Технические средства, используемые в делопроизводстве

РЕФЕРАТ

по курсу «Делопроизводство»

по теме: «Технические средства, используемые в делопроизводстве»

1 Классификация технических средств

Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве, называют оргтехникой.

В делопроизводстве в настоящее время отмечается большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:

средства для составления документов;

копировальная и множительная оргтехника;

средства хранения, поиска и транспортирования документов;

техника управленческой связи.

Технические характеристики средств механизации и автоматизации можно найти в проспектах, каталогах и других систематизированных изданиях. Здесь будут приведены самые общие представления о существующих средствах для составления документов, рассмотрены основы системного подхода к управлению электронными документами.

2 Средства для составления документов

Технические средства, используемые для составления документов, классифицируются по способу создания документов.

Черновые варианты документов зачастую составляют рукописным способом. На практике обращается целый ряд документов, которые оформляют только рукописным способом, — автобиографии, заявления, расписки, некоторые финансовые документы. Только рукописным способом заполняются трафаретные части документов: анкета, личный листок по учету кадров, табели учета рабочего времени и т. п.

На сегодня еще достаточно распространенным способом составления документов является машинописный, В отечественной практике используются два поколения портативных, компактных и канцелярских пишущих машин:

стандартные механические и электромеханические;

стандартные электронные со строковым дисплеем и без него.

В мировой практике используются также стандартные электронные пишущие машины с речевым вводом информации на печать.

Канцелярские механические пишущие машины предназначены для печатания различных текстовых, цифровых и табличных материалов. Среди отечественных пишущих машин можно назвать машину «УФА-М» (ПК-410-01). Она может работать с одноцветной и двухцветной лентой: обеспечивает автоматическое передвижение и переключение красящей ленты.

Канцелярские электромеханические пишущие машины являются более совершенными по сравнению с механическими. Назовем среди отечественных пишущую электромеханическую машину «Ятрань» (ПЭК-305-05, ПЭК-433-06) и более совершенную «Ятрань-С».

представляют собой новое поколение пишущей техники и, кроме печати, осуществляют различные функции редактирования текстов: автоматическое исправление ошибочно набранного текста; автоматическое написание чисел в соответствии с десятичной разрядностью; печать текста с одновременным запоминанием его и другие операции.

В отечественной практике встречаются электронные машины Роботрон S6001 и Роботрон СМ 6908.04.

Пишущие автоматы (организационные автоматы) — это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов.

Широко известны такие оргавтоматы, как Оргтекст Д, Опти-ма 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 и Флексорайтер 2301.

К средствам составления и оформления документов относится диктофонная техника — от диктофона (по существу представляющего собой миниатюрный магнитофон) до диктофонно-компьютерных систем (например, система «Аллегро STC-L132» и др.), позволяющих использовать речевой ввод информации на печать.

Однако традиционная техника составления и оформления документов в настоящее время уходит в прошлое. Персональный компьютер (ПК) стал основным и на сегодня незаменимым средством не только составления документов, но и организации рациональной и оперативной работы с ними. Другими словами, компьютерные технологии радикально изменяют сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

3 Персональный компьютер - основной инструмент совершенствования делопроизводства

До недавнего времени отечественная промышленность совместно со странами СНГ выпускала DEC-совместимые компьютеры, ставшие раритетами (диалоговые вычислительные комплексы ДВК-1 — ДВК-4) и IBM-совместимые (типа ЕС, Истра 4816, Нейрон И9.66 и др.). В настоящее время компьютерные фирмы в России занимаются сборкой из зарубежных компонентов в основном IBM-совместимых ПК.

Среди зарубежных ПК в первую очередь следует отметить компьютеры американской фирмы IBM (International Business Machine Corporation):

IBM PC XT (Personal Computer extended Technology);

IBM PC AT (Personal Computer Advanced Technology) намикропроцессорах (МП) 80286 (16-разрядные);

IBM PS/2 8030 PS/2 8080 (PS Personal System, все, кроме PS/2 8080 - 16-разрядные, PS/2 8080 - 32-разрядные);

IBM PC на МП 80386 и 80486 (32-разрядные);

IBM PC на МП Pentium и Pentium Pro (64-разрядные).

Широко известны персональные компьютеры, выпускаемые американскими фирмами: Compaq Computer, Apple (Macintosh), Hewlett Packard (HP), Dell, DEC, а также фирмами Великобритании: Spectrum, Amstrad; Франции: Micral; Италии: Olivetty; Японии: Toshiba, Panasonic и Partner.

Все же наибольшей популярностью в настоящее время пользуются персональные компьютеры фирмы IBM и их аналоги других фирм; существенно им уступают по популярности ПК фирм Apple и DEC (Digital Equipment Corporation) и их аналоги, занимающие по распространенности 2-е место.

Перечислим основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);

регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);

контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);

перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и некотором дополнительном редактировании текста);

защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

Опишем подробно только одну из перечисленных функций, осуществляемых с помощью ПК, — редактирование текста документов.

На практике используется множество программ для редактирования текстов. Эти программы называют текстовыми редакторами или текстовыми процессорами. Это такие программы, как Word и Лексикон.

При использовании популярного текстового редактора Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить дополнения, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагменты, автоматически проверять орфографию, выделять отдельные фрагменты за счет сочетания разных шрифтов. Кроме того, текстовый редактор позволяет работать сразу с двумя документами — переносить части текста : из одного документа в другой, дополнять его таблицами, рисунками и т. п. Наличие в программе словаря синонимов помогает ; замене слов при частом их повторении, а сам набор текста может быть сведен к компоновке его из традиционных начальных фраз письма, готовых оборотов речи, выдержек из нормативных документов, типичных окончаний писем и т. д. и т. п.

