Современные способы обработки информации

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ.................................................................................................... 3

СОВРЕМЕННЫЕ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ.............. 8

ПРОБЛЕМЫ, СВЯЗАННЫЕ С КОМПЬЮТЕРНЫМИ СПОСОБАМИ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ.................................................................... 8

ОТЛИЧИЯ КОМПЬЮТЕРНОЙ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ ОТ НЕАВТОМАТИЗИРОВАННОЙ................................................................. 10

ЗАКЛЮЧЕНИЕ............................................................................................ 13

ВВЕДЕНИЕ

Единство законов обработки информации в системах pаз­лич­ной пpиpоды (физических, экономических, биологических и т.п.) яв­ля­ет­ся фундаментальной основой теоpии инфоpмационных пpоцессов, опpеделяющей ее общезначимость и специфичность. Объектом изу­че­ния этой теоpии является инфоpмация - понятие во многом аб­ст­pак­т­ное, сушествующее "само по себе" вне связи с конкpетной об­ла­стью знания, в котоpой она используется.

Инфоpмационные pесуpсы в совpеменном обществе игpают не мень­шую, а неpедко и большую pоль, чем pесуpсы матеpиальные. Знания, ко­му, когда и где пpодать товаp, может цениться не меньше, чем соб­ственно товаp. В связи с этим большая роль отводиться и способам обработки информации. Появляются всё более и более совершенные компьютеры, новые, удобные программы, современные способы хранения, передачи и защиты информации.

С позиций pынка инфоpмация давно уже стала товаpом и это об­сто­ятельство тpебует интенсивного pазвития пpактики, пpо­мы­ш­лен­ности и теоpии компьютеpизации общества. Компьютеp как ин­фоp­ма­ци­онная сpеда не только позволил совеpшить качественный скачек в оpганизации пpомышленности, науки и pынка, но он опpеделил новые са­­мо­ценные области пpоизводства: вычислительная техника, теле­ком­муникации, пpогpаммные пpодукты.

Тенденции компьютеризации общества связаны с появлением новых пpофессий, связанных с вычислительной техникой, и различных категорий пользователей ЭВМ. Если в 60-70е годы в этой сфере доминировали специалисты по вычислительной технике (инженеpы-эле­к­тpо­ники и программисты), создающие новые сpедства вычислительной техники и новые пакеты прикладных программ, то сегодня интен­сив­но pасшиpяется категоpия пользователей ЭВМ - пpедставителей са­мых pазных областей знаний, не являющихся специалистами по ком­пь­ютеpам в узком смысле, но умеющих использовать их для pешения своих специфических задач.

Пользователь ЭВМ должен знать об­щие пpинципы оpганизации инфоpмационных пpоцессов в компьютеpной сpе­де, уметь выбpать нужные ему инфоpмационные системы и тех­ни­ческие сpедства и быстpо освоить их пpименительно к своей пpед­мет­ной области.

ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ СИСТЕМ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ

По определению профессора Буаде под информацией (лат information - разъяснение, изложение, осведомленность) подразумевается «все то, что уменьшает степень неопреде­ленности нашего знания о данном предмете». Таким образом, эта мера определяет полез­ность, ценность переданных сведений для конкретного получателя. Иначе говоря, если в по­лученных сведениях ничего нового для нас нет, то количество полученной информации бу­дет равно нулю. Поэтому более общим является понятие «данные» - любые сведения без оценки их значимости для потребителя.

До второй половины 19 века основу информационных технологий составляли перо, чернильница и бухгалтерская книга. Передача информации осуществлялась через посредников, почтальонов, курьеров. Такая связь была очень ненадёжной, зависела от множества посторонних факторов, таких как погода, здоровье курьера, даже его настроение. Продуктивность информационной обработки была крайне низкой, каждое письмо копировалось отдельно вручную, помимо счетов, суммируемых так же вручную, не было другой информации для принятия решений.

На смену «ручной» информационной технологии в конце 19 века пришла «механическая». Изобретение пишущей машинки, телефона, диктофона, модернизация системы общественной почты - все это послужило базой для принципиальных изменений в технологии обработки информации и, как следствие, в продуктивности работы. По существу «механическая» технология проложила дорогу к формированию организационной структуры существующих учреждений.

