Эффективный высокопроизводительный секретарь организации

ВВЕДЕНИЕ

Тема моей курсовой работы «Эффективный высокопроизводительный секретарь организации».

Я взяла эту тему курсовой работы, чтобы узнать и понять, в чем заключается работа секретаря.

В современном мире многие бы хотели работать на такой работе, где не нужно растрачивать свои силы на физический труд. Поэтому многие девушки и женщины хотят устроиться работать секретарем. Профессия эта престижная и массовая, а также большинству представляется совсем нетрудной. Но то, что эта работа не трудная - обманчивое впечатление.

Я хочу рассмотреть историю профессии, так как эта тема интересна и не многие знают, откуда появилась эта профессия. Также я рассмотрю качества, которым должен обладать человек, чтобы стать секретарем, потому что не каждый может работать по этой профессии.

Моя работа состоит их двух глав.

Первая глава называется «История появления профессии секретаря». В ней я напишу об истоках профессии, начиная со времен Древнего Рима и заканчивая нашим временем.

Вторая глава называется «Деловые и личные качества секретаря». Эту главу я хочу условно разделить на две части и рассмотреть деловые и личные качества по отдельности. К деловым качествам относятся знания, навыки и умения, где я напишу, какое образование должен иметь будущий секретарь, что должен уметь и знать. В личных качествах я хочу расписать каждую способность, так как от этого зависит, как человеку будут относиться в коллективе, и как сам будет относиться к коллективу и к своей работе.

Курсовая работа состоит из оглавления, введения, 1 главы «История появления профессии секретаря», 2 главы «Деловые и личные качества секретаря», заключения, списка источников и литературы.

Глава 1. ИСТОРИЯ ПОЯВЛЕНИЯ ПРОФЕССИИ СЕКРЕТАРЯ

Профессия секретаря впервые появилась в Древнем Риме. В то время так называли людей, которые должны были хранить всю переданную им информацию в тайне. Потому само слово «секретарь» происходит от греческого «секрет».

Прошло много времени, прежде чем эта профессия дошла до русских земель.

В XIIвеке появились первые писцы – это работники, которые занимались составлением, подготовкой и рассмотрением документов. Свое развитие профессия получила в приказах XVI-XVIIвв., а именно во время правления Петра I, который начал проводить преобразования в государственном аппарате.

С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная канцелярия царя. В кабинет поступали рапорты от дипломатических представителей.

Основным законодательным актом, регулирующим деятельность государственного аппарата Российской Империи, стал Генеральный регламент 1720 года, закрепивший единые принципы работы всех звеньев государственного аппарата, в том числе и секретарей. Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет «вершинных» и «невершинных» дел, хранил печать коллегии (канцелярии).

В главе 29 генерального регламента «О секретарском управлении» впервые было записано требование об учтивости секретаря, ответственность за сохранность документов. Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, опоздания наказывались штрафами, более серьезные поступки наказывались еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков».

В 1722 году был принят «Табели о рангах». Он состоял из 14 рангов чиновников. Наиболее высокий ранг – 5-й был присвоен тайному кабинету-секретарю. Эта должность была отнесена к придворной службе. К 6-ому рангу были отнесены тайные советники канцелярии Иностранной коллегии, обер-секретарь Сената. Рангом ниже шли обер-секретари Военной, Адмиралтейской, Иностранной коллегии. Секретари Сената относились к 8-ому рангу.

Секретари остальных коллегий, переводчики и протоколисты Военной, Адмиралтейской и Иностранной коллегии относились в 10-ому рангу. 12-й и 13-й ранги включали секретарей в надворных судах и канцеляриях в губерниях и провинциях. Служащий, получивший чин до восьмого ранга, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого ранга давало только личное дворянство.

С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась в «приеме прошений на высочайшее имя». На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства. По «Табели о рангах» они относились к 4 рангу. Они имели высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками.

Канцелярия статс-секретаря была хорошей школой чиновничьей службы, через нее прошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами. Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса.

Значения секретаря в начале XIX века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных. Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления.

Работа секретаря регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов XIX века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей. Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополнительные обязанности по контролю за исполнением документов.

XIX век по продвижению по карьерной лестнице мало отличался от XVIII века. Но блестящую карьеру сделал русский реформатор М.М. Сперанский, пройдя за четыре года путь от домашнего секретаря знатного вельможи до видного сановника Российской Империи.

В период расцвета Российской Империи должность секретаря при дворе или при высоких особах имели право занимать лица дворянского происхождения. В 1840 году появились первые личные секретари у руководителей Путиловского и Невского заводов в Петербурге, а представители профессии приобрели новый

статус - помощников в бизнесе. Секретари сопровождали своих патронов в деловых поездках и на отдыхе, отвечали на письма и прошения, принимали посетителей.

