Учет канцелярских товаров

Волжский Университет (Институт) имени В.Н. Татищева

Факультет "Информатика и телекоммуникации"

Кафедра "Информатика и системы управления"

Контрольная работа

По дисциплине "Базы данных и знаний"

на тему "Учет канцелярских товаров"

Выполнил:

Студент гр. ИС-217 Викулов Ю.А.

Проверил:

Преподаватель: Князева Г. В

Дата сдачи: "__" ____________

Тольятти 2004

Введение

Автоматизация какого-либо объекта подразумевает введение в него функций, выполняемых машиной, а не человеком. В нашем случае был выбран объект "Частный предприниматель". Он содержит множество повторяющихся действий по оформлению документов, в частности при работе с клиентами. А поскольку подобная работа выполняется вручную, то имеет смысл автоматизировать хотя бы часть работы таким образом, чтобы оператор мог без особых усилий оформлять заказы, печатать ценники и отчетные документы и т.д. Основная работа будет выполнятся программой, которая к тому же позволит оперативно обрабатывать информацию. Преимуществом программы перед ручной работой является скорость обработки данных, удобное представление данных, автоматическое заполнение некоторых данных, богатые возможности по обработке данных. Например, оператор легко может вычислить, какие товары есть в наличии. Произвести быстрый поиск по категории или по наименованию. К тому же автоматизация сервисных служб, в данном, повышает уровень сервиса. Внедрение программы позволит ввести новые виды услуг, улучшить качество обслуживания клиентов.

Подводя итог, можно сказать, что выбор темы по автоматизации работы частного предпринимателя основывается на достаточно низком уровне сервиса и наличии большого объема ручной работы, а также желании внедрить современные достижения электронного мира в область бытового обслуживания. Не для кого не секрет, что серьезные фирмы используют компьютеры в своей работе. Зайдя в любой салон компьютерной техники, вы можете убедиться в этом сами. Скорость, информативность, постоянно растущие возможности - вот преимущества автоматизации. К тому же компьютер предоставляет возможность интеграции с Интернетом, а это принципиально иной подход к обслуживанию клиентов. Представьте, что было бы, если заказ на на поставку канцтоваров было бы сделать по сети или получить состояние склада торгующей фирмы на свой электронный ящик. Возможностей для автоматизации в этой области великое множество, но в настоящей контрольной работе делается упор на автоматизацию работы как с клиентами, так и ведения учета товара.

1. Моделирование информационной системы

1.1 Построение функциональной модели

Модель была составлена на этапе постановки задачи автоматизации товарного учета и расчетов с клиентами. Основными функциями системами являются:

Наличие товара на складе;

Ценовая политика;

Отчеты;

Ценники;

Входными параметрами для системы является:

Товар;

Информация о заказах;

Информация о ценах;

Управлением для системы является свод законов, который распространяется на деятельность частного предпринимателя. Также одну из функций управления информационной системой выполняет рынок, на который выходит частный предприниматель.

Механизмом или исполнением данной информационной системы является сотрудники и технические средства.

Сотрудники выполняют регистрацию при поступлении нового товара на склад и вводят информацию о заказах. Обработка информации происходит при помощи технических средств (см. Приложение 1).

Диаграмма SADT первого уровня - декомпозиция основной функции объекта на несколько подфункций (в данном случае четыре), от выполнения которых зависит решение задачи учета канцелярских товаров (см. Приложение 2).

Ими являются:

Формирование заказа;

Состояние склада;

Формирование цен на товары;

Обработка заказов;

1.2 Построение информационно-логической модели

Цель инфологического моделирования - обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных.

При разработке инфологической модели был принят принцип нормализации. Который подразумевает сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте.

Структура базы данных

1.3 Разработка пользовательского интерфейса

Программа "Частный предприниматель" предназначена для автоматизации учета товара, который есть в наличии. Автоматизировать процесс формирования прайс и листов ценников.

К функциям, которые должны быть реализованы в рассматриваемой задаче, относятся:

Добавление товаров в базу данных

Удаление товара из базы данных

Редактирование записей в базе данных

Поиск данных в базе по наименованию

Поиск данных в базе по категории

Поиск вывод списка данных, которые есть в наличии

Поиск вывод списка отсутствующих в наличии

Автоматического формирования ценников

Автоматического формирования прай листов или отчётов

При запуске программы на экране появляется главная форма программы "Частный предприниматель", которая представлена на рисунке 3.1 При загрузке главной формы запускается макрос на изменение, который полю "печать" таблицы "товар" придает значение "false" - UPDATE Товар SET Товар. Печать = False;.

Рисунок 3.1 - Вид главной формы

На главной форме кнопки разделены на четыре группы:

Работа с базой;

Формирование отчёта;

В наличии;

Служебные;

При нажатии на кнопку "Весь список" в группе "Работа с базой" открывается форма "Товар". С помощью этой формы возможен просмотр всех товаров которые внесены в таблицу "Товар". На каждой форме есть кнопка возврата на главную форму "На главную". Форма "Товар" представлена на рисунке 3.2

Рисунок 3.2 - Форма "Товар"

При нажатии на кнопку "Добавление в базу" в группе "Работа с базой" открывается форма "Добавление в таблицу". С помощью этой формы возможен просмотр всех товаров, которые внесены в таблицу товар, также форма "Добавление в таблицу" предназначена для редактирования данных находящихся в таблице.

