Оформление организационных документов 2

ЯРОСЛАВСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ: технология продукции общественного питания

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА ПО ДИСЦИПЛИНЕ: «ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»

на тему:

ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Выполнила Козлова Е. М

Студентка группы ЗОПР-30

Подпись

Преподаватель:

Оценка

Дата

Подпись

Рыбинск 2009

Содержание

1 Оформление организационных документов. 3

2 Устав организации. 4

3 Оформление положений. 5

ТЕКСТ. 5

Наименование. 5

4 Штатное расписание. 7

5 должностная инструкция. 8

Должностная инструкция делопроизводителя (ответственного за входящую корреспонденцию) 8

Общие положения. 8

Должностные обязанности. 9

Права. 10

Ответственность. 10

Список использованной литературы.. 11

1 Оформление организационных документов

В состав ОРД входит организационная документация. К числу организационных документов относятся учредительные документы организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции.

В зависимости от организационно-правовой формы организации к учредительным документам относится устав организации; в ряде случаев некоммерческие организации могут действовать на основании общего положения об организациях соответствующего вида.

Обязанности администрации по организации труда работников обычно оговариваются в правилах внутреннего распорядка или положение о персонале. Документы определяют правовые правоотношения работника с работодателем, взаимоотношения персонала с руководством организации и другие вопросы.

При наличии в организации нескольких структурных подразделений разрабатываются положения о конкретных структурных подразделениях, в которых определяется их правовой статус, задачи функции, права, обязанности и ответственность.

Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации.

2 Устав организации

Устав является основным учредительным документом, определяющим правовой статус организации, необходимый согласно закону для ее государственной регистрации .С момента регистрации организация приобретает право юридического лица, а фирменное наименование ее может быть использовано только данной организацией.

Устав разрабатывается и утверждается (участниками) хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц. Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это лицо и утверждает устав. Устав производственного кооператива утверждается общим собранием его членов. Устав государственного и муниципального унитарного предприятия утверждается уполномоченным на то государственным органом местного самоуправления. Устав казенного предприятия утверждается Правительством Российской Федерации.

Устав – это сложный и объемный документ. В нем излагают правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданскими лицами, права и обязанности в определенных сферах деятельности. Устав закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления, контроля, порядок распределения прибыли, условия реорганизации и ликвидации.

В соответствии с уставом организации разрабатываются ее структура, определяется штатная численность. В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав организации, указывается фонд зарплаты.

Образцом устава акционерного общества (открытого, закрытого) может служить Устав, подготовленный на основе действующего российского законодательства с учетом опыта работы акционерного общества, а именно, Федерального закона < Об акционерных обществах > от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ.

Устав оформляется на общем бланке организации.

Структура текста и его содержание определяется разработчиками устава. В число обязательных разделов включаются:

‒ общее положение (определяются цели и задачи создаваемой организации);

‒ организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи);

‒ регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц);

‒ финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);

‒ отчетная и ревизионная деятельность;

‒ порядок ликвидации организации;

3 Оформление положений

Наименование УТВЕРЖДАЮ

организации

руководитель организации

ПОЛОЖЕНИЕ _____________И.О. Фамилия

_________ № ____ (личная подпись)

Место составления ___ ___________ 200__ г.

о ______________________

________________________

ТЕКСТ

Должность составителя _______________ И.О. Фамилия

(личная подпись)

Наименование

должности лица,

с которым согласуется документ

______________ И.О. Фамилия

(личная подпись)

___ ______________ 200 __ г.

С положением ознакомлен:

Должность ________________ И.О.Фамилия

(личная подпись)

___ __________ 200 __ г.

В дело № ___

______________ ___ ____________ 200 __ г.

(личная подпись)

Примечание: в установленных ТК РФ случаях (ст. 144, 162 ТК РФ) положения требуют учета мнения представительного органа работников (при его наличии в организации) о чем делается соответствующая отметка на последней странице положения.

Положение – организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Положение об организации в целом утверждаются с помощью распорядительных документов выше стоящей организации.

Проект положения о подразделении согласовываются с юридическим отделом и представляются на утверждение руководителю предприятия.

Текст положения может составляться по следующим разделам: общее положение, основные задачи и функции, права, организация работы предприятия в целом или конкретного структурного подразделения.

Раздел 1 (Общие положения) определяет цель, для которой разработано положение, и перечисляет конституционные гарантии персонала в области занятости.