40 - 60-е гг 20 века характеризуются появлением «электрической» технологии, основанной на использовании электрических пишущих машинок со съемными элементами, копировальных машин на обычной бумаге, портативных диктофонов. Они улучшили учрежденческую деятельность за счет повышения качества, количества и скорости обработки документов.

Появление во второй половине 60-х годов больших производительных ЭВМ на периферии учрежденческой деятельности (в вычислительных центрах) позволило смесить акцент в информационной технологии на обработку не формы, а содержания информации. Это было началом формирования «электронной», или «компьютерной» технологии. Как известно информационная технология управления должна содержать как минимум 3 важнейших компонента обработки информации: учет, анализ и принятие решений. Эти компоненты реализуются в «вязкой» среде - бумажном «море» документов, которое становится с каждым годом все более необъятным.

Существенным недостатком неавтоматизированных информационных систем является обособленность сбора, обработки и использования информации. Причем как отдельные ра­ботники, так и подразделения предприятия в целом не имеют доступа к «чужой» базе дан­ных, при необходимости собирая требующуюся им информацию самостоятельно. Если про­вести аналогию со сферой производства и распределения энергии, то такое состояние соот­ветствует средневековью, когда каждый потребитель энергии строил свою плотину с водя­ным колесом на расположенной рядом речке или ручье. При современном состоянии энерге­тики в эпоху электричества энергия производится централизованно и распределяется по сети каждому из потребителей, которые могут ее расходовать, сколько и когда им необходимо.

По аналогии одна из основных целей автоматизации - снабдить каждого сотрудника, от­носящегося к любому подразделению предприятия, информацией в то время и в той форме и объеме, которые ему необходимы (естественно, в пределах его уровня доступа к секретной части базы данных). Для этого необходима единая интегрированная база данных предприятия, локальная вычислительная сеть и соответствующим образом оборудованные автоматизиро­ванные рабочие места (АРМ) для каждого из сотрудников. Такой подход подразумевает ком­плексную автоматизацию предприятия, т.е. создание компьютеризированной системы управ­ления предприятием в целом, в которой подсистемы должны взаимодействовать, предостав­лять оперативный доступ к информации, поддерживать принятие решения и т.п.

Первые отечественные автоматизированные системы управления предприятием (АСУП) и системы обработки данных появились еще в 60-е годы. Они строились на базе информационных вычислительных центров предприятия (ИВЦ), оснащенных малопроизводительной, громоздкой вычислительной техни­кой коллективного пользования (часто одна вычислительная машина на все предприятие). Такие системы охватывали в основном задачи учета и планирования (во многих случаях все сводилось лишь к расчету заработной платы и учету кадров). Трудности работы с данными были обусловлены использованием в информационной системе наряду с вычисли­тельной техникой ручных способов сбора, перемещения информации и подготовки ее для пере­дачи на ИВЦ на бумажном носителе, с которого она для ввода в вычислительную машину, в свою очередь, переносилась на перфокарты. Результаты обработки информации также выдава­лись на бумажный носитель. Впоследствии понятие АСУП так и осталось связанным с система­ми первого поколения на базе вычислительных машин коллективного пользования с использо­ванием бумажного носителя информации.

В 80-е годы в США получил широкое распространение термин «автоматизированный офис». Речь идет об использовании компьютерной техники для автоматизации ряда функций управления: подготовка, обработка, редактирование текстов, их систематизация и хранение; поиск информации; информационное обслуживание руководящих работников и т.п. Вне­дрение такого рода систем позволило изменить функции ряда работников (например, секре­тарей, референтов), уменьшить их количество и повысить производительность труда. Эта концепция автоматизированного офиса сохранилась и продолжает развиваться на базе со­временных технических и программных, средств. Ряд крупных фирм - производителей про­граммного обеспечения (Corel, Microsoft) выпускают все новые и новые интегрированные пакеты программ под названием «Офис» (MSOffice95, MSOffice97, CorelOffice97, Русский Офис и т.п.).