Таким образом, применение компьютерной техники позволяет практически автоматизировать основные функции делопроизводства. В настоящее время число персональных компьютеров, применяемых в делопроизводстве, перевалило за десяток миллионов. Умение работать на компьютере стало обязательным требованием к секретарю, экономисту, менеджеру.

При малых познаниях в области использования персональных компьютеров впадать в панику не следует. Современные программы массового спроса разработаны в расчете на рядового пользователя. Для работы с документами существует целый ряд программ, весьма простых и легкодоступных в освоении. На рынке прикладных офисных программных продуктов наиболее популярными являются пакеты Microsoft Office Professional for Windows 95 и MS Office 97; за ними по популярности с большим отрывом следуют Lotus Smart Suit 96 и 97 и Corel Office Professional 7 и Русский офис, включающий национальный текстовый редактор «Лексикон 97», систему ведения личных финансов «Декарт 97», систему профессионального перевода «Сократ 97» и популярный файловый менеджер «ДИСКо Командир 96».

Новые версии зарубежных офисных комплексов содержат средства коллективной работы, более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Internet. Кроме того, в некоторых офисных пакетах отдельные фрагменты программ используются сразу в нескольких приложениях (Microsoft Office 97), что существенно экономит пространство в оперативной памяти и на жестком диске. Многие пакеты (Microsoft Office, например) имеют русифицированные версии, что на первых порах существенно облегчает работу неопытному пользователю.

4 Системный подход к управлению электронными документами

Системный подход к управлению электронными документами предусматривает набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.

Безусловно, даже создание простых документов эффективнее осуществлять на компьютере с использованием широкого арсенала программных средств, чем традиционно на пишущей машинке. Тем более это оправдает себя при создании сложных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных, иногда и высокохудожественных, документов требует исполнения следующих процедур: набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.

Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПЭВМ, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных приложений (ПОП), и в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.

В системах управления электронными документами используются текстовые редакторы (Лексикон, Word и др.), художественные редакторы (Paint Bruch, Acrobat Exchange и т. п.), издательские системы (например, Frame Waker), редакторы изображений, получаемых от сканеров, и т. д. Имеется набор пакетов для работы с художественными изданиями фирмы Adobe Publishing Collection.

Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним.

Хранилища информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти называются базами данных. Организация и программное обеспечение создания и обслуживания баз данных — прерогатива программных продуктов, объединенных под названием «системы управления базами данных». Наиболее известными программными средствами этой группы сейчас являются D Base, Clipper, Approach, Oracle, FoxPro, Access и др.

Манипулирование электронными документами осуществляет специфическая подсистема, ориентированная на управленческую деятельность. Основными функциями этой подсистемы являются:

организация работы с электронными документами;

контроль исполнения документов;

распечатка и тиражирование документов;

электронное распространение документов.

Названные функции обеспечивают такие программные продукты, как Дело 96, БОСС-референт, Галактика (модуль «Управление документооборотом), Docs Open, Lan Docs, Link Works, Workflow, Work Man, Effect Office, Office Media, Acrobat, Dyntext, World View и др.

Особо следует выделить универсальные интегрированные программные системы, частично или полностью реализующие перечисленные выше процедуры (Water Mark Professional, Works). Среди них, например, интегрированный пакет фирмы Microsoft (MS) Works объединяет в себе текстовый редактор, электронную таблицу и систему управления базами данных (СУБД). Широко известна среди интегрированных систем система Microsoft Office for Windows, включающая в себя текстовый редактор MS Word, табличный процессор Ms Excel, СУБД MS Access (в профессиональной версии Microsoft Office), электронную почту MS Mail и ее расширение MS Form Designer, программу электронного секретаря Schedule, программы обслуживания факс-модемов MS At Work PC Fax, техники для презентаций MS Power Point и др.

Упомянутая выше отечественная система Дело 96 является специализированной системой. Система Дело 96 обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. Она эффективно может использоваться совместно с универсальными средствами подготовки, хранения и обработки документов — текстовым редактором MS Word, табличным процессором MS Excel, электронной почтой Mail, Open Mail и другими средствами. Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и т. п.

Получила распространение мощная корпоративная система управления документами — Docs Open. Система манипулирует не только электронными документами, но может эффективно сопровождать и обычные бумажные документы. Docs Open базируется на совокупности автоматизированных рабочих мест (АРМ): руководителя, администратора, пользователя, делопроизводителя, архивариуса, оператора и др.

Среди других отметим интегрированную систему Team Office — это полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду, интегрированные пакеты Croup Wise, Soft Solutim, Paper Wise.

В заключение можно предложить общие рекомендации по выбору систем управления электронными документами:

Для небольших и средних по масштабам организаций (20— 100 чел.) достаточно иметь универсальные средства подготовки, хранения и обработки документов: текстовые редакторы, табличные процессоры и системы управления базами данных.

Для средних и крупных (более 500 чел.) фирм нужны специализированные системы управления документооборотом типа Дело 96, Docs Open.

Для больших организаций следует использовать индивидуально разработанные информационные системы.

Литература

Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. 5-е изд., перераб. и доп. — Ростов н/Д: Феникс, 2007.

Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. — М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2007.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — М.: Изд-во стандартов, 1998.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.

Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.

Основные правила работы архивов организаций. — М: Росархив, ВНИИДАД, 2006.