Раздел 2 (Порядок найма и высвобождения персонала) включает процедуры приема на работу персонала, в частности, перечень необходимых документов, оформление приказа о приеме на работу, о проведении инструктажа по технике безопасности, условия работы. Подробно разъясняются права и обязанности работников, вопросы продвижения персонала по службе, регламентируются вопросы перевода на другую должность. Детально расписывается распорядок трудового договора как по инициативе работника, так и по инициативе администрации.

Раздел 3 (Основные обязанности персонала) Перечисляет круг обязанностей своей специальности, квалификации или должности, которые должен выполнять персонал в рабочее время.

Раздел 4 (Основные обязанности администрации) определяет перечень обязанностей руководства организации, которые должны выполнять в соответствии с действующим законодательством. В число таких обязанностей входит эффективная организация труда персонала, совмещение форм и методов оплаты труда, соблюдение законодательства об охране труда и технике безопасности, контроль за соблюдением рабочими, специалистами и администрацией, инструкции по гигиене труда и производственной санитарии, противопожарной охране и т.п.

Раздел 5 (Рабочее время и его использование) оговаривается начало и конец рабочего дня, перерывы для отдыха и питания, определяется график сменности , формы и организации учета и явки на работу, порядок предоставления отпусков и другие рабочие моменты.

Раздел 6 (Поощрения за успешные результаты работы) перечисляются виды поощрений ,которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, разработку и внедрение рационализаторских предложений, повышение производительности труда и т.д.

Раздел 7 (Ответственность за нарушение трудовой дисциплины) оговаривают меры дисциплинарного воздействия на нерадивых работников, перечисляют виды трудовой дисциплины порядок их фиксирования и соответствующие санкции.

Унифицированная форма № Т-3

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

4 Штатное расписание

Штатное расписание – документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведенья о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках в месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме № Т-3.

5 должностная инструкция

Должностная инструкция – организационно-правовой документ, устанавливающий для работника конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Она является эффективным средством управления персонала. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Должностная инструкция позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника службы.

На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций (споров) между руководством организации и сотрудников, работодателем и сотрудником.

Разработка должностной инструкции вменяется в обязанность руководителя подразделений и отдела управлений персоналом, согласовывается с юрисконсультом и затем утверждается руководителем организации. Все наиболее существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом руководителя организации.

Должностная инструкция делопроизводителя (ответственного за входящую корреспонденцию)

Общие положения

1 Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, относится к категории технических исполнителей.

2 На должность делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3 Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора

4 Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, должен знать:

4.1 Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.

4.2 Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.

4.3 Структуру предприятия и его подразделений.

4.4 Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.5 Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

4.7 Основы организации труда.

4.8 Правила эксплуатации вычислительной техники

4.9 Законодательство о труде.

4.10 Правила внутреннего трудового распорядка.

4.11 Правила и нормы охраны труда.

5 Работник должен быть снабжен:

5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.

5.3. Настоящей должностной инструкцией.

6 На время отсутствия делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Должностные обязанности

1 Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:

1.1. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции поступившей в организацию из органов государственной власти, органов местного самоуправления, банков и других организаций.

1.2. Обеспечивает контроль над передачей указанных документов, руководству и исполнителям.

1.3. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую предварительного просмотра, остальную - исполнителям.

1.4. Направляет документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства.

1.5. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.

1.6. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в соответствии с утвержденной номенклатурой.

1.7. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив организации.

1.8. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях организации.

1.9. Выполняет отдельные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

2 Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, представляет:

2.1. Зарегистрированные документы, указанные в п. 1, - заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения).

2.2. Получаемые документы с резолюцией руководства - в бюро контроля и исполнителям.

Права

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, имеет право:

1 Вносить на рассмотрение директора предприятия и заведующего канцелярией предложения (начальника отдела документационного обеспечения) по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.

2 Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов, указанных в п. 1 раздела II настоящей должностной инструкции.

3 Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4 Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Ответственность

1 Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность:

1.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

1.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

1.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

2 Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию несет персональную ответственность за:

2.1. Состояние учета и регистрации документов, указанных в п. 1 раздела II настоящей должностной инструкции.

2.2. Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию.

Список использованной литературы

Учебник «Делопроизводство» год издания – 2003 М.И. Баскаков