СОВРЕМЕННЫЕ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ

В современных системах обработки информации используются цифровые технологии, ис­ключающие бумажный носитель и осуществляющие обмен данными по сети между АРМ технологии предполагают также объединение совместных усилий группы сотрудников над решением какой-либо задачи (т.е. организацию в сети рабо­чей группы), обмен мнениями в ходе обсуждения в сети какого-либо вопроса в режиме ре­ального времени (телеконференция), оперативный обмен материалами через электронную почту, электронные доски объявлений и т.п. Для подобных систем, охватывающих работу предприятия в целом, получил распространение термин «корпоративные системы управле­ния бизнес-процессами». Для подобных систем характерно использование технологии «кли­ент-сервер», в том числе и подключение удаленных пользователей через глобальную сеть Internet. He редкость, когда система объединяет в общее информационное пространство бо­лее чем 40 тысяч пользователей, размещающихся по разным странам и континентам. Одним из таких примеров может служить компания McDonalds, имеющая свои подразделения по всему миру, в том числе и в России.

ПРОБЛЕМЫ, СВЯЗАННЫЕ С КОМПЬЮТЕРНЫМИ СПОСОБАМИ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ

Просто расстановка на рабочих местах сотрудников персональных компьютеров и соединение их в локальную сеть вряд ли даст положительный эффект в управлении предприятием, если коренным образом не пересмотреть существую­щую информационную структуру. Нельзя автоматизировать устаревшие способы работы, персональный компьютер может превратиться в средство для высокоскоростного производ­ства новых бумаг. Так, по результатам анализа работы предприятий в США описан случай, когда для включения временного служащего в списочный состав предприятия было оформ­лено 43 различных документа, всего 113 страниц, включая требуемые копии. Это происхо­дит потому, что в информационной системе существуют лишние связи (коммуникации) ме­жду подразделениями и отдельными служащими. При этом для нормального функциониро­вания предприятия требуется не более 20-30 внутренних коммуникаций, на самом же деле их в 3-4 раза больше. Причем практика автоматизации управления предприятием показыва­ет, что установка производительного компьютерного оборудования может привести к уве­личению количества коммуникаций за счет печатания «на всякий случай» лишних копий, и их рассылки. Поэтому этапу внедрения на предприятии компьютерной техники должно предшествовать сокращение лишних коммуникаций (сотрудников) до оптимального уровня.

Одна из распространённых опасностей: приписывание мнимого могущества компьютеру. Персональный компьютер, каким бы дорогим и производительным он не был, это всего лишь счетная машина, которая не в состоянии решить наши сложные экономические проблемы, если мы сами не в состоянии правильно сформулировать задачу.

Большое значение имеют также социально-психологические проблемы, возникающие в коллективе при внедрении компьютерной техники, что вызывает, как правило, сокращение числа сотрудников, улучшение (а значит, и усиление) контроля за деятельностью остальных сотрудников и т.п.

Компьютеризация существенно изменяет технологию бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности. В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского уче­та обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровож­дается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например журналами учета. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и жур­налы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера невозможно.

Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учи­тывать при оценке условий и процедур контроля.

ОТЛИЧИЯ КОМПЬЮТЕРНОЙ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ ОТ НЕАВТОМАТИЗИРОВАННОЙ

Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает ис­пользование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появление случайных ошибок, обыкновенно присущих

ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех иден­тичных операций при одинаковых условиях.

Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество проце­дур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, воз­можность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребо­вать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, ко­торый в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К по­добным мерам может относиться система паролей, которая предотвращает действия, недо­пустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более от­крыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения ин­формации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов посту­пают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о рабо­те компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработ­ки операций бухгалтерского учета.

Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система мо­жет выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обяза­тельно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией пред­полагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

Таким образом, способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтер­ского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а так­же на процедуры и методы внутреннего контроля. Качественно изменяется труд бухгалтера и его взаимодействие с администрацией. Однако автоматизации труда бухгалтера мешают специфические условия работы в российских условиях, например большое количество до­кументов, противоречащих друг другу. Дополнительные трудности ожидаются в ближайшие 3 года в связи с переходом России на международные стандарты учета.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Уч-к “Информатика”

Макарова Н. В., Матвеева Л. А., Бройдо В. Л.

М.: «Финансы и статистика» 1997 г.

2. “Введение в информационный бизнес” : Учебное пособие

Голосов О.В., Охрименко С.А., Хорошилов А.В., под ред-й

Тихомирова В.П.,Хорошилова А.В. — М.: Финансы и статистика, 1996.