Общие правила составления деловых писем

1.Служебная переписка. Общие правила составления деловых писем

Любые формы экономических связей, невозможны без систематической служебной переписки. Эта переписка ведется с соблюдением традиционных правил протокола. Способы оформления официальных, деловых и личных писем, выработанные в течение длительной практики, являются общепринятыми в международной банковской деятельности. Их следует считать обязательными. Нарушение правил ведения международной переписки может привести к отрицательным последствиям во взаимоотношениях сторон. Особо подчеркнем, что формальным сторонам ведения служебной переписки за границей придается большое значение и поэтому этикет переписки должен строго соблюдаться. В письме обязательны общепринятое вступительное обращение и заключительная формула вежливости. В противном случае тональность письма сразу изменяется, что недопустимо в служебной переписке.

Служебные письма пишутся, как правило, на машинке. Бумага для письма, адресованного иностранцу или соотечественнику, должна быть абсолютно чистой, аккуратно обрезанной, а ширина поля с левой стороны листа - не менее двух сантиметров (для подшивки). Текст печатается через два или полтора интервала. Абзац начинается с красной строки, отступив пять интервалов от поля. Обращение в письме пишется без абзаца, сразу же у поля, от которого начинается текст. Рекомендуется не делать переноса слов.

Письмо делится на следующие части: заголовок, дата, наименование учреждения, имя и адрес получателя письма, вступительное обращение, основной текст, заключительная фраза вежливости, подпись, указания на приложения.

Заголовок печатается обычно на специальном бланке типографским способом и содержит наименование, адрес и средства связи организации, отправляющей письмо.

Дата письма ставится в правом углу под заголовком. Не допускается написания даты в сокращенном виде, например, 13.10.1990 или 13.Х.93. Надо писать полностью число, месяц и год, например, 29 ноября 1994 года.

Наименование организации или фамилия и адрес лица, куда направляется письмо, обычно проставляется на левой стороне, немного ниже строки с датой.

Вступительное обращение - общепринятая формула вежливости пишется на левой стороне письма, под адресом, обязательно на отдельной строке. Например: "Глубокоуважаемый господин Мюллер!" или "Уважаемый господин Добсон!".

Основной текст начинается с абзаца под обращением. "Имея в виду наше недавнее сотрудничество на конференции по вопросам..." и т.д.

Заключительная формула вежливости - обычно такова: "Искренне Ваш", "С уважением" и т.п. и является своего рода "до свидания" делового письма.

Подпись ставится на правой стороне листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего печатается на машинке под его рукописной подписью.

Указание на приложения пишется в левом нижнем углу листа: "Приложение: упомянутая резолюция".

Деловые письма печатаются только на лицевой стороне листа и без помарок. Какие-либо исправления или подчистки не допускаются. Текст должен быть красиво размещен. Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами.

Для посылки служебных писем используются конверты хорошего качества и формата, соответствующего размеру документа. Складывание письма допускается только в пол-листа. Документы служебной переписки посылаются по почте или с курьером.

Наиболее распространенными видами служебной переписки являются: деловое письмо, памятная записка, меморандум, частное письмо. Они отличаются друг от друга своим значением, назначением и формальными (протокольными) признаками. Все перечисленные выше виды служебной переписки являются официальными. Характеристика частного письма как полуофициального документа не снимает с него официального качества, так как исходит от работника, который представляет интересы того или иного банка, фирмы или учреждения.

Необходимо правильно подбирать вид документа для каждого конкретного случая и при этом учитывать, что на деловое письмо принято отвечать деловым письмом, на частное - частным и т.д. Любой банк, фирма или учреждение формально имеют право вести служебную переписку на языке своей страны. На деле это может вызвать у получателя письма трудности с переводом и в результате задержать рассмотрение вопросов, поставленных в письме. Поэтому широко практикуется переписка на языке своей страны с приложением к каждому документу его неофициального перевода или ведение переписки на английском или каком-либо другом языке, понятном для обеих сторон.

