Актуальные проблемы архивного хранения электронных документов

Актуальные проблемы архивного хранения электронных документов

Электронный архив — интегрированный комплекс программных и технических средств, предназначенный для хранения архивных документов в электронном виде.

Преимущества электронного архива документации перед архивом бумажным достаточно многочисленны и убедительны:

1) оперативность в работе с документами: поиск необходимого документа, его копирование, распечатка занимают секунды.

2) надежность и долговечность: все цифровые документы со временем не разрушаются, не ухудшают своих пользовательских качеств и могут храниться практически вечно.

3) целостность документации: при правильной организации хранения электронных документов их несанкционированные удаление, фальсификация или неумышленная модификация невозможны.

4) многопользовательский режим: с одними и теми же документами при любой структуре и типе локальной сети предприятия одновременно могут работать несколько пользователей.

5) дистанционный доступ: обеспечение удаленного доступа к документам сотрудников территориально распределенных подразделений с авторизацией и разграничением прав доступа.

Одной из основных проблем, которую необходимо решить при организации долговременного хранения электронных документов, также является обеспечение их читаемости на протяжении всего жизненного цикла. Сохраненная на цифровом носителе информация может со временем стать нечитаемой. К этому может привести воздействие плохих условий хранения, моральное устаревание носителей и оборудования, устаревание программного обеспечения.

Соответственно, для минимизации затрат на поддержание нескольких экземпляров файлов необходимо создать оптимальные условия для хранения носителей информации. Общими моментами при хранении любых электронных носителей являются размещение их в вертикальном положении, защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей.

Важен также выбор типа носителя, его долговечность: в краткосрочной перспективе (5–10 лет) сохранность документов обеспечивается созданием резервного и рабочего экземпляров электронных документов на отдельных носителях. В долговременной перспективе (более 10 лет) необходимо проведение миграции документов в так называемые программно независимые страховые форматы.

И, безусловно, существует необходимость соблюдения температурно-влажностного режима хранения электронных носителей. Общие рекомендации таковы: срок сохранения носителем своих качеств тем больше, чем ниже температура и относительная влажность, при которой он постоянно хранится.

Вторая проблема – обеспечение аутентичности электронных документов при долговременном хранении и защита их от вредоносных компьютерных программ (вирусов) и от несанкционированного доступа. В частности, ЭЦП - реквизит электронного документа хотя и надежный, но крайне недолговечный: он рассчитан на 5-10 лет. Смена программной среды, устаревание со временем алгоритмов криптозащиты делают процедуру верификации ЭЦП невозможной или бесполезной.

Наиболее приемлемым методом обеспечения аутентичности электронных документов при долговременном хранения можно было бы считать применение эмуляторов или конверторов при их воспроизведении. Но подобная практика пока мало изучена из-за ограниченного набора этих программных средств и возможных ошибок воспроизведения документов. Инкапсуляция – более перспективный способ, однако и он требует долговременной апробации и дальнейшего развития.

Необходимость переформатирования электронных документов при долговременном хранении приводит к тому, что появляется другой документ с измененными реквизитами и контрольными характеристиками. Следовательно, формируется его аутентичная копия, которая не будет иметь юридической силы.

Для решения указанной проблемы специалисты рекомендуют одновременно с официальным электронным документом создавать и хранить на бумажном носителе его копию, а также удостоверять подлинность электронных документов при передаче их на внешних носителях в архив с помощью документа на бумаге.

В целом методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта архивистов, делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. Так как именно от этого зависит будущее накопленного информационного богатства страны.