В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей. И если изначально профессия секретаря была мужской профессией, то с появлением множительных аппаратов, пишущих машинок, стенографии она стала приобретать женский облик. Постепенно приходило понимание того, что именно женщина может с одинаковой легкостью исполнять, как творческие функции, так и рутинную работу, требующую большой выдержки и усидчивости. Хоть и систему стенографии, и систему печати слепым способом изобрели мужчины, но применять эти методы на практике, скрупулезно и терпеливо, оказались лишь женские руки.

После 1917 года значение секретарей – помощников руководителей стало постепенно снижаться, и количество их сократилось. Но до середины 1920-х годов процесс этот шел достаточно медленно. В 1925 году секретарей официально включили в так называемую канцелярско-техническую группу служащих и фактически уровняли с машинистками, рассыльными и конторщиками.

В 1932 году основаны Курсы стенографии и машинописи МИД СССР, позднее - Профессионально-техническое училище, находящиеся под патронажем Министерства внешней торговли. Профессия секретаря в это время требует новых умений: владение стенографией, владение машинописью, владение основами делопроизводства, умение отвечать на телефонные звонки. В 1932 году секретарей разделили на две группы. В первую вошли помощники и референты, во второю – секретари-машинистки Iи IIкатегории. В начале 1960-х годов в перечне профессия и должностей значились лишь секретари машинистки и секретари-стенографистки. Секретарей-помощников и секретарей-референтов официально могли иметь только руководители высокого ранга. Большинство руководителей могли в соответствии со штатным расписанием иметь только секретаря-машинистку с весьма скромным должностным окладом.

В 70-е годы профессия секретаря вместе со всей страной переживает период «застоя». Секретарь семидесятых – это женщина средних лет, которая давно уже занимает эту должность, хорошо владеет правилами приема посетителей, прекрасно знает характер, запросы и особенности своего начальника, умеет манипулировать очередью к начальнику. Это объясняется тем, что состав советских руководителей сам был далеко не молод. Но в конце 80-х - начале 90-х годов, с появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое «омоложение». Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся покровительством своего начальника, что чаше всего, сопровождающая его на приемах и презентациях, потому что владеет иностранными языками и хорошо знает основы этикета.

В Квалифицированном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (от 21 августа 1998 года) должность секретаря дается с дополнениями: секретарь-машинистка, секретарь руководителя, секретарь-стенографистка. Всех их отличает большое разнообразие функций, комплекс обязанностей и прав, различных требований к образованию, опыту работы и навыкам.

В 2000 году появляется должность секретаря приемной руководителя, а к профессиональным требованиям добавляется владение ксероксом, факсом и компьютерными технологиями.

Современный секретарь может сделать вывод о том, что ему, как и дореволюционным секретарям также необходимо стремление к совершенствованию своих профессиональных знаний, постоянное самообразование, навыки делового администрирования, собранность и другие деловые и личные качества.

Глава 2. ДЕЛОВЫЕ И ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА СЕКРЕТАРЯ

Секретарь – это лицо компании, незаменимый помощник руководителя, который может освободить его от рутиной работы. Для того чтобы стать обычным секретарем достаточен набор таких умений, как знание иностранного языка, основ делопроизводства, владение компьютерной техникой. Но особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми. Часто неполадки в работе секретаря являются следствием его профессиональных и личных качеств. Поэтому требования к секретарям сегодня довольно высокие.

При оценке труда секретарей выделяют следующие деловые качества:

Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, к которым относятся умение работать на компьютере, умение печатать слепым методом, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой.

Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самостоятельно, способен квалифицированно решать такие вопрос, как оформление и составление документов, расшифровка стенограмм и диктограм, организация приема посетителей, оповещение участников совещаний. По вопросам, связанных с подготовкой документов, в беседе с посетителями и по телефону, секретарь должен использовать строго проверенную информацию. Секретарю недопустимо разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации и определённым лицам.

Организованность. Умение организовывать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач. Недопустимы опоздания секретаря на работу, а также на деловые встречи, совещания, заседания. Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качестве подготовки документов, представлении их руководителю.

Инициативность - умение принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. Однако, принимая то или иное решение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу дела, поддержит имидж организации.

Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работают его руководитель и предприятие (фирма) в целом, быть в курсе событий, происходящих в учреждении или подразделении.

Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание её важности, стремление к постоянному совершенствованию – необходимые условия для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.

Кроме перечисленных деловых качеств, секретарю в себе также нужно воспитывать целый ряд личных качеств. К ним относятся:

Трудолюбие. Это необходимое качество секретаря, как и любого другого работника организации. Это качество нужно для выполнения нужной для дела работы своевременно, качественно.

Добросовестность. Секретарь должен обязательно в срок выполнять работу, которую обещал выполнить, отпечатать документ, выяснить какой либо вопрос, навести справку. Специфика труда секретаря требует от него готовности оказать помощь другим, особенно в сложных и напряженных ситуациях. Нужно уметь быстро переключаться с одного вида работы на другой, правильно рассчитывать время. У секретаря должна быть уверенность в том, что он сделал все, от него зависящее. Не следует перекладывать на других сотрудников свои обязанности с тем, чтобы избежать ответственности за невыполненную или некачественно выполненную работу.