Деловое письмо направляется по вопросам важного принципиального характера или в порядке официальной информации о каком-то важном событии, имеющем место в деятельности того или иного банка, фирмы или учреждения. В этом письме обычно сообщается о формировании нового состава руководства, затрагиваются вопросы двусторонних отношений, обсуждаются вопросы по какой-либо международной проблеме и т.д. Деловому письму присущи формальные признаки, которые надо соблюдать, если нет особых причин для некоторых отступлений от них.

В верхнем правом углу печатается название учреждения и фамилия руководителя, которому направляется документ. В обращении, как правило, используется прилагательное "уважаемый". После обращения следует текст; "Имею честь (имеем честь)..." и далее идет содержание. Текст делового письма заканчивается выражением уважения, комплимента. Это очень важный формальный элемент, которому в мировой практике придается очень большое значение. Неправильно употребленный комплимент может быть истолкован как желание нанести ущерб престижу лица, которому адресовано деловое письмо.

Комплименты применяются в зависимости от политического, служебного положения или ранга лица, которому посылается тот или иной документ. Комплименты могут быть следующими: "Прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем весьма высоком к Вам уважении". Возможно использование такого выражения: "С глубоким уважением" или "С уважением". Далее следует личная подпись лица, который подписывает деловое письмо. Подпись должна быть разборчивой. Печатать после подписи фамилию или должность можно, но не обязательно. В левом нижнем углу обязательно на первой странице (при любом количестве страниц) пишется адрес учреждения, которому посылается деловое письмо. Адрес состоит из обращения: "Вниманию..." или "Любезному вниманию...". Затем следует имя, фамилия и полная официальная должность того лица, которому отправляется письмо, местонахождение того или иного банка, фирмы или учреждения, название города, страны.

Памятная записка - одна из форм делового письма. Она вручается лично после устного заявления или просьбы с изложением этого заявления или просьбы. Назначение памятной записки - особо подчеркнуть важность сделанного заявления, а также предупредить вероятность неправильного истолкования или неправильного понимания сказанного устно. Как правило, текст памятной записки составляется в безличной форме, например: "Доводится до сведения... Сообщается... Возбуждается просьба...". Текст памятной записки не содержит ни обращения, ни комплимента. Памятная записка печатается на простом листе бумаги, не на бланке. Под текстом указываются название учреждения, адрес, дата вручения. Печать не ставится,

Меморандум - это документ, подробно излагающий фактическую сторону того или иного вопроса, содержании анализ тех или иных положений, приводящий аргументацию в защиту своей позиции или полемизирующий с доводами другой стороны. Меморандум может содержать несколько страниц текста вручается лично или пересылается по почте. Под текстом меморандума указываются место и дата вручения, Печать не ставится.

Частное письмо направляется знакомым официальным лицам, когда посылка делового документа (делового письма) не предусматривается. Частное письмо, как правило, содержит просьбу об оказании какого-либо содействия в вопросах, являющихся предметом официальной переписки или переговоров. Частное письмо подчеркивает заинтересованность автора в конкретном деле.

Посылка частного письма предусматривается протоколом и по чисто личным вопросам. Это могут быть семейные и личные торжества того или иного лица, например, день рождения, продвижение по службе, получение награды, рождение ребенка, а также траурные события. С частным письмом обычно препровождаются сувениры. Частные письма пишутся на простой бумаге в пол-листа или на именном бланке, на котором типографским способом напечатаны имя, фамилия и должность отправителя. Оборотная сторона листа не используется. В качестве обращения в таком письме употребляется слово "уважаемый". В частном письме комплимент обязателен и зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом. Частное письмо желательно писать от руки. Этим автор подчеркивает особое уважение к лицу, которому он направляет письмо. Автор пишется только на конверте.

Чисто личные послания относятся к частным письмам. Такие послания содержат выражение благодарности, извинения, напоминания, соболезнования и т.д.

Благодарственное письмо посылается в том случае, если нет возможности выразить благодарность лично лицу, оказавшему вам любезность.

Извинение посылается всем, кого вы обидели вольно или невольно. Степень признания вины за собой зависит от уровня вашей самокритичности. Воспитанный человек не считает для себя унизительным и зазорным признаться в своей бестактности и попросить извинения.

