

7. Рудельсон К.И. Современный документные классификации. – М.: Наука, 1973.

8. Семилетов С.И. Группы и отдельные виды типовых документов, форма их представления в социальной сфере: подходы и классификации // делопроизводство. – 2003. - №1. – С. 5-10.

9. Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы // Книга. – М., 1995.

10. Ступникова Т.С. Некоторые вопросы документации // Библиотековедение и библиография за рубежом: Сб. Статей. – М., 1959. Вып. 2.

[1] Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев, 2000. С. 93.

[2] Зиновьева Н.Б. Документоведение. – М., 2001. С. 101.

[3] Там же. С. 101.