Аккуратность. Небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает неблагоприятное впечатление о секретаре, даже если он и обладает необходимыми деловыми качествами. Нужно всегда помнить, что секретарь – лицо организации, а «лицом» самого секретаря являются качественно выполняемая им работа, культура рабочего места, внешний вид.

Доброжелательность. В деловом общении секретарь всегда должен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобства ради дела. Любой человек, обратившийся к секретарю, должен быть уверен, что все возможное будет сделано, а отрицательный результат может быть вызван только по важным причинам.

Стрессоустойчивость. Это наиболее важное качество секретаря. Некоторые люди с повышенной чувствительностью нервной системы, обидчивые, неправильно реагирующие на происходящее, не выдерживают такого профессионального испытания. Высокие показатели в работе даются им слишком дорогой ценой – потерей здоровья.

Среди других личных качеств, которые нужны хорошему секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть дела, способность к самообучению, расширению своего кругозора, общительный характер, который поможет секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетителями и сотрудниками. Также профессия секретаря требует некоего артистизма, дипломатичности, хорошей памяти, сообразительности и самодисциплинированности. Приходится быстро все запоминать, знать всех сотрудников, основных и нужных клиентов хотя бы в лицо. Нужно всегда хорошо выглядеть и быть в хорошем настроении.

Для того, чтобы получить образование секретаря-машинистки достаточно начальное или среднее профессиональное образование по специальности «Документационное обеспечение управление и архивоведение», «Делопроизводство». А вот чтобы стать секретарем руководителя нужно иметь высшее профессиональное образование.

На основе полученного образования, секретарь должен знать:

- нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления;

- основные принципы организации документооборота;

- основы архивного вида;

- основные прикладные программы;

- русский язык;

- один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности организации);
- правила ведения деловой беседы;

- принципы организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок;

- современные средства связи;

- основы профессиональной этики;

- принципы организации управленческого труда, правовые основы управления;

- основы административного, трудового права;

- правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и ее сотрудников.

В соответствии со знаниями секретарь должен уметь:

- составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;

- рационально организовывать работу с управленческими документами, вести архив;

- находить, систематизировать и хранить информацию;

- пользоваться персональным компьютером, принтером и другими средствами составления, изготовления, копирования документов;

- вести деловые беседы и телефонные переговоры;

- организовывать совещания, презентации, служебные поездки;

- пользоваться современными средствами связи;

- организовывать прием посетителей;

- планировать свою работу, планировать и беречь время руководителя;

- обеспечить эффективную работу руководителя.

Сталкиваясь с неподготовленными секретарями, мы испытываем разочарование, у нас портиться настроение, и меняется мнение об этой организации. От непрофессионализма секретаря страдает дело, страдает руководитель, для помощи которому и введена секретарская должность.

Хорошо подготовленный, квалифицированный секретарь является не только первым помощником руководителя, облегчающим исполнение его сложных обязанностей. Будучи посредником между шефом, с одной стороны, и посетителями и сотрудниками – с другой, секретарь создает благоприятную атмосферу делового общения. Грамотно и своевременно обрабатывая документацию, он предоставляет необходимые условия для эффективной управленческой деятельности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Целью моей курсовой работы было раскрыть работу секретаря, какими качествами должен обладать, чтобы успешно продвигаться по карьерной лестнице.

В своей работе я рассмотрела такие вопросы как история появления профессии, деловые качества секретаря, личные качества, образование, которое должен иметь секретарь и в соответствии с этим, что должен знать и уметь.

В ходе работы я пришла к выводу, что сегодня быть секретарем не только модно и престижно, но и сложно. Специфика и сложность секретарского труда связана с тем, что секретарь всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Без секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь – это не только помощник и правая рука шефа, но и важное лицо в компании, владеющее информацией. В отечественной практике должность секретаря преимущественно занимают женщины, которым более свойственно реализовываться в качестве помощника. Эта профессия дает массу возможностей для последующего роста карьеры, так как можно приобрести навыки организаторской деятельности, делового общения, расширить круг друзей и знакомых. Она также является важным звеном в системе контактов руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Она является личным представителем руководителя. И эта роль требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм. Секретарь не может выполнить свою работу эффективно, если она не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значений в деятельности всей организации. Секретарь – это образованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности. Сейчас секретаря по праву можно назвать лицом организации.

На секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, между руководителем и его деловыми партнерами. Секретарь первый, с кем встречается посетитель. И он же последний, кого видят, покидая офис.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.

2. Басаков М. И. Основы делопроизводства. "Феникс", 1997.

6. http://www.kto-kem.ru/professiya/sekretar/#

7. http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000087

8. http://www.obrazovanie66.ru/main_prof.php?profid=359