Напоминание пишут тому, кто забыл о своем обещании (долге) и затягивает выполнение. Напоминание обязательно посылают в конверте. Напоминание пишут в вежливом тоне, даже если имеются все основания (право и возможности) предъявить свои требования в законном порядке, например. об уплате долгов, возвращении одолженной вещи и т.д.

Рекомендательное письмо налагает ответственность на рекомендующего. Такое письмо дают только тому, кого хорошо знают. В письме коротко сообщают о способностях рекомендуемого, о его квалификации и, в меру необходимости, о личных данных.

Соболезнование посылают тому, кого постигло несчастье. Это одно из самых трудных писем, поскольку требует большого чувства такта. Соболезнование должно быть кратким, сердечным и утешительным.

В заключении напомним жесткое протокольное правило: всякое письмо требует ответа. Если нет особых причин, ответ нужно дать как можно быстрее.

Общие правила составления деловых писем

Перед тем, как взять в руки ручку, сесть за пишущую машинку или персональный компьютер необходимо уяснить для себя следующие моменты:

* вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, выставление счета, ответ на запрос партнера, извинение и т.д.);

* предполагается ли ответ (существуют ситуации, в которых ответ может не предполагаться, например, в прямой рекламной рассылке);

* будет ли содержание письма однозначно понятно вашему адресату, не оставит ли оно каких-либо неясностей касательно вопроса переписки;

* уверены ли вы, что письмо придет в срок (если нет, воспользуйтесь телексом или телефаксом).

Вы должны ясно представлять себе о чем писать, как аргументировать, какой цели добиваться. При том необходимо убедиться, что именно письмо является наиболее эффективным способом разрешения вопроса. Содержание письма нужно излагать в такой логической последовательности, которая в сочетании с краткостью и убедительностью привела бы читающего к мысли о необходимости должным образом решить затронутый вопрос.

Тон письма должен быть корректным. Сочетание тщательно отобранной лексики и простота изложения обеспечат убедительность и исключат дополнительную переписку. Следует избегать неточностей, двусмысленности, профессионализмов и ненужных сокращений.

Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его дефектным с юридической точки зрения. Это особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже наказах, отчетах и гарантийных письмах. Излишне напоминать, что все данные и факты должны быть проверены и завизированы проверяющими.

Правила составления делового письма

1. Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

2. Лист должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

3. Дата.

Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять "05.06.2007".

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты,

например "05 июня 2003 г."

4. Исходящий номер.

Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления). Регистрационный номер письма, составленного совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

5. Ссылка на входящее письмо

Ссылка на регистрационный (исходящий) номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.

6. Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают ПЕРЕД фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например:

ООО "Компания "Название"

Плановый отдел

Должность лица, которому адресовано письмо, указывают в дательном падеже,

например:

Генеральному директору

ООО "Компания "Название"

А.А. Иванову

или

ООО "Компания "Название"

Плановый отдел

Б.Б. Петрову

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес,

например:

ООО "Компания "Название"

Ярославский пр-кт, д. 12, г. Ярославль, 150001

При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес,

например: Сидорову В.В.

ул. Свободы, д. 5, кв. 12,

г. Ярославль, 150000

7. Текст письма

Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления письма, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).

В тексте письма, подготовленного на основании документов других организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В письме используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("общество не возражает", "ООО "Название" считает возможным").

8. Приложение

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют,

например: Приложение: 1. Договор аренды на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приемки-передачи на 1 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо МВД РФ от 05.05.2007 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

9. Подпись

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего письмо (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное - на письме, оформленном на бланке) и расшифровка подписи (инициалы, фамилия),

например:

Директор ООО "Компания "Название"

А.А. Иванов

или на бланке:

Директор

А.А. Иванов

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор ООО "Компания "Название"

А.А. Иванов

Главный бухгалтер

М.В. Петров

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директорапо продажам

Заместитель директорапо покупкам

А.А. Иванов

М.В. Петров

10. Печать

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с ФИНАНСОВЫМИ средствами, а также на иных документах, ПРЕДУСМАТРИВАЮЩИХ заверение подлинной подписи.

11. Исполнитель

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

А.А. Иванов

(4852) 46-04-00