Системы управления электронными документами

А.Чередов, Cognitive Technologies

Тезисы доклада

Для эффективного доступа к информации и ее использования в современном офисе все чаще используют Системы Управления Электронными Документам (СУЭД). На их базе решаются задачи электронного делопроизводства и документооборота. СУЭД опираются на технологии электронного архивирования документов включающие ввод, создание, хранение и поиск информации в Электронном архиве документов. Электронный архив становится при этом ядром офисных СУЭД, решая проблемы хранения электронных документов, быстрого поиска и распределенного доступа к ним.

Электронный архив документов Евфрат позволяет решить задачи систематизации, архивации, хранения и управления документами в рамках задач делопроизводства для любого офиса.

Евфрат поможет быстро найти необходимую информацию среди большого количества документов, будь то письма, приказы, договоры, электронная почта, рукописи, фотографии или факсы двухгодичной давности.

Евфрат позволяет избавить пользователя от необходимости все время помнить, где находится необходимая информация. Достаточно запросить необходимый документ на простом языке запроса, и не пройдет и нескольких секунд как он появится на экране. Поиск происходит практически мгновенно, даже если в архив занесено несколько десятков тысяч документов.

С помощью системы Евфрат можно вводить в компьютер как бумажные документы (с помощью сканера и системы CuneiForm), так и электронные (например из электронной почты или текстового редактора). Можно также легко перенести в Евфрат уже существующую в компьютере базу документов.

Система Евфрат разрабатывалась российским коллективом ученых и программистов. При создании системы были учтены особенности русского языка и традиции ведения делопроизводства в России.

Второй важной проблемой СУЭД, является вовлечение в электронный документооборот бумажных документов с целью объединения потоков документов приходящих в твердой копии и документов изначально создаваемых в электронном виде или приходящих по электронной почте.

Решить проблему ввода в СУЭД бумажных документов позволяет использование сканеров и систем распознавания текстов.

Система распознавания текстов CuneiForm позволяет вводить бумажные документы со сканера и записывать их в графическом виде, для создания электронной копии документа с возможности дальнейшей печати. При необходимости документы могут быть преобразованы в текстовые файлы, пригодные для редактирования. При необходимости организации потокового ввода документов в Электронный архив, возможно использовать CuneiForm OCR Server.

CuneiForm OCR Server обеспечивает автоматический поиск изображений, полученных с сервера сканирования, последовательное их распознавание, удаление и передачу результатов в указанную пользователем директорию в полностью автоматическом режиме. По желанию пользователя изображения могут быть заархивированы и помещены в указанную им директорию, а результаты распознавания сохранены в формате, удобном для редактирования.

Это дает возможность независимой работы группы пользователей и создание систем потокового ввода документов в корпоративные базы данных или электронные архивы.