Рисунок 3.3- Форма "Добавление в таблицу"

При нажатии на кнопку "Поиск по категории" в группе "Формирование отчёта " открывается форма "Категории". С помощью этой формы возможен просмотр всех товаров, которые внесены в таблицу товар.

Рисунок 3.4- Форма "Категории"

На форме "Категории" находится кнопка "Поиск по наименованию", при нажатии которой форма "Категории" закрывается и открывается форма "Сортировка по имени". Форма " Категории" дает возможность поиска по категории. Категория выбирается из выпадающего списка, источником данных списка является таблица "Категории".

Также в форме "Категории" выполняется операция установки флажков в поле "В отчёт" изменяя значение поля "Печать" в таблице "Товар" равное “ true".

При нажатии кнопки " На главную" отрабатывает соответствующий макрос для закрытия текущей формы.

При нажатии на кнопку "Поиск по наименованию" в группе " Формирование отчёта " открывается форма "Сортировка по имени". С помощью этой формы возможен просмотр всех товаров, которые внесены в таблицу товар.

Рисунок 3.5 - Форма "Сортировка по имени"

На форме "Сортировка по имени " находится кнопка "Поиск по категории", при нажатии которой форма "Сортировка по имени" закрывается и открывается форма "Категории".

Также в форме "Сортировка по имени" выполняется операция установки флажков в поле "В отчёт" изменяя значение поля "Печать" в таблице "Товар" равное “ true".

Для поиска по наименованию необходимо ввести наименования товара в Поле 15, затем нажать кнопку "Поиск".

При нажатии на кнопку "Присутствует " в группе " В наличии " на главной форме открывается форма "Запрос по наличию". С помощью этой формы возможен просмотр все записи, которые внесены в таблицу товар и поле "В наличии" имеет значение "true".

Рисунок 3.6 - Форма "В наличии"

На форме "В наличии" находится кнопка "В наличии отсутствует ", при нажатии которой форма "В наличии" закрывается и открывается форма "Отсутствует".

При нажатии на кнопку "Отсутствует " в группе " В наличии " на главной форме открывается форма "Отсутствует". С помощью этой формы возможен просмотр все записи, которые внесены в таблицу товар и поле "В наличии" имеет значение "false".

Рисунок 3.7 - Форма "Отсутствует"

На форме "Отсутствует" находится кнопка "В наличии присутствует ", при нажатии которой форма "Отсутствует" закрывается и открывается форма "В наличии".

При нажатии кнопке "О программе" в группе "Служебные" открывается форма "О программе". На этой форме находятся сведения о возможностях программы и инициалы автора. Также на этой форме находится гиперссылка на электронный ящик разработчика.

Рисунок 3.7 - Форма "О программе"

При нажатии кнопки "Ок" форма "О программе " закрывается.

Нажав кнопку "Отчёт" открывается форма "Отчёт_печать" на которой выводится записи из таблицы "Товар" если поле "Печать" данной записи имеет значение "true". Таким образом источником данных для этой формы является запрос на выборку "Запрос для печати".

SELECT Товар. Категория, Товар. Наименование, Товар. Артикул, Товар. Производитель, Товар. Цена, Товар. [В наличии]

FROM Товар

WHERE ( ( (Товар. Печать) =True));

Рисунок 3.8 - Форма "Отчёт_печать"

Для формирования ценников необходимо нажать кнопку "Ценники". Далее произойдет открытие отчета "Наклейки запрос для печати".

Рисунок 3.9 - Отчёт" Наклейки запрос для печати".

Данный отчёт выводит для печати ценники на товары находящиеся на форме "Отчёт_печать".

Для экспорта данных с формы "Отчёт_печать" необходимо нажать кнопку "Экспорт данных". Данные из текущей формы конвертируются в формат выбраный пользователем в окне "Вывод в формате".

Рисунок 3.10 - Окно " Вывод в формате".

Нажав кнопку "Ок" в окне " Вывод в формате" создается файл с данными выбранного формата.

Для формирования отчётов или прайс листов необходимо нажать кнопку "Список". Далее произойдет открытие отчета "Наклейки запрос для печати".

Рисунок 3.10 - Окно отчёта " Наклейки запрос".

Эта функция предназначена для автоматического формирования отчётов и прайслистов.

Интерфейс данной программы прост в изучении и ориентирован на пользователя, не обладающего большими знаниями программного обеспечения.

Заключение

В ходе проделанной работе была разработана программа учета товара "Частный предприниматель" ориентированная на пользователя не обладающего большими знаниям программного обеспечения. Интерфейс её прост в использовании и легок в освоении. Достаточно не более трех часов, что бы полностью освоить данную программу. Особенно удобна для использования функции формирования отчетов и ценников. Которая позволяет сократить время поиска информации и её обработки перед печатью.

Приложения

Приложение 1

Функциональная схема учета канцелярских товаров (нулевой уровень)

Приложение 2

Функциональная схема учета канцелярских товаров (первый уровень)

Приложение 3